Retención en la fuente: Guía práctica para tu empresa

¿Sabes qué es la retención en la fuente? Este es un mecanismo a través del cual el Estado recauda anticipadamente el pago correspondiente a ciertos impuestos. 

Más allá de su definición, como empleador debes saber cómo es el procedimiento para cumplir con las obligaciones tributarias que surgen de las relaciones laborales y los contratos de trabajo celebrados en tu empresa. 

Hay muchas variables involucradas en la retención en la fuente por salario. Por ello, hoy vamos a ir poco a poco explicando los principales aspectos de esta responsabilidad dentro de las organizaciones. 

¿Qué es la retención en la fuente? 

Lo primero que debemos dejar en claro es la definición de retención en la fuente. Básicamente, este es un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto. Con dicho procedimiento el Estado logra recaudar las cargas tributarias en el momento mismo en que ocurren. De ahí que se denomine “en la fuente”, dado que se produce en el instante en que sucede el hecho que genera el impuesto. 

Por ejemplo, en el caso de retención en la fuente por salario este mecanismo debe realizarse al momento de crear la nómina de cada trabajador. Tal es así que se debe efectuar todos los meses o quincenas, dependiendo el periodo de pago utilizado en la empresa.

En el caso de la retención en la fuente por servicios ocurre lo mismo. Una vez que la empresa va a pagar por estos, debe hacer la retención del impuesto correspondiente. 

Con ello, el Estado logra recaudar de forma gradual ciertos impuestos, precisamente en el mismo ejercicio en el que se causen. Esto está detallado en el artículo 367 del Estatuto Tributario Nacional, donde se indica: “La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause”.

Para los empleadores esto significa, en principio, que al elaborar la nómina de sus trabajadores deben efectuar la retención en la fuente por salario. Sin embargo, hay otras obligaciones vinculadas a este procedimiento que veremos más adelante. 

Lo importante es que la retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de pago anticipado y los empleadores son uno de los agentes de retención que establece la ley. A continuación, te explicamos cuáles son todos los elementos que intervienen en este procedimiento.

¿Cuáles son los elementos de la retención en la fuente?

Como anticipamos antes, para entender qué es la retención en la fuente es importante conocer qué elementos forman parte de este procedimiento. 

1. Agente de retención: este es el sujeto responsable de efectuar la retención en la fuente. Se trata de una persona natural o jurídica autorizada por la ley para efectuar la percepción del tributo correspondiente. Dentro de este grupo encontramos a los empleadores, quienes tienen la obligación de efectuar la retención en la fuente por salario. 
2. Sujeto pasivo: aquí hablamos de la persona a la que se le practica la retención en la fuente. Es decir, el sujeto en el cual recae la obligación de pagar el impuesto. Pero, en este caso, es pasivo porque no paga de forma directa el tributo, sino que el agente retenedor efectuará la retención por él. 
3. Hecho generador: esto se refiere a la actividad que se encuentra alcanzada por la retención. En este artículo nos estamos centrando en la actividad laboral. 
4. Base de retención en la fuente: se trata del valor o monto sujeto a retención. Los empleadores utilizan como base gravable el salario de los colaboradores. 
5. Tarifa de retención: este es el porcentaje de retención en la fuente que se aplica a la base gravable definida por la ley. Se trata de uno de los elementos clave en este procedimiento, dado que con este se determina el monto de la retención y, por tanto, el valor del impuesto a pagar. 
6. Pago o abono en cuenta: hace referencia a la fecha en la que debe contabilizarse la retención en la fuente.

¿Cómo se determina la base de retención en la fuente por salario?

Uno de los aspectos más importantes para llevar adelante este procedimiento como empleador es entender cómo se determina la base de retención en la fuente. Para ello debemos revisar lo que establece el artículo 26 del Estatuto Tributario Nacional. 

Allí se indica que la base de retención es: “La suma de todos los ingresos ordinarios y extraordinarios realizados en el año o período gravable, que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, y que no hayan sido expresamente exceptuados”. 

Además, en el mismo artículo del estatuto se indica que deben restarse las devoluciones, rebajas y descuentos para poder obtener los ingresos netos. 

Bajo estos términos, todo pago laboral debe incluirse en la base de retención en la fuente por salario. Es decir que, dentro de la base hay que incluir:

• Salario. 
• Horas extras. 
• Recargos nocturnos. 
• Dominicales.
• Festivos.
• Pagos en especie.
• Bonificaciones.
• Comisiones.
• Otras remuneraciones que perciba el trabajador.

Otro punto a tener en cuenta sobre esto es que dentro de la base de retención en la fuente se deben incluir los pagos no constitutivos de salario que hayan sido pactados en el contrato laboral. Ya que si bien este es un acuerdo entre el empleador y el trabajador, no afecta la naturaleza gravada del ingreso.

Los pagos que sí se exceptúan de la base de retención son aquellos que el trabajador recibe en calidad de reembolsos de gastos en los que haya incurrido para realizar su trabajo. 

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¿Qué son los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional?

Una vez que se tiene la base de retención en la fuente es momento de restar todos los pagos que la ley considera como rentas exentas o ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional. 

La premisa principal para validar esto es el el artículo 26 del Estatuto Tributario. Allí se determina que un ingreso tributario es aquel que es capaz de incrementar el patrimonio del contribuyente.  

En el caso de los empleados, los pagos que no constituyen ingresos tributarios y, por tanto, no son constitutivos de renta ni ganancia ocasional son:

• Pagos por reembolso de gastos del trabajador como manutención, alojamiento y transporte.
• Aportes obligatorios a salud que realice el trabajador.
• Pagos en concepto de aportes obligatorios a pensión que realice el trabajador o su empleador. Así como los aportes voluntarios a pensión que se realicen en los fondos privados por parte de los afiliados al régimen de ahorro individual.

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¿Cuáles son las deducciones que se deben realizar sobre la base de retención en la fuente?

Otro de los criterios a tener en cuenta al momento de gestionar las nóminas de tus empleados y llevar adelante este proceso impositivo son las deducciones a realizar sobre la base sujeta a retención. En este punto, hay varios conceptos a deducir. 

Los primeros de ellos se refieren a las deducciones presentes en el artículo 387 del Estatuto Tributario. Así, encontramos, los pagos correspondientes a:

• Intereses pagados por créditos de vivienda. Ya sea hipotecarios o leasing. habitacional. Esta deducción está limitada a 100 Unidades de Valor Tributario (UVT) mensuales.
• Medicina y seguros de salud en beneficio del trabajador, su cónyuge, sus hijos o dependientes.  Limitados a 16 UVT mensuales.  
• Deducción por dependientes, es decir, aquellas que corresponden por tener hijos a cargo, cónyuge y padres y hermanos que dependan económicamente del trabajador. Estas deducciones se limitan al 10% del total de ingresos brutos laborales y hasta un máximo de 32 UVT mensuales. 

Otro de los conceptos sujetos a deducción son los pagos que corresponden a alimentación, los cuales se rigen por el artículo 387-1 del estatuto. 

Allí se indica: “Los pagos que efectúen los patronos a favor de terceras personas, por concepto de la alimentación del trabajador o su familia, o por concepto del suministro de alimentación para estos en restaurantes, al igual que los pagos por concepto de la compra de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos del trabajador o su familia, son deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el trabajador.

Esto último aplica para salarios de máximo 310 UVT mensuales y la deducción se limita a 41 UVT al mes. 

¿Qué rentas de trabajo están exentas? 

Ahora bien, además de los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y las deducciones, hay otros conceptos que se deben restar de la base de retención en la fuente. Estos son las rentas de trabajo que no están gravadas con el impuesto sobre la renta:

• Indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad.
• Toda indemnización enfocada en la protección a la maternidad, es decir, el pago resarcitorio para los casos en que se despide a una trabajadora en estado de embarazo o estando en licencia de maternidad y se incumpla con el procedimiento establecido por el Código Sustantivo del Trabajo.  
• Lo recibido por gastos de entierro del trabajador.
• Auxilio de cesantía y los intereses sobre cesantías. En este caso, aplica siempre y cuando la prestación social sea recibida por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los últimos 6 meses de relación laboral no exceda de 350 UVT. 
• El 25% del valor total de los pagos laborales del trabajador limitados anualmente a 790 UVT. En este caso, la ley especifica que el cálculo de esta renta exenta se efectuará una vez se reste del valor total de los ingresos laborales recibidos por el empleado, los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las demás rentas exentas. 

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Procedimiento para determinar la base de retención en la fuente 

1. Para determinar la base de retención en la fuente en principio se reunirán todos los pagos directos o indirectos que reciba el colaborador en un determinado periodo, por ejemplo, un mes o una quincena. 
2. Una vez reunido ese total, se descuentan los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las rentas exentas que vimos antes. 
3. Luego, a ese resultado se le resta el 25% de los pagos laborales del trabajador. 
4. Con ello se obtiene la base de retención en la fuente. 

¿Cómo aplicar el porcentaje de retención en la fuente?

Ahora que ya conoces el procedimiento para determinar la base gravable de retención, lo que sigue a continuación es entender cómo aplicar el porcentaje de retención en la fuente. 

Este paso es mucho más sencillo que todo lo anterior, ya que el artículo 383 del Estatuto Tributario contiene las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención en la fuente por salario.

Así, una vez que tengas la base de retención, solo debes revisar en qué rangos de la tabla se encuentra. 

¿Qué salarios están alcanzados por la retención en la fuente?

En las últimas semanas la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) anunció que la UVT aplicable para el año 2023 será de $42.412 pesos. Esto representa un aumento de $4.408 pesos en comparación con la UVT vigente en 2022, que en principio se fijó en $38.004.

El aumento de esta unidad se calcula mediante la variación acumulada del índice de precios al consumidor para ingresos medios. Precisamente, entre el 1 de octubre de 2021 y el 1 de octubre de 2022, la variación fue de 11.60% y esto es lo que explica el nuevo valor de la UVT. 

Ahora bien, ¿qué representa esto para las empresas que deben hacer la retención en la fuente por salario? Básicamente que, a partir de 2023, el cálculo a realizar para entender si aplica o no esta retención sobre los pagos de los trabajadores se debe regir por la nueva UVT que es de $42.412 pesos.

De esta manera, para poder estimar sobre qué salarios aplicar la retención en el periodo de 2023, se debe convertir la UVT a pesos. Para ello, es necesario multiplicar el número de Unidades de Valor Tributario por el importe en pesos que corresponda. Como vimos, sería 95 x $42.412 = $4.029.140.

Por lo tanto, la base sobre la cuál se aplicará retención en la fuente será de $4.029.140. 

¿Qué otras obligaciones tiene el empleador al gestionarla?

Como mencionamos al principio del artículo, el empleador actúa como agente retenedor y, en este rol, debe ser quien retenga el importe adecuado en cada nómina. Esta tarea ya la detallamos en los puntos anteriores. Sin embargo también dijimos antes que hay otras responsabilidades relacionadas a esta gestión. 

Entre ellas podemos distinguir:

• Presentar las declaraciones de la retención en la fuente realizada en el periodo correspondiente. 
• Consignar a la DIAN el monto retenido.
• Pagar los valores retenidos y declarados
• Expedir los certificados a los trabajadores indicando el monto que se retuvo en la nómina. 

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Sin dudas, la retención en la fuente es una gestión que reviste complejidad. No solo por los cálculos que conlleva, sino además por todas las tareas asociadas. Tanto si se ocupa de ello el empleador o el departamento de Recursos Humanos es fundamental contar con alguna herramienta que facilite los cálculos y el resto de tareas administrativas.

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En esta guía práctica sobre la retención en la fuente pudimos ver que la gestión puede ser muy compleja. Sobre todo para las empresas que tienen grandes equipos o están en plena expansión y crecimiento. Porque eso se traduce en la obligación de hacer el cálculo de la retención en una gran cantidad de nóminas. 

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