Un típico error al hablar de transformación digital es pensarla solo como inversión en tecnología. Lo cierto es que un nuevo software o herramienta digital no transforma por sí solo a los negocios.
Para que esto ocurra tiene que darse un cambio de mentalidad, una nueva forma de planificar y ejecutar los procesos en la empresa, al calor de las nuevas tecnologías y a favor de la innovación y eficiencia.
Bajo estos términos, podríamos pensar que la transformación digital en las empresas es un cambio de paradigma. Por ello, implica importantes movimientos en los métodos de trabajo y un cambio sustancial en la lógica en la que funciona la operatividad en las compañías.
Esto se ve con claridad en la automatización de procesos, que consiste en utilizar la tecnología para realizar tareas recurrentes en una empresa con una mínima o nula intervención humana. Un cambio sustancial en la operatividad de las organizaciones con el objetivo de aumentar su eficiencia.
Pero este es tan solo un ejemplo de lo que representa este fenómeno. En este artículo vamos a profundizar acerca de qué es transformación digital, cómo crear un plan para alcanzarla y qué tipo de estrategia de transformación digital en Recursos Humanos puedes aplicar.
Tabla de contenidos
¿Qué es la transformación digital?
Comencemos por definir qué es la transformación digital. Concretamente, es un proceso de cambio que consiste en utilizar tecnologías digitales para crear nuevos procesos y métodos de trabajo o modificar los existentes. Esto con el objetivo de aumentar la eficiencia y cumplir con los requisitos cambiantes del mercado.
Antes anticipamos que la transformación digital va más allá del uso de nuevas tecnologías. Representa una reinvención en el modo de hacer las cosas en esta nueva era digital.
Por ello, la transformación digital en las empresas comienza con un cambio en la forma de pensar el negocio y se relaciona estrechamente con su entorno: clientes, trabajadores y socios estratégicos.
A medida que tu empresa pasa del papel a los documentos digitales y de las tareas manuales a las automatizadas para administrar los distintos procesos y actividades, surge la oportunidad de repensar cómo hacer negocios y cómo involucrar a las personas, todo ello con las herramientas digitales de tu lado.
Partimos del hecho de que construir un negocio competitivo en el mercado actual no es sostenible utilizando documentos escritos a mano. La transformación digital propone entonces pensar, planificar y construir organizaciones que operen digitalmente para ser más ágiles, flexibles y crecer de manera consistente.
Claro que las empresas que se embarcan en la transformación digital se preguntan con frecuencia si están en el camino correcto. Lo cierto es que como todo proceso es progresivo, no ocurre de un día para el otro y en el recorrido habrá que hacer ajustes y mejoras.
Es por ello que la transformación digital suele requerir dar un paso atrás y revisar todo lo que se hace en la compañía. Precisamente, esto es lo que lo convierte en un proceso de transformación.
👉 Descubre en qué consiste la automatización en las empresas.
De la digitalización a la transformación digital ¿por qué no son lo mismo?
Una de las confusiones más comunes que se suelen dar en relación a la transformación digital es usar el término de forma indistinta con el de digitalización. Este último en realidad es el proceso de convertir información análogica a digital.
Sucede que hasta no hace mucho todas las compañías llevaban sus registros 100% en papel. Hoy, el porcentaje de empresas que siguen respaldando todos sus datos en papel y ejecutando sus tareas y procesos de forma manual, disminuye cada vez más. Esto se debe a un proceso de digitalización que está instalándose con fuerza en los negocios. Pero eso no es la transformación digital.
En realidad la transformación digital en las empresas implica:
- Que las compañías vayan más allá de digitalizar su información y aprovechan la tecnología para simplificar y hacer más eficientes las formas de trabajar.
- Agilizar la forma en que entrega valor a los clientes y a los empleados.
- Una nueva cultura organizacional basada en la innovación, la experimentación y la mejora continua.
- Adaptación a un escenario cambiante al tiempo que se mantiene la competitividad.
- Mantener a las personas en el centro de la estrategia empresarial.
Plan de transformación digital: conoce el paso a paso
La transformación digital no es solo para las grandes empresas. Las medianas e incluso los pequeños negocios también están pensando cómo evolucionar para adaptarse a los cambios y nuevas exigencias del mercado.
El punto en común entre las distintas categorías de negocios es que todos necesitan un plan de transformación digital para poder llevar este proceso a la realidad. Descubre cómo estructurarlo a continuación:
1- Evaluar el estado actual de la empresa
Como mencionamos antes, la transformación digital en las empresas requiere dar un paso atrás y revisar qué se está haciendo y qué se hizo en el pasado. Dado que no puedes trazar un mapa hacia dónde quieres llegar si no sabes desde dónde comienzas.
Esto implica iniciar un proceso de evaluación en todos los ámbitos de la organización. Debido a que no podemos hablar de transformación digital en las empresas si solo ocurre en un departamento o en ciertas tareas, en tanto, se trata de un proceso integral, es fundamental poder revisar el funcionamiento de cada área de la compañía.
Este análisis permite:
- Evaluar la cultura de la organización.
- Entender con qué conjunto de habilidades cuenta la fuerza laboral.
- Mapear los procesos, las operaciones, la estructura organizacional y las funciones actuales que desarrolla cada área y cada persona dentro de la compañía.
- Identificar puntos débiles que se deben abordar.
- Encontrar las oportunidades.
Uno de los principales errores de las organizaciones al momento de crear un plan de transformación digital es enfocarse simplemente en migrar su tecnología actual a un nuevo sistema. Con ello se deja de lado los procesos y las personas, centrándose en una cuestión más mecánica u operativa.
Pero, como ya vimos, esta transformación es mucho más profunda, por eso es clave tener un conocimiento igual de profundo de cómo funciona todo en la empresa.
2- Desarrollar la visión de futuro de la organización
El segundo paso del plan de transformación digital consiste en el desarrollo de la visión de futuro de la compañía. Es decir, este es el momento de establecer las metas y objetivos a alcanzar con el cambio de paradigma.
Como hemos visto a lo largo del artículo, la razón de ser de este proceso en las empresas es adaptarse a un mercado cambiante para mantener la competitividad, agilizar procesos y formas de trabajar y, con ello, aumentar la eficiencia y la productividad, entre otros motivos.
Pero lo cierto es que cada empresa debe definir qué es lo que quiere lograr con este proceso de digitalización y cambio de mentalidad.
Así, son los objetivos y las necesidades específicas de la organización, en lugar de la tecnología, lo que debe liderar esta transformación. Por lo tanto, en este punto hay que identificar los objetivos a corto, mediano y largo plazo.
3- Comprender el mercado y la competencia
Antes dijimos que una de las razones para implementar la transformación digital en las organizaciones es adaptarse a los cambios constantes que se producen en el mercado en el que opera el negocio. Por ello, podemos inferir que el sector en el que está inmersa una compañía es un aspecto clave a contemplar dentro de la planificación.
De esta manera, una vez que hayas evaluado a fondo el estado actual de tu empresa, es esencial analizar cómo opera la industria a la que pertenece tu empresa y estudiar a los principales competidores.
Este análisis detallado de tu competencia te permite comprender mejor el mercado e identificar oportunidades para alcanzar una mejor posición.
4- Definir un presupuesto
¿Cuántos recursos financieros puedes destinar a la transformación digital? Este es otro de los puntos fundamentales del plan de transformación digital que lleves adelante. Para ello, ten en cuenta que este tipo de cambio supone una renovación completa del funcionamiento de tu empresa. Por ello, no se trata de una inversión de una sola vez.
Por el contrario, la transformación digital es un proceso de cambio continuo y toca todas las partes de la compañía, incluyendo los distintos departamentos que la conforman, empleados y también los clientes.
El presupuesto que definas debe ayudarte a:
- Asignar recursos con base en las prioridades.
- Hacer provisiones para eventos imprevistos.
- Estructurar la estrategia.
- Invertir en las soluciones tecnológicas adecuadas.
En este sentido, una herramienta para el control de gastos puede ser esencial. Esta clase de software te permite centralizar tus gastos en un solo lugar y de forma automática, así no tendrás que perder tiempo buscando tickets y registrándolos en un Excel. Además, puedes revisar en qué se está invirtiendo el dinero en tu empresa y analizar áreas de oportunidad para ahorrar y para destinar recursos en lo que realmente necesitas.
5- Crear una hoja de ruta tecnológica clara
No hay plan de transformación digital sin una hoja de ruta donde se establezcan las acciones a realizar para alcanzar los objetivos. Precisamente, de eso se trata este paso.
Así, una vez que hayas delineado las metas y los recursos que vas a invertir en ellas, es momento de crear una hoja de ruta estratégica que te ayude a lograr la visión de futuro que definiste antes.
Para ello puedes:
- Describir las metas y prioridades clave y los objetivos intermedios.
- Planificar cómo llegar del punto A al punto B. Esto podría ser desde capacitar a los empleados o reclutar nuevo talento, hasta actualizar los sistemas tecnológicos utilizados en la empresa o reestructurar la infraestructura.
- Crear un cronograma con hitos, tareas y puntos de referencia.
- Incorporar los roles clave para cada parte del plan.
Más allá de lo que incluyas en esta hoja de ruta, lo importante es tener en cuenta que debe ser adaptable, evolucionar con la empresa, sus necesidades y las prioridades dinámicas del panorama digital.
6- Definir KPIs y evaluar para perfeccionar
Finalmente, el último paso del plan de transformación consiste en definir los KPIs que utilizarás para medir el rendimiento y alcance de tu plan. Se trata de crear un circuito de retroalimentación para que todas las partes involucradas en el proceso puedan entender los resultados alcanzados a medida que se desarrolla la estrategia.
Al mismo tiempo, usar indicadores y distintos tipos de métricas es una forma de obtener datos precisos que luego se pueden utilizar para ajustar el plan y conseguir así la mejora continua de la que hablábamos antes.
👉 Conoce cuáles son los principales KPIs o indicadores de gestión humana.
¿Qué estrategias de transformación digital se pueden aplicar en Recursos Humanos?
Las personas son el corazón de cualquier organización. Es con ellas que debe comenzar la transformación digital. Los empleados son quienes se conectan con clientes, proveedores y otros colaboradores. Así como también se ocupan de ejecutar tareas y llevar adelante los procesos. Por ello, es clave implementar una estrategia de transformación digital en Recursos Humanos.
El éxito de esta iniciativa de cambio de mentalidad en las empresas depende en gran medida del aporte y el apoyo de su fuerza laboral. Por lo tanto, para obtener su compromiso toma nota de lo siguiente:
Definir quién liderará al equipo hacia la transformación digital
Es importante designar a un líder que pueda guiar al equipo para lograr la transformación digital. Esta persona puede ser un empleado que ya forma parte de la empresa, que quizá tenga experiencia en liderazgo o no. En todo caso, se lo puede capacitar para que adquiera habilidades gerenciales.
También se puede incorporar un nuevo colaborador para asumir este rol. Teniendo en cuenta que se enfocará en liderar al equipo para que entienda los objetivos de transformación digital y el plan a ejecutar para lograrlo, sería interesante que esta persona cuente con competencias laborales digitales.
Pero, sin dudas, lo más imprescindible de este perfil es que sea capaz de motivar al equipo a asumir nuevos desafíos, tareas y modificar su forma de trabajar. Este es un gran cambio para los colaboradores, por ello, la persona encargada de dirigirlos debe contar con la autoridad suficiente para influir en los demás.
Preparar al equipo para iniciar el cambio
El compromiso del equipo para migrar hacia una mentalidad digital va más allá del liderazgo. En este sentido, es fundamental preparar a la fuerza laboral para la transformación.
El papel de Recursos Humanos aquí es crítico, porque sin la fuerza de trabajo adecuadamente preparada para participar del proceso, el resto de esfuerzos no serán suficiente y todo se traducirá en una pérdida de dinero.
La tarea consiste en dar a conocer el plan de transformación digital con claridad para que los colaboradores puedan comprender su importancia y las implicaciones que esto tiene para el futuro de la empresa y también el suyo dentro de la organización.
En este punto, la comunicación es clave si quieres que todo el mundo esté en la misma página. Para ello debes mantenerlos actualizados sobre cada paso que se dará en pos de la adopción digital.
Además, ten en cuenta anunciar el cambio con la anticipación suficiente, evitando hacer modificaciones abruptas en la forma de trabajar de un día para el otro. Ya que esto puede ocasionar resistencia por parte del equipo.
Un software de comunicación interna puede ser de mucha ayuda en estos casos. Este te permite enviar comunicaciones automáticas a todo el equipo, crear anuncios y actualizaciones, tanto para el total de los empleados como para segmentos específicos.
Básicamente, se trata de un sistema donde puedes centralizar la comunicación entre las personas de tu empresa. De manera que no se pierda ningún mensaje y todos estén al tanto de lo importante. 👉 Entérate más de esta herramienta aquí.
Invertir en la capacitación del personal
Además de mantener a tu equipo informado, otra estrategia de transformación digital en Recursos Humanos, quizás de las más importantes, es invertir en la capacitación del personal.
Recuerda que uno de los primeros pasos del plan de transformación digital es revisar el estado actual de la empresa. Al hacerlo, debes evaluar las habilidades y competencias con las que cuenta tu equipo.
Con base en los hallazgos de esta evaluación puedes crear un plan de formación para instruir a tus colaboradores y ayudarlos a adquirir los conocimientos y destrezas que necesitan para adoptar esta nueva forma de trabajar en la empresa.
El objetivo es preparar a los empleados para que todos sean parte del proceso de transformación digital y puedan aportar su talento al desarrollo exitoso del plan.
Cultivar una cultura digital
Otra estrategia de transformación digital en Recursos Humanos consiste en cultivar una cultura digital. Básicamente, esto quiere decir reorientar tareas y responsabilidades, modificar procesos y adoptar nuevas herramientas para ejecutarlos, teniendo como premisa la adaptación a un mundo digital en constante evolución.
Así, las empresas deben fomentar una cultura organizacional que sea capaz de acompañar los cambios, integrando nuevos procedimientos, comportamientos, políticas y tecnologías, para lograr así la actualización que tanto necesitan. Todo lo que depende en gran medida de un cambio de mentalidad en las organizaciones.
Hacia la transformación digital de los Recursos Humanos con Factorial
Sin dudas, una de las tareas al momento de iniciar un proceso de transformación digital es elegir las herramientas adecuadas para tu empresa. Pero el desarrollo y avance tecnológico ha hecho que proliferen innumerables recursos y sistemas, lo que hace difícil elegir aquel que tu empresa realmente necesita.
En este punto, la recomendación es optar por integrar herramientas que añadan verdadero valor a tu organización. Debes buscar sistemas que sean relevantes para las necesidades y objetivos de tu negocio, dado que esta decisión condiciona en gran medida la operatividad de tu empresa.
Tratándose de la gestión de talento, el software de recursos humanos de Factorial resulta imprescindible. Este sistema todo en uno ofrece numerosas funcionalidades que facilitan el día a día del departamento de capital humano, al permitir automatizar tareas, agilizar gestiones y ahorrar muchas horas de trabajo.
Gracias a ello, el área de Recursos Humanos podrá destinar más tiempo a acompañar al talento, para que pueda hacer una transición exitosa hacia los nuevos métodos y procesos en la organización.
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