El 81% de los profesionales de Recursos Humanos experimenta el síndrome de burnout. No hay dudas de que este departamento es de los que más tareas gestiona en el día a día. Un área tan dinámica y en constante transformación dentro de las empresas requiere soluciones ágiles para funcionar. Precisamente, la automatización y gestión se plantea como una de las alternativas.
Pero ¿qué es la automatización y gestión? ¿Qué ventajas puede ofrecer aplicada a Recursos Humanos? Y ¿cómo implementarla en tu organización? De esta y otras cuestiones te hablaremos en este artículo. Llegó el momento: ¡gana tiempo automatizando los procesos administrativos en tu compañía!
Tabla de contenidos
¿Qué es la automatización?
La automatización es mucho más que una de las tendencias que ha llegado para quedarse. Se trata de una nueva forma de abordar y ejecutar los procesos en las empresas. Es un término utilizado para describir la implementación de la tecnología con el objetivo de minimizar la intervención humana.
Básicamente, automatización es utilizar la tecnología para realizar tareas frecuentes en una organización reduciendo al máximo el trabajo manual de las personas. Con tareas frecuentes nos referimos a aquellas que son operativas y, por lo general, son repetitivas en los centros de trabajo.
Entonces, la automatización básica toma tareas simples y rudimentarias y las automatiza. Esto implica digitalizar el trabajo mediante el uso de herramientas que ayudan a optimizar y centralizar las tareas rutinarias.
- Por ejemplo, en lugar de tener información en silos desconectados, utilizar un sistema de comunicación interna donde la mensajería de la empresa esté centralizada.
- Otro ejemplo sería reemplazar los archiveros físicos plagados de carpetas y papeles en las instalaciones de la empresa, por un sistema digital donde se almacene toda esa documentación y se pueda acceder a ella fácilmente.
Así, la implementación de tecnologías, técnicas y procesos automatizados en las empresas ayudan a mejorar la eficiencia y la confiabilidad, al reducir errores humanos comunes cuando se realizan tareas manuales.
Al mismo tiempo, mejora la velocidad de ejecución de muchas tareas que anteriormente llevaban más tiempo. Lo que permite aumentar la productividad de las organizaciones.
Hoy, esta iniciativa está presente en muchos ámbitos y puede utilizarse en prácticamente todas las áreas de las empresas. Precisamente, la automatización aplicada a Recursos Humanos es una de las estrategias que más beneficios puede ofrecer a las organizaciones.
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¿Cómo la automatización puede liberar la función de recursos humanos?
Hay grandes mitos en torno a la automatización. Cuando en algunas empresas se propone comenzar con este tipo de transformación digital saltan las alarmas del equipo que ve en ello una amenaza de perder su trabajo. Otros sostienen que automatizar lleva a deshumanizar las organizaciones.
Lo cierto es que nada de ello ha ocurrido en las empresas que ya apostaron por la automatización. Todo lo contrario, al quitarle carga de trabajo operativo al talento se ahorra mucho tiempo que luego se puede destinar a actividades que aportan más valor a la compañía.
En el caso concreto de la automatización aplicada a Recursos Humanos se observa un ahorro de tiempo que se puede dedicar a:
- Desarrollar al personal.
- Diseñar un recorrido en la empresa mucho más satisfactorio para el talento.
- Garantizar experiencias mucho más significativas para los trabajadores dentro de la empresa.
Ya lo hemos dicho en otras oportunidades, más que cualquier otra cosa, las personas necesitan tiempo. Esto es aplicable tanto a tu equipo de RR.HH. como al resto de tus colaboradores.
Si los profesionales de Recursos Humanos tienen más tiempo para destinarlo a lo que es esencial de su función, básicamente cuidar a las personas dentro de las empresas, se sentirán más satisfechos y conectados con el propósito de su labor. Esto aumentará su bienestar dentro de la compañía. Reduciendo el burnout del que hablábamos al principio.
De la misma forma, si el área de capital humano tiene más tiempo puede destinarlo a pensar mejores estrategias de RR.HH. que potencien la experiencia de los trabajadores. Todo lo que conduce a indicadores más positivos:
- Mejor retención de talento.
- Más satisfacción laboral.
- Menos estrés en los trabajadores.
Y, en definitiva, el resultado más esperado hoy por las empresas: empleados más felices.
¿Qué ventajas representa la automatización aplicada a Recursos Humanos?
Por lo que vimos hasta aquí, la premisa de la automatización aplicada a Recursos Humanos es digitalizar los procesos operativos para mantener el corazón de tu empresa 100% humano. Antes de contarte cómo hacerlo y en qué procesos puedes implementarlo, veamos algunas de sus principales ventajas.
Procesos de RR.HH. simplificados
Según un informe de Randstad, la automatización ha cambiado la forma de organizar los Recursos Humanos en el 75% de las compañías. Y esto se refiere a una de las ventajas clave de la adopción de la tecnología en esta área, que es básicamente la simplificación de procesos.
Aquellos procedimientos que eran tediosos, arduos y repetitivos y que consumían gran parte del tiempo de los profesionales del departamento de capital humano, ahora se pueden simplificar ampliamente y unificar.
Es decir que mejora la eficiencia y calidad del trabajo, estandarizando procesos para que todos estén en la misma sintonía respecto a su ejecución. De este modo, el recorrido por cada uno de esos procedimientos es mucho más sencillo y ágil.
Ahorro de tiempo
Ya lo dijimos al inicio, la premisa de este artículo es clara: gana tiempo automatizando los procesos administrativos. Por ello, no es novedad que una de las ventajas destacadas de la automatización aplicada a Recursos Humanos sea el ahorro de tiempo.
Al simplificar procesos, reducir tareas repetitivas y tener acceso a los datos mucho más rápido, sin fricciones y sin la pérdida de tiempo que puede suponer buscar un documento en papel entre cientos de carpetas, tendrás más horas disponibles para dedicarle a otras gestiones más valiosas.
Información siempre disponible y segura
Otra de las ventajas de la aplicación de la automatización en RR.HH. es la posibilidad de mantener la información centralizada en un solo lugar. De ello se desprenden otros beneficios tales como un acceso más ágil a los datos que necesitas.
Al mismo tiempo, esta información siempre está actualizada y disponible desde cualquier lugar. Ya que, por lo general, estas soluciones digitales funcionan en la nube. Lo que también garantiza una mayor seguridad de los datos.
Mejores decisiones
Asimismo, otra ventaja de las opciones de automatización que hoy se pueden implementar en el área de capital humano se relaciona también con los datos, pero en otro sentido. ¿Has oído hablar de People Analytics?
Pues, básicamente gracias al uso de la tecnología las empresas pueden recopilar mucha información. Esa enorme cantidad de datos se pueden analizar para planificar las acciones a realizar en el área de talento y, asimismo, para tomar mejores decisiones con base en información más certera.
Experiencia de empleados optimizada
Dejamos para lo último lo que consideramos el beneficio más destacado de la automatización aplicada a Recursos Humanos. Nos referimos a cómo las ventajas anteriores impactan de forma directa en la manera en que este departamento puede mejorar la experiencia de los empleados en la empresa.
Al hacer más simple los procedimientos, ahorrar tiempo, tener más información sobre lo que quiere tu talento y tomar decisiones más acertadas puedes crear un mejor entorno para tus trabajadores y soluciones adaptadas a sus expectativas.
Como dijimos al inicio de este listado, automatizar los Recursos Humanos es apostar por la digitalización para mantener el corazón de tu empresa enfocado en lo humano, en aquello que necesita tu fuerza laboral para alcanzar la felicidad en el trabajo.
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¿Cómo automatizar tus Recursos Humanos?
No hay una única manera de automatizar los Recursos Humanos en una empresa. Pero sí podemos darte algunas ideas para comenzar a transitar hacia ese camino. Te compartimos los 5 pasos esenciales en toda estrategia de automatización en RR.HH.
1- Evalúa las necesidades de automatización en el área de talento
¿Cuáles son los cuellos de botella en la gestión de talento en tu empresa? Puede que el gran dolor de cabeza del equipo de Recursos Humanos sea el control horario, la planificación de los turnos o la gestión del descanso. Algo que conlleva, entre otras cosas, modificar el cálculo de la nómina.
A simple vista es fácil identificar que el departamento de capital humano tiene mucho trabajo que hacer. La buena noticia es que también hay mucho que se puede automatizar.
Sin embargo, para iniciar con este proceso es importante identificar cuáles son las necesidades de automatización específicas del área. Así, podrás decidir mejor qué procesos automatizar y qué soluciones digitales implementar.
2- Define los procesos y tareas que vas a automatizar
Una vez que hayas definido qué necesita el departamento de talento para funcionar mejor, aumentar su eficiencia y reducir las fricciones que los profesionales del área deben afrontar en su día a día, es momento de definir cuáles serán los procesos y tareas que vas a automatizar.
Hay muchos procesos y tareas de Recursos Humanos que puedes automatizar, sin embargo, como te decíamos antes, la recomendación es tomar esta decisión en base a las necesidades de tu compañía.
Por ejemplo, la gestión documental suele ser una de las primeras actividades que se automatizan en RR.HH. Y esto se debe a que desde la incorporación de un empleado hasta su salida, la relación de este con la empresa debe estar documentada. Esto incluye:
- Altas en la seguridad social.
- Documentación de identificación personal del trabajador.
- Contratos.
- Nóminas.
- Vacaciones.
- Horas extra.
Así, los documentos que debe gestionar RR.HH. se multiplican exponencialmente en relación a la cantidad de empleados y puede ser un desborde de información si no se administran adecuadamente. Lo mejor de hacerlo es mediante un gestor documental que permite reunir en un mismo lugar todos esos documentos, organizarlos y acceder a ellos fácilmente.
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3- Determinar cómo implementarlo
Hoy existen infinidad de recursos que puedes utilizar para aplicar la automatización en el área del capital humano. Hay soluciones que incorporan tecnologías novedosas como la inteligencia artificial y otras tantas herramientas digitales que son muy sencillas de implementar.
Entre ellas, el software de Recursos Humanos es de los más elegidos precisamente porque es fácil de utilizar para los profesionales del área, lo que agiliza su implementación.
Al mismo tiempo, al ofrecer múltiples funcionalidades en una sola plataforma representa en gran medida un ahorro de costos significativo. Por otro lado, hay sistemas que permiten la personalización e incluso contratar funcionalidades a medida, acordes a lo que necesita tu empresa.
Lo importante de este punto es elegir una herramienta que se adapte a tu compañía, que sea fácil de operar e implementar y que cuente con los recursos que realmente ayudarán a hacer más eficiente el área, sin perder de vista el componente humano de la gestión de talento.
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4- Aplica las herramientas que hayas elegido
Ahora que ya has identificado las necesidades de RR.HH., las tareas y procesos que quieres automatizar, y las herramientas que vas a utilizar, solo queda comenzar la implementación. Esta fase te permitirá saber cómo funciona en la realidad el sistema que hayas elegido y cómo se familiariza el personal con su uso.
Por ello, en la implementación debes considerar cómo es el día a día de las personas que participan en el proceso o tarea que quieres automatizar. Ya que una nueva herramienta supone cambios notables en esa rutina.
En este punto puede ser útil comenzar poco a poco para ir evaluando la experiencia que va teniendo RR.HH. con esta implementación. Además, es clave mantener al equipo de talento informado sobre las características, alcances y usos de la herramienta. En caso de que sea necesario, también puedes impartir capacitaciones relacionadas a la aplicación del nuevo software.
5- Mide y mejora
Para concluir con la implementación efectiva de la automatización en RR.HH. es importante evaluar su rendimiento. Esto implica medir de manera regular los resultados que brinda el sistema utilizado.
¿Qué variables deberías considerar en esta etapa?
- ¿Cómo funcionó la herramienta en un determinado periodo?
- ¿Qué problemas se han presentado con respecto a su uso e implementación?
- ¿Cuál es la sensación del equipo de RR.HH. con respecto a esta nueva herramienta en el área?
- ¿Qué indicadores mejoraron?
¿Para qué hacer todo esto? Para poder ir aplicando ajustes que se traduzcan en mejoras para el área de talento. La mayoría de soluciones de automatización se actualizan y se pueden adaptar a los procesos y a las personas que los ejecutan. Por ello, siempre es recomendable medir su impacto y, en función de ello, hacer los ajustes que sean necesarios.
Automatización aplicada a Recursos Humanos: 10 procesos que puedes digitalizar en tu empresa
Más allá de conocer qué pasos dar para concretar la automatización aplicada a Recursos Humanos, es importante saber qué procesos de RR.HH. se pueden mejorar a partir de la tecnología. Algunos de ellos son:
- Reclutamiento y selección de personal. El software ATS o de selección de personal es de los más utilizados en este segmento. Entre otras cosas permite publicar las vacantes en diferentes sitios de forma simultánea, crear automáticamente un portal de empleo personalizado y gestionar el ciclo completo de candidato a trabajador.
- Onboarding. Lo interesante de automatizar este proceso es que es posible configurar los flujos de trabajo para que cada nueva incorporación atraviese todas las etapas de inducción con una mínima intervención del equipo de RR.HH.
- Control horario. Algunas de las cosas que permite la automatización de este proceso son la selección de un sistema de registro de asistencia para cada trabajador, pagar las horas extra de forma sencilla o facilitar a los empleados el fichaje.
- Administración. Desde la gestión documental, hasta la elaboración de nóminas o incluso el control de gastos de los empleados, todo ello puede automatizarse para mejorar los procesos administrativos del área.
- Control de faltas y vacaciones. La automatización de este proceso ayuda a prever las futuras faltas de los trabajadores, administrar mejor las vacaciones y coordinar todo ello de forma eficiente.
- Evaluación de desempeño. Realizar encuestas y evaluaciones de desempeño de forma rápida es una de las soluciones de la automatización en este proceso. Lo que ayuda a hacer más ágil la medición del rendimiento de la fuerza laboral de la empresa.
Gana tiempo automatizando los procesos administrativos con Factorial
Emplear la tecnología es mucho más que satisfacer una necesidad en el área de Recursos Humanos. La automatización supone una inversión para llevar al área a implementar mejores prácticas que se traduzcan en una experiencia superior para los empleados.
Hoy, que la alta rotación del talento en las empresas mexicanas es una realidad con la que se convive a diario, cuidar esa experiencia es una de las actividades más importantes del departamento de capital humano.
Para poder dedicarse a ello, es necesario automatizar los procesos administrativos que tanto tiempo le quitan a los profesionales del área. Ahora ya sabes todo lo necesita para implementar este tipo de solución en tu organización. Solo resta que elijas la herramienta adecuada.
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