Diversas estadísticas respaldan la importancia de gestionar la inducción de personal en las empresas de forma estructurada. Por ejemplo: el 69% del talento tiene mayores probabilidades de quedarse en un empleo si accede a una buena experiencia de inducción.
Por otra parte, el 90% de los trabajadores deciden irse o quedarse en la compañía en sus primeros 6 meses. Pero, sin dudas, la estadística que más claro establece por qué el proceso de inducción es importante para una organización es un estudio que indica que el 20% de la rotación total en las organizaciones sucede durante los primeros 45 días del vínculo laboral.
Como en cualquier tipo de relación, las primeras impresiones son fundamentales. Se trata de la base sobre la que se construye el vínculo entre empleador y trabajador. Si quieres crear bases sólidas para esa relación y hacer que el personal se quede por más tiempo en tu empresa, entonces es clave entender qué es la inducción laboral y cómo llevar adelante este proceso paso a paso.
Tabla de contenidos
¿Qué es la inducción de personal?
La inducción de personal es uno de los procesos que coordina el área de Recursos Humanos. El mismo consiste en garantizar la adecuada incorporación de los nuevos empleados a una empresa.
A este también se lo suele denominar onboarding y reúne todas las acciones o tareas que debe hacer la empresa, a través de su departamento de RR.HH., para facilitar la integración y adaptación del nuevo trabajador a su puesto de trabajo.
De esta forma, las compañías que cuentan con un proceso de inducción de personal tienen procedimientos bien detallados y documentados para:
- Darle la bienvenida a cada trabajador.
- Presentarles la empresa y enseñarles cómo es su funcionamiento.
- Establecer las responsabilidades, funciones y alcances de su rol.
- Integrarlos al grupo de trabajo.
- Introducirlos a la visión, misión y valores de la empresa.
De acuerdo con varias investigaciones relacionadas a este campo, se estima que los empleados tienen alrededor de 90 días para demostrar su talento y capacidad en un nuevo trabajo. Durante todo ese tiempo se debería considerar a esos trabajadores dentro del proceso de incorporación.
Por lo tanto, la inducción de personal no se resuelve en un día. De hecho, una investigación de la Fundación SHRM revela que existen al menos 4 niveles en la inducción laboral. A estos, podríamos pensarlos como capas de profundidad que el talento va atravesando hasta tener una comprensión total de sus funciones, objetivos, procedimientos, empresa y las personas que forman parte de ella.
Los 4 niveles de la inducción de personal
- Cumplimiento. Este nivel inicial reúne las tareas que debe realizar Recursos Humanos para enseñarle a los nuevos empleados las cuestiones administrativas, legales y operativas de su trabajo y de la empresa. Estas se relacionan con las políticas de gestión humana.
- Ampliación. Aquí RR.HH. debe asegurarse de que los nuevos colaboradores entiendan su rol y las expectativas relacionadas. Por eso, es una instancia en la que se deben despejar las dudas que vayan apareciendo a medida que el trabajador se vincula con sus tareas y responsabilidades.
- Cultura. En este punto RR.HH se enfoca en transmitir a los nuevos empleados los valores, normas y comportamientos organizacionales. Es decir, la forma de hacer las cosas en la empresa, su cultura.
- Conexión. Aquí el trabajo consiste en conectar al nuevo talento con el resto de las personas que conforman el equipo y el flujo o las redes de información en la empresa.
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¿Por qué el proceso de inducción es importante para una organización?
Para entender por qué el proceso de inducción es importante para una organización, debemos enfocarnos en los beneficios que puede generar esta clase de proceso para las empresas.
En principio, podemos encontrar dos motivos clave. El primero de ellos se relaciona con la experiencia del empleado. Como dice el viejo refrán “no hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión”.
Si bien es cierto que la relación laboral entre un trabajador y la empresa se construye a través del tiempo. También es verdad que lo que suceda durante los primeros días puede ser clave para el futuro de ese colaborador en la compañía.
Por ello, la inducción laboral es el primer paso en la trayectoria o camino que un empleado recorre dentro de la organización y es necesario cuidarlo.
En segundo lugar, tener estructurado un proceso de inducción de personal e incluso un plan de entrenamiento para un empleado es clave para la compañía. En tanto, reduce los desajustes operativos que pueden presentarse cuando un nuevo colaborador está haciendo tareas que apenas conoce.
Para la compañía este funciona como un plan de contención. Así, es más fácil saber qué esperar y por cuánto tiempo, lo que le da previsibilidad. Es decir, más control sobre lo que puede pasar ante cada nueva incorporación.
Eso sumado a que un proceso de inducción de personal bien estructurado permite agilizar tiempos. Gracias a que los flujos de trabajo están bien claros, lo que reduce el margen de error y los desvíos de información.
Además de todo esto, hay otros beneficios muy valiosos que las empresas pueden obtener a través de la inducción de personal:
Retención del talento
De acuerdo con una investigación realizada por Brandon Hall Group las organizaciones con un sólido proceso de inducción laboral mejoran la retención de talento en un 82%. Esta es una cifra muy significativa, teniendo en cuenta que las tasas de rotación en las empresas de Colombia se han disparado a lo largo del 2022.
Cuando un empleado recibe las herramientas adecuadas y la información necesaria para hacer su trabajo, siente que está recibiendo el apoyo adecuado por parte de la empresa. A su vez, esto genera la imagen de una cultura empresarial acogedora y con empatía. Lo que aumenta la confianza del trabajador en su nuevo entorno laboral y, con ello, los motivos para quedarse.
Aumento de la productividad
El mismo estudio que citamos antes reveló que las organizaciones con un proceso de inducción de personal adecuado mejoran la productividad en más del 70%.
Ten en cuenta que los nuevos empleados no tienen dominio sobre sus nuevas tareas y responsabilidades. Para muchos puede ser la primera vez que se enfrenten a esas funciones o herramientas de trabajo. Por lo tanto, es lógico que el margen de error sea mucho más alto en esta primera etapa.
Sin embargo, cuando los nuevos colaboradores tienen claros sus objetivos, entienden el funcionamiento de la empresa y las normas que deben cumplir, aumentará su eficiencia y con ello su productividad.
Además, todo el acompañamiento que le brinda la empresa lo motiva a dar lo mejor de sí, lo que también colabora en incrementar su productividad laboral.
Reducción de los periodos de adaptación
Está claro que todos los empleados necesitan transitar una fase de adaptación a su nuevo puesto y entorno laboral. Sin embargo, cuando obtienen la información y herramientas que necesitan, ese tiempo puede reducirse considerablemente.
Con ello, el periodo de adaptación es mucho más corto. Lo que también permite que el empleado pueda avanzar más rápido, tanto hacia el cumplimiento de objetivos, como en su desarrollo profesional. Sin dudas, esto es un gran factor de motivación y compromiso.
Aumenta el sentido de pertenencia
Uno de los aspectos más desafiantes para que un colaborador se integre adecuadamente a su nuevo empleo es el sentido de pertenencia. No es fácil de lograr, incluso en trabajadores que están hace tiempo en una misma empresa.
Por ello, establecer un proceso de inducción bien estructurado es clave. Ya que este ayuda a que el talento se sienta incluido desde el primer momento, se integre al equipo, entienda el impacto de su labor en la compañía y, con ello, desarrolle el sentido de pertenencia.
Accede al formato de inducción de personal
Como podemos ver, llevar a cabo una correcta inducción de personal en las empresas puede generar grandes beneficios. Por eso, para facilitar la implementación de este tipo de proceso los responsables de Recursos Humanos suelen utilizar un formato de inducción de personal que les permite tener un sistema estructurado para ejecutar esta gestión de manera efectiva.
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Proceso de inducción de personal paso a paso
Además de contar con un formato de inducción de personal, es clave conocer cómo se estructura este proceso paso a paso. En este sentido, podríamos decir que consta de dos partes principales:
- Administrativa. Esta se relaciona a la documentación que se debe preparar y firmar ante la llegada de un nuevo colaborador. Es la instancia en la que se debe firmar el contrato laboral, entre otros documentos. También se relaciona con todas las dudas que puede tener el trabajador sobre sus derechos y obligaciones. Por ello, es importante dejar en claro el tipo de jornada laboral, monto del salario y forma de pago, las vacaciones correspondientes, entre otros aspectos.
- Formativa. La segunda parte de la inducción de personal se refiere más bien al plan de entrenamiento para un empleado. Es decir, toda la capacitación que este necesita para realizar las tareas vinculadas a su puesto, asimilar las herramientas de trabajo, entender el funcionamiento de los procesos de la empresa y ejecutarlos.
Dentro de estas dos grandes categorías se estructuran todos los pasos del proceso de inducción de personal, los cuales te detallamos a continuación:
1- Firma de documentación y alta
Una vez que el trabajador supera el proceso de reclutamiento y selección y se le comunica que ha sido elegido para el puesto, es momento del papeleo. Este paso consiste básicamente en solicitarle al colaborador que firme la documentación necesaria para tramitar su alta en los sistemas de la empresa y su afiliación al sistema de Seguridad Social.
En esta instancia, uno de los documentos más importantes que se deben firmar es el contrato laboral. Esta es la oportunidad para establecer las condiciones formales del vínculo de trabajo. Por eso, es importante detallar todos los derechos y obligaciones legales que implica la relación laboral.
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2- Bienvenida al empleado
Aunque la bienvenida al empleado ocurre el primer día de trabajo, también es una buena práctica enviar una carta de bienvenida por correo electrónico. Esta puede servir para felicitarlo por haber conseguido el puesto y detallar todo lo que sucederá ese primer día.
Como es de esperarse la primera jornada dentro de la empresa suele generar mucho nerviosismo. Sobre todo, porque es una situación nueva e incierta. Para poder reducir el nivel de estrés del talento y anticipar qué sucederá a continuación, puede ser muy útil enviarle un itinerario que incluya información sobre el primer día e incluso la primera semana de trabajo.
Por supuesto, dentro de esta etapa también podemos incluir la bienvenida el primer día de trabajo en la empresa. Algunas buenas prácticas a considerar:
- Entregar un kit de bienvenida.
- Anunciar la incorporación del colaborador en las redes sociales de la empresa.
- Comunicar la nueva contratación en la plataforma de comunicación interna que use la compañía y darle allí también la bienvenida.
3- Información general
Es importante tener en cuenta que para el empleador que recién se incorpora a la empresa todo es desconocido. Por lo tanto, es mucha información la que debe asimilar. Esto hace que sea imprescindible estructurar esa información. Lo primero es ir de lo más general a lo más particular.
Así, en principio, se deben resolver las principales dudas sobre el funcionamiento de la empresa en líneas generales, las herramientas de trabajo utilizadas y las normas principales a cumplir. Esto funciona a modo de presentación de la organización.
4- Presentación de su área de trabajo
Este paso consiste en presentarle al trabajador su área o departamento de trabajo. Con ello, nos referimos a introducirlo a los objetivos del área, la función que cumple, cómo se conecta con el resto de departamentos, es decir, el lugar que ocupa en el organigrama de la empresa y dentro de la estructura organizacional.
Esto es algo que puede hacer en principio RR.HH. pero una parte de la tarea puede quedar en manos del líder del área. La persona responsable de esta tarea puede explicar mejor cómo funciona el departamento y también darle claridad sobre cómo se vincula su labor con el resto de roles dentro del equipo.
5- Integración en el equipo
Esta instancia es clave para garantizar una adecuada integración del trabajador al equipo. Básicamente, consiste en presentarle al resto de colaboradores que integran su misma área, explicarle las funciones de cada uno y permitir que interactúen y se conozcan.
En este punto, al nuevo trabajador debe quedarle claro:
- Con quienes trabaja de forma directa.
- A quién debe reportarse, es decir, cómo funciona la cadena de responsabilidad o mando dentro del equipo.
- Y a quién debe recurrir en caso de que necesite ayuda o tenga dudas.
6- Capacitación para el puesto
Otro de los pasos elementales dentro de la inducción de personal es el plan de entrenamiento para un empleado. Este tipo de formación es clave para que el colaborador pueda cumplir con los objetivos de su rol. Por ello, este plan suele incluir información sobre:
- Procesos.
- Políticas de la empresa.
- Reglamento interno.
- Objetivos de su puesto.
- Tareas a realizar.
- Sistemas de información de la compañía.
- Herramientas de trabajo.
Es fundamental que el empleado que reciba este entrenamiento al finalizar sienta que cuenta con la información y herramientas que necesita para desempeñar sus funciones de manera adecuada.
Además de ello, el plan de entrenamiento para un empleado debe estructurarse de manera que le permita tener un acercamiento directo al funcionamiento de la compañía y los procesos que se llevan a cabo diariamente.
En resumen, es una capacitación que excede al rol o tareas que el trabajador debe realizar, puesto que también incorpora una dimensión más global de la organización.
7- Seguimiento del plan de inducción de personal
Como dijimos antes, la inducción laboral no es un proceso de un día. Darle seguimiento al onboarding es uno de los pasos fundamentales para garantizar su éxito. Por ello, es importante tener reuniones de retroalimentación para entender cómo se siente el colaborador y saber si tiene todo lo que necesita para llevar adelante sus funciones.
Esta es una instancia clave porque además de brindar información valiosa sobre cómo ha sido la experiencia inicial del empleado en la empresa, permite revisar el proceso de inducción de la compañía y entender qué se puede mejorar.
Es recomendable que este tipo de feedback esté presente a lo largo de todo el primer mes de trabajo del talento, para saber cómo se va adaptando a la organización con el correr de los días.
Herramientas esenciales para ejecutar el proceso de inducción de personal
La tecnología puede facilitar todas estas gestiones. Son muchas las herramientas a incorporar, pero el software de RR.HH. de Factorial ofrece todas en una misma plataforma.
Por ejemplo, el gestor documental te ayuda a centralizar todos los documentos en un único lugar y, de esta forma, encontrar los formatos necesarios rápidamente para enviarselos a los nuevos empleados.
Pero, sin dudas, la funcionalidad estrella de este segmento es el software de onboarding de empleados. Este te permite planificar y estructurar el proceso de manera rápida y sencilla, a través de la creación de flujos de tareas y la automatización.
Con esta herramienta podrás aumentar la eficiencia y productividad de la gestión de la inducción de personal por parte del equipo de RR.HH.
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