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Liquidación laboral: cómo funciona y qué aspectos debes conocer

Factorial HR

La liquidación laboral es una de las obligaciones principales de los empleadores cuando una relación de trabajo termina. Esta instancia es la que formaliza la rescisión del contrato laboral. Por lo tanto, es importante conocer todas sus implicancias.

Cuando hablamos de liquidación laboral en Colombia nos referimos usualmente a la liquidación del contrato de trabajo. O lo que también se denomina liquidación de la nómina mensual o quincenal. Básicamente, se trata de la última liquidación de conceptos que debes pagar a tu personal.

Esto es independiente del motivo que cause el fin de la relación laboral. Por lo que en caso de que cualquier vínculo de trabajo en tu empresa termine, tienes la obligación de hacer la liquidación laboral. 

Entonces, teniendo en cuenta que esta es una práctica que debes conocer sí o sí al gestionar talento, vamos a compartir todo lo que debes saber sobre este concepto. Comenzando por entender qué es la liquidación laboral

¿Qué es la liquidación laboral?

La liquidación laboral es el cálculo y pago de todos los conceptos a favor del empleado  al  finalizar un contrato de trabajo. Es importante distinguir que esta no es igual a la indemnización.

Con la liquidación del contrato laboral nos referimos a la liquidación de todos todos los conceptos que la organización debe al talento al momento de terminar el vínculo de trabajo. Por ello, forman parte de este pago conceptos tales los como días laborados no pagados o la prima de servicios. 

Mientras que la indemnización tiene un carácter resarcitorio para el personal. De hecho, en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) se establece que “la indemnización comprende el lucro cesante y el daño emergente.” 

Es decir que la indemnización contempla el ingreso que el trabajador dejará de percibir al perder su trabajo. Y, con ello, los daños que esto pudiera ocasionar a su vida. 

Al indemnizar al trabajador se le brinda una suma económica que le permita afrontar un determinado periodo sin empleo. En cambio, la liquidación laboral ocurre siempre que una relación de trabajo termina. Porque es, básicamente, el pago final que todo trabajador debe recibir. 

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¿En qué casos se produce la liquidación del contrato laboral?

Para tener mayor claridad sobre qué es la liquidación laboral en Colombia  es importante determinar en qué casos se aplica. En concreto serían los siguientes: 

  • Cuando concluye la duración de un contrato de trabajo a término fijo.
  • Al terminar la obra o labor contratada.
  • En los casos en los que el contrato laboral termina por mutuo acuerdo.
  • Cuando el trabajador renuncia con o sin justa causa. Si el empleado renuncia por causa justa le corresponde además el pago de la indemnización. 
  • Si el empleador despide al colaborador con o sin justa causa. Cuando el patrón despida al colaborador sin justa causa deberá pagarle además de la liquidación, una indemnización. 
  • Con la clausura definitiva de la empresa o establecimiento. Corresponde también una indemnización. 
  • Si se produce la suspensión de actividades por parte del empleador durante más de 120 días. Corresponde también una indemnización.

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¿Cómo hacer una liquidación laboral?

Saber cómo hacer una liquidación laboral puede parecer una gestión muy compleja. Pero, en realidad, no es mucho más diferente a la tarea que realiza todos los meses RR.HH. al calcular y pagar las nóminas de los trabajadores

Te explicamos cómo hacer una liquidación laboral en 3 sencillos pasos:

  1. Calcular la liquidación laboral. Esto implica hacer los cálculos para estimar los proporcionales correspondientes a cada concepto que debas incluir en la liquidación del contrato.  
  2. Documentar el proceso. El segundo paso consiste en documentar la liquidación laboral, para poder entregar al trabajador el detalle con todos los conceptos incluidos. Así, este tendrá una mayor precisión sobre la suma de dinero que va a recibir y podrá firmarlo de conformidad. A su vez, esto te sirve como comprobante para presentar ante el Ministerio del Trabajo en caso de conflicto laboral
  3. Efectuar su pago. El último paso consiste en realizar el pago de la liquidación laboral a través de los medios acordados en el contrato y en el plazo adecuado. 

¿Cuándo debe realizarse el pago de la liquidación laboral en Colombia?

Sobre este punto es importante tener en cuenta que el CST establece una indemnización por falta de pago. Así, en el artículo 65 puede leerse:

Si a la terminación del contrato, el empleador no paga al trabajador los salarios y prestaciones debidos (…) debe pagar al asalariado, como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retraso.

Entonces ¿cuál sería la fecha indicada para el pago de la liquidación laboral? Si nos basamos en lo que dice el CST, el pago debería realizarse el mismo día que concluye el contrato. Sin embargo, sabemos que en la práctica esto no ocurre así. 

Siempre hay un plazo prudencial que se determina para el pago de esta remuneración final. Por lo general, es de una a dos semanas una vez finalizado el vínculo de trabajo. 

Ahora bien, para evitar conflictos que deriven en el pago de indemnizaciones, lo mejor es acordar una fecha de pago coherente con tu personal

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¿Qué conceptos se deben incluir al liquidar un contrato?

Más allá de las fórmulas o ejemplos que podamos compartir para saber cómo calcular la liquidación laboral, lo cierto es que el punto de partida está en los conceptos a incluir. Los principales son:

  • Salarios pendientes de pago. Se trata de la remuneración adeudada al trabajador al momento de rescindir el contrato. Este incluye el salario, horas extras, auxilio de transporte si procede y cualquier tipo de bonificación.
  • Prima de servicios. Este concepto es una prestación social que corresponde a 30 días de salario por año. El mismo se realiza en dos pagos, uno por semestre. Al momento de calcular la liquidación debes tener en cuenta el pago proporcional de la prima de servicios del semestre correspondiente.   
  • Auxilio de cesantías. Esta es otra de las prestaciones sociales a tener en cuenta si quieres saber cómo calcular la liquidación laboral. En este caso, se trata de un concepto que se paga de forma anual. Por ello, al considerarla en la liquidación,  será proporcional al periodo laborado durante el último año de servicio del trabajador. 
  • Intereses sobre cesantías. Asimismo, como empleador debes pagar al trabajador intereses sobre las cesantías que haya acumulado en el año. Al calcularlo en la liquidación, son proporcionales a la fracción del año que corresponda.
  • Vacaciones. Como ya vimos en otro artículo, las vacaciones laborales en Colombia corresponden a 15 días hábiles por cada año trabajado. Al calcularlas en la liquidación final, se tendrá en cuenta la proporción que corresponda de acuerdo al momento del año en que se liquide el contrato. 

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¿Cómo calcular la liquidación laboral?

Ahora que ya sabes qué conceptos incluye la liquidación laboral, tienes todo lo necesario para aprender a calcularla. Lo último que restaría sería compartir la fórmula de liquidación laboral. Aunque debemos decir que esta dependerá de cada concepto a liquidar.

Por ello, habrá más de una fórmula de liquidación laboral a implementar, dependiendo de la prestación a considerar. Veamos en detalle cada una de ellas:

Calcular salarios pendientes de pago en la liquidación final 

La liquidación laboral se calcula siempre a partir del salario del talento. Para determinar el monto de los salarios pendientes en la liquidación final no hay fórmula precisa. Lo que debes saber al respecto es que en este concepto tienes que incluir:

  • Salario base que recibe el empleado.
  • Horas extra.
  • Auxilio de transporte.
  • Recargos nocturnos.
  • Dominicales y festivos.

Mientras que el salario base es un monto fijo que recibe el trabajador todos los meses, las horas extra y los recargos son elementos variables. Por lo cual, el salario que recibe el trabajador no siempre es el mismo

Para calcularlo en la liquidación del contrato laboral puedes promediar los salarios de los meses del año hasta el fin del vínculo laboral

Supongamos que la relación de trabajo termina el 15 de mayo y hasta el momento sus salarios mensuales fueron:

Mes Salario
Enero $1.300.000
Febrero $1.500.000
Marzo $1.400.000
Abril $1.300.000

Para promediar sumamos todos los salarios. Nos da como resultado $5.500.000. Lo dividimos en 4, que son los meses completos en los que trabajó el colaborador. El resultado es $1.375.000. Ese es el salario promedio que incluiremos en la liquidación laboral y que usaremos de base de cálculo para el resto de los conceptos. 

Fórmula de liquidación laboral para calcular prima de servicios 

La prima de servicios es una prestación social que debes pagar a todo trabajador vinculado mediante contrato laboral. 

Esta prestación consiste en el pago de 30 días de salario por cada año trabajado. En el caso de que no complete el año, será una proporción al tiempo trabajado.

En este sentido, el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo dispone que este concepto debe reconocerse en dos pagos. La mitad el 30 de junio y la otra mitad a más tardar el 20 de diciembre. 

Como vimos en el punto anterior, vamos a usar como ejemplo para nuestro cálculo un contrato de trabajo que termina el 15 de mayo. Para hacerlo, utilizaremos la fórmula de liquidación laboral siguiente:

  • (Salario mensual x Días trabajados en el semestre) /360

Según nuestro ejemplo el salario mensual es de $1.375.000 y la cantidad de días trabajados en el semestre es 135.

El cálculo sería: 

  • $1.375.000 x 135 = 185.625.000 / 360 = $515.625.

En concepto de prima de servicios, el monto a incluir en la liquidación laboral sería $515.625. 

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Fórmula de liquidación laboral para calcular auxilio de cesantías

De acuerdo con el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo: “todo empleador está obligado a pagar a sus trabajadores al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.”

Así, la cesantía es un ahorro para cuando el trabajador se quede sin empleo. Es decir, cuando termine el contrato. 

Ahora bien, la liquidación laboral depende siempre del salario base, pero también del tiempo a partir del cual se le hizo la última liquidación de prestaciones sociales y vacaciones al trabajador.

En el caso del auxilio de cesantías este se debe pagar el 31 de diciembre de cada año. Se destina al fondo de cesantías al que esté afiliado el trabajador. 

Solo se pagan directamente al empleado en ciertas circunstancias, una de ellas es cuando se entrega la liquidación final. Pero, el monto de este concepto será en función de los meses que no se hayan liquidado hasta el momento.

Si partimos del hecho de que estas se liquidan en diciembre, para nuestro ejemplo, solo debemos tener en cuenta las cesantías no liquidadas en enero, febrero, marzo, abril y el proporcional de mayo.

La fórmula para liquidar el auxilio de cesantías es la misma que utilizamos en el cálculo de la prima de servicios:

  • (Salario mensual x Días trabajados) /360.

El cálculo sería: 

  • $1.375.000 x 135 = 185.625.000 / 360 = $515.625.

De esta forma, la suma a incluir en concepto de cesantías sería también $515.625.

Fórmula de liquidación laboral para calcular intereses sobre cesantías

Otra de las obligaciones que tienes como empleador es el pago de los intereses sobre las cesantías. ¿En qué consiste este concepto? Se trata del pago de intereses sobre las cesantías que tenga acumuladas el trabajador al 31 de diciembre. Esto es a una tasa anual del 12%. O proporcional cuando el tiempo sea menor a un año.

En la liquidación de un contrato laboral los intereses sobre cesantía se deben pagar junto con el resto de conceptos que recibe el trabajador. Si el vínculo termina antes de finalizar el año, los intereses del 12% serán proporcionales a la fracción del año que corresponda.

La fórmula para calcular este concepto sería:

  • (Cesantías x Días trabajados x 0,12) /360.

Está claro que la base del cálculo son las cesantías que aprendimos a liquidar en el punto anterior. Por ello, el cálculo sería:

  • $515.625 x 135 x 0,12= 8.353.125 / 360 = $23.203,125. 

Así, por intereses sobre cesantías, deberíamos incluir en la liquidación laboral de nuestro ejemplo $23.203,125. 

Fórmula de liquidación laboral para calcular vacaciones 

Las vacaciones laborales es el periodo anual de descanso obligatorio que debes conceder a tus empleados. Esto aplica una vez que tu personal cumpla un año de servicio en tu empresa. Ahora bien ¿qué ocurre cuando el contrato laboral llega a su fin?

En ese caso, como hicimos hasta el momento, debemos estimar el monto proporcional correspondiente a este concepto. Para poder incluirlo luego en la liquidación laboral final.

Para calcular las vacaciones debemos tener en cuenta el tiempo que lleve laborando el trabajador desde su último periodo vacacional

Supongamos que la última liquidación por vacaciones fue el 20 de noviembre. Hasta el 15 de mayo transcurrieron 176 días. Utilizaremos esto como base del cálculo.

La fórmula sería la siguiente:

  • (Salario mensual básico x Días trabajados) /720.

El cálculo quedaría así:

  • $1.375.000 x 176 = 242.000.000 / 360 = $672.222,22.

De este modo, el último monto a incluir para el cálculo de la liquidación laboral sería $672.222,22 por vacaciones. 

Ahora sumamos todos los conceptos:

Concepto Total a liquidar 
Salario base $1.375.000
Prima de servicios $515.625
Auxilio de cesantía $515.625
Intereses sobre cesantías $23.203,125
Vacaciones  $672.222,22
Liquidación laboral total  $3.101.675,345

¿Cómo gestionar la liquidación de tus trabajadores?

Hasta aquí hemos visto qué es, cómo hacer y cómo calcular la liquidación laboral. Pero para poder llevar a cabo de forma adecuada este proceso, hay otros recaudos que debes tomar. Principalmente, aquellos vinculados a su gestión en las distintas etapas del proceso.

Antes:

Al momento de liquidar un contrato laboral debes revisar toda la documentación vinculada a ese trabajador. Desde el contrato en sí mismo, para conocer las condiciones pactadas, hasta el estado en el que se encuentran hasta el momento el pago de todas las prestaciones sociales. 

Durante:

Una vez que toda la documentación esté en regla es momento de pasar a hacer el cálculo de todos los conceptos. Ahora cuentas con la fórmula de liquidación laboral para cada prestación, por lo que no tendrás dificultades con ello.

Al terminar:

El último paso consiste en crear el documento correspondiente a la liquidación final. Este debe incluir todos los conceptos de forma detallada. Además, debes entregar al colaborador la constancia o certificación de la terminación del contrato de trabajo. Esto le servirá para poder hacer el retiro de cesantías en caso de necesitarlo.

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Agiliza la gestión de liquidaciones laborales en tu empresa 

Está claro que el fin de la relación de trabajo con un colaborador es algo que se da con frecuencia, en mayor  o menor medida. Con lo cual, esta será una actividad regular en tu empresa. 

Por ello, es importante contar con herramientas que te ayuden a optimizarla. En este sentido, el recurso más potente es el software de Recursos Humanos. Con este podrás tener un control total de cada uno de los pasos que conllevan liquidar un contrato de trabajo. 

Para que no quede pendiente nada, cumplas con la normativa vigente y hagas de la salida del trabajador una gestión sencilla para todo tu equipo.

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