Se estima que en promedio cada trabajador pierde cerca de 15 días al año por incapacidades, lo que genera ausentismo laboral y un costo del 5.8% en las nóminas de las empresas. Es decir que los accidentes y las enfermedades laborales le cuestan dinero a las compañías. Por ello, es fundamental aprender cómo se pagan las incapacidades en Colombia.
En este artículo vamos a explicarte qué son, cómo se calculan y cómo se pagan las incapacidades en nómina. Además, queremos presentarte una alternativa para agilizar esta gestión. De seguro ya habrás escuchado hablar de la automatización. Pues bien, hoy vamos a contarte cómo automatizar el cálculo de incapacidades en la nómina para que este deje de ser un dolor de cabeza dentro de tu equipo de gestión humana.
Tabla de contenidos
¿Qué son las incapacidades?
Las incapacidades médicas en Colombia son cualquier afectación a la salud que sufra un trabajador y que le impida seguir laborando sin un proceso de recuperación. En otras palabras, la incapacidad se da en relación al trabajo, aunque su origen no sea laboral.
¿Qué quiere decir esto? Que en Colombia cuando un empleado sufre una afectación a su salud que, además del tratamiento médico, requiere de reposo físico para su completa recuperación, el médico prescribe una incapacidad. Esto básicamente implica que ese colaborador no debe trabajar durante el periodo que dure la misma.
¿Cómo le hará frente a los gastos del día a día durante el periodo que dure esta incapacidad? Mediante un auxilio económico que recibe en el lapso que esté incapacitado para laborar.
De esta forma, podemos decir que las incapacidades son, tanto un periodo de tiempo de recuperación para un trabajador dependiente, como una prestación económica para poder afrontar sus gastos mientras dure este proceso.
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¿Qué tipo de incapacidades existen en Colombia?
Aunque pueden clasificarse de muchas formas, los dos principales tipos de incapacidades que nos interesa abordar en este artículo son aquellas que impactan en lo laboral. Estas son: incapacidad laboral de origen común e incapacidad médica de origen laboral.
Es importante hacer esta distinción porque dependiendo de cada incapacidad es que la empresa tendrá que contemplar unos u otros procedimientos al momento de realizar el cálculo de nómina incluyendo las incapacidades.
Incapacidad laboral de origen común
Así, en principio, la incapacidad laboral de origen común es aquella que se desarrolla en una enfermedad no profesional, o en un accidente no laboral. Son afectaciones a la salud que no ocurren en relación al trabajo, sino que pueden suceder por factores ajenos a este. Como una gripe o un accidente en un día no laborable.
Lo importante sobre esta incapacidad es definir quién la paga y cómo es el procedimiento. En este sentido, debemos decir que quien debe pagar la incapacidad de origen común es el empleador y la Entidad Promotora de la Salud (EPS) correspondiente.
El empleador debe ocuparse de este pago durante los primeros dos días de la incapacidad, mientras que a partir del tercer día quien se debe hacer cargo de este auxilio económico es la EPS.
Incapacidad médica de origen laboral
Respecto de la incapacidad médica de origen laboral esta es el resultado de una enfermedad relacionada a la actividad profesional del empleado o de un accidente sucedido en el trabajo. Por ejemplo, una caída realizando alguna actividad en la empresa o haber desarrollado una patología de salud a causa de su empleo.
¿Quién paga esta incapacidad? Mientras que en el caso anterior era el empleado y la EPS, en esta circunstancia la responsable del pago del auxilio económico por incapacidad de origen laboral es la Administradora de Riesgos Laborales (ARL). En su caso, debe cubrir desde el primer día de incapacidad.
Claro que el día en que sucede el accidente corresponde que lo pague el empleador, en tanto, es la jornada laboral en curso. Debido a ello, la ARL comenzará a pagar la incapacidad a partir del día siguiente en que suceda el accidente o se descubra la enfermedad que origina esta licencia.
¿Cómo se pagan las incapacidades?
Ahora que ya sabes qué son y de cuáles se trata, es momento de conocer cómo se pagan las incapacidades. Lo primero que debes saber al respecto es que el empleador, en calidad de responsable de asegurar los riesgos laborales en su empresa, es quien recibe el pago de las incapacidades.
Es decir, la EPS o la ARL no reconocen ni pagan este auxilio al trabajador de forma directa, sino que se lo abonan a la empresa. Por ello, el empleador debe pagarle al colaborador y solicitarle a estas entidades el reembolso correspondiente.
¿Por qué ocurre esto? Porque las incapacidades no suspenden el contrato laboral. El colaborador tiene el derecho de seguir obteniendo los ingresos necesarios para su subsistencia. Debido a ello, el empleador sigue en la obligación de pagarle durante el lapso que dure su incapacidad cada vez que liquide la nómina. Esto es independiente de que la EPS o la ARL reconozcan la incapacidad laboral.
Ten en cuenta que en caso de incumplimientos de pago el empleado realizará el reclamo en la empresa, no a la EPS o ARL, por lo tanto, es importante cumplir en tiempo y forma con este auxilio. Ya que la compañía no puede excusarse de la falta de reconocimiento de la incapacidad por parte de las administradoras de salud y riesgos laborales a las que esté afiliado el colaborador. De manera que el procedimiento consiste en:
- Informar a la EPS o ARL de la incapacidad del trabajador.
- Seguir pagando la remuneración al empleado.
- Reclamar su reconocimiento y el pago correspondiente a las administradoras.
En este punto, debes saber que el pago depende del tipo de incapacidad de la que se trate.
¿Cómo se pagan las incapacidades de origen común?
En el caso de las incapacidades de origen común debes tener en cuenta lo siguiente:
- Durante los primeros dos días las paga el empleador.
- A partir del tercer día y hasta los 180 días se encarga de este auxilio monetario la EPS correspondiente.
- Del día 181 al 540 la entidad responsable de esta prestación es el fondo de pensión al que esté afiliado el trabajador.
- A partir del día 541 de incapacidad, el pago debe hacerlo el fondo de pensión o la EPS en función del motivo por el cual el trabajador continue incapacitado.
En este último caso, de acuerdo con el Decreto 780 de 2016, la EPS debe pagar las incapacidades si se dan las siguientes circunstancias:
- Si existe concepto favorable de rehabilitación expedido por el médico tratante y que indique que el trabajador debe continuar en tratamiento.
- Cuando el paciente no haya tenido recuperación en el curso de la enfermedad o lesión que dio origen a la incapacidad de origen común, pese a que se siguieran los protocolos, guías de atención y recomendaciones médicas pertinentes.
- En caso de que por síntomas o enfermedades concomitantes se hayan presentado nuevas afectaciones de salud que prolonguen el tiempo de recuperación del trabajador.
En todos los demás casos el fondo de pensiones será el organismo que tendrá que hacer el pago de la incapacidad hasta que se resuelva la situación del trabajador. Si no tiene solución, entonces que, se procede a pensionarlo por invalidez.
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¿Cómo se pagan las incapacidades médicas de origen laboral?
Como vimos antes, estas incapacidades se pagan íntegramente por las ARL desde el inicio del proceso de recuperación del trabajador. Lo que sí es importante aclarar en este caso es que para que esta situación ocurra de esta manera el empleador debe asegurarse de estar al día con su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Recordemos que este es el proceso que las empresas colombianas deben implementar para proteger la salud y seguridad de su talento y es obligatorio por ley. Dentro de las responsabilidades de este sistema está la creación del Comité Paritario (COPASST) o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, dependiendo de la cantidad de empleados de la compañía.
¿Por qué es importante esto? Porque será el Comité o, en su defecto, el Vigía, quien iniciará la investigación para determinar las causas que dieron origen a la incapacidad médica laboral.
Luego, se crea un informe que se debe presentar a la ARL, que se encargará de analizar el reporte y hacer su propia investigación para responder a sus responsabilidades de asistencia médica y prestación económica destinada al trabajador que haya sufrido el accidente o enfermedad.
Además, ten presente que si tu trabajador no está afiliado al Sistema de Seguridad Social, debes asumir directamente el pago de la incapacidad. Por eso es tan importante llevar al día las políticas vinculadas a la seguridad y salud en el trabajo.
¿Cómo se pagan las incapacidades en nómina?
Como vimos antes, durante el tiempo que el trabajador esté incapacitado para laborar la empresa debe seguir pagando su salario. Sin embargo, se contemplan ciertos cambios a tener en cuenta al momento de hacer el cálculo de nómina incluyendo las incapacidades.
En principio, es importante aclarar que esta prestación se liquida sobre el salario cotizado, por lo tanto, se toma como referencia la remuneración que el empleador utilizó para pagar las cotizaciones a la Seguridad Social, es decir, el Ingreso Base de Cotización (IBC).
Por otro lado, el porcentaje para liquidar las incapacidades laborales de origen común varían en función de su duración:
- 0 a 2 días – 66.66%.
- 3 a 90 días – 66.66%.
- 91 a 540 días – 50%.
De esta manera, para calcular el pago correspondiente a esos 2 días iniciales de incapacidad debes hacer lo siguiente:
- Lo primero es determinar el salario diario. Para ello tienes que dividirlo entre 30 días. Supongamos que el salario es de $2.000.000, el total diario sería de $66.666.
- Ahora puedes determinar a cuánto equivale el valor diario de la incapacidad, multiplicando el resultado anterior por 66.66%, lo que representa $44.439,55.
- Finalmente, debes multiplicar el total anterior por los días de incapacidad que son 2. El resultado es $88.879,1.
Este mismo cálculo aplica cuando quieres conocer el monto correspondiente a las incapacidades de origen común por unos pocos días. Cuando se trata del mes completo, debes aplicar ese 66.66% a la totalidad del salario cotizado.
Ten en cuenta, además, que el valor por concepto de incapacidad no puede ser inferior al salario mínimo mensual o diario. Recuerda que para este año el salario mínimo es de $1.160.000, y el valor diario mínimo es de $38.667.
¿Cómo automatizar el cálculo de incapacidades en la nómina?
Podríamos pensar en las incapacidades como incidencias imprevistas que repercuten sobre la nómina. En otras palabras, esta es una situación para la que nadie está preparado. Cuando las cosas se salen de control es necesario tener al menos ciertas herramientas que te dejen en una mejor posición frente a los contingencias. Entonces: ¿cómo automatizar el cálculo de incapacidades en la nómina?
Pues para ello debes apelar a la digitalización y, màs precisamente, a dos recursos tecnológicos que se destacan por encima del resto en la resolución de este tipo de gestiones:
- Gestor de ausencias digital.
- Sistema de nómina en la nube.
Si bien existen formas de usar estas herramientas por separado, ciertamente no tendría demasiado sentido hacerlo. Lo ideal es optar por un software que integre ambas funcionalidades en un mismo lugar, de manera que puedas coordinar con mayor fluidez y agilidad los dos procesos en gestión humana.
Ahora bien, ¿por qué deberías considerar la automatización del cálculo de incapacidades en la nómina? Te compartimos algunas buenas razones para hacerlo:
- Ten en cuenta que completar la nómina todos los meses de manera manual implica invertir una gran cantidad de tiempo y recursos en un solo proceso.
- Al automatizar esta actividad puedes mejorar el flujo de trabajo al ejecutar el proceso y, con ello, reducir el tiempo y los recursos que dedicas a la tarea.
- La automatización de nómina implica menos errores humanos, cálculos más exactos y la garantía de estar pagando lo justo a cada trabajador.
- Al mismo tiempo, esta mayor precisión genera un aumento de la confianza del personal en la gestión de nómina y, gracias a ello, una imagen más positiva de la empresa.
Ahora veamos cómo cooperan la gestión de ausencias y de nóminas como funcionalidades en el software de RR.HH. de Factorial.
Gestión de ausencias automatizadas
El sistema de gestión de ausencias de Factorial ha sido desarrollado para facilitarle la vida a RR.HH. pero también al talento. Por empezar, el trabajador solo tiene que ingresar a la plataforma y visitar la pestaña de Ausencias, donde podrá solicitar los días que necesite. En este caso, los que haya dictaminado el médico para su recuperación.
Así, una vez que se genera la solicitud de ausencia, el equipo de RR.HH. ya contará con toda la información que necesita para proceder a su aprobación y revisar el impacto que esto tiene, tanto en relación a la organización de los flujos de trabajo, como vinculado al cálculo de la nómina.
Sumado a ello, toda la empresa tendrá la posibilidad de visualizar en un calendario global todas las ausencias previstas en la compañía, para estar al tanto de las modificaciones que se produzcan en la disponibilidad del equipo y, con base en ello, planificar mejor el trabajo.
Ahora bien, ¿cómo impacta todo esto en la nómina? Te lo contamos en el siguiente punto.
Automatización de nóminas
Una de las principales ventajas de usar un software como Factorial es que permite centralizar toda la información relacionada a tu equipo humano en un mismo lugar. Así, es mucho más sencillo procesar aprobaciones de ausencias y su impacto en la liquidación de nóminas.
Si te preguntabas cómo se pagan las incapacidades de forma automatizada, este es el procedimiento:
- Las ausencias reciben el tratamiento de cualquier otra incidencia en la nómina. Ahora imagina que debes reportarla a tu asesor contable, ¿cómo lo harías? Llamar por teléfono, crear un documento para especificar este proceso, enviar mails… todo ello puede llevar demasiado tiempo. El sistema de nómina de Factorial simplifica el proceso tanto para RR.HH. como para los asesores contables. En tanto, todas las incidencias que ocurran en cada liquidación se verán reflejadas de forma automática en Factorial y en el sistema de tu asesor.
- De la misma forma, cada vez que generes una incidencia, un complemento o cualquier cambio que impacte en las nóminas de tus trabajadores, los managers van a poder acceder a esta información, revisarla y aprobarla para evitar errores en el cálculo al final del mes.
- Así, todo lo vinculado a esta gestión queda centralizado en la plataforma, facilitando su acceso y administración, lo que también te ayuda a aumentar la eficiencia y productividad de las áreas involucradas en estos procesos.
Sabemos que tu equipo de Recursos Humanos tiene muchas tareas que resolver a lo largo de todo el mes, por ello automatizar las incapacidades en la nómina puede ser la clave para que el área de gestión humana tenga más tiempo para dedicarle a lo que más importa: las personas.
