¿Sabes qué significa la automatización de procesos? ¿Conoces su importancia en la transformación de las organizaciones? Hoy te damos todos los detalles.
Todas las empresas tienen cientos de tareas que ejecutar en el día a día. Pero, cada una de ellas implica que el talento de la organización destine parte de su tiempo para realizarlas. El problema es que muchas de estas actividades son repetitivas y representan numerosas horas de trabajo que las organizaciones se podrían ahorrar. ¿Cómo? A través de la automatización de procesos.
Descubre a continuación qué es la automatización de procesos y cómo implementarla en tu empresa.
Tabla de contenidos
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos consiste en la utilización de la tecnología para realizar tareas recurrentes en una empresa con una mínima o nula intervención humana. Esta se puede implementar en cualquier área de las organizaciones donde se lleven a cabo gestiones manuales y repetitivas.
Por lo general, la automatización de procesos cumple 3 funciones principales:
- Digitalizar procesos y actividades en las empresas.
- Centralizar la información en un mismo lugar.
- Reducir el requisito de participación de las personas.
Así, la automatización de procesos tiene un campo de aplicación muy amplio. Ya que incluye el uso de maquinaria para realizar tareas, software, recopilación de datos o uso de sistemas de almacenamiento, por mencionar algunos ejemplos.
En este punto es clave destacar el papel de la transformación digital en las empresas. En los últimos años vimos cómo las compañías de todo el mundo comenzaron a integrar herramientas y sistemas digitales para mejorar su rendimiento y el de sus equipos.
Así, la automatización de procesos es parte de la transformación digital de las organizaciones, en tanto, implica optimizar las actividades de un negocio con la ayuda de las nuevas tecnologías.
Ejemplos de automatización de procesos en Recursos Humanos
Para poder salir un poco de la teoría y entender de forma práctica cómo automatizar procesos en una empresa es clave conocer algunos ejemplos. En este caso, enfocado en Recursos Humanos.
Reclutamiento y selección de personal
Sin dudas, el reclutamiento y selección de personal es uno de los procesos de RR.HH. más importantes. Además, también es uno de los más frecuentes, sobre todo en el caso de las empresas que están creciendo.
Sin embargo, las organizaciones colombianas no están ajenas a un fenómeno que ocurre a escala global: la crisis de talento y las altas tasas de rotación de personal. De hecho, según un estudio realizado por la Federación Colombiana de Gestión Humana (ACRIP) y el Ministerio de Trabajo, el 22% de las empresas del país requiere entre 4 y 6 meses para cubrir vacantes claves.
Frente a este panorama es imprescindible encontrar herramientas que hagan más eficiente este proceso. Precisamente, el software de reclutamiento y selección es una de ellas. En este punto, la automatización puede representar una gran ventaja, ya que agiliza las tareas de RR.HH. y con ello reduce el tiempo destinado a la búsqueda de candidatos y su contratación.
Así, al automatizar este proceso las empresas pueden:
- Publicar las vacantes en diferentes sitios de forma simultánea.
- Crear de forma automática un portal de empleo personalizado.
- Gestionar el ciclo de candidato a trabajador de forma completa a través de un mismo software.
- Identificar a los candidatos ideales de forma rápida y eficaz.
- Crear respuestas automáticas para cada candidato.
Onboarding o inducción
El proceso de incorporar nuevos empleados suele involucrar numerosas tareas y personas. Desde reunir la documentación del nuevo colaborador, gestionar la firma del contrato laboral, darlo de alta en la empresa, entregar las herramientas o equipamiento de trabajo, darle la bienvenida el primer día, entre otras actividades.
Por ello, la automatización del proceso de onboarding puede resultar muy provechosa para las empresas. Ya que permite configurar los flujos de trabajo para que cada nuevo trabajador atraviese todas las etapas del onboarding con una mínima intervención del equipo de talento.
Así, Recursos Humanos se ocupará solo de las tareas que aporten verdadero valor a la experiencia del empleado. Mientras que las gestiones repetitivas se resolverán con la herramienta digital elegida por la empresa.
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Gestión documental
Otro de los casos que sirven de ejemplo de automatización de procesos es la gestión documental. Esta actividad consiste en capturar, almacenar y recuperar todos los documentos que se reciben o se crean en las empresas.
Como es sabido, hoy las organizaciones manejan un gran volumen de información. Todos estos datos llegan a la empresa tanto en formato papel, como electrónico. Son documentos que la compañía necesita para respaldar su contabilidad, el cumplimiento de leyes, registrar sus transacciones o simplemente conservar la información que luego se utiliza para la toma de decisiones.
Por supuesto, organizar todo este volumen de documentos puede ser una tarea compleja para cualquier empresa. Por ello, una solución que cada vez más compañías están utilizando es el software gestor de documentos que se encarga de controlar y organizar los documentos de toda la empresa.
Esta solución automatizada aumenta la seguridad de la información, al respaldar los documentos y mantenerlos siempre seguros en una plataforma. También facilita el trabajo del personal, ya que la información está mejor organizada y los trabajadores pueden acceder fácilmente a la documentación. Lo que a su vez ayuda a ahorrar tiempo. Finalmente, digitalizar este proceso permite compartir mucho más fácil cada documento.
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Control horario
Otro ejemplo de automatización de procesos en RR.HH. podemos verlo en el control horario. En principio, sobre esta gestión debemos decir que para las empresas colombianas sigue siendo un asunto importante, ya sea que se trabaje a distancia o de forma presencial.
Si bien con el auge del trabajo remoto el control horario cobró más relevancia que nunca, llevar un registro del cumplimiento de la jornada laboral de tus trabajadores es fundamental para liquidar de forma adecuada el tiempo de trabajo de los empleados y cumplir con lo que dicta la ley.
Hoy existen muchos recursos para llevar a cabo esta gestión de forma automatizada. Una de las herramientas más utilizadas en este sentido es el reloj checador digital. Entre otras cosas, permite:
- Comparar y especificar a tus trabajadores sus horas reales y previstas.
- Revisar qué trabajadores están cumpliendo con su horario.
- Ver las ausencias y vacaciones de tus empleados.
- Seleccionar un sistema de registro de asistencia para cada trabajador.
- Añadir comentarios a los turnos de tus colaboradores.
- Pagar las horas extra de forma sencilla.
- Facilitar a los empleados el fichaje.
Control de asistencias, faltas o vacaciones
Otro de los procesos que puedes automatizar en el departamento de Recursos Humanos es el control de asistencias, faltas y vacaciones. ¿Cómo funciona esta clase de solución? Se trata de agilizar los permisos que otorgas a tu personal, dándole más autonomía a los colaboradores.
Para ello, el software de recursos humanos te permite:
- Automatizar las solicitudes de días libres, ausencias o vacaciones de tus empleados.
- Mantener la información siempre disponible y actualizada en un mismo lugar.
- Acceder a un cuadro de días totales, usados y disponibles para poder gestionar adecuadamente estas ausencias.
- Aprobar o rechazar las faltas de los colaboradores.
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Gestión de nóminas
Hasta aquí podemos ver que Recursos Humanos es una de las áreas que más provecho puede sacar a la automatización de procesos. En el caso de la gestión de nóminas en Colombia hay muchas tareas involucradas. Desde los cálculos correspondientes a los descuentos por salud, pensión, impuestos, pasando por la inclusión de horas extras, hasta la liquidación de prestaciones sociales o de aportes parafiscales, entre otros.
Gracias a un software de nóminas puedes cumplir con todos estos parámetros y con lo que exige la legislación colombiana. Al tiempo que reduces errores humanos y puedes agilizar la gestión de este proceso.
En lugar de procesar a mano todas estas tareas, automatizar las nóminas en tu empresa puede ofrecer: cálculos precisos, mantener los registros de la nómina para cumplir con las leyes y asegurar que los empleados sean remunerados en tiempo y forma.
Ten presente que esta gestión es uno de los procesos más complejos e importantes de los departamentos de Recursos Humanos. Al automatizarlo mediante un software de nóminas como el de Factorial puedes recopilar la información de cada empleado de forma automática y cualquier modificación o incidencia se reflejará de forma inmediata en este documento.
Gestión de proyectos
Para que una compañía avance hacia sus objetivos se realizan numerosas gestiones, entre ellas, la ejecución de proyectos. Pero ¿cómo saber qué hace cada empleado y cuál es su nivel de progreso en cada tarea? La gestión de proyectos es un ejemplo de automatización de procesos.
Al digitalizar los flujos de trabajo puedes saber quiénes son los responsables de las tareas, cuándo deben realizarla y en qué medida han progresado para completarlas. Una vez que terminen, el sistema puede notificar de forma automática al equipo o responsable del siguiente flujo de trabajo para que pueda avanzar con este.
Asimismo, los líderes de cada área o incluso gerentes pueden tener una visión detallada y completa de qué está haciendo el personal y cómo lo está haciendo. Así, en caso de que uno de los colaboradores se retrase o no concluya su tarea, cada jefe puede tomar acción para resolverlo de forma inmediata.
Esto es algo que puede aplicarse a cualquier departamento, incluyendo a Recursos Humanos.
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Evaluación de desempeño
Para terminar, otro ejemplo de automatización de procesos en RR.HH. puede darse en la evaluación de desempeño. Una de las tareas clave del departamento de talento consiste en evaluar el rendimiento y el progreso que van logrando los empleados a través del tiempo.
Para poder ejecutar esta tarea de manera ágil puedes utilizar herramientas digitales que te permitan realizar encuestas y evaluaciones de forma rápida. Al mismo tiempo, estas pueden brindar datos concretos para poder analizar la información y hacer las mejoras necesarias.
Se pueden crear evaluaciones de desempeño anónimas o con identificación precisa de cada empleado y evaluador. También pueden ser obligatorias o voluntarias y de distintos tipos: texto, numéricas, de clasificación y de opción múltiple.
Lo interesante es que puedes crear grupos dinámicos para incluir a personas de toda la empresa o seleccionar a miembros de un determinado equipo automáticamente. También cada vez que se añada un nuevo empleado este se sumará a las evaluaciones de forma automática.
Por otro lado, es posible enviar notificaciones automáticas a los colaboradores que no completaron alguna evaluación.
Y, sumado a todo lo anterior, puedes hacer seguimiento en tiempo real de las respuestas de cada empleado y del estado de cada evaluación realizada por los managers.
¿Cómo automatizar procesos en una empresa?
El punto de partida para entender cómo automatizar procesos en una empresa es revisar qué tareas realiza la organización y cuáles de ellas se pueden automatizar. En la mayoría de los casos, las compañías optan por comenzar poco a poco, incorporando un software o herramienta que les permita automatizar algunas tareas.
De todas formas, esto es opcional, puedes ir poco a poco o digitalizar por completo ciertas áreas de tu compañía. A continuación, te compartimos algunos pasos esenciales para automatizar procesos en tu empresa:
Investigar cuáles son los cuellos de botella en tu empresa
Aunque esto pueda parecer muy obvio, investigar es fundamental para resolver los cuellos de botella en las empresas. Puede ser que tu compañía tenga dificultades para gestionar los grandes volúmenes de datos y documentos que se generan y reciben día a día. Entonces, al saber esto, podrías incorporar una herramienta que te ayude a reducir la carga de trabajo manual y automatizar el registro y almacenamiento de la información.
Pero, para llegar a este punto primero debes saber qué es lo que pasa en tu organización. Por eso, recomendamos comenzar por indagar para entender dónde están los problemas. Sobre todo, teniendo en cuenta que la automatización de procesos está pensada, principalmente, para reducir o simplificar las tareas repetitivas y rutinarias.
Identificar las tareas que se van a automatizar
¿Para qué sirve la etapa de investigación? Para que puedas determinar con claridad qué problemas o cuellos de botella tienes. A partir de ahí puedes establecer prioridades y, con base en ello, definir qué tareas necesitas automatizar para reducir esos problemas.
Supongamos que encuentras un cuello de botella en el proceso de reclutamiento y selección. Una vez que realizas la descripción de puestos y creas la oferta, pierdes demasiado tiempo publicándola en portales de empleo, redes sociales y demás sitios.
Sumado a ello, cuando recibes los curriculums de los candidatos te toma varios días revisarlos, porque tienes un equipo de RR.HH. pequeño y quieres darle la atención que merece a cada CV.
Ahí están identificados los principales problemas. Lo que también da claridad sobre qué tareas se deben automatizar. Al hacerlo, podrías reducir la intervención humana en estas gestiones rutinarias y asegurarte de que aun así el proceso de reclutamiento y selección se lleva a cabo en las mejores condiciones. Finalmente, tendrías que definir la solución a implementar, en este ejemplo sería un software ATS.
Implementar las herramientas que elijas
Si tienes el problema identificado y las tareas que quieres automatizar, ahora solo debes buscar las herramientas adecuadas para solucionarlo. En el ejemplo anterior mencionamos el software ATS para el reclutamiento y selección, pero podría haber sido cualquier otra herramienta.
Lo importante es que el software o tecnología que elijas te permita resolver específicamente el cuello de botella que identificaste al hacer un diagnóstico de la situación actual de tu empresa. Y una vez elegida una herramienta la debes implementar para ver cómo funciona.
Para ello es importante analizar cómo es el día a día de las personas involucradas en el proceso que quieres automatizar. Ya que la implementación de una nueva herramienta muchas veces representa cambios en esa rutina.
En este sentido, puede ser muy útil ir poco a poco y mantener al tanto al equipo, para que se familiarice con la herramienta incluso antes de comenzar a usarla para trabajar. También puedes impartir formaciones o capacitaciones relacionadas al uso e implementación del nuevo software o sistema.
Medir los resultados
Finalmente, para poder determinar si la herramienta elegida ha sido un éxito es clave no desentenderse del asunto. Por el contrario, es necesario hacer una supervisión continua de los resultados que brinda la tecnología implementada.
Esto implica conocer:
- Cómo ha funcionado la herramienta en un periodo determinado.
- Qué problemas se han presentado con respecto a su uso.
- Cómo se siente el equipo sobre esta nueva implementación.
- Qué resultados dio.
En este punto es importante entender que la mayoría de herramientas de automatización con el tiempo van adaptándose a los procesos y a las personas que los ejecutan. Por ello, siempre hay que medir su rendimiento y hacer ajustes para mejorar su eficacia.
¿Cómo automatizar los procesos de Recursos Humanos?
Como vimos hasta aquí la automatización de procesos es una actividad clave dentro de las empresas que intentan alcanzar la transformación digital. Recursos Humanos es una de las áreas que más está aprovechando esta iniciativa.
Esto se debe a que en el departamento de capital humano la automatización de procesos permite liberarse de tareas manuales, repetitivas y que pueden ser propensas a errores. Lo que ayuda a los profesionales del área a centrarse en tareas que generan un mayor impacto en las personas que conforman la empresa.
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