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Vacaciones laborales en Colombia: qué debes saber desde Recursos Humanos

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Las vacaciones laborales son uno de los derechos garantizados por el Código Sustantivo del Trabajo (CST). Este beneficio tiene su origen en el artículo 56 de la Constitución Política de Colombia. Allí se establece que uno de los principios fundamentales del derecho laboral es el descanso adecuado para los trabajadores.

De esta manera, las vacaciones laborales en Colombia son uno de los descansos obligatorios que determina la ley. Es importante conocer todo lo que figura actualmente en el CST sobre este tema, dado que para el talento es un aspecto fundamental en la relación de trabajo.

Si quieres cumplir con todas las obligaciones que determina la norma y garantizar el derecho a vacaciones laborales en tu empresa, en este artículo te damos todos los detalles. ¡Sigue leyendo! 

¿Qué son las vacaciones laborales?

Las vacaciones laborales son un periodo anual de descanso obligatorio que las empresas deben otorgar a sus empleados. Esto aplica una vez cumplida cierta antigüedad por parte del talento. 

Que el personal esté inactivo durante ese periodo no le quita el derecho a seguir recibiendo su salario. Es decir que el derecho a vacaciones laborales implica el descanso remunerado de los trabajadores.

En Colombia la ley laboral más importante es el Código Sustantivo del Trabajo. Allí se establecen las vacaciones como uno de los tipos de descansos obligatorios que los empleadores deben conceder a su personal. 

Ahora que ya sabes qué son las vacaciones laborales, veamos en detalle qué establece el Código al respecto. 

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¿Cuándo se deben otorgar o conceder las vacaciones laborales?

De acuerdo con el artículo 186 del CST, “los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un año tienen derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas”.

El Código también establece otras medidas particulares para ciertas labores. Los profesionales y ayudantes que trabajan en establecimientos privados dedicados a la lucha contra la tuberculosis y los ocupados en la aplicación de rayos X, tienen derecho a gozar de 15 días de vacaciones remuneradas por cada 6 meses de servicios prestados.

Como podemos ver, las vacaciones laborales en Colombia se otorgan cuando el trabajador cumple un año de antigüedad en la empresa. Previo a ello, el colaborador no puede acceder a esta clase de descanso remunerado. 

Sin embargo, en caso de perder su empleo antes de llegar al año de servicio en la empresa, puede acceder al pago proporcional de las vacaciones no gozadas. Más adelante veremos cómo hacer este cálculo. 

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¿Quién decide el periodo de vacaciones en Colombia?

La ley establece que el empleador debe señalar la época de descanso a más tardar dentro del año subsiguiente.

Aún así, el periodo vacacional puede ser concedido por la empresa según lo que considere conveniente o también puede ser el trabajador quien solicite un momento específico del año. 

Para ello, el empleado debe enviar una carta de solicitud de vacaciones laborales. Allí debe detallar las fechas precisas en las que quiere disfrutar de su descanso remunerado.

Para decidir como empleador qué días del año otorgar en concepto de vacaciones, debes tener en cuenta que esto no afecte el servicio y tampoco la efectividad del descanso. 

En este sentido, contar con políticas para organizar las vacaciones y no afectar el ciclo productivo es clave. Así tendrás una previsión clara de las faltas y ausencias que se producirán durante el año en la compañía.

Muchas veces los trabajadores no solicitan sus vacaciones. Esto suele ocurrir por falta de conocimiento sobre el periodo adecuado para pedirlas. Una buena práctica a realizar desde RR.HH. es enviar un modelo de carta de vacaciones laborales donde informes al personal su derecho al descanso anual remunerado. Sumado a las fechas en las que puede tomarlo y cuántos días corresponden.

Esto es útil para ambas partes:

  • A los trabajadores les da la tranquilidad de que gozarán de sus vacaciones laborales sin necesidad de tener que ser ellos quienes las soliciten.
  • Para la empresa es la posibilidad de planificar anticipadamente las ausencias del personal. Evitando la acumulación de vacaciones en un determinado periodo.
  • Al enviar el modelo de carta de vacaciones laborales cumples con lo que dicta el CST de dar a conocer con 15 días de anticipación la fecha en que concederás vacaciones al talento. 

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¿Cómo se cuentan las vacaciones laborales en Colombia?

Hasta aquí vimos que, según el CST, al talento colombiano le corresponden 15 días de vacaciones por año. Entender cómo se cuentan las vacaciones laborales en Colombia es tan sencillo como conocer la antigüedad del trabajador.

En este punto, debemos marcar una diferencia de lo que se estipula en la ley laboral colombiana en comparación con lo que se determina en otras legislaciones de Latinoamérica. 

En la mayoría de países de la región las vacaciones se cuentan de forma progresiva. Es decir que, a medida que aumenta la antigüedad de un trabajador, aumenta también la cantidad de días de descanso que le corresponden. 

Mientras que  en Colombia esto es fijo. Una vez que el trabajador es acreedor del derecho a vacaciones laborales, siempre gozará de la misma cantidad de días anuales de descanso remunerado. Como dijimos se trata de 15 días por año a partir de cumplir los primeros 12 meses de trabajo. 

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¿Cómo se pagan las vacaciones laborales en Colombia?

El derecho a vacaciones laborales garantiza un periodo de descanso remunerado para los trabajadores. Pero ¿cómo se pagan? Para ello tenemos que revisar lo que señala el artículo 192 del Código. 

“Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas.” 

De esta forma, para calcular el pago de las vacaciones debes partir del salario que actualmente reciben tus trabajadores. 

Sin embargo, tienes que considerar las excepciones que estipula la ley. Ya que el CST determina que para la liquidación del descanso anual obligatorio tienes que excluir el valor correspondiente a:

  • Trabajo en días de descanso obligatorio. Ya sea el trabajo dominical o en días festivos. 
  • Horas extras.
  • Auxilio de transporte.

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Calcular vacaciones totales

Para que quede más claro cómo calcular la liquidación de vacaciones laborales, te compartimos una fórmula y un ejemplo.

La fórmula es: (Salario x Tiempo laborado) / 720.

  • Salario: debes tomar el salario ordinario que el trabajador esté percibiendo al momento de salir a vacaciones.
  • Tiempo laborado: se trata de la cantidad de días que el colaborador trabajó. Ya sea desde que ingresó a la empresa o desde sus últimas vacaciones. 
  • 720: es la representación matemática de los 15 días de vacaciones por cada 360 días laborados. 

Supongamos que el trabajador cumplió su año de trabajo en la empresa y cobra un salario mensual de $1.500.000.

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El cálculo sería: 

  • $1.500.000 x 360 = 540.000.000.
  • 540.000.000 / 720 = $750.000

Así, las vacaciones equivaldrían a $750.000, que es básicamente la mitad del salario ordinario mensual que cobra el trabajador. 

Calcular vacaciones proporcionales

Como mencionamos algunos párrafos atrás, también puede darse el caso de tener que calcular las vacaciones laborales proporcionales

Esto se da, sobre todo, cuando el trabajador deja el empleo antes de gozar del período de descanso que le corresponde por ley. 

También ocurre cuando la empresa otorga días de descanso antes de que el talento cumpla la antigüedad necesaria. 

Ten en cuenta que las vacaciones son uno de los beneficios más valorados por los trabajadores. Con la idea de mejorar tu employer branding, puedes ofrecer días extra de vacaciones o incluso conceder el período de descanso anual antes de cumplir el año de servicio

En ese caso, tendrás que aprender a hacer el cálculo proporcional de la liquidación de este beneficio. Para ello, hay que saber en detalle la base del cálculo que es el tiempo laborado por el personal. 

Supongamos que fueron 6 meses de trabajo. Para saber a cuántos días equivale, tendremos que multiplicar: 6 (meses) x 30 (días del mes) = 180 días de trabajo.

Ahora, aplicamos regla de tres: 

Si por 360 días de trabajo se otorgan 15 días ¿cuántos corresponden a 180 días de trabajo? El cálculo sería: 

  • 180 x 15 = 2.700.
  • 2.700 / 360 = 7,5

Es decir que corresponden 7,5 días de vacaciones por 6 meses laborados

Ahora tenemos que calcular la remuneración equivalente a ese periodo, para lo que debemos conocer el salario diario. 

El calculo seria:

  • $1.500.000 / 30 = $50.000.
  • $50.000 x 7,5 = $375.000.

Así, la remuneración a liquidar por concepto de vacaciones proporcionales sería $375.000. 

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¿Es posible compensar en dinero las vacaciones laborales? 

Ahora que ya conoces cómo se cuentan las vacaciones laborales en Colombia y de qué forma calcularlas, es importante que sepas algunas de las particularidades que establece el Código Sustantivo de Trabajo con respecto a este beneficio.

La ley es clara sobre la importancia de que el talento goce de sus vacaciones anuales pagas. Sin embargo, también contempla la posibilidad de que el trabajador y empleador acuerden la compensación en dinero del descanso obligatorio.

Esto ocurre cuando el colaborador no disfruta de sus vacaciones laborales, pese a tener derecho a ello, y en su lugar recibe su equivalente en dinero.

Así, el artículo 189 del CST establece: “Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones”

Claro que esto se considera una circunstancia excepcional. De hecho, para garantizar que el trabajador cuente con un periodo de descanso anual, la ley determina que lo máximo que se puede compensar es la mitad de las vacaciones.

¿Los trabajadores pueden acumular las vacaciones?

Otra de las medidas que establece el CST sobre las vacaciones laborales en Colombia es la posibilidad de acumularlas. ¿Cómo funciona esto en la práctica? 

Si bien lo ideal es que el trabajador goce de sus 15 días de vacaciones remunerada, según el Código puede acumular una parte de este periodo de descanso

El artículo 190 del Código señala que los empleados deben gozar anualmente, por lo menos, de 6 días hábiles continuos de vacaciones. Los que no son acumulables. Sin embargo, las partes pueden convenir acumular los días restantes de vacaciones hasta por 2 años.

Debemos tener en cuenta que la acumulación de vacaciones no es igual en todos los casos. Cuando se trate de trabajadores técnicos, especializados, de confianza, de manejo o de extranjeros que presten sus servicios en lugares distintos a los de la residencia de sus familiares, pueden acumular días de descanso anual hasta por 4 años.

En caso de que el trabajador tenga únicamente 6 días de vacaciones en un año, se presume que acumula los restantes para el año posterior. 

¿Las vacaciones prescriben?

Es importante aclarar que según la legislación laboral colombiana, los derechos de trabajo prescriben a los 3 años de causarse

El descanso anual prescribe también a los 3 años. Pero, en este caso, el trabajador accede al derecho a vacaciones laborales recién al año de antigüedad en la empresa. Esto quiere decir que el trabajador puede enviar su carta de solicitud de vacaciones al cumplir los 12 meses de trabajo en la compañía.

Por lo tanto, a partir de ese momento comenzará a regir el conteo de la prescripción. De esta forma, desde que el talento comienza a trabajar en la empresa debes contar 4 años para que prescriba su derecho a vacaciones

¿Por qué es importante esto? Porque en caso de que los colaboradores decidan acumular parte de su periodo vacacional, deben saber que este puede prescribir transcurrido un determinado tiempo. 

Desde RR.HH. Puedes usar el modelo de carta de vacaciones laborales para indicar todos estos detalles. Así, cada año te  encargarás de notificar a tu personal no solo de su derecho a vacaciones, sino también de la cantidad de días que le corresponde. Considerando en el cálculo los días que hayan acumulado de años anteriores.

Esto te ayudará a mantener informado a tu equipo para que pueda gestionar adecuadamente su periodo de descanso anual. Al tiempo que evitas los conflictos laborales que podrían derivar de la prescripción del derecho. 

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Modelo de carta de vacaciones 

Antes que nada, es importante que sepas que la ley laboral colombiana no determina la obligación de enviar un documento a los trabajadores para informarles sobre su derechos a vacaciones. Por lo tanto, no hay un modelo legal específico a seguir.

Sin embargo, lo que sí determina el CST es la obligación de dar a conocer, con 15 días de anticipación, la fecha en que se le concederán las vacaciones. Por lo que, de alguna u otra manera, debes notificar a tu personal sobre este beneficio.

Nuestra recomendación es que cuentes con un modelo de carta de vacaciones de base para poder completar y enviar a tus trabajadores cuando sea necesario. Esto te ayudará a agilizar la gestión. Por otro lado, recomendamos hacerlo por escrito. Dado que así puedes tener un respaldo en caso de conflicto legal sobre este punto. 

Para ello, procura que tu modelo cuente con los siguientes apartados:

  • Fecha de la notificación.
  • Nombre, DNI y dirección postal de la empresa.
  • Datos personales del trabajador. 
  • Periodo de vacaciones. Incluir aquí el día en el que el trabajador se reincorpore a la empresa. 
  • Firma de la empresa y espacio para la firma del trabajador.

Ten presente que a través de un software de RR.HH. puedes realizar toda esta gestión de forma online. 

En este sentido, una de sus funcionalidades es el gestor documental. Este te permite crear formatos y modelos para reutilizar y encontrar siempre en un mismo lugar. Tendrás la posibilidad de crear carpetas únicas para cada tipo de documento y enviarlos de forma automática a tus empleados.

Asimismo, contarás con otra herramienta clave para agilizar esta gestión, se trata de la firma electrónica. Esta posibilita solicitar la firma de tus colaboradores desde donde quiera que estén, garantizando la legalidad y seguridad del proceso

Registro especial de vacaciones 

Claro que el modelo de carta de vacaciones no es el único recurso que necesitarás para esta gestión en tu empresa. Porque la ley exige llevar un registro especial de vacaciones.

El artículo 187 del CST señala que todo empleador debe llevar un registro especial de vacaciones en el que anotará:

  • Fecha en que ha ingresado al establecimiento cada trabajador.
  • Periodo en que toma sus vacaciones anuales y en que las termina.
  • Remuneración recibida por las mismas.

De nuevo, aquí la ley no determina lineamientos precisos sobre cómo debe crearse este registro. Pero acorde a las tendencias actuales, la digitalización de estos documentos puede traer muchas ventajas.

  • Mantienes toda la información en un mismo lugar, siempre accesible.
  • Todos los miembros autorizados de tu equipo pueden consultar este contenido sin importar donde se encuentren.
  • Puedes compartir fácilmente esta información con tus empleados.
  • Garantizas la seguridad de los datos de tu empresa al mantenerlos resguardados en la nube. 
  • Agilizas el día a día de RR.HH. al facilitar el acceso y organización de la información de cada empleado. 

Gestiona las vacaciones laborales en tu empresa de forma práctica y eficiente 

Ahora que ya conoces todo lo necesario para gestionar las vacaciones laborales en tu empresa, solo resta hacerte una última recomendación.

Ten presente que administrar las ausencias de personal es tan solo una de las tareas de Recursos Humanos. Si quieres reducir la carga de trabajo de tu equipo de capital humano, es clave brindarles las herramientas adecuadas.

En este sentido, un software de RR.HH. cuenta con todas las funcionalidades para digitalizar al 100% la gestión de personal y, con ello, agilizar las gestiones y mejorar su eficiencia. Si te interesa contar con un recurso tan potente, es hora de que conozcas nuestra herramienta. 

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