¿Cómo se gestionan los turnos de trabajo en una empresa? ¿Qué determina la legislación colombiana al respecto? ¿Conoces cuáles son las mejores prácticas a adoptar para esta gestión? Descubre todas las características del trabajo por turnos y cómo llevar este proceso de manera ágil y eficiente.
En Colombia hay una gran expectativa por lo que puede pasar en las empresas con la aplicación de la nueva jornada laboral. Ahora bien, ¿cómo impacta esto en un cronograma de turnos de trabajo? Lo cierto es que para poder entender esto, primero debemos explicar cómo se legisla en el país la jornada laboral por turnos.
Es a partir de allí que podremos reconocer qué tipo de herramientas pueden ser esenciales para poder hacer un control de turnos de trabajo efectivo y, con ello, mejorar esta gestión.
Tabla de contenidos
¿Qué es la jornada laboral por turnos de trabajo?
La jornada laboral por turnos es aquella que se implementa para que las empresas puedan funcionar de manera continua, sin interrupciones. Para ello, se asigna a los trabajadores turnos sucesivos y rotativos, de manera que puedan cubrir la demanda a lo largo de las 24 horas del día.
Cuando hablamos de turnos de trabajo nos referimos a una forma de organizar el horario que deben cumplir los empleados. Esta consiste en establecer distintos cuadrantes de horas en los que el personal debe estar disponible para la empresa. Lo que puede implicar que el colaborador deba prestar sus servicios en diferentes momentos a lo largo de un determinado período.
De este modo, las organizaciones pueden llevar adelante su actividad de manera constante y sin interrupciones. Algo que es indispensable en determinados sectores. Sumado a ello, debemos decir que en muchos casos, esta modalidad aporta flexibilidad a las compañías y dinamismo al equipo.
Sin embargo, elaborar un plan de turnos de trabajo no es nada sencillo. Ten en cuenta que hay muchas variables a contemplar:
- La cantidad de turnos, es decir, se puede laborar de mañana, tarde o noche.
- El número de trabajadores.
- Las diferentes condiciones estipuladas en cada contrato laboral. Por ejemplo, puede haber empleados que quizás acordaron trabajar solo media jornada o únicamente fines de semana.
Todo eso tiene que estar bien calculado para poder crear un cronograma de turnos de trabajo en las empresas. Sin embargo, antes de ello, hay otra cuestión elemental que debe estar resuelta: conocer lo que establece la legislación laboral sobre los turnos de trabajo.
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¿Qué dice la ley colombiana sobre los turnos de trabajo?
Si quieres saber cómo hacer un horario de trabajo por turnos debes conocer en detalle qué establece la ley al respecto. En Colombia el Código Sustantivo del Trabajo (CST) es la principal norma a revisar en estos casos.
El CST establece que la jornada ordinaria es aquella que convengan las partes o, a falta de convenio, la máxima legal. Recordemos que a partir del 15 de julio ese tope máximo para la jornada laboral pasará de 48 a 47 horas semanales.
¿Cómo impacta esto en el trabajo por turnos? Pues, eso dependerá de la modalidad que se adopte. Lo que nos lleva a revisar cuáles son los distintos tipos de turnos de trabajo que se pueden implementar en el país: turno de trabajo sucesivo, turno de trabajo no sucesivo y turno de trabajo sin solución de continuidad.
Turno de trabajo sucesivo
Cuando la compañía implemente una jornada laboral por turnos, el horario de trabajo debe ser de un máximo de 6 horas diarias y 36 horas semanales. En el artículo 161 del CST se determina:
- “El empleador y el trabajador pueden acordar temporal o indefinidamente la organización de turnos de trabajo sucesivos, que permitan operar a la empresa o secciones de la misma sin solución de continuidad durante todos los días de la semana, siempre y cuando el respectivo turno no exceda de 6 horas al día y 36 a la semana”.
De esta forma, al crear un plan de turnos de trabajo debes contemplar que el máximo legal diario que puede hacer un empleado bajo esta modalidad es de 6 horas. Estos turnos se pueden asignar en cualquier momento del día o de la noche, según la necesidad de la empresa, pero sin superar dicho límite.
A esta modalidad se la conoce como turno de trabajo sucesivo y además del límite legal que comentamos antes, reúne las siguientes caracteristicas:
- No requiere autorización por parte del Ministerio del Trabajo.
- Se le debe conceder a los trabajadores un descanso remunerado en la semana, que puede o no coincidir con el domingo.
- No se le pueden asignar a un trabajador dos turnos en el mismo día.
- El empleado no puede recibir una remuneración inferior a un salario mínimo.
En este caso, no se debe pagar recargo nocturno ni el previsto para el trabajo dominical o
festivo, así como tampoco se pueden generar horas extras, ya que estos colaboradores tienen una jornada inferior a la máxima legal.
Turno de trabajo no sucesivo
Además de los turnos de trabajo sucesivos, debemos mencionar los no sucesivos. Estos son una modalidad de jornada laboral en la que la actividad de la empresa se puede interrumpir. Sin embargo, por el tipo de labor de la compañía, estas jornadas suelen ser un poco más extensas, incluso por encima de lo establecido como máximo legal.
De esta forma, sus características son:
- No requiere autorización por parte del Ministerio del Trabajo.
- El horario en esta modalidad puede superar las 8 horas diarias y las 48 a la semana. Una vez aplicada la reforma laboral, se atenderá al máximo legal de 47 horas semanales.
- Por otro lado, el promedio de las horas trabajadas bajo esta modalidad no puede superar el máximo legal contabilizado en un período de 3 semanas. Es decir, no puede exceder un total de 144 horas en un lapso de 21 días o un máximo de 141 horas, una vez aplicada la reducción de la jornada.
- El hecho de que se amplíe la jornada no constituye trabajo suplementario. Las horas extra se contabilizan una vez superado el límite que comentamos en el punto anterior.
Turno de trabajo sin solución de continuidad
En el caso de los turnos de trabajo sin solución de continuidad se suelen realizar en las empresas que no pueden interrumpir sus labores. Es decir cuando la compañía requiere que sus trabajadores laboren en forma continua.
En el artículo 166 del CST se establece: “(…) puede elevarse el límite máximo de horas de trabajo establecido en el artículo 161, en aquellas labores que por razón de su misma naturaleza necesiten ser atendidas sin solución de continuidad, por turnos sucesivos de trabajadores, pero en tales casos las horas de trabajo no pueden exceder de 56 por semana”.
¿Cuáles son las características de esta modalidad?
- Requiere en principio que el Ministerio del Trabajo compruebe que las labores no pueden interrumpirse por cuestiones técnicas. Esto habilitaría a la empresa a ejecutar su actividad los 7 días de la semana. Con base en ello, el Ministerio puede autorizar esta modalidad.
- Implica que los trabajadores presten servicio los 7 días de la semana.
- No se genera recargo por trabajo suplementario, dado que se debe respetar el máximo legal diario de 8 horas.
- Dado que la ley no aclara lo contrario, bajo esta modalidad podrían tener que pagarse recargos nocturnos, dominicales y festivos.
¿Cómo hacer un horario de trabajo por turnos?
Ahora que conoces el marco legal relacionado a la gestión de turnos de trabajo en Colombia, es momento de comenzar a crear el plan o cronograma. Para ello, toma nota de los siguientes consejos:
Identificar los recursos
Para comenzar a configurar tu organizador de turnos de trabajo necesitas saber con qué recursos cuentas. Con ello nos referimos al personal, su disponibilidad y el presupuesto. Esto es clave para programar los horarios siendo realista con respecto a:
- La cantidad de empleados con los que cuenta la empresa.
- Su distribución por áreas o equipos.
- El máximo de horas a la semana que pueden estar disponibles para la empresa.
- Incapacidades o cualquier tipo de ausencias que ya estén programadas.
- Si la empresa tiene actualmente celebrados contratos por prestación de servicios. Ya que, en ese caso, una parte del trabajo quizás esté cubierta por estos colaboradores y hay que considerarlo al momento de crear el cronograma.
- El presupuesto, dado que tienes que calcular la capacidad de pago de salarios de la empresa para poder asignar la cantidad de horas a cada trabajador.
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Determinar qué disponibilidad se necesita por parte del equipo
Como hemos visto, en Colombia existen al menos 3 formas de implementar turnos de trabajo. Estos pueden ser sucesivos, no sucesivos o sin solución de continuidad.
- En el primer caso, se requiere del trabajo continuo de los empleados.
- Ya en el segundo supuesto estos podrían interrumpir su labor y reanudarla en otra franja horaria.
- Mientras que en el tercer escenario los trabajadores deberían laborar de forma continua y sin descanso durante toda la semana.
Tener en claro qué tipo de modalidad necesita adoptar tu empresa es un paso clave para poder comenzar a delinear el plan de turnos de trabajo acorde.
Definir los requisitos para cada turno
Otro punto clave si buscas cómo hacer un horario de trabajo por turnos es definir qué se necesita en cada momento del día en la empresa. Nuevamente, esto depende de cada compañía y la actividad que realice.
Sin embargo, lo que está claro es que se trata de determinar con qué volumen de personal debe contar la compañía en cada turno y qué competencias o perfiles deberían estar disponibles en cada cuadrante.
Por ejemplo, si el equipo de atención al cliente debe brindar asistencia las 24 horas, entonces se requiere de personal específico de esa área a lo largo de toda la jornada. Y si se identifica una mayor demanda en ciertos momentos del día, se aumentará la cantidad de trabajadores en esas franjas horarias.
Conoce las necesidades y preferencias de tu equipo
Este es otro paso clave al momento de crear un cronograma de turnos de trabajo, ya que se trata de tener en cuenta las expectativas del personal al momento de crear el plan. Con ello nos referimos a considerar las preferencias del equipo. Seguramente, habrá empleados que prefieran el horario de la mañana, mientras otros quieran laborar de tarde o noche.
Una buena práctica en este punto implica consultar por la disponibilidad de cada miembro de tu equipo. Es tan simple como preguntar cuándo prefieren trabajar y cuándo sienten que son más productivos. De esta forma, te aseguras de que cada colaborador trabaje en su mejor momento del día, aquel en el que puede dar su mayor potencial.
Simplifica la gestión de turnos con tecnología
Finalmente, es importante agilizar este proceso y la mejor manera es incorporando la tecnología adecuada. Un sistema automatizado para la gestión de turnos es la respuesta. Se trata de una herramienta que facilita la forma en que administras los turnos de tus empleados.
Con esta clase de recurso puedes:
- Asignar turnos a uno o más trabajadores, para uno o más días concretos y visualizar fácilmente quiénes tienen disponibilidad dentro de tu equipo.
- Planificar la programación de turnos semanalmente o a largo plazo.
- Recibir notificaciones de los turnos publicados o modificados.
- Hacer un control de turnos de trabajo efectivo al eliminar o modificar turnos existentes y comparar los programados con los reales trabajados por cada colaborador.
- Ver las ausencias y vacaciones de los empleados al mismo tiempo para poder diagramar mejor el cronograma, conociendo la disponibilidad de tus trabajadores.
- Detectar incidencias para evitar asignar más de un turno diario al mismo colaborador, recuerda que la ley prohíbe esta práctica.
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