Todos los meses la empresa debe proceder a liquidar la nómina de cada trabajador para determinar los diferentes conceptos que debe recibir este y los que se le deben descontar o deducir. Ahora bien, una vez realizado este paso, lo que sigue es la contabilización de la nómina ¿sabes de qué se trata?
Si bien podríamos pensar que esta es una tarea de la que se encarga el área contable de la empresa, muchas veces y dependiendo el tamaño de la organización, es Recursos Humanos el departamento encargado de esta gestión. Incluso en ocasiones ambas áreas deben trabajar coordinadamente para resolverlo.
Por eso, hoy vamos a explicarte cómo se contabiliza el pago de la nómina y por qué la automatización de la contabilización de la nómina puede ser una solución muy valiosa para tu organización.
Tabla de contenidos
¿Qué es la contabilización de la nómina?
Para entender qué es la contabilización de la nómina primero debemos dejar en claro que una cosa es liquidar la nómina y otra diferente es su contabilización. En el primer caso nos referimos a calcular el importe del sueldo y todos los conceptos que debe percibir un trabajador, sumado a las deducciones o aportes que se le deben descontar de este pago en un período de tiempo concreto.
Por su parte, la contabilización de la nómina es el registro contable de la misma en el libro o sistema que utilice la compañía para llevar un control de sus finanzas. Este proceso se realiza después de liquidar la nómina, en tanto, incluye los egresos de la empresa por concepto de salarios, bonificaciones, aportes a la Seguridad Social a cargo del empleador y las deducciones para los aportes a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y los fondos de pensiones.
De esta forma, la contabilización de la nómina incluye el seguimiento detallado de las horas trabajadas por el personal y el cálculo del pago correspondiente a los empleados. Sin embargo, también es necesario registrar contablemente los impuestos retenidos sobre este pago, las bonificaciones, el pago que se realiza por tiempo suplementario u horas extras, las licencias por enfermedad o accidente de trabajo, las vacaciones, así como el pago de prestaciones sociales a cargo del empleador e incluso cómo contabilizar las incidencias en la nómina, entre otros conceptos.
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¿Cómo se contabiliza el pago de la nómina?
Como dijimos antes, saber cómo se contabiliza el pago de la nómina es mayormente una responsabilidad del área contable, pero eso no quita que personal de RR.HH. deba conocer el proceso en caso de tener que asumir esta gestión y que incluso los empleadores entiendan de qué se trata. Sobre todo en pequeñas y medianas empresas donde por lo general quienes están al frente del negocio coordinan varias gestiones al mismo tiempo.
En caso de que esto ocurra en tu empresa, te compartimos el paso a paso sobre cómo contabilizar el pago de la nómina:
1- Liquidar nómina
Para poder avanzar con la contabilización de la nómina primero debes liquidarla. Como mencionamos al inicio del artículo, una vez al mes o dependiendo el periodo de pago que hayas acordado con los empleados, tendrás que proceder a liquidar su nómina para determinar los diferentes conceptos que le corresponde al personal y los que debes descontar.
En esta liquidación se deben calcular una serie de conceptos que varían dependiendo de cada empleado. Es decir que además del salario se deben contemplar:
- Horas extra.
- Recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo.
- Bonificaciones.
- Comisiones por ventas, si las hubiera.
- Auxilio de transporte.
- Viáticos.
Pero, sumado a ello, también se deben calcular las deducciones que se deben aplicar sobre el salario de los trabajadores, estos son los aportes a la Seguridad Social que están a cargo de los empleados:
- EPS 4%
- Fondo de pensiones 4%.
Ahora bien, el empleador tiene que asumir las prestaciones sociales, aportes a la Seguridad Social y los aportes parafiscales:
- Prestaciones sociales: prima de servicios 8.33%, auxilio de cesantías 8.33%, intereses sobre cesantía 12% y provisión para vacaciones 4.17%.
- Aportes a la Seguridad Social: aportes a EPS 8.5%, aportes a los fondos de pensiones 12% y aportes a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) según tabla.
- Parafiscales: cajas de compensación 4%, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) 3%, Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) 2%.
De esta forma, para determinar el sueldo neto que debe recibir el trabajador se deben sumar todo los conceptos, y luego restar las deducciones correspondientes. Con ello ya tienes la liquidación de la nómina resuelta.
2- Cuenta del Plan Único de Cuentas Colombiano
El Plan Único de Cuentas (PUC) enlista las cuentas con las que se registran los hechos contables en las empresas u organizaciones. Con este se ordenan de manera sistemática todas las cuentas que integran un sistema contable. El objetivo de la herramienta es darle uniformidad al registro de las operaciones económicas realizadas por las compañías y garantizar la transparencia y claridad de la información contable.
El PUC está compuesto por un catálogo de cuentas y su respectiva descripción y dinámica para aplicar cada una de ellas. Para poder consultar este catálogo debes visitar el portal https://puc.com.co/ e ingresar en la caja de búsqueda una parte del nombre de la cuenta que deseas ubicar o su número, así podrás acceder a toda la información correspondiente a dicha cuenta.
¿Qué representa esto al momento de contabilizar el pago de la nómina? Se deben utilizar estos códigos en cada ítem que se agregue dentro del documento donde conste este registro contable. Así, por ejemplo, para el ítem salarios por pagar, uno de los códigos a utilizar es el 2505 y junto a este indicar el concepto y el monto correspondiente.
Algunos de los códigos más comunes utilizados en la contabilización de la nómina son:
- 2370 – Retenciones y aportes de nómina.
- 2610 – Provisiones para obligaciones laborales.
- 5105 – Gastos de personal operacionales de administración.
- 5205 – Gastos de personal operacionales de ventas.
- 1105 – Bancos.
Además, cada una de estas cuentas tiene subcuentas con su código correspondiente. Por ejemplo, en el caso de querer saber cómo contabilizar las cesantías en la nómina, necesitarás conocer a qué subcuenta de provisiones para obligaciones laborales corresponde este registro. En concreto, se trata del código 261005 y los intereses sobre cesantías son la subcuenta 261010. Cuando quieras registrar esto en tu sistema contable, debes indicar estos códigos.
3- Registro contable de la parte correspondiente al trabajador
Ahora que sabes que existe el PUC y que necesitas ubicar los códigos correspondientes a cada cuenta que quieres incluir dentro de la contabilización de la nómina, a continuación debes tener en cuenta a qué grupo pertenece el colaborador. Como ya vimos, existen dos segmentos que son los más utilizados el de operacionales de administración y el de operacionales de ventas.
Saber a cuál pertenece te permite tener en claro si debes registrar los valores en el grupo 51 (operacionales de administración), o en el grupo 52 (operacionales de ventas). De acuerdo a lo anterior, los salarios y demás devengos o percepciones del trabajador se registran en una cuenta de gastos.
Mientras que, por otra parte, lo que tiene que ver con aportes de seguridad social se debe registrar como un pasivo. Esto debido a que las deducciones que se aplican sobre la nómina de los trabajadores son cuentas por pagar a la EPS, el fondo de pensiones u otras administradoras.
Así, los aportes que le corresponden al empleado por concepto de EPS y pensión son una retención de nómina o deducción y se contabilizan en la cuenta 2370 (salud) y 2380 (pensión), esto junto con la parte que le corresponde pagar al empleador, que veremos en el siguiente paso.
4- Registro contable de los aportes del empleador
Como ya vimos, el empleador debe pagar una parte correspondiente a las EPS, es decir, salud, así como pensión y parafiscales, estos son las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA. Todos estos constituyen los aportes que realiza la empresa a la Seguridad Social por cada trabajador que tiene en su equipo.
Precisamente, estos aportes del empleador se deben registrar como gasto dentro de la contabilización de la nómina. ¿De qué forma? Como mencionamos en el punto anterior, se registran bajo los códigos 2370 EPS y ARL y 2380 destinada al fondo de pensiones. Recordemos que estos aportes se suman a los que le corresponde al empleado.
En cuanto a los aportes parafiscales, estos deben registrarse en la cuenta 5105 de gastos de personal operacionales de administración o 5205 de gastos de personal operacionales de ventas, según corresponda. Es importante recordar que en cada caso se debe buscar la subcuenta adecuada.
En el caso del grupo 51:
- Cajas de compensación 510572.
- ICBF 510575.
- SENA 510578.
Para el grupo 52:
- Cajas de compensación 520572.
- ICBF 520575.
- SENA 520578.
5- Registro contable de las provisiones de nómina
Cuando se liquida la nómina se le paga al trabajador lo que ha ganado en el mes o quincena que acaba de finalizar, dependiendo de su periodo de pago. Sin embargo, adicional al sueldo que recibe el empleado, la empresa debe pagar otros cargos sobre esa nómina, pero no directamente al personal ese mismo mes o quincena, sino a mitad de año o cuando este finaliza.
Debido a ello, en cada liquidación de nómina se deben aprovisionar lo que corresponde para cada trabajador de manera que, a mitad o fin de año ya se tengan los recursos necesarios. A esto se lo conoce como provisiones de nómina y también deben registrarse en la contabilidad de la empresa.
Las provisiones corresponde a las prestaciones sociales, es decir:
- Prima de servicios.
- Auxilio de cesantías.
- Intereses sobre las cesantías.
- Vacaciones.
Gracias a este mecanismo, cuando llegue el momento del año de tener que pagar estas prestaciones la empresa ya tendrá provisionada esas sumas, dado que las reconoció contablemente.
Así, se aprovisiona cada mes el porcentaje correspondiente dependiendo de cada prestación. 8.33% del salario en el caso de la prima de servicios y del auxilio de cesantías. 12% de la remuneración en concepto de intereses sobre cesantías y 4.17% para la provisión de vacaciones.
¿Cómo se refleja esto en la contabilización de la nómina? Pues se registra como un gasto y se utiliza la cuenta 2610 para asentarlo, en tanto, este código corresponde a una provisión y se considera como tal porque es una estimación de lo que se pagará por ello.
Además, es importante considerar las subcuentas:
- Prima de servicios 261020.
- Auxilio de cesantías 261005.
- Intereses sobre cesantías 261010.
- Vacaciones 261015.
6- Bancos
Para terminar, una vez hayas realizado la contabilización de la nómina de tus trabajadores, el siguiente paso es cruzar esa cuenta por pagar con una cuenta de caja o de bancos. Estas son las cuentas del PUC 1105 y 1110 respectivamente.
Además, esto usualmente debe quedar registrado por medio de un comprobante de egreso. Básicamente, se trata de un documento contable que permite dejar asentado el pago o abono de las diferentes obligaciones laborales del empleador. Sirve, principalmente, como prueba para corroborar que se llevó a cabo una transacción económica entre dos partes, pero también como un respaldo a nivel fiscal.
Automatización de la contabilización de la nómina ¿qué es y por elegirla para tu empresa?
Es la última semana del mes y comienzan los problemas, tienes que afrontar la liquidación de nóminas y a eso sumar, como si fuera poco, su contabilización. Si eres parte del equipo de RR.HH. o incluso del área contable, por más experiencia y conocimientos que tengas en el tema el solo hecho de pensar en esta tarea te abruma. Y es lógico, son horas y horas tecleando números frente al computador.
Entonces, ¿crees que la automatización de la contabilización de la nómina es para tí? Si todavía tienes dudas, te contamos en qué consiste y por qué deberías considerarla.
¿Qué es la automatización de la contabilización de la nómina?
Las planillas de Excel y la introducción manual de cientos de cifras y fórmulas, los problemas de compatibilidad entre archivos, pasar horas frente al ordenador para resolver una sola de las tareas que tienes asignadas pueden ser cosas del pasado. La automatización de la contabilización de la nómina viene a ofrecer una solución ágil a las empresas.
¿En qué consiste? Se trata de implementar recursos tecnológicos para reducir las tareas manuales y repetitivas al manejar la contabilidad de la nómina. Así, con solo algunas cifras o comandos, el sistema se encarga de realizar los cálculos, las sumas y restas y entregar un resultado final que no solo refleja información confiable y libre de errores, sino que además todo esto ocurre en mucho menos tiempo.
La automatización enfocada en la contabilización de la nómina es la suma de los procesos automatizados necesarios para eliminar o reducir la intervención humana en las tareas contables que describimos a lo largo de este artículo.
Así, por ejemplo, en lugar de ingresar de forma manual uno por uno cada código, puedes contar con un software que con solo colocar el número inicial despliegue el listado de opciones, para que elijas el correcto.
Al mismo tiempo, esta clase de sistema suele ayudar a centralizar la información en un mismo lugar, de manera que podrás importar los datos de la liquidación de la nómina con unos pocos clics, sin necesidad de ir de un documento a otro en busca de los valores que necesitas para la contabilización.
En definitiva, la automatización de la contabilización de la nómina implica reducir las tareas manuales que haces para este proceso, con todas las ventajas que esto ofrece. Precisamente, de eso te hablaremos en el siguiente punto.
¿Por qué optar por automatizar la contabilización de la nómina?
Automatizar la contabilización de la nómina supone usar la tecnología para agilizar procesos tales como la liquidación de nóminas y su registro en el sistema contable de la empresa. Algunas de las ventajas por las que deberías considerar esta solución para tu compañía son:
- Agilidad. Con un sistema automatizado puedes disminuir el tiempo que destinas tanto a liquidar la nómina, como a registrarla en los libros o asientos contables. Hay muchos cálculos a realizar y hacer uno por uno en decenas o cientos de nóminas puede ser una gran complicación. Al automatizar esta gestión el tiempo dedicado a esas tareas se reduce considerablemente.
- Menos errores. Con la automatización de la nómina se reducen los errores humanos y, por lo tanto, el tiempo que se invierte en resolverlos.
- Mayor productividad. Cuando reduces el tiempo y esfuerzo para realizar las tareas relacionadas a la nómina y mejoras la eficiencia, puedes aumentar la productividad.
- Toma de decisiones. Al automatizar la contabilización de la nómina tendrás acceso a la información mucho más rápido y con mayores precisiones, esto es lo que te ayudará a tomar decisiones más acertadas y de manera más ágil para reaccionar, resolver situaciones complejas o aprovechar oportunidades.
- Implementación rápida. El proceso para implementar la contabilización de la nómina automática es veloz. Además, estos sistemas facilitan integraciones con otras herramientas de manera que puedes integrar tu software contable con facilidad con el sistema de nómina en la nube y así reunir rápidamente toda la información en un mismo lugar.
¿Quieres automatizar este proceso? El software de RR.HH. de Factorial te ayuda a gestionar todas las incidencias que afectan la nómina de tus colaboradores, facilitando la gestión para tu equipo administrativo y de talento.
