Excel, aplicaciones online, herramientas gratuitas en internet o un software especializado ¿cuáles son las mejores formas de hacer el control de horario de entrada y salida de los empleados? Sabemos que el auge de la digitalización también supone el desafío de elegir entre tantas opciones la más adecuada para tu empresa.
Por ello, hemos creado un listado de herramientas que pueden ser fundamentales para hacer del control de horario de entrada y salida de empleados una práctica ágil, sencilla y funcional para los trabajadores y Recursos Humanos. ¿Buscas una solución con estas características? Entonces, ¡no te pierdas este artículo!
Tabla de contenidos
¿Qué es el control de horario de entrada y salida de empleados?
Hacer un uso eficiente del tiempo de trabajo y los recursos es uno de los objetivos principales de todas las empresas. Esto les ayuda a optimizar su rendimiento, eficiencia, productividad y, con ello, alcanzar sus metas específicas. Claro que para ello hay distintos procesos que se deben ejecutar. Uno de los más significativos es el control horario de entrada y salida de empleados.
Básicamente, se trata de comprobar el cumplimiento de la jornada laboral de los trabajadores. Se centra en observar que cada empleado ingrese y abandone el trabajo a la hora prevista.
Es importante decir en este punto que, por norma general, el horario de cada colaborador se define en la firma del contrato laboral. Si bien hay casos en los que esto cambia a lo largo de la relación de trabajo, también se debe actualizar en el contrato esta información.
¿Por qué es necesario esto? Porque el horario de trabajo es una de las obligaciones que deben cumplir los trabajadores en su calidad de empleados dependientes. Como es sabido, al celebrar un contrato empleador y colaborador se comprometen a cumplir una serie de obligaciones, lo que les da acceso a una serie de derechos.
El trabajador debe cumplir su horario y, en caso de incumplimiento, el empleador tiene derecho a imponer sanciones o incluso a rescindir el contrato. Por supuesto que esta no es la situación deseada al usar un formato de entrada y salida de personal. Sin embargo, es necesario realizar este control para tener todas las garantías de que el personal está cumpliendo su parte del trato.
De esta forma, el control de horario de entrada y salida de empleados es el proceso de darle seguimiento al cumplimiento de la jornada laboral prevista en el contrato por parte de los trabajadores.
¿Qué función tiene el control de entrada y salida de personal?
Además de garantizar el cumplimiento de las obligaciones del talento, el control de entrada y salida de los empleados tiene otras funciones clave para las empresas:
- Planificación de recursos. Imagínate un gran equipo de trabajo donde todas las personas entran y salen cuando quieren de la empresa, sin control alguno. Aunque esto puede definirse como flexibilidad, en realidad enmascara una forma de organización caótica. Es necesario crear cierta estructura para funcionar adecuadamente como equipo. Para ello, es clave llevar un control de las horas de entrada y de salida del personal, de manera que puedas planificar mejor con qué miembros del equipo puedes contar, en cada momento del día.
- Asignar recursos de manera más efectiva. Al hacer un seguimiento detallado de la jornada laboral de tus trabajadores, puedes tener mayor claridad sobre la disponibilidad del personal a lo largo del día en la empresa. Así, es posible asignar mejor el trabajo a cada uno de ellos, en función de las necesidades de la compañía.
- Aprovechar mejor el talento disponible. También puedes sacarle mayor provecho al personal disponible en cada momento del día. Por ejemplo, si estás desarrollando un nuevo producto que está en fase de pruebas y sabes que los equipos de diseño y experiencia del usuario están disponibles por la mañana, entonces puedes coordinar reuniones o asignar tareas colaborativas entre estas dos áreas para la mejora del producto en cuestión.
- Mayor control sobre el tiempo que trabajan los colaboradores. El agotamiento, estrés o ansiedad reflejan problemas de salud mental en los equipos de trabajo. Es una situación cada vez más palpable en las empresas. Por ello, el control horario es clave, en tanto, permite tener mayor claridad sobre la cantidad de tiempo que los empleados laboran y así poder identificar los casos de sobrecarga para revertirlos.
¿Cómo controlar la hora de entrada y salida de los empleados? 5 herramientas para explorar
En Colombia no hay lineamientos legales que establezcan qué tipo de herramientas se pueden utilizar para saber cómo controlar la hora de entrada y salida de empleados. Es decir que en su rol directivo los empleadores pueden optar por los mecanismos de control que consideren oportunos. Esto te da un gran margen de maniobra, pero al mismo tiempo supone el desafío de investigar para dar con la mejor opción.
Para ayudarte a tomar esta decisión hemos creado un listado con las 5 herramientas más representativas para realizar el control horario en tu empresa:
1- Lista de asistencia laboral
El ejemplo de lista de asistencia laboral es una de las formas más conocidas de hacer el control de entrada y salida de empleados. Básicamente, se trata de un listado que incluye a todos los trabajadores y donde estos pueden firmar al entrar y al salir cada día. Es un método más bien analógico, aunque para su versión digital se suelen utilizar hojas de cálculo en Excel.
Además de los nombres de cada trabajador, se deben incorporar todos los días del mes o la semana, dependiendo el periodo asignado a cada planilla. Así, cada día, el trabajador marcará su entrada y salida con un tilde o con su firma. Aunque esto también lo puede hacer un superior, pero requeriría más tiempo y trabajo por parte de esta persona.
Dependiendo del formato utilizado, es decir, en papel o en Excel, se pueden añadir otros parámetros. Por ejemplo, en caso de utilizar un formato de entrada y salida de personal en Excel o Google Sheets puedes crear desplegables para poder indicar otras variables como ausencia, tardanza o incluso incapacidades.
La ventaja de esta alternativa es su simpleza, facilidad de uso para los trabajadores y también lo sencillo que es replicarla. Solo debes utilizar el mismo formato todos los meses. En cuanto a las desventajas, se relacionan con la pérdida de tiempo que supone esta clase de sistema.
Según Connecteam, se desperdician 140 horas al año debido al uso del control horario manual o no automatizado. ¿En que se pierden?
- Dándole seguimiento a las entradas y salidas de los trabajadores.
- Con la programación manual del horario de cada trabajador.
- Por conflictos debido a ausencias que no se pueden prever, ni suplir eficientemente.
- Dándole seguimiento a las solicitudes de tiempo libre que muchas veces se pierden, lo que genera cuellos de botella.
2- Tarjetas para fichar
Otra de las formas de hacer el control de horario de entrada y salida de empleados es mediante las tarjetas para fichar. Con este método el trabajador utiliza una tarjeta para marcar su fichaje. Hay varias opciones en el mercado, aunque las dos más utilizadas son las siguientes tarjetas:
- De banda magnética. Estas son las típicas tarjetas que al deslizarse por un lector registran ingresos y salidas. Aquí se combina tanto el formato manual como el digital. Porque la tarjeta es en sí misma una herramienta manual, sin embargo, se puede registrar su información en un sistema digital y luego utilizar esos datos almacenados para corroborar el cumplimiento de la jornada de los trabajadores y darle seguimiento.
- Por aproximación. Esta otra opción utiliza la tecnología conocida como Radio Frequency Identification (RFID), de manera que el trabajador acerca la tarjeta a una terminal o escáner y con ello se transmite un código único para llevar a cabo el registro. Luego, el sistema opera de manera similar a lo que vimos antes, en tanto, este registro puede quedar en digital, para su consulta posterior por parte de RR.HH. o el empleador.
Sin dudas, es un sistema de control de horario de entrada y salida de empleados que todavía está en uso debido a su practicidad, pero no se adapta a la modalidad del teletrabajo o trabajo remoto, por lo que cada vez más empresas están migrando a otras alternativas más modernas.
3- Aplicaciones online
Existen una gran variedad de aplicaciones online para el control horario, la mayoría de ellas son de pago, sin embargo, hemos encontrado un ejemplo gratuito para ejemplificar qué clase de prestaciones puede ofrecer esta clase de herramienta. Su nombre es “Laboroffice”, se trata de una aplicación de control horario para empleados gratuita. Claro que también cuenta con versión de pago, pero en su opción libre está incluida lo que en este sistema se denomina “Control de Presencia”.
Básicamente, con esta función los empleados pueden registrar sus entradas y salidas, y esto le permitirá al empleador controlar el estado de presencia en la compañía en cada momento.
Además, otra de sus funcionalidades en la versión gratuita es la posibilidad de crear múltiples informes en Excel para poder evaluar con mayor detalle cómo es la jornada laboral de los trabajadores, qué nivel de cumplimiento tienen respecto de sus horas de entrada y salida y poder tomar decisiones más informadas respecto de la administración del tiempo en tu empresa.
Además de esta app, hay muchas otras opciones, siempre debes fijarte la variedad de funcionalidades que ofrecen, la facilidad de uso y si esta realmente se adecua a lo que hoy necesitas para tu empresa.
4- Herramientas biométricas para el control horario
Reconocimiento facial, huella dactilar, control del iris y la retina son algunas alternativas relacionadas al uso de herramientas biométricas para el control horario. Se trata de sistemas que permiten la identificación de una persona mediante la detección de sus características físicas particulares.
Así, por ejemplo, un trabajador que quiere registrar su entrada al centro de trabajo puede colocar su huella digital en un dispositivo, por ejemplo, un teléfono celular y con ello fichar. La simpleza de uso de este sistema es la ventaja más distintiva, pero también es muy sencillo de implementar con los proveedores adecuados.
Actualmente, incluso se pueden utilizar para el control horario a distancia, por ejemplo, mediante el reconocimiento facial en una aplicación móvil o de escritorio. Claro que para ello el trabajador debe contar con los dispositivos adecuados, ya sea un teléfono inteligente o un computador con cámara.
De cualquier forma, este es un sistema que cada vez se utiliza más en las empresas, sobre todo en aquellas que están apostando por la digitalización de sus procesos.
5- Software de control horario
Finalmente, en quinto lugar tenemos el software de control horario. Sin dudas, esta es la herramienta más centrada en las funciones que señalamos algunos párrafos atrás, en tanto, este tipo de sistema cuenta con numerosas características para llevar la gestión completa de la jornada laboral de los trabajadores en las empresas.
Esta es una solución rápida, sencilla y flexible, ya que se adapta a todo tipo de empresas, desde grandes compañías a pequeños y medianos negocios. Además, es útil tanto para el trabajo presencial, como el teletrabajo.
¿Qué es un software para el control horario? Es una herramienta digital especializada en la gestión automática del registro del tiempo que trabaja el personal, sus entradas y sus salidas, la organización de los turnos de trabajo, el control de horas extra y la planificación adecuada de la fuerza laboral.
Con esta clase de solución, los trabajadores ingresan al software con su usuario y contraseña y fichan sus entradas y sus salidas en la plataforma online, desde cualquier lugar en el que se encuentren y con cualquier dispositivo con el que se conecten. Por supuesto, esto facilita el teletrabajo y es una gran solución para las empresas que están implementando modelos laborales híbridos.
También se pueden indicar las pausas que se realicen a lo largo de la jornada. De manera que este software permite hacer un registro de tiempos de trabajo minucioso para comprobar el cumplimiento de la jornada laboral de los colaboradores.
Ventajas de usar un software de control horario
Resulta ser que la quinta alternativa del listado es la que más se ajusta a las necesidades de las empresas. Como vimos, el software de control horario se adapta a todo tipo de organización, y esto la transforma en la opción ideal para cualquier empresa que esté en la búsqueda de mejorar esta gestión.
Ahora bien, ¿cuáles son las razones por las que deberías considerar esta alternativa? Hay varias ventajas a tener en cuenta:
Registro detallado de las horas de trabajo
Además de poder registrar las entradas y salidas del personal, este tipo de software ofrece un registro detallado del tiempo que el trabajador pasa en la empresa o dedicándole a su labor en la compañía.
Esto ofrece otros beneficios asociados, como el hecho de tener un mejor control sobre el nivel de cumplimiento de los trabajadores, la extensión de sus jornadas laborales, el equilibrio en la carga de trabajo o el nivel de productividad.
Así, puedes constatar también que el tiempo dedicado por tus colaboradores a su trabajo en la empresa cumple con las condiciones fijadas en el contrato, pero también con lo que exige la ley. Lo que nos lleva a la siguiente ventaja.
Cumplimiento legal
Como sabes, a partir del 15 de julio de este año las empresas colombianas tienen la obligación de adecuarse a la reforma laboral sobre la reducción de la jornada de trabajo. Es decir, que el máximo legal dejará de ser de 48 horas a la semana, para ser 47. Para muchas organizaciones del país, esto supone un gran desafío. Poder adecuarse a la normativa implica volver a planificar y asignar recursos. En este sentido, para hacerlo es importante tener una herramienta que ofrezca una visión global de los tiempos de trabajo del talento en la empresa. Esto es lo que facilita un software de control horario.
Facilidades en el cálculo de la nómina
Uno de los aspectos que más influye en el cálculo de la nómina son las incidencias. Entre las más comunes encontramos aquellas vinculadas a los tiempos de trabajo de los empleados. Así, por ejemplo, si un colaborador hace varias horas extra al mes, eso afectará el cálculo y contabilización de la nómina.
Para poder coordinar toda esta información de manera clara y precisa, el software de control horario es clave, ya que permite llevar un registro detallado del tiempo laborado por el trabajador y así traducir estas cifras en cálculos precisos en la nómina, lo que facilita este proceso.
Ahorro de tiempo y costos
La automatización de las tareas vinculadas al control horario de entrada y salida de empleados ayuda a ahorrar tiempo y costos al reducir el trabajo manual, tanto en el registro como en el cálculo del tiempo trabajado.
Ten en cuenta que al utilizar otros sistemas de control horario más tradicionales debes realizar el registro y los cálculos de las horas trabajadas de manera manual. Lo que obliga al equipo de RR.HH. a destinar más horas de su jornada a esta tarea. Sin olvidar que, además, el trabajo manual puede llevar a los profesionales del área a cometer más errores y con ello tener que ocupar más tiempo para resolverlos.
Por su parte, el software de control horario realiza registros y cálculos precisos de manera automática, reduciendo así la intervención humana y ayudando a mejorar la productividad del departamento de Recursos Humanos.
Optimiza el control de horario de empleados con el software de Factorial
El control de horario de entrada y salida de empleados no tiene por qué ser una gestión ardua y compleja. Por el contrario, con un software como Factorial puedes agilizar este proceso, al automatizar en gran medida esta actividad.
El sistema de control horario de Factorial te permite:
- Un fichaje sencillo para empleados.
- La configuración personalizada del control horario según las necesidades de tu empresa.
- Tener una visión global de las horas que cada persona ha trabajado.
- Aprobar o rechazar fácilmente los fichajes del equipo para cada periodo.
- Generar y descargar informes con tan solo un clic, para entender cómo impacta el tiempo laborado por tu equipo en la rentabilidad y productividad del negocio.
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