Una búsqueda rápida en internet arroja varios resultados recientes sobre denuncias de acoso laboral en distintas compañías de Colombia. Frente a ello, la preocupación en el mercado de trabajo aumenta. Tanto en los empleadores, que buscan cómo detener este fenómeno, como en el talento, que teme ser víctima de estas situaciones. El comité de convivencia laboral puede ser la respuesta.
Pero, ¿qué es el comité de convivencia laboral? Se trata de uno de los instrumentos con los que cuentan las empresas colombianas para crear entornos laborales seguros en términos psicosociales.
Sin dudas, la adecuada convivencia laboral requiere que los empleadores asuman un rol proactivo en la construcción de espacios de trabajo donde todas las personas puedan desarrollar su labor en condiciones óptimas.
Si quieres crear un ambiente positivo que potencie a tus trabajadores, es importante que conozcas todo sobre esta obligación. Desde cuáles son las funciones y la normativa del comité, hasta cómo se conforma y cuál es la importancia del comité de convivencia laboral. De todo ello te hablaremos a continuación.
Tabla de contenidos
¿Qué es el comité de convivencia laboral?
El comité de convivencia laboral es una medida preventiva para proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud y el bienestar en los ambientes de trabajo. Ante todo, este comité tiene el objetivo de prevenir el acoso laboral y la violencia en las empresas.
Si nos enfocamos en su definición más práctica también podemos decir que el comité de convivencia laboral es un grupo de vigilancia conformado en los centros de trabajo para contribuir a la protección de los trabajadores contra el estrés, burnout, acoso o los accidentes y enfermedades laborales, entre otros riesgos psicosociales.
Además, este comité también representa una obligación para los empleadores. En tanto, es una de las estrategias que deben utilizar las organizaciones para garantizar que en estos entornos se está haciendo todo lo necesario para asegurar el bienestar de los colaboradores.
La finalidad u objetivo del comité de convivencia laboral está muy clara: dedicarse a mejorar las condiciones de trabajo de los empleados y salvaguardarlos de posibles riesgos psicosociales que afecten su salud durante su labor.
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¿Cuál es la normativa del comité de convivencia laboral?
Para poder comprender en profundidad las características y alcances de este instrumento, es importante conocer las funciones del comité de convivencia laboral. Y, para eso, antes tenemos que revisar la normativa del comité.
En 2006 se creó la Ley 1010 para que los trabajadores y empleadores pudieran identificar conductas de acoso laboral. Sin embargo, las medidas preventivas y correctivas que impulsó esta norma quedaron a mitad de camino. Por esta razón, se dio a conocer la Resolución 2646 de 2008 con la que se crearon los comités de convivencia laboral.
En el artículo 14 de dicha norma se establecieron las medidas correctivas y preventivas del acoso laboral y, entre ellas, se determinó la obligación de conformar el comité de convivencia laboral y establecer un proceso interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las conductas de acoso laboral.
Así, el comité de convivencia laboral se transformó en una instancia para abordar los riesgos de acoso laboral dentro de las empresas y darle a los gerentes una herramienta para abordar de forma imparcial las situaciones expuestas por los trabajadores.
Más tarde, en 2012 llegó la Resolución 652 donde se reglamentó el funcionamiento de estos espacios dentro de las empresas públicas y privadas. Esta normativa define, entre otras cosas, cómo es la conformación del comité de convivencia laboral y cuáles son sus funciones. Descubre estas últimas en el siguiente punto.
¿Cuáles son las funciones del comité de convivencia laboral?
En total, la normativa establece las 10 funciones del comité de convivencia laboral que deben tenerse en cuenta al crearlo. Pero también hay tareas específicas determinadas por ley para la persona que sea nombrada en la presidencia de este comité.
Las 10 funciones del comité de convivencia laboral
- Recibir y darle seguimiento a las quejas que presenten los colaboradores en relación a situaciones que puedan constituir acoso laboral. Así como las pruebas que brinden.
- Examinar confidencialmente los casos puntuales donde exista un reclamo que pueda tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral dentro de la empresa.
- Escuchar la versión de las partes involucradas de manera individual.
- Realizar reuniones para fomentar el diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para solucionar las controversias de manera efectiva.
- Formular un plan de mejora entre los trabajadores involucrados, para construir, renovar y promover la convivencia laboral.
- Darle seguimiento a los compromisos de las partes involucradas en el conflicto, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
- Cuando no se llegue a un acuerdo, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el comité de convivencia laboral deberá remitir la queja a la alta dirección de la empresa, cerrar el caso y el empleado afectado podrá presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.
- Presentar a la dirección de la compañía las recomendaciones para el desarrollo efectivo de medidas preventivas y correctivas del acoso laboral. Así como el informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control.
- Hacer el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones dadas por el comité al departamento de Recursos Humanos y salud ocupacional de la organización.
- Elaborar y presentar informes trimestrales sobre la gestión que realiza el comité, incluyendo estadísticas de las quejas, el seguimiento de los casos y las recomendaciones dadas.
Funciones del Presidente del comité de Convivencia Laboral
Para que el comité de convivencia laboral funcione de acuerdo a lo que establece la ley, este debe elegir un presidente por mutuo acuerdo entre sus miembros. Este tendrá las siguientes funciones:
- Convocar a los integrantes del comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
- Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias de forma dinámica y eficiente.
- Tramitar ante Recursos Humanos o la administración de la empresa las recomendaciones aprobadas en el comité.
- Gestionar ante la dirección de la compañía los recursos requeridos para el funcionamiento del comité.
Con respecto a las reuniones es importante decir que la normativa del comité establece que este se reunirá ordinariamente cada 3 meses y sesionará con la mitad más uno de sus integrantes.
De forma extraordinaria el comité podrá reunirse cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes.
Conformación del comité de convivencia laboral
Este es uno de los puntos que se modificó en la normativa a través de la Resolución 1356 de 2012. Así, se estableció que el comité debe estar compuesto por 2 representantes del empleador y 2 de los trabajadores, en cada caso con sus respectivos suplentes.
Además, las empresas podrán, de acuerdo a su organización interna, designar un mayor número de representantes, los cuales en cualquier caso siempre deben ser iguales para ambas partes.
En cuanto a las habilidades y competencias de los integrantes del comité la normativa indica: “Preferiblemente contarán con competencias actitudinales y comportamentales tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; asimismo habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos”.
La elección de los miembros del comité debe contribuir a mejorar el ambiente laboral y, por lo tanto, se requieren de personas que cuenten con habilidades blandas acordes a ese objetivo.
En el caso de empresas con menos de 20 colaboradores, el comité de convivencia laboral estará conformado por un representante de los trabajadores y uno del empleador, con sus respectivos suplentes.
¿Cómo se designan a estos representantes? El empleador designará directamente a los suyos, mientras que el personal los elegirá a través de una votación secreta. Lo que se busca es que los empleados puedan decidir de forma libre, espontánea y auténtica quiénes representarán sus derechos en el comité.
Por otro lado, el comité no podrá constituirse con trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral o hayan sido víctimas de esta situación en los 6 meses anteriores a su conformación.
Finalmente, el período de los miembros del comité será de 2 años. Estos se contarán desde la fecha en la que se comunique la designación.
Importancia del comité de convivencia laboral
La importancia del comité de convivencia laboral, como vimos hasta aquí, recae en su impacto en la prevención y tratamiento del acoso laboral. En Colombia ocurre un hecho curioso, si bien es uno de los 3 países de Latinoamérica con una ley contra esta forma de acoso, no cuenta con estadísticas oficiales recientes sobre este tema.
Pero pese a ello, como mencionamos al inicio de este artículo, basta una búsqueda rápida en los medios nacionales para identificar que el acoso laboral es una realidad con la que conviven muchos trabajadores y trabajadoras. El comité de convivencia laboral es una forma de luchar contra este fenómeno de forma interna en las empresas y también podríamos pensarlo como una oportunidad.
Cuando este tipo de situación se gestiona dentro de las organizaciones es posible generar espacios de concientización sobre estos temas. Esto colabora con el objetivo de construir una cultura organizacional respetuosa, que promueva el diálogo y la escucha y establezca la tolerancia cero a cualquier forma de violencia.
Por otro lado, no debemos olvidar que la importancia del comité de convivencia laboral va más allá del mobbing. También, estos espacios se utilizan para transferir a los empleadores las responsabilidades correspondientes en la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición de los colaboradores a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional.
Es decir que el comité de convivencia laboral también es vital para fomentar el bienestar en el trabajo y, con ello, mejorar la calidad de vida de los empleados. Algo que resulta fundamental para reducir la tasa de accidentes y enfermedades ocupacionales. De esta forma, el comité de convivencia laboral es importante para garantizar que los trabajadores laboren en un ambiente adecuado.
¿Qué iniciativas puedes tomar para darle apoyo al comité de convivencia laboral?
La prevención y corrección del acoso laboral y los riesgos psicosociales en las empresas no es una tarea sencilla. Que esta responsabilidad recaiga en el comité de convivencia laboral no quiere decir que el liderazgo de la compañía deba desentenderse del tema. Por el contrario, es importante tomar iniciativas que puedan respaldar el trabajo que hace el comité, para que su accionar cumpla su cometido.
Algunas de las medidas que puedes adoptar para darle apoyo al comité son:
Orientar en el planteamiento de objetivos
Uno de los errores que se presentan con mayor frecuencia en los comités de convivencia laboral se relacionan con el planteamiento de objetivos. Por lo general, estos equipos dentro de las empresas cumplen una función más bien reactiva. Es decir, actúan frente a las quejas de los trabajadores o utilizan distintos indicadores para medir el clima laboral y, con base en ello, hacer recomendaciones a RR.HH. y la gerencia.
Sin embargo, definir objetivos en los que se va a enfocar el comité con su gestión es fundamental para que este grupo pueda desarrollar actividades asertivas que, al final de cada periodo, sirvan para medir los cambios y mejoras logradas.
Por eso, es importante que desde la dirección de la empresa se promueva el planteamiento de objetivos en el comité. Estos pueden plantearse de forma anual, semestral o incluso definir metas para cada trimestre.
El rol de RR.HH. en este caso consistirá en brindar orientación y datos para que el comité pueda tener un panorama amplio de las necesidades del talento y de la organización. Con base en ello, se podrán definir objetivos más provechosos para la compañía y su personal.
Brindar capacitación
Aunque esto está contemplado en la normativa del comité, es importante reforzarlo. En concreto, la resolución indica que la organización debe realizar actividades de capacitación para los miembros del comité. Estas deben enfocarse en resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo.
Debido a que en este punto no se dan mayores detalles sobre las temáticas de estas formaciones, es importante que RR.HH. pueda analizar qué necesidades de formación pueden llegar a tener los integrantes del comité. En función de ello, se podrán elaborar planes de capacitación personalizados para estos colaboradores.
Facilitar el acceso a la información
Otro punto crítico para el comité de convivencia laboral es el acceso a la información sobre los trabajadores y el entorno laboral. Es necesario habilitar a los miembros de este equipo a recabar todos los datos que consideren necesarios para poder diagnosticar:
- Cómo está el clima laboral.
- Qué necesitan los trabajadores.
- Cuáles son los aspectos que se deben mejorar.
- Qué medidas puede tomar la compañía para reducir los riesgos psicosociales.
En este punto, nuevamente Recursos Humanos es un pilar fundamental. Dado que es el área que cuenta con todos o la mayoría de los datos de los trabajadores. Tales como su información personal, formativa, evaluaciones de desempeño, entre otros. Por ello, el equipo de capital humano debe colaborar activamente con el comité para que tenga todo lo que necesita para desempeñar sus funciones.
Dar retroalimentación a los miembros del comité
Como vimos, la conformación del comité de convivencia laboral incluye miembros de la empresa elegidos por el empleador y trabajadores elegidos por los propios empleados. En cualquier caso, siguen siendo colaboradores que ejercen una función clave en la empresa y que pueden sentirse tan abrumados o felices como el resto del personal dentro de la compañía.
Por ello, es importante mantener la retroalimentación continua, es decir, darles feedback de forma regular sobre su labor dentro del comité, los cambios que logran y también dejarles comentarios sobre lo que podrían mejorar.
Sumado a ello, para mantenerlos motivados y comprometidos con su rol dentro del comité es importante darle el valor que merece su gestión. Esto es, reconocer su tarea y felicitarlos por el trabajo que están haciendo.
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Garantizar las herramientas que el comité necesite
La normativa del comité también establece que los empleadores deben garantizar un espacio físico para las reuniones y demás actividades de este equipo. Así como para el manejo reservado de la documentación. Pero esos no son los únicos recursos que este comité necesita para funcionar de manera óptima.
Hoy en día, no podemos pensar en el trabajo de ningún equipo al margen de la tecnología. Si quieres que el comité funcione de manera óptima y pueda ejercer su labor de manera efectiva, es clave garantizar las herramientas que este necesite.
Y con ello nos referimos a soluciones digitales que permitan agilizar sus tareas, recabar datos para tomar decisiones informadas y facilitar la comunicación entre los integrantes del comité y los colaboradores que recurren a este espacio.
Todos los caminos conducen a la adopción de un software en la nube que cuente con distintas funcionalidades en un mismo lugar, facilite la colaboración y sea accesible desde cualquier lugar y dispositivo.
Factorial cumple con estas características porque integra en una misma plataforma múltiples herramientas que facilitan la gestión de talento. Siempre decimos que es mucho más que un software de Recursos Humanos, es una herramienta vital para simplificar procesos que pueden ser infinitos y complicados para ahorrar tiempo y destinarlo a aportar verdadero valor a las personas de una empresa.
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