Toda licencia es un permiso que el empleador otorga al trabajador para que este cese sus labores durante un periodo determinado. Hoy vamos a enfocarnos en la licencia no remunerada.
¿Qué es una licencia no remunerada? Se trata de un permiso y como tal se caracteriza por descontarle al trabajador los días en que goza de esos días libres.
Pero, además, hay otras dudas referidas a este tema, por ejemplo: ¿Qué normativa se aplica en estos casos? ¿Cómo es la gestión de licencias no remuneradas desde gestión humana? y ¿Cómo se solicita una licencia no remunerada? ¡Descubre esto y mucho más a continuación!
Tabla de contenidos
¿Qué es una licencia no remunerada?
Como su nombre lo indica, la licencia no remunerada es un permiso especial que las empresas pueden otorgar a los empleados para que se ausenten del trabajo, pero sin goce de sueldo. Es decir que, mientras dure esta licencia, el empleado pierde su derecho a recibir una remuneración.
Esto ocurre porque al ausentarse del empleo, el colaborador deja de realizar las labores para la que fue contratado y, por tanto, se produce la suspensión del contrato de trabajo durante esos días. Por ello, se suele considerar a la licencia no remunerada como un periodo de descanso sin goce de salario para el empleado.
Una de las características más destacadas de la licencia no remunerada es que se trata de un permiso que, si bien está contemplado en la ley, no es obligatorio. El empleador puede negarse a otorgar esta licencia. Con lo cual, esta debe acordarse de forma libre entre ambas partes.
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Normativa sobre la licencia no remunerada en Colombia
Para entender los requisitos de la licencia no remunerada debemos conocer primero cuál es la normativa aplicable. Contrario a lo que se piensa, la licencia no remunerada no es un derecho que se desprende de las relaciones laborales que se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo (CST).
En realidad, como mencionamos antes, el empleador puede negarse a otorgar este permiso al trabajador y para ello se ampara en lo que establece el CST al respecto. Básicamente, para ubicar la mención de la licencia no remunerada en el Código debemos remitirnos al artículo 51, donde se enumeran las causales de suspensión de los contratos de trabajo.
Allí se menciona que el contrato laboral puede suspenderse “por licencia o permiso temporal concedido por el empleador al trabajador o por suspensión disciplinaria”. En cualquier caso, lo que está claro a partir de la normativa es que el empleador no está en la obligación de otorgar esta licencia, sino que es una de las razones por las que se puede suspender el contrato.
Más allá de esto y centrándonos en los requisitos de la licencia no remunerada encontramos dos:
- Que el trabajador pida este permiso, por ejemplo, mediante una carta de solicitud de licencia no remunerada.
- Y que el empleador conceda este permiso.
Ahora bien, también podríamos pensar en estos requisitos en términos de los efectos que causa para el empleador concederla. Es decir, ¿qué obligaciones debe cumplir la empresa cuando otorga este permiso? Precisamente, estas se relacionan a la seguridad social.
Seguridad social en una licencia no remunerada
Para el trabajador la licencia no remunerada implica tener acceso a días libres y el permiso de ausentarse, sin que esto implique perder su empleo, aunque sin recibir una remuneración durante ese tiempo. Por su parte, para el empleador esta licencia supone no tener la obligación de pagar salario.
La licencia no remunerada suspende el contrato de trabajo. Sin embargo, se mantiene el vínculo jurídico, con lo cual, hay otras obligaciones con las que ambas partes deben seguir cumpliendo.
Por ejemplo, si en el contrato se estipula la obligación del colaborador de trabajar bajo exclusividad, este no puede laborar en otra empresa mientras dure la licencia.
Ahora bien, en lo que respecta al empleador, hay otras obligaciones que siguen vigentes y son las relacionadas a la seguridad social en una licencia no remunerada. Veamos cómo es el tratamiento que debe darle la empresa a los aportes a salud, pensión y riesgos laborales.
Aportes a la seguridad social en concepto de salud
Para hablar de la seguridad social en la licencia no remunerada comenzaremos detallando las obligaciones del empleador con respecto a los aportes a salud. En ese caso, debemos mencionar el artículo 3.2.5.2 del decreto 780 de 2016. Este se centra en las cotizaciones durante el período de huelga o suspensión temporal del contrato de trabajo.
Así, se indica: “En los períodos de huelga o suspensión temporal del contrato de trabajo por alguna de las causales contempladas en el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo, no habrá lugar al pago de los aportes por parte del afiliado, pero sí de los correspondientes al empleador, los cuales se efectuarán con base en el último salario base reportado”.
Esto quiere decir que el aporte a salud se debe hacer sobre la última base salarial devengada, pero en lugar de aportar el 12,5% será solo el 8.5% que corresponde al empleador.
Aportes a la seguridad social en concepto de pensión
Con respecto a los aportes en concepto de pensiones en las licencias no remuneradas, el artículo 53 del CST, que se enfoca en los efectos de la suspensión del contrato de trabajo, establece que los períodos de suspensión se pueden descontar al liquidar las jubilaciones.
Pero, a partir de la Ley 100 de 1993 destinada a regular todos los aspectos de la Seguridad Social, se estableció que no se pueden suspender las cotizaciones a pensión mientras esté suspendido el contrato de trabajo.
De manera que, durante el transcurso de la licencia no remunerada se deben seguir haciendo los aportes a pensión con normalidad y siempre sobre la base del último salario devengado por el trabajador.
Estas cotizaciones corresponden en un 4% al trabajador y el 12% al empleador. Pero, como el primero está bajo licencia no remunerada, es decir, no está laborando, tampoco está cobrando su salario. Por lo tanto, la empresa no puede descontarle su aporte. De ahí que le corresponda al empleador financiar ese monto y hacerle el cargo correspondiente al colaborador en sus salarios futuros.
Aportes a la seguridad social en concepto de riesgos laborales
En el caso de los riesgos laborales la situación es distinta a los aportes anteriores. El hecho de que la licencia no remunerada le permita al trabajador suspender la prestación de sus servicios hace que el empleador no esté en la obligación de hacer el pago correspondiente a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
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¿Qué pasa con el pago de prestaciones en la licencia no remunerada?
Como vimos a lo largo de este artículo, la licencia no remunerada es una de las formas de suspensión del contrato de trabajo. Esto afecta las prestaciones sociales que suele recibir el trabajador cada vez que cobra su salario.
Como este tipo de licencia genera el cese de la actividad laboral y el colaborador deja de recibir la remuneración de ese periodo, también se suspende el pago de prestaciones sociales. Según el artículo 53 del Código Sustantivo del Trabajo “…Estos períodos de suspensión pueden descontarse por el empleador al liquidar vacaciones, cesantías y jubilaciones”.
Antes analizamos cómo es el pago a la seguridad social en la licencia no remunerada. Es decir, que en el caso de la jubilación y otras pensiones deben ser cubiertas de todas formas por el empleador. Ahora bien, con respecto al descanso anual, la norma indica que para determinar las vacaciones se debe descontar el tiempo de suspensión del contrato.
Así, por ejemplo, si en un año el trabajador estuvo de licencia no remunerada un total de 60 días, estos deben descontarse al momento de liquidar vacaciones. Ya sea que se haga el cálculo sobre los 305 días que laboró el empleado durante el año o que se estipule que le faltan esos 60 días para acceder a su derecho a vacaciones.
En el caso de las cesantías pasa lo mismo. La ley determina que el empleador puede descontar el tiempo de la licencia no remunerada para liquidar las cesantías. Por lo tanto, solo se considera el tiempo efectivamente laborado por el empleado para su cálculo. Según nuestro ejemplo se considerarían los 305 días trabajados.
¿Cómo se paga la prima de servicios en la licencia no remunerada?
Si bien en el punto anterior dijimos que en la licencia no remunerada se suspende el pago de las prestaciones sociales, esto no aplica para la prima de servicios. Como es sabido, este es el pago que se le debe otorgar a los trabajadores dependientes y que consiste en 30 días de salario anuales o en proporción al tiempo trabajado, cuando este sea inferior a un año.
Sin embargo, la ley no menciona nada al respecto del cálculo de esta prestación en la licencia no remunerada. Por lo tanto, el Ministerio de Trabajo y especialistas en derecho laboral recomiendan no descontar el tiempo correspondiente a esta licencia al momento de liquidar la prima de servicios.
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¿Cómo se solicita una licencia no remunerada?
Gran parte del trabajo de gestión de licencias no remuneradas desde gestión humana implica acompañar al talento a tramitar estos permisos. Es decir, brindarles asesoramiento sobre qué pasos deben dar para obtenerlos. Por eso, desde Recursos Humanos es importante saber cómo se solicita una licencia no remunerada para brindar esta información al personal.
En este sentido, es importante aclarar que no existe una indicación clara en la ley laboral. Es decir, el CST no establece un protocolo de actuación en estos casos. Pero, como ya vimos, uno de los requisitos de la licencia no remunerada es que el trabajador presente su solicitud.
Para ello, RR.HH. puede dispensar un modelo de carta de solicitud de licencia no remunerada que el empleado completará con sus datos y los motivos que lo lleven a pedir este permiso.
Por ejemplo, se puede crear un modelo con una estructura básica que debería seguir el trabajador al momento de crear la carta de solicitud de licencia no remunerada. Algunos de los datos a incluir serían:
- Nombre de la empresa y dirección.
- Fecha y lugar.
- Destinatario.
- Cuerpo del mensaje donde se expliquen las causas de la ausencia.
- Cierre.
- Firma.
¿Cuánto tiempo es la licencia no remunerada en Colombia?
Otra de las dudas frecuentes en la gestión de licencias no remuneradas desde gestión humana es sobre el tiempo o duración de estos permisos ¿hay límites fijados por la ley? En realidad no lo hay. El CST no da mayores detalles al respecto y, por lo tanto, no existe una extensión mínima o máxima para este permiso. Todo dependerá del acuerdo al que lleguen empleador y trabajador.
En muchos casos, las empresas se guían voluntariamente por lo que determina el Decreto 1083 de 2015 correspondiente a las licencias en la función pública. Así, de acuerdo con esta normativa el tiempo que tienen los empleados públicos como derecho de licencia no remunerada es de 60 días. Estos pueden ser continuos o discontinuos y son prorrogables hasta por 30 días más.
Gestión de licencias no remuneradas desde gestión humana: lo que debes tener en cuenta
Estructurar el proceso de solicitud
Muchas veces ocurre que los empleados quieren o necesitan solicitar esta licencia, pero no conocen cuál es el mecanismo para pedirla o no saben si están autorizados a gestionar este permiso. Por ello, es importante que desde el área de RR.HH. se brinde la información adecuada para que puedan avanzar con esta gestión sin inconvenientes.
Además, es fundamental crear un recorrido claro para realizar este trámite en el interior de las organizaciones. Por ello, el equipo de talento debe indicar lo siguiente:
- A quién remitir la carta de solicitud de licencia no remunerada.
- Con cuánto tiempo de anticipación se debe presentar este documento.
- Cuál es el periodo estimado que puede demorar la respuesta del empleador sobre la aprobación o no de la licencia.
- Qué otras instancias de comunicación y diálogo tiene el trabajador en caso de obtener una negativa.
- Alternativas a la licencia no remunerada que puede gestionar el trabajador. Por ejemplo, adelantar vacaciones, pedir días libres, solicitar cambios de horarios o salidas más temprano.
Este último punto se enfoca en hacer más flexible la gestión del tiempo de trabajo para los empleados. Sucede que muchas veces la licencia no remunerada obedece a la necesidad de asumir ciertas obligaciones familiares que, de otro modo, no se podrían realizar.
De ahí la importancia de ofrecer opciones más flexibles a los trabajadores. Precisamente, la instancia de solicitud de la licencia no remunerada puede ser una excelente oportunidad para concretarlo.
Dar seguimiento a las solicitudes de los trabajadores
Como vimos, RR.HH. puede estructurar el proceso de solicitud de licencias no remuneradas de cara a los trabajadores, para que estos conozcan el paso a paso para iniciar esta gestión. Pero, para hacer más eficiente esta tarea, también es importante que desde el área de talento se le brinde a cada solicitud el seguimiento oportuno.
Esto implica mantener la conversación activa con los empleadores o miembros de la directiva que están en la toma de decisiones sobre estas cuestiones. Así, Recursos Humanos ayudará a hacer más ágil el proceso para que el trabajador obtenga la respuesta en menos tiempo.
Incorporar un software para el control de faltas
Además de brindarle al talento la información que necesita para avanzar en la gestión de la licencia no remunerada, puedes sumar una solución digital para automatizar la tarea y agilizar todavía más este trámite interno. Para ello, un software de control de faltas y asistencias es clave.
Con esta herramienta ya no necesitas reunirte con tus trabajadores para gestionar el control de asistencias y faltas y programar sus futuras ausencias, sino que te permite darles poder, al automatizar las solicitudes de tus empleados.
Por otro lado, esta clase de sistema mantiene la información siempre disponible y actualizada. Además, gracias al cuadro de días totales, usados y disponibles podrás administrar mejor estas ausencias programadas y definir más rápido si es viable o no otorgar una licencia no remunerada.
Sin duda, el hecho de tener una mayor visibilidad con el calendario de equipo te permite consultar con facilidad todas las faltas en la empresa, tener un mayor control de asistencia y obtener todos estos datos en un solo lugar.
Además, la herramienta te ayuda a distribuir la responsabilidad para agilizar las decisiones acerca de las ausencias de cada trabajador. De manera que los colaboradores obtendrán respuestas más rápido.
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Mejora la gestión de las licencias y faltas de tus trabajadores con Factorial
El talento que solicita una licencia no remunerada tiene una necesidad concreta que debe cubrir. En ocasiones, el tiempo es un factor decisivo para que estos permisos puedan otorgarse. La mejor forma de mejorar la gestión del tiempo en los procesos vinculados al personal es mediante un software de Recursos humanos.
Precisamente, Factorial es un sistema todo en uno que ofrece numerosas funcionalidades para gestionar por completo la experiencia de los empleados en la empresa. Lo que incluye las licencias y las faltas.
