En palabras sencillas, el pago en especie es la remuneración no monetaria que recibe un empleado por el trabajo realizado. Es una forma de retribución que actualmente se ofrece en las empresas y que tiene su propia normativa al respecto. Conocerla es clave al momento de configurar el sistema de retribución en tu organización.
En este artículo vamos a contarte qué es, qué ejemplos de pago en especie puedes ofrecer, qué dice el Código Sustantivo del Trabajo (CST) sobre este tema y cómo llevar la contabilidad del pago en especie de manera adecuada. Lo más importante es que aprenderás cómo gestionar esta remuneración en tu empresa para mantener satisfechos a tus colaboradores.
Tabla de contenidos
¿Qué significa pago en especie?
En principio, podemos decir que el pago en especie es una de las modalidades de pago que pueden implementar las empresas. Las características de esta remuneración dependen de cada legislación laboral. Así, el pago en especie es una forma de remunerar las labores del talento, pero sin la mediación del dinero, sino brindando un bien o servicio como contraprestación.
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) establece qué significa el pago en especie. Al respecto, este organismo detalla que se trata de toda remuneración no monetaria que recibe una persona por el trabajo que realiza.
Al pago en especie también se lo conoce como salario en especie en el mercado laboral y representa la posibilidad de que las empresas paguen una parte del salario de sus trabajadores con bienes o servicios, en lugar de dinero.
De esta forma, algunos ejemplos de pago en especie pueden ser:
- Alimentos y bebidas para consumir dentro de la jornada laboral.
- Combustible para garantizar los traslados del trabajador hacia el centro de trabajo.
- Calzado y vestimenta.
- Vivienda gratuita o subvencionada.
- Guarderías o jardines infantiles para los hijos del trabajador.
- Formación subvencionada o apoyo para la capacitación.
Claro que para poder aplicar este tipo de pago en las empresas es fundamental conocer su normativa. Es decir, las características del pago en especie según el Código Sustantivo del Trabajo. Veamos cuáles son a continuación.
Pago en especie según el Código Sustantivo del Trabajo
En Colombia los empleadores tienen la posibilidad de pagar el salario de sus trabajadores en dinero y otra parte en especie, mediante el suministro de determinados bienes o servicios. Ahora bien, ¿qué establece el Código Sustantivo del Trabajo sobre el pago en especie?
En principio, en el artículo 127 del CST se indica cuáles son los elementos que constituyen salario. Así, se determina que “constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte”.
Por otra parte en el artículo 128 del Código también se detalla los elementos que no constituyen salario. Entre ellos, se destaca todo lo que recibe en especie el trabajador, pero no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes.
Es importante tener en cuenta esto ya que permite delimitar qué ejemplos de pago en especie se pueden considerar dentro del marco legal laboral en Colombia y, por tanto, se pueden ofrecer en las empresas.
Finalmente, es en el artículo 129 del CST donde se especifican las 3 claves esenciales del salario o pago en especie:
1- ¿Qué constituye salario en especie?
De acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo, el salario en especie es “toda aquella parte de la remuneración ordinaria y permanente que reciba el trabajador como contraprestación directa del servicio, tales como alimentación, habitación o vestuario que el empleador suministra al trabajador o a su familia”.
2- ¿Cómo se gestiona el salario en especie?
También, según el artículo 129 del CST, el salario o pago en especie debe valorarse de forma expresa en todo contrato de trabajo. Esto quiere decir que debe estar indicado con claridad que esta es una modalidad de pago que implementa la empresa y, el monto o porcentaje del salario que corresponderá a este tipo de remuneración.
Además, la ley determina que, en caso de que no se estipule ese porcentaje o las partes no se pongan de acuerdo sobre el valor real de esta remuneración, debe estimarse con ayuda de peritos o expertos en la materia.
3- ¿Cuál es el límite para la aplicación del pago en especie?
Para entender cómo llevar la contabilidad del pago en especie la ley también es determinante. En tanto, indica que nunca esta remuneración puede llegar a constituir y conformar más del 50% de la totalidad del salario. Por otro lado, cuando un trabajador devengue el salario mínimo legal, el valor por el concepto de pago en especie no podrá exceder del 30%.
En este punto es importante precisar que el personal no puede recibir menos del 70% del salario mínimo en dinero. Por eso, aquellas retribuciones superiores al mínimo pueden constituirse por un 50% del total del salario en especie, pero ese 50% restante que se entrega en dinero no puede ser inferior al 70% del salario mínimo.
En lo que va del 2023 el salario mínimo aumentó un 16%. Es decir que pasó de $1.000.000 a $1.160.000 pesos. Por ello, al momento de llevar la contabilidad del pago en especie es fundamental controlar estos márgenes que establece la ley.
Contabilidad del pago en especie
Para poder entender mejor cómo hacer la contabilidad del pago en especie vamos a darte dos ejemplos. El primero de ellos será sobre un salario mínimo y el segundo sobre un salario que lo supera.
Como dijimos antes, el salario mínimo en 2023 está situado en $1.160.000 pesos. Si un trabajador recibe esta compensación salarial y el empleador quiere pagar una parte en especie, el límite es el 30% de esa remuneración.
Para poder estimar entonces cuánto debería recibir en dinero el trabajador, hay que conocer cuál es el 30% de $1.160.000. El resultado sería $348.000. Ahora es necesario restar este valor al salario mínimo:
- $1.160.000 – $348.000 = $812.000 pesos.
Con este resultado está claro que se debe garantizar a los colaboradores un mínimo de $812.000 pesos en dinero. El resto, los $348.000, los puedes entregar mediante un pago en especie.
El segundo ejemplo es un salario de $1.300.000 pesos. En ese caso supera el mínimo, por lo que se puede brindar hasta un 50% de la remuneración en especie. Sin embargo, debes asegurarte de que estás garantizando al menos el 70% del salario mínimo.
Por lo tanto uno de los cálculos a realizar sería:
- $1.300.000 – $812.000 (70% del salario mínimo) = $488.000 pesos.
Ahora si quieres saber a qué porcentaje equivale este valor puedes aplicar regla de 3:
- $488.000 x 100 / $1.300.000 = 37,53% será el porcentaje a aplicar sobre el salario de tu trabajador.
¿El salario en especie debe tenerse en cuenta para el cálculo de prestaciones y seguro social?
Como bien establece el Código Sustantivo del Trabajo el salario en especie sigue siendo salario. Por lo tanto, debe estar incluido en el cálculo de los diferentes conceptos de la nómina, como por ejemplo:
- Prestaciones sociales.
- Primas.
- Cesantías.
- Intereses de cesantías.
- Vacaciones.
- Aportaciones a la seguridad social.
Además, en caso de despido sin justa causa, incumplimientos del empleador o cualquier otra circunstancia que dé lugar al pago de indemnizaciones, el salario en especie también debe ser parte de la base sobre la que se deben liquidar estas compensaciones.
En materia contable, es importante tener en cuenta que sobre el pago en especie también debe hacerse la retención en la fuente. Así, al elaborar cada nómina de tus empleados debes contemplar este salario como base para aplicar esta retención.
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¿Qué pagos en especie están prohibidos por la ley?
Si bien el pago en especie es una modalidad de remuneración que puedes implementar legalmente en tu empresa, también pueden darse casos en los que su implementación resulte ilegal en los términos del CST. ¿Cuáles son estos casos?
- Cuando el empleador pretende hacer un pago en especie con mercancía o productos de la propia empresa.
- La ley tampoco permite el pago en especie con vales o bonos. Ya que la idea detrás de los bienes o servicios que se entregan en concepto de pago en especie deben servirle al trabajador a los fines de la remuneración en dinero, es decir, para aumentar su patrimonio u obtener un beneficio.
- Por eso mismo tampoco está permitido que el empleador le venda mercancía al talento, porque estaría perdiendo la libertad de obtenerla en otro lugar, con otros costos o en otras condiciones. Es decir, no sería una decisión del trabajador, sino una imposición del empleador.
- Del mismo modo es ilegal confundir la dotación con el pago en especie mediante vestimenta. La dotación es una prestación social en especie que está a cargo del empleador y consiste en el suministro de calzado y vestido para el trabajo que se debe entregar cada 4 meses a los empleados que devenguen hasta dos salarios mínimos.
- Los pagos en especie no son legales en contratos por prestación de servicios, en tanto, en estos no se paga un salario, sino honorarios.
¿Cómo gestionar el pago en especie en tu empresa?
Los líderes de Recursos Humanos están al frente de los procesos vinculados al talento y deben tener en cuenta varios elementos a la hora de desarrollar el sistema de retribución salarial. El objetivo es mantener una buena compensación para el capital humano y, para ello, el pago en especie puede ser un excelente instrumento.
Ahora bien, ¿cómo gestionarlo de manera tal que garantice la satisfacción del talento sin suponer una presión financiera para la compañía? Te damos las claves para conseguirlo:
Revisar el estado actual de la empresa
Esto puede sonar muy genérico, por eso queremos aclarar que en el caso de la gestión del pago en especie, lo que debes revisar es el estado actual de los salarios y la situación financiera de la compañía.
En el caso de los salarios, puedes guiarte por el histórico de nóminas de cada área para tener referencias claras de las compensaciones que están recibiendo actualmente los empleados. También en algunas empresas se crean bandas salariales por puesto o departamento, lo que permite tener una dimensión bastante clara del estado actual de los salarios y de forma rápida.
Por otro lado, los responsables de RR.HH. también deben conocer la situación financiera de la empresa. En tanto, esto es lo que les permite fijar una compensación acorde a las expectativas del talento, pero también a las posibilidades de la compañía. Es decir, crear un sistema de retribución que sea sostenible para la organización.
Asignar un presupuesto
Con base en este último punto que vimos, puedes comenzar a definir y asignar un presupuesto para destinar a la remuneración de tus colaboradores. En este punto es fundamental tener en cuenta todo lo que conlleva el salario de cada trabajador, incluyendo los impuestos, cargas sociales y demás.
Por otro lado, en el caso del pago en especie, debes tener en cuenta que este tiene un costo para la empresa. El hecho de que no se entregue una compensación monetaria no quiere decir que no debas invertir dinero en ello. Tendrás que pagar por los servicios o bienes que le entregues a tu personal. Por lo tanto, debes contemplar este pago en el presupuesto y asignar una parte a esta remuneración.
Crear una política salarial clara
Las políticas de gestión humana son fundamentales para conformar un marco de normas, y prácticas transparentes dentro de las empresas. Tratándose de la política salarial, esta debe incluir el pago en especie, en caso de que se proceda a utilizarlo, y las características que este tendrá.
Así, puedes indicar el porcentaje del salario que será remunerado bajo esta modalidad e incluir también el listado de ejemplos de pago en especie a los que podrá acceder el personal.
Conocer las necesidades o intereses del talento
La remuneración sigue siendo una de las razones principales por las que la fuerza laboral elige quedarse en un empleo o renunciar a este. Por ello, el tipo de pago en especie que ofrezcas repercute en la fidelidad del talento para con tu empresa y en su retención.
La mejor forma de saber cómo mantener a tu equipo contento en relación al salario en especie es preguntándole qué bienes o servicios le gustaría que estén incluidos en este pago. Puedes implementar encuestas para averiguarlo o incluso involucrar a que participen de la conversación a través de la herramienta de comunicación interna que utilice la empresa.
En este sentido, el sistema de comunicaciones y eventos de Factorial te permite crear comunicados para informar a todos tus colaboradores de las últimas novedades e incitarlos a participar de distintas dinámicas, incluyendo las respuestas a encuestas, por ejemplo.
👉 Conoce todas las características del sistema de comunicación interna de Factorial.
Comprobar el cumplimiento legal
Una vez que conoces lo que el talento de tu organización espera del salario en especie, es momento de crear un listado de alternativas de pago en esta modalidad. Pero es fundamental que al hacerlo compruebes que los bienes y servicios que incluyas cumplan con lo que exige la ley.
Recuerda que los incumplimientos al Código Sustantivo del Trabajo pueden ocasionar sanciones por parte de las autoridades, por lo general multas y apercibimientos, sumado a las indemnizaciones correspondientes a los trabajadores. Pero, sobre todo, puede ser muy negativo para la imagen empleadora de la empresa.
Apostar por la flexibilidad
Hoy, la flexibilidad dejó de ser una opción. Las empresas deben ser capaces de adaptarse a los cambios constantes del entorno, pero también a las nuevas demandas del talento. De esta manera, un sistema de retribución flexible empodera al equipo al permitirle a los empleados decidir qué parte de su salario quiere cobrarlo en dinero y qué parte en bienes o servicios.
El gran desafío de este sistema es su implementación y el desconocimiento que todavía hay sobre este modelo. Pero, sin dudas, se puede ir poco a poco, por ejemplo, involucrando a los trabajadores en el listado de alternativas a las que quieren tener acceso en concepto de pago en especie.
Gestiona todas las remuneraciones de tus trabajadores con Factorial
Es clave pensar en el salario o pago en especie como una forma más de contribuir a la felicidad y el bienestar de los trabajadores. En tanto, los bienes y servicios que se les puede proveer bajo esta modalidad pueden ayudar a mejorar su calidad de vida, conciliar mejor su trabajo y familia y aumentar su patrimonio.
Gestionar adecuadamente las remuneraciones de los empleados siempre ha sido un desafío, pero lo es todavía más cuando lo que buscas es crear un sistema flexible, donde el talento sea el verdadero protagonista y tenga poder de decisión real sobre lo que recibe a cambio de su labor.
Factorial es un software de RR.HH. que brinda numerosas funcionalidades para facilitar el día a día de la gestión de talento, automatizar procesos y tareas y, con ello, conseguir más tiempo para crear estrategias centradas en las personas.
