Un buen programa de tutoría o mentoring en remoto contando con el personal más senior puede ayudar a los nuevos miembros del equipo a encajar más rápido en la cultura organizacional de la empresa.
Con la adopción masiva del teletrabajo en muchas empresas, debido principalmente a la llegada de la pandemia de la covid-19, surgieron algunos retos con los que muchas empresas no contaban. Todo era nuevo y nadie estaba realmente preparado para lo que se nos vino encima de la noche a la mañana.
Sin duda, uno de los problemas más importantes con los que se encontraron algunas compañías fue la necesidad de encontrar una forma de formar e integrar a los nuevos empleados recién contratados. Ya no se podían utilizar las formas tradicionales y era necesario encontrar rápidamente nuevas maneras de hacerlo.
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Una introducción necesaria y positiva
De lo que nadie tiene dudas es de que el hecho de que los empleados y empleadas con mayor experiencia inviertan una parte de su tiempo en realizar tutorías con los que acaban de entrar resulta muy beneficioso a la hora de acelerar la integración de estos últimos.
No obstante, en la mayoría de empresas este tipo de prácticas todavía son raras. El día a día, como suele decirse, es muy poderoso, y nos arrastra a tareas más “urgentes” pero quizá menos beneficiosas para el futuro de las organizaciones.
Los managers que ven un poco más allá del día a día saben perfectamente que establecer y facilitar un sistema de mentoring en remoto es una gran idea para mejorar las prácticas de los equipos que trabajan de esta forma o que tienen establecido un sistema mixto entre remoto y presencial.
Cómo establecer un programa de mentoring remoto en tu empresa
Establecer un sistema de tutorías que nos permita integrar a los nuevos empleados es todo un desafío para cualquier compañía que trabaja en un entorno remoto o híbrido. Es necesario implementar un programa estructurado y efectivo que debería emparejar a miembros del personal sénior con miembros del personal de más reciente incorporación en sesiones de tutoría virtual.
Este tipo de sesiones de mentoring one to one son muy positivas ya que crean confianza. De esta forma, los nuevos empleados pueden expresar sin reparo sus dudas, sus vulnerabilidades, y les resulta más sencillo reconocer los malentendidos en los que han caído y pedir consejo a las personas con más experiencia.
Es importante que participe en el programa de mentoring remoto al menos un miembro del personal sénior del equipo en el que se tiene que integrar el nuevo empleado o empleada. El veterano o veterana será capaz de ayudar a la nueva incorporación explicándole qué se espera del equipo, cómo se organiza el trabajo, cuál es la dinámica psicológica del grupo y hacia dónde se espera que crezca profesionalmente.
Por otro lado, también resulta muy interesante incluir dos mentores externos al equipo. Uno de la unidad de negocio en la que está encuadrado el nuevo empleado o empleada y otro de una unidad de negocio diferente. Es positivo que al menos uno de estos dos esté ubicado en un área geográfica diferente.
Estos dos mentores son esenciales para superar uno de los principales desafíos en la cultura empresarial de los trabajadores remotos o híbridos: la disminución de los contactos con el personal de otras áreas de negocio dentro de la empresa. Estas relaciones fomentan la colaboración y la comprensión entre diferentes departamentos, lo que contribuye a la buena marcha general de la compañía.
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Estructura de las reuniones de mentoring remoto
Estas reuniones de tutoría deberían celebrarse mensualmente y tener una duración de unos 20 minutos o media hora, y lo ideal es que tengan un guión bien definido. Existen algunas diferencias en los temas que se tendrían que tratar según con quién se realicen. En el caso, por ejemplo, de la reunión con el empleado o empleada senior del propio equipo, los temas a chequear deberían ser los siguientes:
- ¿Cómo han evolucionado los temas de los que hablamos en nuestra última reunión?
- En este momento, ¿cuál es tu nivel de confianza en tu capacidad para realizar tus tareas individuales y qué podrías hacer para aumentar esa confianza?
- ¿Tienes alguna pregunta específica sobre tus tareas individuales?
- ¿Cuáles son los obstáculos que encuentras para realizar tus tareas individuales de manera efectiva?
- ¿Qué recursos, información o habilidades necesitas para mejorar en tus tareas individuales?
- ¿Cuál es tu nivel de confianza sobre tu papel dentro del equipo en este momento y cómo podrías aumentar esa confianza?
- ¿Sientes que estás colaborando efectivamente con los otros miembros del equipo?
- ¿Sientes que estás colaborando efectivamente con el líder del equipo?
- ¿Cuáles son los obstáculos que encuentras para realizar tus tareas colaborativas de manera efectiva?
- ¿Qué recursos, información o habilidades necesitas para mejorar en tus tareas colaborativas?
- ¿Cómo te sientes en cuanto a tu crecimiento profesional actualmente y qué podrías hacer para aumentar tu confianza?
- ¿Cuáles son los obstáculos que ves para tu crecimiento profesional?
- ¿Qué recursos, información o habilidades necesitas para mejorar tu crecimiento profesional?
Por otro lado, en las reuniones con los empleados o empleadas sénior de fuera de su equipo, tanto dentro como fuera de su unidad de negocio, los temas a tratar deberían ser:
- ¿Cómo han evolucionado los temas de los que hablamos en nuestra última reunión?
- ¿Cómo funcionaron las conexiones que te ayudé a hacer el mes pasado? ¿Cuáles fueron las áreas positivas y qué podrías mejorar en tu enfoque para establecer esas conexiones?
- ¿Cuáles son los obstáculos a los que te has enfrentado para hacer conexiones efectivas?
- ¿Qué recursos, información o habilidades necesitas para mejorar tu capacidad para hacer conexiones efectivas?
- ¿Cuán seguro te sientes actualmente sobre cómo hacer conexiones y el conjunto actual de conexiones que tienes? ¿Qué te daría más confianza?
- ¿Qué tipo de conexiones te gustaría que te ayude a hacer este mes?
- ¿Qué te gustaría saber sobre el funcionamiento de la empresa?
- ¿Cuán seguro te sientes actualmente sobre tu crecimiento profesional y qué te haría sentir más seguro?
- ¿Cuáles son los obstáculos que ves para tu crecimiento profesional?
- ¿Qué recursos, información o habilidades necesitas para mejorar tu crecimiento profesional?
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El coworking virtual
Para finalizar, una práctica que también puede resultar muy beneficiosa es el coworking virtual. Se trata de establecer cada semana una hora durante la cual mentor y nuevo empleado o empleada se conectarán mediante una videollamada durante la cual cada uno seguirá realizando su trabajo individual pero podrá hacer preguntas sobre las dudas que le vayan surgiendo.
No se trata de una videoconferencia, ni de una reunión, solamente de compartir ese tiempo y reproducir a través de medios virtuales el entorno de una oficina en el que pueden surgir comentarios casuales, conversaciones, etc.
Ni siquiera es necesario que los micrófonos estén encendidos todo el tiempo, sino que es suficiente con tener activado el sonido, el vídeo es opcional, y estar atento a los comentarios del otro mientras cada uno realiza su trabajo.
Esta práctica tan simple, resulta muy beneficiosa para construir vínculos entre los miembros de la compañía y acelera la integración de las nuevas incorporaciones.
