En Colombia no existe disposición legal que regule los medios de control y registro de tiempos de trabajo que puede utilizar el empleador. Esto le da la potestad de implementar las herramientas que estime convenientes para hacer un seguimiento del tiempo trabajado por sus colaboradores, en tanto, sus facultades de dirección se lo permiten.
Por ello, el desafío para las empresas es encontrar los métodos más efectivos para saber cómo llevar un registro preciso del tiempo de trabajo. Atentos a ese objetivo, desde Factorial hoy vamos a explicarte cuáles son las alternativas disponibles y por qué llevar un registro de tiempos de trabajo es tan importante. ¡Comencemos!
Tabla de contenidos
¿Qué es el registro de tiempos de trabajo?
Registro de tiempos de trabajo o control horario son diferentes formas de nombrar a una práctica en las empresas que, básicamente, consiste en darle seguimiento detallado a la hora de entrada y de salida de los empleados y sus descansos o pausas.
Lo que se intenta registrar con esta clase de proceso es el tiempo efectivo de trabajo. Es decir, todas las horas que el empleado se encuentra a disposición de la empresa para cumplir con sus funciones. Esto aplica tanto a las labores que el personal realiza de forma presencial en la compañía, como aquellas que ejecuta de forma remota.
Aunque el registro de tiempos de trabajo pueda parecer algo nuevo, en realidad, las empresas utilizan este sistema desde hace muchos años. Podemos decir que hoy esta práctica se ha modernizado.
Antes, los colaboradores fichaban al entrar y salir del puesto con tarjetas o fichas de papel a las que se les hacía un agujero para indicar que efectivamente el empleado se había presentado a trabajar. También otra opción solía ser apuntar manualmente el ingreso y la salida en una planilla en papel, donde el colaborador firmaba.
Sin embargo, poco a poco estos métodos están cada vez más en desuso debido a que pueden conducir a errores humanos, son más fáciles de falsificar y su control lleva mucho más tiempo.
¿Qué otras alternativas existen hoy? Entre las más utilizadas están las planillas en Excel, pero también hay otras opciones, como por ejemplo, utilizar un software de control horario que te ayude a automatizar esta gestión de RR.HH. y ahorrar mucho tiempo.
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¿Qué dice el Código Sustantivo del Trabajo sobre el control horario?
Aunque más adelante veremos cómo llevar un control de horas trabajadas en Excel con un ejemplo, debemos hablar de lo que se establece en el Código Sustantivo del Trabajo (CST) al respecto del registro de tiempos de trabajo.
Según la ley, cada empresa que cuente con cinco o más trabajadores debe llevar un registro diario del tiempo de trabajo de cada empleado. Así lo determina el artículo 41 del CST: “Los empleadores que mantengan a su servicio 5 o más trabajadores, y que no hubieren celebrado contrato escrito o no hubieren expedido el carnet, deben llevar un registro de ingreso de trabajadores, firmado por las dos partes”.
Claramente, este registro no se enfoca tanto en el control horario, sino en crear un documento donde se constate que el empleado se presentó a trabajar. Por ello, en este la ley determina que deben consignarse los siguientes puntos:
- Especificación del trabajo y el sitio en donde se realiza.
- Cuantía y forma de la remuneración.
- Duración del contrato laboral.
- Además, se le debe expedir una copia de este registro a los trabajadores que lo soliciten.
Por otro lado, en el Reglamento interno de trabajo se deben especificar:
- Las horas de entrada y salida de los trabajadores.
- Horas en que empieza y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos.
- Tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada.
- Información sobre la autorización, reconocimiento y pago de las horas extras y el recargo nocturno.
Si bien en este punto no se detalla la necesidad de usar un sistema de control horario, podemos ver con claridad porqué llevar un registro de tiempos de trabajo es clave en las empresas. En tanto, permite darle cumplimiento a normas vinculadas al control de la jornada de trabajo de los empleados.
¿Cómo llevar un registro preciso del tiempo de trabajo?
En principio, para saber cómo llevar un registro preciso del tiempo de trabajo debes enfocarte en 3 actividades clave:
- Elegir un método para registrar el tiempo efectivo de trabajo.
- Requerir que los empleados registren las horas laboradas en el sistema que utilice la empresa.
- Registrar también el tiempo de descanso.
Como puedes ver, todo dependerá del método elegido, pero, en gran medida, estos son los 3 pasos clave para implementar el control horario en las organizaciones. Ahora veremos qué métodos existen para hacerlo.
Planilla de horas en papel
Podríamos decir que este es el método tradicional, aquel que cada vez se usa menos, pero que aun en ciertas empresas continúa vigente. Se trata del uso de planillas de horas en papel. Estas cuentan con campos a completar predefinidos para que los empleados ingresen su tiempo y luego lo entreguen, ya sea de forma diaria, semanal, quincenal o mensual.
Más allá del periodo en el que se centren, los empleados deben utilizar estos documentos en papel para ingresar los siguientes datos:
- Hora de inicio de su jornada.
- Pausas o descansos.
- Hora de salida.
- Trabajo suplementario.
Luego de completarlas, los trabajadores deben entregar estas planillas de horas al responsable de Recursos Humanos que corresponda, para que éste las apruebe y eso se vea reflejado en la nómina.
Claro que este sistema ya se considera obsoleto, dado que requiere mucho papeleo. Además, es más fácil que estos documentos se extravíen o se estropeen y almacenarlos requiere contar con un espacio físico para hacerlo.
Planilla de control horario en Excel
Otra de las opciones, quizás una de las más utilizadas en las empresas, son las planillas de control horario en Excel. Al igual que en el punto anterior, la compañía debe darle acceso a los trabajadores a este documento para que las completen. Los empleados necesitan:
- Añadir su información básica.
- Agregar las horas que han pasado trabajando en un Excel con fórmulas. Es decir, al igual que en el punto anterior, el trabajador debe detallar la hora de entrada y de salida e incluso los descansos, para que estos se tengan en cuenta en el cálculo total.
- Finalmente, si se utilizan fórmulas en estas planillas los totales diarios y semanales se calculan automáticamente.
Después, los colaboradores envían sus planillas de Excel completas a los supervisores para su aprobación y aquellas que son aprobadas se remiten luego a quienes estén encargados de elaborar la nómina.
La ventaja de este método es que las empresas y los empleados suelen estar familiarizados con la creación de planillas de cálculo y el uso de fórmulas que son lo suficientemente fáciles de replicar para cualquiera. Además, en caso de necesitar agregar otros parámetros para calcular el tiempo efectivo de trabajo se pueden configurar otras fórmulas adicionales.
Por otra parte, si bien es un sistema muy utilizado, lo cierto es que los empleados solo pueden agregar datos de forma manual. Por lo que es muy frecuente que olviden el tiempo exacto que pasaron laborando.
Asimismo, como cada empleado envía su planilla de Excel por separado para su aprobación, quien se encarga de supervisar el registro de tiempos de trabajo en la empresa le tiene que dedicar varias horas de su jornada a esta revisión. Además, lleva tiempo crear, completar y aprobar estos documentos.
Lector de tarjetas
Otro de los sistemas de registro de tiempos de trabajo es el lector de tarjetas. Es un método seguro para que la entrada y salida de las personas que trabajan en una empresa quede totalmente registrada. Estas tarjetas personalizadas están asociadas a una sola persona, por lo que es un sistema muy preciso para identificar al trabajador cuando ingresa y sale de la empresa.
El problema con este sistema es que las tarjetas se pueden extraviar o incluso deteriorar con el paso del tiempo, lo que implica un recambio y la espera correspondiente. Por lo demás, es un sistema práctico que no requiere tanta infraestructura y que también se utiliza con regularidad en ciertas empresas, aunque son exclusivas del trabajo presencial.
Sistema biométrico
Un sistema biométrico es una herramienta de seguridad que permite controlar el acceso a un espacio mediante la identificación de las características físicas de una persona. Algunos ejemplos pueden ser el registro a través de huella dactilar, control del iris y la retina, reconocimiento facial, entre otras opciones.
Sin duda, la mayor ventaja de este método es que ofrece amplia seguridad, puesto que las personas poseen características biológicas únicas e intransferibles. Esto permite que nadie acceda a un determinado lugar sin tener autorización, pero además, que nadie se haga pasar por otro trabajador para fichar en su nombre. Algo que sí podría pasar con el lector de tarjetas, por ejemplo.
Los trabajadores deben ser reconocidos sí o sí por el sistema para poder ingresar a la empresa y, de esta forma, registran sus entradas y salidas. Por consiguiente, también registran su tiempo de trabajo.
La ventaja más evidente de este sistema es su alto nivel de seguridad, pero también debemos destacar que es uno de los métodos más ágiles y, por lo tanto, optimiza el proceso de registro de tiempos de trabajo. Claro que requiere de cierta infraestructura, pero lo bueno de ello es que hay soluciones digitales que incluyen este tipo de recurso, tal es el caso del software de Recursos Humanos de Factorial.
Con esta solución puedes hacer que tus empleados tengan que ser reconocidos por nuestro sistema para entrar y salir del trabajo y con ello registrar su tiempo laborando dentro de la empresa.
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Sistema de control horario en la nube
Finalmente, otra alternativa para saber cómo llevar un registro preciso del tiempo de trabajo es el sistema de control horario en la nube. Esta es la opción más avanzada, en tanto, implica automatizar prácticamente por completo esta gestión.
Imagina esto: apenas comienza su jornada laboral el trabajador ingresa al sistema, le da clic a Entrada y el reloj comienza a correr. Cuando se tome un descanso será tan simple como volver a apretar otro botón, el reloj se detendrá hasta que retome el trabajo y haga clic nuevamente en la opción que corresponda.
El sistema calcula automáticamente los totales diarios, semanales, mensuales y anuales, así como los tiempos de trabajo para períodos personalizados. Para los managers de RR.HH. es muy fácil controlarlo, porque se puede revisar diariamente el registro de asistencia de los empleados y aprobar o rechazar sus tiempos de manera sencilla.
Al ser un método completamente automatizado permite aumentar la agilidad de la tarea de revisión y aprobación de horas, lo que reduce el tiempo dedicado por Recursos Humanos a esta gestión.
La herramienta de Factorial te ofrece las siguientes ventajas adicionales:
- Ver las ausencias y vacaciones de los trabajadores.
- Añadir comentarios a los turnos de los colaboradores.
- Configurar descansos automáticos en caso de ser necesario.
- Los empleados podrán asignar etiquetas para identificar en qué tareas trabajaron en las distintas franjas horarias de su jornada laboral.
- También podrán acceder online a través de cualquier dispositivo, ya sea utilizando la app de Factorial, mediante un código QR o, como vimos antes, con reconocimiento facial.
Cómo llevar un control de horas trabajadas en Excel (ejemplo)
Lo prometido es deuda, vamos a ver un ejemplo de cómo llevar un control de horas trabajadas en Excel:
- Agregar las etiquetas de información básica como “Nombre”, “Período de tiempo”, “Departamento de la empresa” y “Gerente”.
- Añadir las etiquetas relacionadas al tiempo de trabajo como “Fecha”, “Día de la semana”, “Horas de trabajo”, “Descanso” y “Total”.
- Incorporar una fórmula para el “Total”. Escribir =SUM (aquí irían las celdas que se quieran sumar, por ejemplo C2+E2).
- Expandir la fórmula anterior a las celdas restantes para replicar esto durante toda una semana. Para ello, debes seleccionar la celda del “Total” y arrastrar hacia abajo el signo más exterior ubicado a la derecha de la celda hasta completar los 5 días de la semana.
Puedes ver cómo quedaría en la siguiente imagen:
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¿Por qué llevar un registro de tiempos de trabajo?
Ahora que sabes en detalle cómo llevar un registro preciso del tiempo de trabajo solo resta contarte por qué es tan importante hacerlo. Como vimos antes, en ciertas ocasiones lo exige la ley y siempre es una forma de darle mayor seguridad y garantía a los trabajadores sobre las horas que efectivamente trabajan y el impacto real que esto tiene en su nómina.
Así, la primera razón por la que deberías llevar este registro es por los empleados, para poder brindarles datos certeros sobre su tiempo de trabajo y la tranquilidad de que todas las horas que destinen a su trabajo en la empresa están siendo contempladas en su remuneración. Esta es una muestra de transparencia y permite aumentar la confianza que los trabajadores tienen en su empleador.
Otro punto clave para considerar llevar un registro de tiempos de trabajo es el hecho de asegurarte de que los empleados no se sobrecarguen. Por ejemplo, gracias a este control RR.HH. podría descubrir que un trabajador hizo demasiadas horas extra en un determinado periodo, lo que puede ayudar a analizar porqué ocurrió esto y tratar de corregirlo.
De esta forma, el control del tiempo de trabajo es una manera de cuidar al talento de tu empresa y garantizar el descanso adecuado para cada colaborador y evitar así cuadros de estrés y agotamiento por trabajar en exceso.
De lo anterior se desprenden otros beneficios igual de valiosos tales como, fomentar el balance vida personal-vida laboral, contribuir al bienestar de tu equipo y, con ello, aumentar su productividad, lo que redunda en mejores resultados para la compañía.
Reducción de la jornada laboral y control horario
Si hablamos de razones claves por las que debes implementar el registro de tiempos de trabajo en tu empresa tenemos que mencionar lo obvio y es que te protege legalmente ante cualquier tipo de controversia en relación a la jornada laboral de los trabajadores. Teniendo en cuenta que en Colombia se aprobó su reducción es clave llevar a cabo este registro.
Actualmente, el artículo 161 del CST establece: “La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de 42 horas a la semana, que podrán ser distribuidas, de común acuerdo, entre empleador y trabajador, en 5 o 6 días a la semana, garantizando siempre el día de descanso”.
Pero lo cierto es que esto es parte de la reforma laboral aprobada a través de la Ley 2101 de 2021, donde se ordenó la reducción progresiva de la jornada de trabajo semanal de 48 a 42 horas durante los siguientes años:
- A partir del 15 de julio de este año se pasará de trabajar 48 horas a la semana a 47.
- En 2024 se pasará a 46.
- Durante 2025 a 44.
- En 2026 se llegará a las 42 horas semanales que propone la norma.
Para llevar a cabo este cambio las empresas necesitan tener un sólido control horario en el presente. Por ello, este es el mejor momento para comenzar a implementar el registro de tiempos de trabajo en las compañías colombianas. ¡Hazlo con las soluciones de Factorial!
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