La comunicación abierta es un concepto que muchas empresas afirman valorar, pero que muy pocas saben cómo implementar. Porque como tantos otros términos vinculados a la gestión de personas, puede ser un tanto abstracto.
En concreto, ¿podrías definir rápidamente qué es la comunicación abierta? Es muy probable que la respuesta sea algo vaga o imprecisa. Y aquí está el primer desafío, sin conocer en detalle qué es y cómo se ve la comunicación abierta es muy difícil promoverla en los espacios de trabajo.
Por ello, en este artículo vamos a darte su definición, además de explicar cuáles son los beneficios de una cultura de feedback y comunicación abierta, cómo motivar y generar confianza para una comunicación abierta y qué herramientas puedes encontrar al respecto.
Tabla de contenidos
¿Qué es la comunicación abierta?
Podríamos pensar en la comunicación abierta como un estilo de comunicación que se caracteriza por facilitar que las personas puedan expresar sus pensamientos y opiniones con honestidad, transparencia y confianza. Es decir, que ocurre cuando los miembros de un equipo sienten que pueden compartir entre sí sus ideas abiertamente, sin ningún tipo de temor a las repercusiones.
La comunicación abierta es un rasgo de la cultura organizacional de una empresa. Por ello, no es algo que ocurre de un momento a otro, sino que se construye todos los días. Como si de un hábito se tratara, las organizaciones que quieren fomentar este tipo de comunicación dentro de sus equipos deben cultivarla cotidianamente y, por supuesto, predicar con el ejemplo.
Claro que esto no quiere decir que la comunicación abierta implica tener más reuniones o actividades para la vinculación de los empleados. No se trata de eso. Para cultivar la comunicación abierta en tu equipo es clave crear una cultura en la que las personas puedan expresar sus opiniones e ideas sin ningún temor. Por ello se requiere el compromiso del liderazgo para fomentarla, mediante la construcción de un entorno laboral seguro para el talento.
En resumen, la comunicación abierta es un enfoque que valora la perspectiva única de cada trabajador, ayudándole a expresarse, aprender a escuchar a los demás, ver las cosas de manera diferente y colaborar mejor con sus pares y superiores. Así, es una herramienta vital en los entornos laborales porque ayuda a trabajar mejor.
¿Qué es una cultura de feedback?
De la mano de la comunicación abierta encontramos la cultura del feedback. Son formas de hablar de lo mismo, aunque hay pequeñas diferencias a contemplar. Mientras que el primer término, como vimos antes, se refiere a un enfoque de comunicación que puede inculcarse en las empresas, la cultura del feedback es uno de los componentes de ese estilo.
Así, el feedback es una parte vital de la comunicación abierta, en tanto, se centra en la retroalimentación honesta entre empleados, gerentes y ejecutivos. Esencialmente, es una cultura en la que cada persona siente que cuenta con el espacio para dar sus impresiones u opiniones a otro miembro de la organización.
La cultura del feedback no distingue jerarquías, todos en la empresa tienen derecho a dar retroalimentación. En las compañías que implementan este tipo de prácticas hay un intercambio constante entre los empleados y directivos, con la idea de que todos puedan aportar al crecimiento y desarrollo de los demás.
Claro que es importante conocer la clave de cómo dar y recibir feedback para que esta gestión garantice los resultados esperados. En este sentido, es fundamental brindar comentarios respetuosos pero honestos sobre qué están haciendo bien y que podrían hacer mejor los empleados.
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¿Por qué es importante la comunicación abierta?
Ahora bien, ¿cuáles son los beneficios de una cultura de feedback y comunicación abierta? Los siguientes son algunos de los principales:
Mejora el compromiso
Alentar a los empleados a expresar sus pensamientos y opiniones abiertamente puede ayudarlos a involucrarse más en lo que sucede dentro de su entorno laboral y, con ello, aumentar el compromiso con la empresa.
Según Gallup, los trabajadores que están comprometidos con su empleo tienen un 27% más de probabilidades de alcanzar un desempeño “excelente” y son un 21% más productivos. Por lo tanto, tienden a ofrecer mejores resultados.
Fortalece los lazos del equipo
La comunicación abierta y la cultura del feedback también ayudan a lograr mejores conexiones entre las personas. Esta clase de enfoque genera un clima laboral en donde todos se comunican de forma honesta y transparente, por lo que los vínculos suelen ser más sólidos. A su vez, esto promueve el espíritu de colaboración y permite trabajar mejor en equipo.
Mejora la confianza
Cuando los empleados se sienten libres y seguros para hablar, es mucho más probable que confíen en sus empleadores y líderes de equipo. Esto, además, ayuda a los trabajadores a ganar confianza en su propia labor, dado que tienen mayor claridad sobre lo que se espera de ellos y cómo mejorar, lo que los hace sentir más seguros en sus roles.
Consolida el sentido de pertenencia
Fomentar la comunicación abierta y el feedback ayuda a consolidar el sentido de pertenencia. En tanto, los empleados se sienten incluidos y apreciados, sobre todo cuando se reconocen sus logros o avances a través de la retroalimentación. Además, cuando los empleados creen que su opinión es valiosa para la dirección de la empresa suelen involucrarse más en ofrecer feedback constructivo al liderazgo.
Aumenta la retención de empleados
¿Qué es lo que deben hacer las empresas para retener a sus empleados? En realidad, no hay una receta que funcione igual para todas las organizaciones. Pero, en líneas generales, indagando sobre las aspiraciones y expectativas de los colaboradores se puede comenzar a delinear una estrategia de RR.HH. centrada en la satisfacción del talento y, con ello, reducir su rotación de personal.
En este sentido, una encuesta de OfficeVibe revela que el 96% de los empleados quiere recibir feedback de forma frecuente. Sin embargo, solo el 30% lo recibe de manera regular. Asimismo, un estudio de Mailchimp refleja que el 25% de los empleados que renuncian a sus trabajos lo hace porque no se siente valorado por sus empleadores.
En otras palabras, la comunicación abierta y el feedback continuo pueden ser la piedra angular de la retención de empleados. Y es otra de las razones por las que considerar este enfoque en las empresas.
¿Cómo fomentar la comunicación abierta en tu empresa?
Antes de centrarnos en las herramientas para la comunicación abierta en las empresas, vamos a conocer qué tipo de prácticas o iniciativas puedes implementar en tu organización para motivar y generar confianza para una comunicación abierta.
Predicar con el ejemplo
Todo parte del liderazgo. Cualquier comportamiento deseado en el talento, primero debe verse reflejado en los líderes de la organización. Si lo que se busca es la comunicación abierta y fomentar el feedback como parte esencial de la cultura, esto debe estar primero en los altos rangos de la compañía.
Son los directores, gerentes y jefes de cada equipo quienes deben mostrarse transparentes, ser honestos y expresar con claridad lo que esperan de cada trabajador y lo que están dispuestos a ofrecer a cambio.
Crear un ambiente laboral seguro
La confianza se trabaja y se cultiva día tras día. Para que los empleados se sientan seguros de hablar y expresar sus pensamientos e ideas necesitan sentir confianza en el entorno y saber que sus opiniones van a ser respetadas por el resto.
Para ello, es necesario que los líderes y Recursos Humanos generen el ambiente propicio. Aquí está la clave de cómo dar y recibir un feedback:
- Demostrar respeto y dejar en claro qué tipo de comportamientos son aceptados y cuáles no en relación a los demás.
- Ser accesible para que los trabajadores puedan expresar lo que necesitan en el momento que lo requieren.
- Garantizar la confidencialidad de la información sensible o comentarios más delicados que comparten los empleados.
- Establecer una política de feedback con pautas claras.
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Pedirle a los empleados su opinión
La comunicación abierta debe incentivar a tus empleados a expresarse con libertad. Entonces, es importante pedirles que den su opinión. Es decir, preguntarles directamente qué piensan sobre un determinado tema, comentarles cuán importante es que den su versión o idea sobre el asunto y hacerles saber cuán valiosos son sus aportes para la empresa.
Dar retroalimentación regular
Crear una cultura de feedback requiere ser proactivos. Esto es, tratar este asunto con frecuencia, no dejarlo relegado a una evaluación de desempeño anual. Por ello, es importante dar retroalimentación regular a los empleados y pedirles también que den sus comentarios sobre el liderazgo o lo que se podría mejorar desde el área de gestión de la empresa.
Esto se puede hacer con reuniones más cortas e informales cada uno o dos meses, o con procesos de revisión del desempeño basados en proyectos. Lo que permite ir midiendo el progreso y hacer comentarios al respecto, a medida que se avanza en su ejecución.
6 herramientas para la comunicación abierta en las empresas
Para fomentar el tipo de comunicación que deseas en tu equipo las herramientas que elijas son esenciales. Podríamos decir que existe un canal ideal para cada tipo de mensaje o información que quieres compartir. Pero incluir demasiados recursos puede saturar al equipo.
El objetivo es que todos estén al tanto de lo que pasa en la empresa, cuenten con la información que necesitan para hacer su trabajo y se genere un ambiente laboral abierto y colaborativo. Para ello, las siguientes 6 herramientas para la comunicación abierta en las empresas pueden ser imprescindibles:
1- Red social interna
Tener una red social interna es una excelente forma de mantener la comunicación abierta y transversal en las organizaciones. Con esta clase de herramientas las compañías usan las mismas características de una red social para incentivar a los empleados a conectarse y discutir temas vinculados con el trabajo.
Algo interesante de este recurso es que la comunicación no se da de forma ascendente o descendente. De alguna manera, en las redes sociales internas de las empresas todos los usuarios son iguales. No hay jerarquías en estos espacios, lo que fomenta interacciones que de otro modo sería más difícil que ocurran.
También se trata de herramientas donde la socialización es muy importante. Dependiendo de la estrategia que implemente la compañía, se pueden generar dinámicas para incentivar conversaciones grupales y así promover lazos más cercanos entre los distintos miembros de la organización.
Por otro lado, dado que se pueden generar anuncios y compartirlos de forma masiva o dar a conocer eventos, las redes sociales internas agilizan la entrega de información. Por lo tanto, puede aumentar también la eficiencia de los equipos.
2- Herramientas de mensajería instantánea
Las herramientas de mensajería instantánea permiten el envío de mensajes de texto, fotos, videos y otras formas de contenido entre las personas de la empresa. Es un modo más rápido y natural de interactuar ya que imita muy bien las herramientas cotidianas que se usan en la vida personal, como Whatsapp, por ejemplo.
Precisamente, esa naturalidad que hay en el uso de este tipo de recursos hace que sean una opción ideal cuando se pretende fomentar la comunicación abierta en las empresas. En tanto, la mensajería instantánea se caracteriza por la espontaneidad, lo que ayuda a darle cercanía a las interacciones y hacerlas más naturales.
Asimismo, los canales de mensajería instantánea también están configurados para crear conversaciones grupales. Por ejemplo, se puede crear un canal específico de Recursos Humanos, otro dedicado a Marketing y otro a Ventas. Así, en cada uno de ellos se podrá compartir información relevante, sin saturar otros puntos de contacto con estos mensajes.
3- Gestor documental
Otra de las herramientas para la comunicación abierta en las empresas es el gestor documental. Un sitio donde se centraliza toda la información documentada de la empresa. Si quieres fomentar la transparencia, es necesario que el talento pueda tener acceso a sus documentos personales y laborales, a la información necesaria para realizar su trabajo y entender los procesos de la compañía.
Un gestor documental permite reunir todo ello en un mismo lugar, facilitando el acceso a todo el personal, sin importar dónde se encuentre, ya que, por lo general, este sistema funciona en la nube.
Además, RR.HH., empleadores y gerentes podrán compartir fácilmente cualquier documento con los trabajadores, lo que también agiliza el intercambio de información.
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4- Portal de empleado
También debemos mencionar el portal de empleado como otra de las herramientas para la comunicación abierta en las empresas. Este es un espacio exclusivo para cada colaborador, donde se reúne toda su información. Gracias a ello, el trabajador podrá acceder a los datos de su relación laboral con la empresa, de principio a fin. Pero, además, se puede utilizar para enviarle mensajes de forma directa, avisos o documentos.
¿Por qué es esta una herramienta ideal para la comunicación abierta? Porque también fomenta la transparencia. Los empleados siempre quieren saber qué información tiene la compañía sobre ellos. Poder tener acceso a esta clase de recurso les hace sentir más seguridad y confianza sobre su entorno de trabajo.
Asimismo, para fomentar la transparencia en las empresas también es importante que todos los datos estén correctamente organizados. Por lo general, cuando se produce una saturación de información hay mucho que se pierde en el camino y esto, además de generar caos, puede ocasionar inseguridad en el talento. Por eso, es importante contar con herramientas que ayuden a mantener organizada la información. El portal del empleado es uno de ellos.
5- Herramientas de videoconferencia
Sin dudas, fueron un furor cuando comenzó la pandemia y las empresas necesitaron formas de mantener la cercanía con sus equipos, aun en la distancia del teletrabajo. Pero hoy, siguen siendo herramientas clave porque muchas organizaciones todavía mantienen el trabajo remoto o híbrido y la comunicación sincrónica regular para reuniones de equipo, planificación o incluso para retroalimentación.
Por todo ello, las herramientas de videoconferencia son otro de los recursos imprescindibles para fomentar la comunicación abierta en las empresas. Hoy incluso se suelen utilizar para las reuniones uno a uno que mantienen los gerentes con los empleados para darles feedback.
6- Herramientas de colaboración
Otra de las herramientas que pueden facilitar la comunicación abierta en las empresas son las de colaboración. Se trata de cualquier recurso que permita el acceso de más de una persona para trabajar en un proyecto, agregar comentarios, notas, aprobar o rechazar y avanzar en su ejecución.
Sin dudas, esta es una de las grandes ventajas del software en la nube, dado que permite que varias personas trabajen al mismo tiempo en una misma tarea y se den retroalimentación entre sí, en tiempo real, para poder hacer cambios, resolver problemas y mejorar el trabajo.
Así, muchas de las herramientas de colaboración permiten que varios usuarios accedan a ellas en simultáneo y brindan las funciones necesarias para hacer un seguimiento de los cambios y guardar diferentes versiones mientras el proyecto evoluciona.
Descubre el programa de comunicación interna de Factorial
¿Y si te dijéramos que puedes tener prácticamente todas estas herramientas en un solo lugar? Factorial es un software de Recursos Humanos todo en uno que entre sus funcionalidades integra un sistema de comunicación interna y comunidades.
Esta herramienta te permite:
- Crear eventos y comunicados. Informar a tus empleados de las últimas novedades y eventos mediante la creación de publicaciones dentro de la plataforma. En este sentido, puedes crear publicaciones individuales, para toda la empresa o para un grupo en particular. Sumado a ello, los empleados pueden añadir comentarios o reacciones para fomentar la interacción.
- Generar resúmenes semanales. Mantén a todo tu personal al tanto de lo que pasa en la empresa. Puedes dar a conocer los acontecimientos más importantes o incluir información sobre el equipo, como por ejemplo, cumpleaños, bajas, ausencias, aniversarios en la empresa, entre otros. Sumado al envío de recordatorios de tareas pendientes.
- Crear comunidades. También puedes darle vida a comunidades para grupos específicos de empleados y personalizarlas al máximo. Por supuesto, tu personal podrá participar de ellas y dentro de estos espacios podrás crear publicaciones e interactuar con el resto del equipo. Además, los colaboradores también pueden crear sus propias comunidades.
Sumado a todo ello, el sistema de comunicación interna de Factorial te permite compartir documentos fácilmente y se vincula con el portal del empleado para que tengas en un solo lugar toda la información que puedan necesitar tus trabajadores.
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