“Esto podría haber sido un email” es una frase cada vez más recurrente en las empresas. Con frecuencia se usa cuando una reunión larguísima acaba y quienes participaron de ella tienen la clara sensación de haber perdido horas valiosas en algo que se podría haber resuelto a través de un correo. Este también es un claro síntoma de cuán necesario es aprender sobre administración del tiempo en las organizaciones.
Se trata de una disciplina que puede ayudar a liderar mejor al talento y organizar su trabajo de manera adecuada. Al tiempo que también puede ser clave para que los trabajadores aprendan a gestionar de manera óptima sus tareas, la carga de trabajo, los deadlines y, gracias a ello, aumentar su productividad.
Por ello, en este artículo vamos a explicarte ¿qué es la administración del tiempo? ¿Cuáles son las técnicas de administración del tiempo que puedes implementar en tu empresa? Profundizando en una de ellas, la matriz de administración del tiempo, también llamada matriz de Eisenhower. Además, te compartiremos algunas de las mejores herramientas para la administración del tiempo. ¡Descubre todo esto a continuación!
Tabla de contenidos
¿Qué es la administración del tiempo?
En líneas generales, todas las empresas cuentan con la misma cantidad de horas diarias para ejecutar sus labores. Entonces, ¿por qué algunas compañías parecen lograr más y mejores resultados con su tiempo que otras? La respuesta es simple: todo se debe a una adecuada administración del tiempo.
Este es el proceso de organizar y planificar el tiempo de trabajo y controlar que este se destine a las actividades adecuadas. El objetivo es trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Esto es lo que le permite a las organizaciones hacer más en menos tiempo.
Así, cuando hablamos de administración del tiempo nos referimos al proceso de planificar y controlar conscientemente las horas de trabajo dedicadas a tareas específicas para aumentar la eficiencia. En el caso de la gestión de personal, la administración del tiempo es el proceso de organizar y hacer más eficiente la jornada laboral de los empleados, con el objetivo de incrementar su productividad.
Otra definición interesante sobre qué es la administración del tiempo es la que comparte Harvard Business Review. Allí se afirma que es un proceso de toma de decisiones que estructura, protege y ajusta el tiempo de una persona/empresa a las condiciones cambiantes.
Esto incorpora otra dimensión a la administración del tiempo y es la flexibilidad y capacidad de adaptación. Porque desde el 2020 se viene hablando mucho de gestión del tiempo debido al auge del teletrabajo. Para las empresas y los trabajadores estos nuevos esquemas laborales supusieron el enorme desafío de poder seguir siendo productivos, aun a la distancia y sin la necesidad de seguir un horario laboral rígido.
Por ello, podríamos decir entonces que la administración del tiempo es un proceso de toma de decisión sobre el uso adecuado de este recurso en las empresas y equipos de trabajo.
¿Por qué es importante la administración del tiempo?
Proyectos que no se terminan nunca, procesos demasiado extensos que podrían reducirse, incumplimiento de plazos, reuniones improductivas, insatisfacción laboral y conflictos en los equipos, son solo algunas consecuencias de una mala administración del tiempo. Claramente, este proceso es clave en las empresas, pero para verlo en mayor profundidad, centrémonos en sus beneficios:
Toma de conciencia
La primera de las razones de porqué incorporar técnicas de administración del tiempo en cualquier compañía se debe a la toma de conciencia. La mayoría de los abordajes que se proponen en este proceso comienzan por identificar cuál es el punto de partida, es decir, qué cantidad de tareas se deben realizar y cuál es el tiempo disponible.
El simple hecho de detenerte a revisar esto ya te sitúa en otro lugar. Porque, muchas veces, a partir de analizar cómo se gestiona el tiempo en una empresa se puede ver con más claridad dónde se producen los cuellos de botella y qué caminos de mejora se pueden tomar.
Mayor control
Al entender mejor cuál es la situación de la empresa, sus desafíos y potencialidades, también puedes tener una mayor comprensión de todo lo que está a tu alcance ajustar. En ocasiones, el incumplimiento de plazos por parte de los trabajadores no se debe a una falla en los procesos de trabajo, sino a una baja motivación, distracciones del entorno o incluso agotamiento.
Cuando identificas las causas de la mala gestión del tiempo en tu equipo, puedes tomar el control de la situación para mejorarla. Estos ajustes que se van produciendo en la administración del tiempo no solo le dan más control a quienes lideran equipos, sino además a los propios trabajadores. Lo que también ayuda a tener más confianza para elegir la mejor manera de usar su tiempo.
Mejor enfoque y priorización
Otra de las razones para aprender sobre administración del tiempo es la posibilidad de mejorar el enfoque y la priorización de tareas y actividades. Si tienes un panorama más claro sobre el trabajo a realizar y el tiempo disponible para hacerlo, también puedes, a partir de ahí, establecer prioridades.
¿Qué tareas son urgentes y, por tanto, se deben hacer primero? ¿Cuáles son importantes, pero se pueden aplazar? ¿En qué casos se debería analizar suprimir o reducir tareas? Esto ayuda a decidir cómo organizar las actividades de la empresa y de los trabajadores y, con base en ello, enfocarse mejor en las tareas clave para avanzar.
Aumento de la productividad
Una adecuada administración del tiempo permite lograr más con menos esfuerzo y eso básicamente significa el aumento de la productividad en los equipos de trabajo. Cuando los empleados logran mejorar el tiempo que tardan en resolver sus tareas, los procesos se agilizan y el conjunto de actividades que realiza la empresa se torna más productivo.
Así, la jornada laboral de los colaboradores se aprovecha mejor y la compañía puede rendir al máximo de forma cotidiana, lo que mejora la eficiencia y los resultados.
Menos estrés
Por supuesto que todo lo anterior incide en el bienestar de todas las personas que laboran en la empresa. Cuando las personas pueden tener más dominio de su tiempo y actividades, se sienten en control, lo que reduce la incertidumbre y la ansiedad. Con ello también disminuye el estrés.
De esta forma, todos en la compañía pueden trabajar más relajados y a gusto, lo que mejora el clima laboral e incluso promueve el trabajo colaborativo, dado que hay más margen de tiempo para ayudar también a otros a alcanzar sus objetivos.
4 técnicas de administración del tiempo
Una vez que se toma conciencia de la importancia de gestionar activamente el tiempo de trabajo, las tareas y las prioridades, es mucho más sencillo comenzar a organizar todas estas cuestiones.
Sin embargo, todavía falta conocer uno de los elementos esenciales para aplicar estos cambios en la empresa: las técnicas de administración del tiempo. Te compartimos las 4 esenciales.
1- Matriz de administración del tiempo Eisenhower
Como prometimos al inicio de este artículo, una de las técnicas de administración del tiempo de la que queríamos hablar es la matriz Eisenhower. Esta se caracteriza por ayudar a organizar y priorizar las actividades según su urgencia e importancia. Así, con la matriz de administración del tiempo de Eisenhower podrás dividir tus tareas en cuatro cuadrantes:
- Urgente e importante. En este cuadrante se deben incluir todas las tareas que necesitan realizarse lo antes posible. Es decir, todo aquello que tenga plazo o límite de tiempo establecido.
- Importante y no urgente. Aquí se deben incluir las tareas que si bien deben hacerse, no tienen una fecha inmediata o prevista de forma certera. Por lo tanto, son actividades que se pueden programar.
- Urgente y no importante. ¿Existe algo que sea urgente, pero no importante? Aunque parezca contradictorio, este cuadrante es igual de útil que los demás. Aplica para aquellas tareas que se deben realizar con urgencia, pero que no necesitas hacer tú mismo, por lo tanto, son actividades que puedes delegar en otras personas del equipo.
- No urgente y no importante. Esas tareas innecesarias que roban tiempo, interrumpen y distraen son las que pueden ir en este cuadrante. Hablamos de aquellas actividades que deberías eliminar de tu lista de pendientes.
Sin dudas, la finalidad de la matriz de administración del tiempo Eisenhower es jerarquizar la carga de trabajo para que puedas ocuparte de lo urgente e importante, delegar y eliminar aquello que ocupa horas del día a día pero no aporta valor.
2- Técnica Pomodoro
De las favoritas de todo el mundo, la técnica Pomodoro se caracteriza por su simpleza y efectividad. Principalmente ayuda a avanzar con las tareas dividiendo el tiempo en períodos cortos de enfoque al 100% y descansos entre sesiones de trabajo.
Esta es una de las técnicas de administración del tiempo más populares porque es muy fácil de implementar, solo necesitas hacer una lista de tareas bien jerarquizada en cuanto a las prioridades y un temporizador. Luego podrás crear tantas sesiones de trabajo o pomodoros como creas conveniente de acuerdo a las tareas del listado.
Lo más común es crear sesiones de trabajo de 25 minutos y descansos de 5 minutos entre cada una de ellas. Al completar los 4 pomodoros puedes tomar un descanso más largo.
3- Principio de Pareto
La famosa ley o principio de Pareto es otra de las técnicas que puedes aplicar para la administración del tiempo en tu empresa. La ley de Pareto es un principio que fue desarrollado por el filósofo e ingeniero italiano Vilfredo Federico Pareto. Con ella se estableció una nueva concepción sobre la productividad. De acuerdo con este principio, el 20% de todos los esfuerzos es lo que produce el 80% de los resultados. Por eso también se la suele llamar la “regla 80/20”.
Básicamente, consiste en primer lugar en dedicar el 20% del tiempo al 80% del trabajo. Es decir, finalizar el 80% de las tareas relativamente rápido, en tanto, se trata de actividades más sencillas y también por lo general menos relevantes.
Así, podrás liberar tiempo de tu agenda para darle una mayor dedicación a abordar el 20% del trabajo, que suele tomar algo así como el 80% del tiempo. Se trata, claro está, de las tareas más complejas, pero más significativas para la empresa.
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4- Método “Getting Things Done” (GTD)
Esta es, sin dudas, una de las técnicas de administración del tiempo y productividad que más notoriedad ha cobrado en las últimas décadas. Se trata del método “Getting Things Done” (GTD) que, traducido al castellano, sería algo así como Resolviendo las Cosas.
Este método ayuda a gestionar y completar tareas, así como a cumplir plazos de manera eficiente, poniendo especial énfasis en el sistema de listas y calendarios. La metodología se aplica en 5 pasos:
- Capturar. En esta etapa no debes organizar nada, solo extraer de tu cabeza toda la información relacionada a las tareas y pendientes a realizar y apuntarla en un documento, aplicación de notas o la herramienta que utilices para organizar el flujo de tareas en la empresa.
- Procesar. Una vez que hayas enlistado los pendientes, es momento de convertir toda esta información en acciones específicas a realizar. Asegúrate de incluir todos los datos, documentación e incluso a los colaboradores que deban estar involucrados en cada tarea.
- Organizar. Simplemente organiza y estructura toda esta información de manera que otros puedan consultarla, entenderla fácilmente y encontrar rápido lo que necesiten para avanzar.
- Revisar. Aquí se trata de revisar con frecuencia las tareas de la lista, ver los avances que se van logrando y volver a establecer las prioridades o reacomodar pendientes si es necesario.
- Hacer. Finalmente, la esencia de esta técnica es que puedas pasar a la acción y hacer el trabajo.
Herramientas para la administración del tiempo
Otra de las promesas iniciales de este artículo fue sobre las herramientas para la administración del tiempo. Ciertamente, hoy abundan los recursos tecnológicos que puedes utilizar para agilizar la ejecución de tareas y gestión de proyectos. Te compartimos algunas de las más valiosas:
Google Calendar
En tiempos de trabajo híbrido y remoto Google Calendar es un imprescindible. Sobre todo, para gestionar el tiempo y las tareas con equipos asíncronos que no necesariamente están presentes a diario en el centro de trabajo. Básicamente, es una herramienta esencial porque te permite planificar y hacer listas de tareas diarias e incluso asignarle una duración. De esta forma, sabrás cuánto tiempo le dedicas a cada tarea y podrás organizar mejor tu agenda diaria.
Trello
Otra de las herramientas para la administración del tiempo es Trello. Por su simpleza, se ha transformado en un recurso muy valioso en empresas y proyectos de todos los tamaños. Este gestor de tareas permite organizar las tareas en una plataforma muy visual, indicar todas sus características, asignar responsables a cada una de ellas, es decir, las personas del equipo que deben realizarlas e incluso sumarle un plazo específico.
Focus To-Do
Antes mencionamos esta técnica y te dijimos que solo necesitabas un temporizador, pues bien, hay numerosas alternativas en internet que pueden servirte. Pero, sin dudas, una de las más interesantes es la que ofrece Focus To-Do. Esta aplicación no solo te permite llevar a cabo la técnica Pomodoro, lo más valioso de la herramienta es que ofrece información estadística muy útil a medida que utilizas la app. Lo que te ayuda a hacer ajustes para mejorar.
Factorial
Si hablamos de una herramienta que te ayude a mejorar la administración del tiempo en tu empresa y, concretamente en el área de Recursos Humanos, entonces no podemos dejar fuera de este listado a Factorial.
Factorial es un software de RR.HH. todo en uno que entre sus funcionalidades ofrece herramientas igual de esenciales como las que vimos hasta ahora. Algunas de las destacadas para la administración del tiempo son:
- Control horario. Esta función te ayuda a hacer un seguimiento efectivo del tiempo y asistencia de tu personal. Así puedes extraer informes mensuales de las horas trabajadas por cada empleado, verificar las horas extras, aprobar de forma ágil solicitudes de vacaciones y ausencias, gestionar los turnos de trabajo de manera eficiente y visualizar en el calendario a todo el equipo, con sus horas trabajadas y ausencias, entre otros beneficios.
- Gestor documental. Toda la documentación en un solo lugar. Gracias a ello, las personas podrán acceder fácilmente a la información que requieren para avanzar en sus tareas, lo que ayudará a mejorar la productividad del equipo.
- Comunicación interna. Con la herramienta de comunicación interna de Factorial mantendrás a todos tus empleados al tanto de lo importante. Esto incluye información sobre objetivos, organización interna de los procesos y actividades del equipo e incluso la comunicación clara de las tareas a realizar. Todo lo que contribuye a mejorar la productividad.
- Workflows automáticos. Esta es una herramienta que te ayuda a automatizar el área de RR.HH. en tu empresa y mejorar su eficiencia, mediante la creación de workflows automáticos que se valen de los datos que la compañía ya almacena en Factorial.
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