¿Quieres saber cómo evaluar y potenciar el desempeño de tu equipo? En la actualidad, contar con herramientas efectivas para la gestión del talento es imprescindible. Una de las metodologías más reconocidas y utilizadas en este campo es la famosa 9 Box, también conocida como 9 Box Grid o 9 cajas.
La metodología 9 Box es una herramienta visual que te permite evaluar y clasificar a los miembros de tu equipo en función de su desempeño y potencial. Una de las principales ventajas de la 9 Box es que a través de ella podrás identificar a los empleados que destacan por su excelente rendimiento y tienen una gran capacidad de desarrollo y crecimiento, así como también a aquellos que requieren apoyo adicional.
Hoy vamos a explicarte qué es la 9 Box Grid y cómo aplicar 9 Box paso a paso. Además, aprenderás cómo esta metodología puede brindarte una visión clara y precisa de tu equipo, permitiéndote tomar decisiones informadas en cuanto a la asignación de proyectos, recursos, planes de desarrollo y promociones.
Tabla de contenidos
¿Qué es la 9 Box Grid?
La 9 Box es una de las herramientas más utilizadas en el proceso de evaluación de desempeño en las empresas. Concretamente, se trata de una representación visual que permite identificar a los empleados que tienen el mejor rendimiento y cuentan con el mayor potencial de liderazgo y desarrollo dentro de la organización. Pero, al mismo tiempo, ayuda a identificar a aquellos que requieren más apoyo para mejorar su desempeño.
En cuanto a su formato, es una matriz conformada por 9 bloques, de ahí su nombre. Su distribución es de 3 por 3. Al tiempo que se muestran dos dimensiones en cada eje: en el vertical el potencial de los trabajadores, mientras que en el horizontal su desempeño o rendimiento. En cada caja se coloca al colaborador al que se está analizando en relación con estas características.
Así, esta herramienta consiste en la creación de una cuadrícula de 9 bloques que divide y ubica a los empleados en 9 perfiles clave en relación a su desempeño y potencial. Su objetivo es evaluar los niveles de rendimiento que actualmente ha alcanzado el personal y su potencial de crecimiento.
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¿Cómo aplicar 9 Box paso a paso?
Ahora es momento de conocer cómo aplicar 9 Box paso a paso en tu empresa. Para ello, hemos resumido el plan de acción en 5 tareas clave. ¡Toma nota!
1- Preparar la cuadrícula
Como dijimos, la matriz 9 Box consiste en una cuadrícula conformado por 9 bloques o cajas. Por ello, el primer paso para aplicar esta metodología implica preparar esa cuadrícula. Para eso debes colocar los dos criterios principales en los ejes vertical y horizontal. A estos se los reconoce como X e Y, potencial y desempeño, respectivamente.
A continuación, se deben realizar tres divisiones para ambos criterios. Tradicionalmente, se utilizan los valores Bajo, Medio y Alto, tanto para potencial, como para desempeño. Así es como obtienes la cuadrícula de 3 por 3.
Se recomienda que el rendimiento y potencial bajo queden situados en la parte inferior izquierda. Mientras que el rendimiento y potencial alto debería quedar en la esquina superior derecha de la cuadrícula. El resto de combinaciones se configurarán por encima o por debajo de esa diagonal.
2- Hacer la evaluación de desempeño
El segundo paso para aplicar la metodología 9 Box implica hacer la evaluación de desempeño en tu equipo. Para ello, puedes utilizar las herramientas que sueles aplicar dentro de este proceso. Lo importante es obtener datos precisos sobre el rendimiento de tu fuerza laboral para poder sacarle verdadero provecho a la matriz 9 Box.
En este punto, puedes considerar la incorporación de un sistema de evaluación de desempeño automatizado. Esta clase de herramientas te permiten ganar visibilidad sobre el estado de tu empresa y tomar decisiones basadas en datos cualitativos.
Además, puedes personalizar los procesos de evaluación y utilizar con un mismo sistema distintas técnicas para conocer el rendimiento de tu equipo. Desde encuestas anónimas y entrevistas personales, hasta evaluaciones 360 que te brindan un panorama completo de los resultados que logra tu personal.
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3- Evaluar el potencial de tu equipo
Puede que esta sea la parte más compleja al momento de aplicar la matriz 9 Box. Porque no es sencillo evaluar el potencial de crecimiento y desarrollo de tus empleados. Se deben considerar muchos datos, lo que va más allá del rendimiento del talento.
En esta instancia se analizan habilidades directivas o liderazgo, las expectativas de los trabajadores a futuro, su capacidad de asumir retos, adaptarse a los cambios o de tomar decisiones, entre otras. De ahí que esta parte del proceso pueda llevar más tiempo. Sin embargo, es necesario transitarla para poder identificar realmente qué potencial hay dentro de tu capital humano.
4- Ubicar a los empleados en la cuadrícula
Si ya tienes los datos de la evaluación del desempeño y del potencial de tu equipo es momento de determinar dónde encajan tus empleados dentro de la cuadrícula. Claro que esta no es necesariamente una ciencia exacta, por ello, trata de realizar este trabajo en conjunto.
Aquí se debe involucrar tanto a Recursos Humanos, como a la gerencia y el liderazgo de cada área. El objetivo es fomentar el debate y la participación de los distintos líderes de cada departamento, para obtener una visión completa e imparcial del desempeño y potencial de los empleados.
5- Definir el plan de acción a seguir
Una de las ventajas de la 9 Box es que brinda una perspectiva clara sobre lo que cada trabajador necesita, en función de dónde encaja en la cuadrícula. Si bien, más adelante veremos qué acciones realizar en todos los casos, lo importante a tener en cuenta en este paso es dedicar este momento para analizar cómo se distribuye el equipo en cada cuadrante y qué camino se debe seguir en estos.
¿Cómo se compone la matriz 9 Box?
Para poder entender con mayor claridad en qué consiste la metodología 9 Box es importante conocer cómo se compone esta matriz. Como ya dijimos, consta de 9 bloques, ahora veamos qué hay dentro de cada uno de estos segmentos:
| Desempeño bajo con potencial alto. | Desempeño moderado con potencial alto. | Desempeño alto con potencial alto. |
| Desempeño bajo con potencial moderado. | Desempeño moderado con potencial moderado. | Desempeño alto con potencial moderado. |
| Desempeño bajo con potencial bajo. | Desempeño moderado con potencial bajo. | Desempeño alto con potencial bajo. |
¿Cómo interpretar cada uno de los bloques de la 9 Box?
Si bien con el cuadro anterior puedes hacerte una idea de cómo funciona esta metodología, lo cierto es que para comprenderla en mayor profundidad es importante saber qué quiere decir cada una de estas variables o, mejor dicho, cómo interpretar cada uno de estos bloques.
1- Desempeño bajo – potencial alto
Este es un perfil muy interesante en las empresas, dado que se trata de empleados cuyo rendimiento está muy por debajo de la media, pero que tienen grandes posibilidades de desarrollarse y crecer.
Por lo general, en estos casos se asume que el colaborador está desmotivado, ha perdido el entusiasmo por sus tareas y con ello su compromiso también se ve afectado. De ahí que resulte clave descubrir las razones detrás de ello.
Lo valioso de estos perfiles es que con tiempo y acompañamiento podrían llegar a liderar equipos y asumir grandes responsabilidades dentro de la empresa. En este punto, primero debes identificar el porqué de su bajo rendimiento y, en función de ello, crear un plan de acción para brindar el acompañamiento que necesitan. Ya sea nuevos objetivos o tareas, un cambio de posición o incluso crear un plan de incentivos para aumentar su motivación.
2- Desempeño bajo – potencial moderado
¿Qué tipo de empleados se encuentran dentro de este segmento? Aquellos que tienen cierto potencial de crecimiento y liderazgo, pero en el presente no muestran el desempeño adecuado dentro de su puesto. Por ello, se los considera inestables o inconsistentes, aunque se pueden aplicar distintas estrategias para mejorar su rendimiento.
El camino a seguir con estos perfiles es elaborar un plan de capacitación a la medida. En ocasiones, el mentoring puede ser de gran ayuda. También, un cambio de puesto puede ayudarlos a impulsar su motivación y con ello su rendimiento, en tanto, tienen capacidad para asumir más responsabilidades y desafíos.
En estos casos es importante detectar qué hay detrás de su bajo rendimiento, así como definir objetivos que estén enfocados en sus mejores competencias y habilidades.
3- Desempeño bajo – potencial bajo
Este es uno de los perfiles más difíciles de gestionar en las empresas. En tanto, se trata de colaboradores que tienen un rendimiento por debajo de la media para su posición. Asimismo, su potencial también está en los niveles más bajos. Usualmente, estos trabajadores no están alineados con la cultura organizacional, ni con los objetivos de la empresa, lo que dificulta que aporten verdadero valor al negocio.
El camino a seguir en estos casos es, en principio, brindarles el feedback adecuado para que entiendan cuál es la visión de la empresa sobre su desempeño y también para poder escuchar sus motivos y necesidades concretas. Luego, es necesario crear un plan de formación, objetivos claros para su rol y darle seguimiento.
En caso de que este plan de acción no produzca cambios significativos en el mediano plazo, se puede considerar la rescisión del contrato laboral e iniciar un proceso de offboarding. Recuerda que en ese caso, es clave hacer una encuesta de salida y generar una instancia de retroalimentación para que entienda el porqué de esta decisión.
4- Desempeño moderado – potencial alto
Este cuadrante de la 9 Box puede ser muy valioso en las empresas, porque de algún modo permite descubrir a los posibles líderes futuros de la compañía. Aquí se ubican los trabajadores cuyo perfil se caracteriza por tener grandes capacidades para estar al frente de un equipo.
Sin embargo, para otorgarles un ascenso o promoción necesitan mejorar su rendimiento laboral. Es decir, continuar capacitándose para adquirir habilidades más bien técnicas del día a día que todavía no dominan por completo.
En este caso, la empresa debe fomentar el desarrollo de sus competencias y comenzar a asignarles nuevas responsabilidades para que empiecen a familiarizarse con roles de toma de decisión.
5- Desempeño moderado – potencial moderado
Los llamados “trabajadores promedio”. Debemos decir que lo usual en las empresas es que la mayoría de colaboradores se ubiquen dentro de este segmento. Esta clase de empleados se caracterizan por demostrar potencial de desarrollo dentro de la compañía, al tiempo que cumplen de manera adecuada con su posición actual.
Si bien, puede que hoy no destaquen, si se los acompaña de la manera adecuada, ya sea con formación, nuevos desafíos y motivándolos a salir de su zona de confort, estos pueden ser trabajadores clave en un futuro.
6- Desempeño moderado – potencial bajo
Este perfil cumple con las expectativas de su puesto, es decir que tiene el desempeño adecuado. Sin embargo, no muestran interés o cualidades para ocupar posiciones de mayor responsabilidad, con lo cual, no está claro si podrán asumir en algún momento un rol de liderazgo.
Dentro de este perfil se suelen ubicar las nuevas contrataciones, que necesitan tiempo para adecuarse a la empresa y su cultura. Por lo que es necesario seguir acompañando de cerca a estos profesionales, apoyándolos con planes de formación.
Pero también pueden ubicarse aquí empleados que llevan tiempo en la compañía y que perdieron el interés y la motivación, por lo que hacen solo “lo necesario”. Estos trabajadores pueden estar sufriendo agotamiento u otras problemáticas de salud mental que hay que revisar. Son perfiles que pueden entrar dentro del fenómeno de la renuncia silenciosa. Es importante conocer las razones detrás de este comportamiento para poder brindarles el apoyo que necesitan.
7- Desempeño alto – potencial alto
Aquí se ubican los perfiles más valorados en las empresas, aquellos que definitivamente son el futuro de la organización. Se trata de empleados con cualidades sobresalientes y un desempeño destacado. Por lo general, también son reconocidos por los demás como referentes dentro de la compañía.
El plan de acción en estos casos es trazar un camino de desarrollo claro que contemple nuevas tareas y más responsabilidades. Además, es importante hacerlos partícipes de los nuevos proyectos en los que esté trabajando la empresa, pedir y valorar su opinión, así como promover su labor como mentores de sus compañeros de trabajo.
8- Desempeño alto – potencial moderado
En este cuadrante de la matriz 9 Box se encuentran los trabajadores que se destacan por su nivel de desempeño, pero que aún deben desarrollar sus habilidades de liderazgo. Cuentan con las competencias técnicas necesarias, dominan sus tareas del día a día, pero todavía no son capaces de asumir posiciones directivas.
Para acompañar a estos colaboradores una estrategia a seguir puede ser aumentar su nivel de participación en tareas de mayor responsabilidad e incluso en determinadas decisiones. Las empresas deben fortalecer la retención de estos trabajadores, ya que por su alto desempeño son perfiles muy valorados en el mercado laboral y podrían conseguir fácilmente otras oportunidades de trabajo.
9- Desempeño alto – potencial bajo
En el noveno cuadrante de la metodología 9 Box se hallan los trabajadores que se caracterizan por contar con una basta experiencia en su puesto y, sin embargo, no muestran interés o la capacidad de liderar. Por lo general, se trata de profesionales con un gran conocimiento técnico. La dificultad con este perfil es que al cambiarlos de posición puede comenzar a mermar su desempeño.
Otro rasgo distintivo de este tipo de colaboradores es que tienen un profundo dominio de las tareas que realizan, porque llevan tiempo en ello. Esto los convierte en un perfil valioso para las empresas, por lo que el plan de acción con ellos es seguir desarrollando sus habilidades profesionales, para continuar con su especialización. Esto también ayudará a mantener su motivación a través del tiempo.
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Ventajas de la 9 Box
La metodología 9 Box principalmente ayuda a las organizaciones a mejorar la toma de decisiones, pero eso no es todo. Hay otras ventajas vinculadas a esta herramienta:
- Identificar de forma precisa el desempeño y potencial. Esta matriz proporciona una visión clara del rendimiento de cada miembro del equipo, permitiendo identificar a aquellos empleados que destacan tanto por su desempeño actual, como por su potencial de desarrollo. Así como a trabajadores que requieren de mayor acompañamiento para crecer.
- Brindar retroalimentación. La 9 Box es una excelente herramienta para que los líderes de las empresas puedan dar un adecuado feedback a sus colaboradores para aumentar su productividad, basándose en datos certeros.
- Estimular el desarrollo del talento. Al conocer el potencial de cada empleado, la matriz 9 Box facilita la creación de planes de desarrollo a la medida de cada trabajador. Esto ayuda a mejorar los planes de capacitación en la empresa, así como las mentorías y la creación de proyectos desafiantes para el equipo. Así, se promueve el crecimiento personal y profesional de la fuerza laboral, lo que contribuye a su retención.
- Mejorar la gestión de talento. Aplicar la metodología 9 Box brinda a las organizaciones una visión global y estratégica de su equipo de trabajo. Esto ayuda a identificar áreas de mejora y fortalezas dentro de la compañía, así como las debilidades del personal, para tomar decisiones más acertadas en términos de movilidad interna y asignación de recursos.
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