La prima de servicios es una de las prestaciones sociales más esperadas por la fuerza laboral colombiana. A poco de que termine el año, te damos todos los detalles para que puedas gestionarla de manera correcta en tu empresa.
Con la llegada de diciembre las más de 22.600 millones de personas trabajadoras de Colombia esperan con ansias el pago de la prima de servicios. Esta es una prestación social cuyo monto reciben en dinero y que se constituye como un derecho laboral de obligatorio cumplimiento para los empleadores.
Ahora bien, ¿qué es la prima de servicios según la ley? ¿Cómo calcularla? ¿De qué forma se liquida? y ¿cuándo se debe pagar la prima? En esta guía te damos todos los detalles.
Tabla de contenidos
¿Qué es la prima de servicios?
La prima de servicios es una prestación social que se le debe otorgar a los trabajadores dependientes y que consiste en 30 días de salario por año. O, en su defecto, en proporción al tiempo trabajado por el talento cuando este sea inferior a un año.
De esta forma, por concepto de prima de servicios todo empleador vinculado a un colaborador mediante contrato de trabajo, tiene la obligación de pagarle a este un mes de salario por año. Es importante advertir que este es un pago adicional al que recibe el trabajador todos los meses.
Asimismo, todo empleado tiene derecho a esta prestación social sin importar la duración del contrato. Es decir que no hay trabajadores excluidos de este derecho.
En el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo se especifica: “El empleador está obligado a pagar a su empleado o empleados, la prestación social denominada prima de servicios que corresponderá a 30 días de salario por año”.
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¿Cuándo se debe pagar?
Otra de las cuestiones que detalla el artículo 306 del código del trabajo es cuándo se debe pagar la prima: “la mitad máximo el 30 de junio y la otra mitad a más tardar los primeros veinte días de diciembre”.
¿Por qué la ley establece dos plazos máximos para el pago de esta prestación? Básicamente porque aunque cuando definimos este concepto hablamos de un pago que consiste en 30 días de salario por año, lo cierto es que no especificamos cómo se liquida la prima. Como puedes inferir, se liquida en dos veces:
- Primer período: comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de cada año. El empleador tiene plazo para realizar el pago de esta prestación hasta esta última fecha.
- Segundo período: comprendido entre el 1 de julio y el 30 de diciembre. Este período debe pagarse a más tardar el 20 de diciembre.
Sobre esta última opción, debemos tener en cuenta la naturaleza de esta prestación. Además de operar como una compensación adicional por los servicios que presta el talento en tu empresa, es clave tener en cuenta que también es un dinero extra muy útil para que los trabajadores puedan afrontar los últimos días del año.
De hecho, muchas familias trabajadoras en Colombia esperan la prima de servicios para poder asumir los gastos típicos de las fiestas de Navidad y Año Nuevo.
Por ello es clave poder entregar esta prestación en tiempo y forma. Lo que nos lleva a conocer cómo calcular la prima de servicios. Descúbrelo a continuación.
¿Cómo calcular la prima?
El hecho de que la prima de servicios se pague en dos veces lleva a los departamentos de Recursos Humanos a tener que calcular la prestación en dos momentos del año. De ahí la importancia de conocer en detalle cómo hacer este cálculo y qué fórmulas se utilizan.
En principio, tienes que saber que la liquidación de la prima de servicios se realiza por el semestre laborado. Es decir, 6 meses o 180 días o proporcionalmente al tiempo trabajado.
Entonces, la fórmula para saber cómo calcular la prima de servicios sería:
- Salario x 180 días/360.
Si se trata de un colaborador o colaboradora que no trabajó el semestre completo, la fórmula a aplicar sería:
- Salario x Número de días laborados/360.
Ahora pasamos a ejemplificar distintos casos que se pueden presentar al momento de saber cómo calcular la prima de servicios:
Calcular la prima de servicios si el trabajador laboró el semestre completo
Este es uno de los casos típicos en las empresas y también el más sencillo de calcular. Solo es necesario reunir la información y aplicar la fórmula que compartimos antes. En este caso, el trabajador de nuestro ejemplo percibe un salario mensual de $2.000.000. Esta persona laboró el semestre completo, lo que equivale a 180 días.
El cálculo sería:
- $2.000.000 x 180 / 360 = $1.000.000.
Como vemos, el trabajador debería recibir en este caso $1.000.000 en concepto de prima de servicios. Lo que equivale a la mitad del salario que recibe todos los meses. Teniendo en cuenta que esta prestación se paga en dos veces, el cálculo sería correcto. Ya que la otra mitad debería haberla recibido en junio, en caso de que haya trabajado todo el año en la misma empresa y con el mismo monto de ingresos.
Calcular la prima de servicios proporcional
¿Qué ocurre cuando el trabajador no laboró el semestre completo? En esas circunstancias se debe abonar la prima de servicios proporcional al tiempo trabajado. Antes vimos la fórmula, por lo que solo es necesario reunir la información.
Vamos a seguir trabajando sobre la base de un salario mensual de $2.000.000. Este trabajador comenzó a laborar el 1 de octubre, con lo cual, lleva 3 meses trabajando en la empresa. Lo que hace un total de 90 días. De acuerdo con la legislación colombiana para efectos laborales los meses son de 30 días.
De esta forma, el cálculo sería:
- $2.000.000 x 90 / 360 = $500.000. En este caso, la prima de servicios proporcional sería de $500.000.
Calcular la prima de servicios sobre un salario variable
Otro de los casos que suelen presentarse en las empresas colombianas es la necesidad de saber cómo calcular la prima de servicios cuando el salario del trabajador es variable. Cuando la remuneración de un trabajador no es la misma todos los meses, la base para liquidar esta prestación será el promedio de lo devengado en el semestre en cuestión.
Supongamos que un trabajador contratado en tu empresa percibe una remuneración base de 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Esto en 2022 sería un total de 2.000.000.
Sin embargo, ese colaborador en ocasiones hizo horas extra y tuvo acceso a comisiones y bonos por productividad durante el semestre. Por lo tanto, su salario fue variando en el transcurso de los últimos 6 meses de la siguiente manera:
- Julio $2.000.000
- Agosto $2.145.000
- Septiembre $2.200.000
- Octubre $2.100.000
- Noviembre $2.200.000
- Diciembre $2.045.500
Así, para saber cómo se liquida la prima en este supuesto, primero hay que determinar el promedio y, sobre ese valor, debe calcularse y liquidarse la prestación.
Para sacar el salario promedio se deben sumar primero todos los pagos que el trabajador recibió en el semestre. Luego, el resultado se divide entre 6, lo que te permitirá saber cuál es el salario base sobre el cual debes liquidar la prima de servicios.
- Suma de los salarios de los últimos 6 meses: $12.690.500.
- Salario promedio: $12.690.500 / 6 = $2.115.083.
Así, sobre la base de $2.115.083 se debe estimar la prima de servicios. Como el trabajador laboró el semestre completo el cálculo sería:
- $2.115.083 x 180 / 360= $1.057.541,5.
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Prima de servicios y auxilio de transporte o de conectividad
Este es otro de los aspectos que debes conocer al momento de calcular y liquidar la prima de servicios. Se trata del auxilio de transporte o conectividad.
El auxilio de transporte es un pago que los empleadores deben entregar a los trabajadores que perciben ingresos de hasta 2 salarios mínimos mensuales. Recordemos que en 2022 el monto del SMMLV es de $1.000.000.
Ahora bien, en el artículo 7 de la Ley 1 de 1963 se establece que el auxilio de transporte debe ser incluido para la liquidación de las prestaciones sociales. Es decir, la prima de servicios y las cesantías.
Asimismo, el personal que se encuentre laborando bajo la modalidad de trabajo en casa, tiene derecho al mismo beneficio. En este caso, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través del Decreto Legislativo 771 de 2020, dispuso que el auxilio de transporte debía ser reconocido como auxilio de conectividad digital. Entonces, este último también debe ser incluido al momento de liquidar la prima de servicios.
¿Cómo sumarlo al cálculo? Muy simple, solo debes conocer el monto actual del auxilio de transporte o conectividad. Básicamente es de $117.172.
Ahora, a las estimaciones que hicimos antes, habría agregar este monto como base del cálculo siempre y cuando proceda. Es decir, cuando el trabajador perciba un ingreso mensual de hasta dos salarios mínimos. En este caso, $2.000.000.
Así, por ejemplo, el cálculo sería:
- $2.000.000 + $117.172 x 180 / 360 = $1.058.586.
Por lo tanto, al sumar el auxilio de transporte o de conectividad al primer ejemplo que dimos, la prima de servicios quedaría en $1.058.586.
Otras consideraciones sobre la prima de servicios
Más allá de cómo calcular la prima de servicios o cómo se liquida, hay otras variables a considerar al momento de gestionar esta prestación. Enlistamos las principales a continuación:
¿Se puede embargar la prima de servicios?
En principio, debemos decir que la prima de servicios es inembargable. Puesto que se trata de una prestación social. Sin embargo, hay excepciones a esta regla.
De acuerdo con el artículo 344 del Código Sustantivo del Trabajo, cuando el colaborador tenga deudas por alimentos y créditos a favor de cooperativas, el empleador puede aplicar embargos de hasta un 50% sobre la prima de servicios.
¿Cómo se gestiona la prima en un periodo de incapacidad?
Las incapacidades laborales no afectan la prima de servicios. Por ello, esta prestación debería liquidarse como si el colaborador hubiera trabajado de manera efectiva a lo largo de todo el semestre.
Esto se debe a que una incapacidad laboral no es la suspensión del contrato laboral. Por ende, al liquidar la prima de servicios ese tiempo de incapacidad no debe descontarse. Al contrario, se considera como tiempo efectivo de trabajo.
Sin embargo, durante el periodo de incapacidad el trabajador no cobra un salario, sino un auxilio económico que paga la Entidad Promotora de Salud (EPS) o la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) según corresponda. Este auxilio económico por incapacidad suele ser inferior al salario. De manera tal que, durante el tiempo que el trabajador esté incapacitado, tiene un ingreso inferior que afectaría la base del calculo de la prima de servicios.
Por ello, el Ministerio de Trabajo establece que, al momento de calcular y liquidar la prima de servicios al personal con incapacidad, se debe tomar el último salario que obtuvo el trabajador antes de comenzar su periodo de licencia. Así, la base del cálculo de esta prestación siempre es salarial.
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¿Qué ocurre con la prima de servicios si se suspende el contrato de trabajo?
El artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo hace mención a los motivos por los que una empresa puede suspender el contrato de trabajo. En concreto hay 7 circunstancias:
- Fuerza mayor.
- Muerte o inhabilitación del empleador.
- Suspensión de actividades o clausura temporal de la empresa.
- Licencia o permiso temporal concedido por el empleador al trabajador o por suspensión disciplinaria.
- Ser llamado el trabajador a prestar el servicio militar.
- Detención preventiva del trabajador.
- Huelga declarada.
Luego, en el artículo 53 del código se determina que durante el período de suspensión se interrumpe para el trabajador la obligación de prestar el servicio y para el empleador la de pagar los salarios de esos lapsos. Asimismo, se detalla que estos períodos de suspensión pueden descontarse al liquidar vacaciones, cesantías y jubilaciones.
¿Qué quiere decir esto? Que el trabajador no pierde el derecho a recibir la prima de servicios, pero los días que no prestó servicio se consideran para la base del cálculo de esta prestación. Puesto que durante ese periodo el trabajador dejó de recibir su salario.
Supongamos que durante el semestre la empresa suspendió el contrato de trabajo durante 2 meses.
- Julio $2.000.000.
- Agosto $2.000.000.
- Septiembre $0.
- Octubre $2.000.000.
- Noviembre $2.000.000.
- Diciembre $0.
El tiempo efectivo de trabajo fue de 4 meses. Para estimar el promedio hay que sumar todos los salarios obtenidos en el semestre y dividirlo entre la cantidad de meses trabajados.
- $8.000.000 / 4 = $2.000.000.
Ahora, se debe multiplicar ese resultado por los días trabajados (120 en este caso) y dividirlo entre 360 para calcular la prima de servicios.
- $2.000.000 x 120 / 360 = $666.666 sería el monto de esta prestación.
¿Qué pasa si te retrasas en el pago de la prima?
Claro que el cálculo y liquidación de la prima de servicios es obligatorio para todo empleador con trabajadores dependientes en Colombia. En caso de retrasarse en el pago de esta prestación, las empresas deben asumir lo que se denomina sanción por pago extemporáneo de la prima de servicios.
Sin embargo, esta sanción solo aplica cuando se termina el contrato de trabajo. En ese caso, ten en cuenta que el cálculo consiste en un día de salario por cada día de retardo.
Si no pagas la prima de servicios en las fechas establecidas y el contrato de trabajo se encuentra vigente, el talento puede acudir ante el Ministerio del Trabajo para acordar el pago. Así, por medio de una audiencia de conciliación entre ambas partes se tendrá que definir cómo saldar la prestación adecuada.
Pero eso no es lo único. Ten en cuenta que la falta de pago de la prima de servicios es un incumplimiento de las obligaciones del contrato de trabajo. Es decir que el personal puede utilizarlo como causal de terminación del contrato por justa causa y, con ello, tener derecho a una indemnización.
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Como podemos ver, calcular y liquidar la prima de servicios en los plazos que dicta la ley es fundamental para evitar sanciones y conflictos con los trabajadores. También es una forma de mantener satisfechos a tus empleados garantizando los derechos mínimos.
Pero está claro que el cálculo de esta y otras prestaciones, sumado a los salarios de tus trabajadores, puede llevar mucho tiempo y, con ello, repercutir en la calidad que el equipo de Recursos Humanos puede entregarle al talento.
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