¿En qué consiste la Ley del teletrabajo? Y ¿qué debes tener en cuenta para implementar esta modalidad laboral en tu empresa?
Para el 42% del talento colombiano el teletrabajo favorece su salud mental y el 46% sostiene que ha sido clave para su productividad. Con estadísticas positivas y una creciente demanda por parte de los trabajadores, este modelo se posiciona como una opción cada vez más fuerte en el país. Para poder implementarlo es clave conocer qué establece al respecto la Ley del teletrabajo.
Por eso, en este artículo vamos a profundizar en qué es la ley del teletrabajo, cuáles son las obligaciones del empleador y las obligaciones del teletrabajador y cuáles son las mejores prácticas desde HR para la gestión del teletrabajo.
Tabla de contenidos
¿Qué es la Ley del teletrabajo?
La Ley del teletrabajo en Colombia es la Ley 1221 de 2008. Esta se encarga de sentar las bases jurídicas de la relación entre empleador y teletrabajador. En principio, el objeto de la ley es “promover y regular el teletrabajo como un instrumento de generación de empleo y autoempleo mediante la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (TIC)”.
Luego, define qué es el teletrabajo. De acuerdo a esta norma “es una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las TIC para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerir la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo”.
Entre los principales puntos de la normatividad del teletrabajo en Colombia se incluyen 3 especificaciones en cuanto a la forma que adquiere el teletrabajador según cómo ejerza su labor:
- Autónomos. Estos son los teletrabajadores que utilizan su propio domicilio u otro lugar para desarrollar su actividad laboral. En esta tipología se encuentran las personas que trabajan fuera de la empresa y solo acuden a esta en algunas ocasiones.
- Móviles. Se trata de aquellos teletrabajadores que no tienen un lugar de trabajo establecido y utilizan como herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales las TIC, mediante dispositivos móviles. Estos colaboradores también pueden acudir ocasionalmente a la empresa.
- Suplementarios. Son los teletrabajadores que laboran 2 o 3 días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hacen en el centro de trabajo.
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Los 9 principales puntos de la normatividad del teletrabajo en Colombia
Algo que es importante señalar sobre la Ley del teletrabajo en Colombia es que ha sufrido varias reformas a través de los años. Debemos tener en cuenta que se trata de una de las leyes pioneras en Latinoamérica en materia de teletrabajo. Ya que nació en 2008 cuando todavía muchas de las transformaciones digitales que revolucionaron los últimos tiempos no habían ocurrido.
Para enfocarnos en las condiciones laborales especiales del teletrabajo debemos revisar el Decreto 1072 de 2015. Allí se compila la normatividad vigente del sector Trabajo, expedida por el Gobierno Nacional. Uno de sus capítulos se centra en la regulación del teletrabajo.
1- El contrato de teletrabajo
¿Qué dice la Ley del teletrabajo sobre el contrato laboral bajo esta modalidad? Se determina que el contrato o acto administrativo de vinculación que se genere en este régimen laboral debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social. Esto para quienes les son aplicables normas de derecho privado.
Así, se extiende por escrito a cada parte y debe contener lo siguiente:
- Identificación y domicilio de las partes.
- Lugar y fecha de su celebración.
- El lugar en donde se haya contratado el trabajador y donde deba prestar el servicio.
- Naturaleza del trabajo.
- Cuantía de la remuneración, forma y periodos de pago.
- Estimación de su valor, en caso de que haya suministros de habitación y alimentación como parte del salario.
- Duración del contrato, su desahucio y terminación.
Además, el contrato de teletrabajo especialmente deberá indicar:
- Condiciones necesarias para la ejecución de las funciones asignadas, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos. Así como la descripción de equipos y programas informáticos, junto con las restricciones y las responsabilidades que pueda acarrear su incumplimiento.
- Modalidad de teletrabajo a ejecutar y la jornada laboral semanal aplicable.
- Responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y el procedimiento de restitución de equipos por parte del teletrabajador al momento de finalizar con la modalidad.
- Medidas de seguridad digital que debe conocer y cumplir el teletrabajador.
- Descripción de los requisitos mínimos del puesto de trabajo para el desarrollo de la labor contratada, en aspectos ergonómicos y tecnológicos.
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2- Derechos laborales del teletrabajador
La Ley de teletrabajo determina que, debido a la naturaleza especial de sus labores, a los teletrabajadores no se les puede aplicar las mismas disposiciones sobre jornada de trabajo, horas extra y trabajo nocturno. Sino que se deben acordar entre ambas partes para alcanzar un mejor equilibrio familiar y laboral para el colaborador.
Por otro lado, el salario del teletrabajador no puede ser inferior al que se pague por la misma labor, en la misma localidad y por igual rendimiento al trabajador que preste sus servicios en la empresa. Si ocurre que el empleador utiliza solo el teletrabajo como modalidad laboral debe tomar en consideración la naturaleza del trabajo y la remuneración que se paga para labores similares en la localidad.
Asimismo, la asignación de tareas para los teletrabajadores deberá efectuarse de manera tal que se garantice su derecho a descansar. En este punto debemos mencionar una de las normas más recientes que produjo modificaciones en la Ley del teletrabajo. Nos referimos a la Ley 2191 de 2022 de desconexión laboral. De acuerdo con ella, una de las obligaciones del empleador es garantizar este derecho que inicia una vez finalizada la jornada laboral.
Por otra parte, todas estas garantías laborales se deben aplicar asegurando la igualdad de trato entre los teletrabajadores y los demás empleados de la empresa.
3- Obligaciones del empleador
Las obligaciones del empleador según la Ley del teletrabajo en Colombia son:
- Diligenciar el formulario suministrado por la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) para el desarrollo del teletrabajo.
- Informar a la ARL la modalidad de teletrabajo elegida, indicando la jornada semanal aplicable y la clase de riesgo de las labores ejecutadas y la empresa.
- Incluir el teletrabajo en su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
- Detallar a los teletrabajadores los medios de comunicación para reportar cualquier novedad derivada del desempeño del teletrabajo. Instruirlos sobre el reporte de accidentes o enfermedades laborales.
- Suministrar al teletrabajador equipos y herramientas de trabajo adecuados para sus tareas y garantizar la formación e información adecuada sobre riesgos derivados de su uso.
- Fomentar la protección y respeto de la dignidad humana del teletrabajador en cuanto al acceso a la información, el derecho a su intimidad y privacidad.
- Garantizar el derecho a la desconexión laboral y evitar los impactos que se pueden generar en la salud mental de los teletrabajadores, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 2191 de 2022.
- Ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales.
- Capacitar al teletrabajador previo a la implementación de la modalidad, en actividades de prevención y promoción en riesgos laborales, principalmente en el cuidado de la salud mental y factores de riesgo ergonómico y biomecánico, así como uso y apropiación de las TIC y seguridad digital.
- Informar al teletrabajador sobre las restricciones de uso de equipos y programas informáticos, la legislación vigente en materia de protección de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la información y las sanciones que puede acarrear por su incumplimiento.
- Adelantar acciones en materia de bienestar y capacitación al teletrabajador, en el marco del plan de bienestar de la empresa.
- Adoptar y publicar la política interna de teletrabajo.
4- Obligaciones del teletrabajador
Las obligaciones del teletrabajador según la Ley del teletrabajo son:
- Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la empresa, el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o el Vigía Ocupacional correspondiente.
- Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad en el Trabajo de la empresa y atender las recomendaciones del empleador y la ARL.
- Cuidar de su salud, así como suministrar al empleador información clara, veraz y completa sobre cualquier cambio que afecte o pueda afectar su capacidad para laborar.
- Participar en las actividades de prevención de riesgos laborales, reportar accidentes y enfermedades de trabajo.
- Atender las instrucciones respecto al uso y apropiación de las TIC. Así como respecto de la seguridad digital efectuadas por el empleador.
- Suministrar información veraz sobre el lugar de trabajo, así como cualquier cambio que se presente.
- Restituir los equipos y herramientas de trabajo entregados por el empleador en el estado en que fueron recibidos.
- Cumplir con las actividades y metas establecidas de forma eficiente, presentando los reportes e informes que requeridos por el empleador y manejando con responsabilidad la información a su cargo.
- Realizar las mismas actividades y alcanzar iguales resultados que los obtenidos de manera presencial.
- Participar en las capacitaciones que se requieran para el correcto desempeño de su labor.
- Formar parte de las sesiones y actividades de bienestar, capacitación e incentivos desarrolladas por la empresa.
5- Auxilios, horas extras, dominicales y festivos para teletrabajadores
En principio, la ley aclara que cuando las actividades laborales no demanden gastos de movilidad al teletrabajador, el empleador no está en la obligación de pagar el auxilio de transporte.
Por otro lado, el empleador y el teletrabajador podrán, de mutuo acuerdo, fijar el costo del auxilio mensual que compense el gasto de internet, telefonía fija y móvil y energía del talento al laborar desde casa.
En cuanto al pago de horas extra, dominicales y festivos, la norma establece que cuando el teletrabajo sea ejecutado donde sea verificable el tiempo laborado se aplicará lo indicado en el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo sobre la jornada laboral legal en Colombia.
Asimismo, si el teletrabajador a petición del empleador se mantiene laborando más de lo previsto para el pago de horas extras, dominicales y festivos, se le dará el mismo tratamiento que a cualquier otro empleado.
6- Reversibilidad del Teletrabajo
Otro de los principales puntos de la normatividad del teletrabajo en Colombia es sobre la reversibilidad de este esquema de trabajo. La ley determina que en los contratos laborales en los que se pretenda implementar esta modalidad, ambas partes tienen el derecho a solicitar, en cualquier momento, el retorno definitivo a la ejecución de labores en el centro de trabajo.
Esta reversibilidad se hace efectiva en los términos establecidos por las partes y está sujeta a la posibilidad que tenga el empleador de contar con el espacio o puesto de trabajo y a su facultad para señalar el lugar en el que el empleado prestará sus servicios.
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7- Flexibilidad del teletrabajo
Sin dudas este es uno de los puntos de la Ley del teletrabajo más a tono con las exigencias actuales del talento. En tanto, incorpora dentro de la normatividad la flexibilización respecto del tiempo y modo del desempeño del trabajo contratado. Siempre que se cumpla con la jornada laboral semanal establecida en el contrato.
Así, esta medida implica que empleador y teletrabajador puedan acordar los esquemas de cumplimiento y seguimiento de funciones, así como de tiempos de entregas de trabajos y de ejecución de labores.
Sin embargo, es importante destacar que la flexibilidad del horario laboral no puede afectar el descanso efectivo de los teletrabajadores, ni su derecho a la desconexión laboral.
8- Política interna de teletrabajo
Este punto es otra de las reformas más recientes a la Ley de teletrabajo. Se determina en el Decreto 1227 de 2022 y establece que el empleador debe adoptar y publicar de manera virtual una política interna donde se regulen los términos, características y condiciones del teletrabajo en la empresa. Entre otros puntos, dicha política debe contener:
- Cargos que pueden desempeñar sus funciones mediante teletrabajo.
- Competencias laborales necesarias para ser teletrabajador en la compañía.
- Disposiciones para hacer real y efectiva la igualdad de trato.
- Equipos, programas informáticos, plataformas y herramientas TIC y sistemas de información para poder desarrollar actividades en la modalidad de teletrabajo.
- Condiciones sobre la confidencialidad de la información y secreto empresarial. Así como protocolos para el respeto de la intimidad personal y familiar del teletrabajador.
- Formas de comunicación.
- Descripción de las medidas de prevención y promoción de la salud y seguridad en el trabajo.
- Acciones incluidas en el plan de capacitación en lo relacionado al desarrollo efectivo del teletrabajo.
- Descripción mínima del espacio de trabajo requerido.
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9- Registro de teletrabajadores
Finalmente, otro de los principales puntos de la normatividad del teletrabajo en Colombia es la obligación que tiene el empleador de informar al Ministerio del Trabajo el número de teletrabajadores con el que cuenta en su empresa. Para ello, tendrá que diligenciar el formulario digital que el Ministerio disponga para tal fin.
¿Cuáles son las mejores prácticas desde HR para la gestión del teletrabajo?
Tal y como anunciamos al inicio de este artículo, queremos dejarte las mejores prácticas de HR para la gestión del teletrabajo. A continuación, te compartimos algunas de ellas:
Capacitar al talento para el teletrabajo
Ya sea que se trate de trabajadores que antes laboraban en la empresa y ahora pasan al teletrabajo o que desde el inicio de la contratación trabajen bajo esta modalidad, es importante que estos reciban entrenamiento específico para adecuarse a este tipo de esquema.
Ten en cuenta que el teletrabajo supone desafíos para cualquier colaborador. Por ejemplo, familiarizarse con los equipos y herramientas de trabajo, adecuarse a laborar desde casa o en un espacio diferente al de la organización, coordinar todo ello con las responsabilidades familiares o trabajar por objetivos, en lugar de horas.
Instruir a tu personal para facilitar su transición a esta modalidad laboral es clave para que puedan iniciar de la mejor manera.
Establecer formas de comunicación efectivas
Otra de las mejores prácticas desde HR para la gestión del teletrabajo se relaciona a las formas de comunicación de los teletrabajadores. Sin dudas, este es uno de los retos más duros. Porque muchas veces trabajar fuera de la empresa puede suponer que los colaboradores no tengan el mismo acceso a la información lo puede conducir a errores más frecuentes.
Para poder mantener a todos en la misma página es clave establecer formas de comunicación efectivas. Esto es, incorporar un sistema de comunicación interna que garantice el acceso a la información necesaria para desarrollar las tareas en teletrabajo y estar en contacto con el resto del equipo.
Apoyar a los teletrabajadores en su desarrollo y crecimiento
Aunque laboren en el esquema de teletrabajo estos colaboradores tienen el deseo de desarrollarse y crecer dentro de la empresa. Por ello, es necesario que cuenten con el respaldo de un programa de formación continua que los ayude a mejorar su desempeño, lograr un rendimiento superior y hacer carrera en la compañía.
Una buena práctica en este punto es implementar evaluaciones de desempeño e incluir dentro de ellas sesiones de feedback, individuales y grupales. Así, los teletrabajadores y sus líderes podrán tener mayor claridad sobre sus necesidades, intereses y objetivos laborales.
Crear espacios para la interacción social
Más allá de establecer una comunicación efectiva en teletrabajo, también es vital darle el espacio que merece la interacción social. De esta manera, se logra fortalecer el vínculo entre los distintos miembros de la empresa sin importar desde dónde laboran.
Con ello, además, se genera un sentido de pertenencia muy valioso para que los teletrabajadores experimenten la cultura organizacional y se sientan un componente importante de ella. Para conseguirlo se pueden organizar reuniones online para que los colaboradores se conozcan más o dinámicas grupales en la plataforma de comunicación interna, entre otras iniciativas.
Promover la salud y el bienestar laboral
Otro de los ejemplos de mejores prácticas desde HR para la gestión del teletrabajo consiste en promover la salud y el bienestar laboral del talento. Esto mediante la creación de un programa de bienestar que contemple a los teletrabajadores y les brinde apoyo para:
- Prevenir problemas de salud mental.
- Lograr un buen balance laboral y familiar.
- Acceso a beneficios para mejorar su calidad de vida.
Aprovechar la tecnología para la gestión del teletrabajo
Para terminar, una de las mejores prácticas de HR para la gestión del teletrabajo es incorporar un software de Recursos Humanos que permita hacer más eficiente todos los procesos vinculados al talento de la empresa.
Así, el equipo de capital humano tendrá más tiempo para dedicárselo a potenciar a los trabajadores en todas las modalidades laborales que utilice la empresa.
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