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Normas ISO

Normas ISO: qué son y qué debo saber desde RRHH

Las personas son el principal activo de una organización. Por lo tanto, considerar sus competencias para el puesto que desempeñan y su adecuación a los objetivos que persigue la compañía es de vital importancia. Las Normas ISO son una herramienta clave para orientar a las empresas en esta línea. 

Sin embargo, no siempre queda del todo clara la relación que existe entre estas y los recursos humanos. Por un lado, las normas ISO orientan la organización y gestión de todos los recursos de una empresa. Por el otro, las personas son precisamente uno de los recursos fundamentales. 

Entonces, podríamos decir que comprender qué son las normas ISO desde RRHH es importante para entender cómo pueden contribuir a la gestión del talento en las organizaciones

Pero eso no es todo, lo interesante de este instrumento es que vincula de manera directa a los colaboradores con los resultados que obtiene la empresa. Es decir que las normas ISO pueden ser la herramienta que te ayude a transformar a tu personal en un componente estratégico clave. 

En este artículo vamos a explicarte normas ISO qué son, para qué sirven y cuáles son las más destacadas en RH. 

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¿Qué son las normas ISO?

Hablamos de normas ISO para referirnos a un conjunto de estándares con reconocimiento internacional. Estos han sido creados para ayudar a las empresas a establecer ciertos niveles de homogeneidad en relación con la gestión, desarrollo de productos y prestación de servicios. Se trata, básicamente, de normas orientadas a ordenar la gestión de una empresa en todas sus áreas

Estas normas deben su nombre al Organismo Internacional de Estandarización (ISO), que es también el organismo que las establece. Están compuestas de guías basadas en sistemas y herramientas aplicables en cualquier tipo de organización. Y esto es algo clave a tener en cuenta sobre las Normas ISO. Dado que buscan estandarizar una forma de gestión, pueden utilizarse en cualquier empresa, independientemente de su actividad o sector. 

Fue en 1947 que se creó el Organismo Internacional de Normalización (ISO). Actualmente, cuenta con 91 estados miembros. Estos son representados por organismos nacionales de normalización. En el caso de Colombia es el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). Su principal labor es la reproducción de normas técnicas y la certificación de normas de calidad para empresas. Es decir que si quieres certificar tu compañía en alguna de las Normas ISO vigentes, debes recurrir a este organismo. 

Debemos destacar que con los años se han desarrollado Normas ISO muy importantes para la actividad de las organizaciones. El objetivo principal de todas estas ha sido establecer un sistema de calidad capaz de garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativas de los consumidores.

Por lo tanto, estos estándares se han diversificado en diferentes ramas y hoy tratan aspectos muy diferentes. Entre ellos, se destacan: la calidad, el medio ambiente y energía, los riesgos y seguridad y la responsabilidad social

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¿Para qué sirven las normas ISO?

Las normas ISO se crearon con un claro objetivo. En principio, orientar a las organizaciones para que estas puedan coordinar, simplificar y unificar criterios a la hora de llevar a cabo su actividad. Esto con la meta de reducir costos y aumentar su efectividad. Pero también se diseñaron para estandarizar el desarrollo de productos y servicios con una mirada global.

De esta manera, las normas ISO son de vital importancia para:

  • Hacer un uso óptimo de los recursos, con su consiguiente disminución de costos.
  • Reducir errores en los procesos de producción. Con ello se consiguen mejores productos y servicios y, por tanto, se aumenta la eficacia. 
  • Comprender mejor cada proceso mediante documentación específica y detallada donde se recoge esta información. Por ejemplo, a través de manuales de calidad, de procedimientos, instrucciones, etc.

Estas normas proporcionan los estándares que sirven de guía a las organizaciones, tanto para alcanzar, como para mantener los niveles de calidad adecuados en los productos y servicios que ofrecen. Así, ayudan a satisfacer las necesidades de los clientes, que cada vez tienen más exigencias. 

Al mismo tiempo, con estos estándares las empresas pueden implementar los mecanismos necesarios para aumentar los niveles de productividad. Y, por supuesto, todo esto se traduce en una ventaja competitiva que se puede sostener a lo largo del tiempo a través de la mejora continua. 

Normas ISO y recursos humanos 

Las empresas son cada vez más conscientes del valor que aportan las personas al crecimiento de sus negocios. Así, muchas organizaciones entienden que optimizar sus procesos va de la mano de una adecuada gestión de sus recursos humanos. El clima laboral, por ejemplo, influye en la productividad de los trabajadores. Y esto, a su vez, tiene una injerencia directa en los resultados de la empresa.

Así, podemos ver que las normas ISO ayudan a ordenar la gestión del talento, para sacar lo mejor de cada colaborador, mejorar su rendimiento, fomentar climas de trabajo saludables y colaborativos y también optimizar procesos de los que forman parte las personas de tu organización. 

Algunas de las normas ISO destacadas en RRHH son: normas ISO 9000, normas ISO 9001 y normas ISO 14001

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Norma ISO 9000

Las normas ISO 9000 son una serie de estándares relacionados a los sistemas de calidad en las organizaciones. Como es sabido, la calidad es un atributo al que muchas empresas aspiran, pero que no todas pueden alcanzar. Para facilitar la implementación de procesos que se rigen en base a este principio, las compañías pueden certificarse en lo que se conoce como normas ISO 9000.

A comienzos del año 1980, el Organismo Internacional de Normalización designó una serie de comités técnicos para que trabajaran en el desarrollo de normas comunes que fuesen aceptadas de forma universal. El resultado de ese trabajo, que se prolongó durante siete años, fue el compendio de normas ISO 9000. 

La primera de ellas, precisamente, es la norma ISO 9000. Se trata de uno de los estándares más reconocidos en el mundo. Esta norma se centra en la gestión de calidad y, por tanto, contiene las directrices que permiten aumentar la eficiencia de los negocios y garantizar la satisfacción de los clientes. 

ISO 9000 específica la forma en que una organización opera sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Con ello, se pretende aumentar la productividad, reducir los costos y garantizar la calidad de los procesos y productos. Esta norma se puede aplicar en organizaciones de cualquier sector.

Las normas ISO 9000 cubren todo el proceso de producción de las empresas, se ocupan de los requisitos que un sistema de calidad debe cumplir durante todo el ciclo de vida del producto o servicio. Esto, por supuesto, involucra a las personas de la organización, que son, en gran medida, quienes llevan adelante dichos procesos. 

En este sentido, la norma ISO 9001 incorpora un apartado específico destinados a los recursos humanos en la empresa. De eso te hablaremos a continuación. 

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Norma ISO 9001

Las normas ISO 9001 son una de las más conocidas en el ámbito empresarial. Este es un estándar internacional que incluye los requisitos de una organización, tanto pública como privada, para implantar con éxito un Sistema de Gestión de Calidad (SGC).  

Las empresas que obtienen esta certificación pueden demostrar que satisfacen las exigencias de sus clientes de acuerdo a unos criterios aceptados de forma global. 

¿Qué establece esta norma en relación al talento? En principio, este estándar define los roles y responsabilidades en una organización. De acuerdo con esta norma, para implantar un sistema de gestión de calidad en una empresa, una de las primeras tareas consiste en determinar y proporcionar la cantidad de personal necesario para crearlo. Es decir, designar a los responsables de llevarlo a la práctica. 

De esta manera, una gestión básica a realizar implica crear el organigrama de la empresa. Esto va a permitir organizar a las personas a través de la definición de los distintos puestos de trabajo. 

De acuerdo con la norma, se debe determinar la formación, experiencia y competencias requeridas para cada puesto de trabajo

En este sentido, una de las tareas consiste en reflexionar sobre cuáles son los conocimientos que necesitan las personas para afrontar las necesidades de la organización  y las tendencias cambiantes. En función de ello, también se deberá estudiar la mejor forma de adquirir estos conocimientos en la organización, estableciendo para ello un plan de formación basado en fuentes internas y externas.

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La importancia de las competencias 

Algo que cobra especial relevancia en el caso de la ISO 9001 es la competencia de los trabajadores. El punto de partida es que el talento debe ser competente para realizar las labores que estén bajo su responsabilidad

La competencia de cada trabajador se basa en la educación, formación y experiencia obtenida a lo largo de su trayectoria. De este modo, en los procesos de reclutamiento y selección se tendrá que indagar en el perfil de cada candidato para poder disponer de esta información y compararla con las necesidades de cada puesto de trabajo. 

Esto también se debe aplicar con el personal actual. El objetivo es detectar las deficiencias y poder resolverlas mediante un plan de formación continua

Estas medidas pretenden fomentar el desarrollo de competencias en el talento, como una forma de garantizar la calidad en cada uno de los procesos de la organización. 

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Toma de conciencia 

La norma ISO 9001 también establece que las organizaciones deben asegurarse de que las personas que realizan el trabajo tomen conciencia de:

  • La política de calidad de la empresa. 
  • Los objetivos de calidad que se persiguen. 
  • Su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad. En este último punto debe quedar claro cuáles son los beneficios que obtiene el talento ante la mejora de su desempeño. Así como también se deben especificar las consecuencias de no cumplir los requisitos de dicho sistema. 

Esto permite a los trabajadores comprender el impacto que tienen sus contribuciones a los resultados de la empresa. Lo que puede ayudar a aumentar su nivel de compromiso con la empresa y con ello, su productividad. 

En muchas organizaciones se implementan sistemas de reconocimiento e incentivo, como una manera de motivar al equipo al logro de los objetivos. Lo importante es involucrar al talento en el sistema de calidad de la empresa y con ello, mejorar su implementación. 

Una forma de medir el rendimiento de los trabajadores en el alcance de las metas propuestas es la evaluación del desempeño. 

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Infraestructura y ambiente laboral 

Otro punto importante que establece la norma ISO 9001 se relaciona a la infraestructura y ambiente en el que desarrolla su labor el talento. 

Por  un lado, la empresa debe proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos. Esto implica proveer al personal de un espacio de trabajo y servicios asociados; equipos, incluyendo hardware y software; y tecnologías de la información y la comunicación.

Por otra parte, como hemos mencionado antes, el ambiente en el que los colaboradores realizan sus tareas influye también en su rendimiento. La empresa debe proporcionar y mantener el ambiente adecuado para llevar a cabo sus procesos. De acuerdo con la norma, un ambiente propicio puede ser una combinación de factores humanos y físicos con las siguientes características:

  • Sociales. Ambiente de no discriminación y libre de conflictos. 
  • Psicológicos. Espacios de trabajo donde se cuide la salud mental de los colaboradores y se arbitren los medios para prevenir el síndrome de agotamiento. 
  • Físicos. Ambiente donde se cuide la temperatura, iluminación, circulación del aire, higiene y ruido. 

Norma ISO 14001 

El cuidado del medio ambiente está ganando cada vez más fuerza a los ojos del mundo. Cada vez son más las personas que deciden abandonar marcas por no hacer un uso sustentable de sus recursos. Del mismo modo, cada vez más trabajadores eligen en qué empresas trabajar en función de esta característica. Las nuevas generaciones priorizan desarrollarse laboralmente en organizaciones que adopten medidas de sustentabilidad en sus procesos

Por ello, cobran especial importancia las normas de gestión ambiental ISO 14000. Estas sugieren a las empresas una serie de procedimientos que les permitan asegurar el cuidado ambiental al desarrollar sus productos y servicios. 

ISO 14000 es el nombre genérico del conjunto de normas ambientales de la Organización Mundial para la Estandarización. Mientras que las normas ISO 14001 son la especificación para la implementación de un sistema de gestión ambiental.

Esta norma se refiere a la parte del sistema global de gestión de una empresa que incluye las responsabilidades, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar y mantener la política ambiental. 

Así, las compañías pueden seguir los procedimientos sugeridos por esta norma de gestión ambiental y se pueden beneficiar disminuyendo costos, mejorando la eficiencia y reduciendo el impacto ambiental de su actividad. 

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¿Por qué las normas ISO son una ventaja competitiva?

En la actualidad, las empresas están inmersas en un contexto de grandes turbulencias. Continuamente deben afrontar grandes cambios en todos los frentes. Esto las lleva a mantenerse actualizadas y aspirar a ofrecer la máxima calidad en sus productos. Es, lisa y llanamente, una táctica de supervivencia en un mercado tan complejo como el actual. 

En este contexto, las normas ISO, que son de aplicación voluntaria, se transforman ya no en una opción más a considerar. Sino en un objetivo a conseguir para poder garantizar la mayor calidad a sus clientes. 

Sumado a  ello, la obtención de estas certificaciones se convierte en un sello de calidad. Esto permite a las empresas mejorar su imagen de cara a todas las personas que les interesa atraer. Esto es, sus clientes, pero también el talento. De esta forma, las normas ISO, sitúan a las compañías en una situación de ventaja frente a la competencia directa. 

Tenemos que considerar que las personas tienen más información que nunca. Internet posibilita que cualquiera pueda investigar a una empresa y conocer sus productos, servicios y también su reputación. Con todo ello se va construyendo la opinión de cada individuo sobre una marca. 

De ahí que para las empresas sea tan relevante poder dar el mensaje adecuado a quienes están del otro lado. Obtener las normas ISO es la manera que muchas compañías encuentran de demostrar que sus procesos, productos y servicios cumplen los más altos estándares de calidad. 

Así, las normas ISO se transforman en una ventaja competitiva para las organizaciones que buscan destacarse en un mercado saturado

Recuerda que en Colombia puedes certificarte en las normas ISO a través del Instituto ICONTEC. 

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