Una de las tareas más desafiantes en el área de gestión humana es el registro del tiempo trabajado por los colaboradores. ¿Te gustaría descubrir cómo optimizar esta importante tarea y dejar atrás los métodos obsoletos? En este artículo vamos a hablarte del contador de horas de trabajo, un proceso que hoy puedes automatizar y llevar a cabo de forma ágil y eficiente.
Tabla de contenidos
¿Qué es un contador de horas de trabajo?
El contador de horas de trabajo es una herramienta central dentro de los departamentos de Recursos Humanos. Este se utiliza para llevar el registro del tiempo que los empleados están al servicio de la empresa.
La importancia de contabilizar las horas de trabajo de tus colaboradores radica en que gracias a esta gestión puedes hacer cálculos más precisos al momento de efectuar el proceso de nómina y pagar el salario de los trabajadores.
Por lo general, el contador de horas de trabajo registra el momento de entrada y salida de los empleados, así como sus respectivos descansos a lo largo de la jornada laboral. De esta forma, RR.HH. puede saber cuánto tiempo ha trabajado un colaborador durante un determinado período. Por ejemplo, una semana, quincena o mes, dependiendo de cada cuánto se liquide la nómina del personal.
Pero eso no es todo. Además, el contador de horas de trabajo es una herramienta clave para darle cumplimiento legal a la jornada laboral. En Colombia el Código Sustantivo del Trabajo (CST) es la ley que regula la mayor parte de las normas que rigen la relación de trabajo entre los empleadores y el talento. Aquí se incluyen las obligaciones que se deben cumplir en torno a la jornada laboral del personal.
Así, un contador de horas de trabajo permite acreditar lo siguiente:
- Si se respeta la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo (Artículo 161 del CST).
- Que los trabajadores están accediendo a los descansos que exige la ley (Artículo 167 del CST).
- Si se reconoce económicamente de manera adecuada las horas extra de los trabajadores, así como el recargo nocturno y el trabajo en día domingo (Artículos 168, 169 y 173 del CST).
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¿Cómo se calculan las horas trabajadas en un mes?
Suponiendo que la liquidación de la nómina se lleva a cabo una vez al mes, es decir, que tus empleados reciben el pago por sus servicios de forma mensual, el contador de horas de trabajo en Excel o el contador de horas de trabajo online determinarán cuánto tiempo ha laborado el personal a lo largo de ese periodo.
Sin importar el sistema utilizado, el contador de horas de trabajo se ocupa del registro de la jornada laboral realizada por cada trabajador. De manera que, al finalizar el periodo analizado, en este caso, al completar el mes, se puede hacer un conteo total de la cantidad de jornadas que el trabajador completó y, en función de ello, calcular su pago.
Esto es especialmente útil porque, si bien los empleados pueden percibir un salario fijo, habrá oscilaciones de un mes al otro en función de la cantidad de horas extra, recargos nocturnos, trabajo en día domingo o en festivos. Estos pagos adicionales son bastante frecuentes en las nóminas de las empresas y poder estimarlos con precisión es una forma de garantizar un pago justo a los colaboradores y, sobre todo, aquel que corresponde según la ley.
¿Cómo calcular las horas de trabajo con un contador en Excel?
¿Contador de horas de trabajo en Excel o contador de horas de trabajo online? ¿Cuál de ellos es mejor? Siempre depende de las necesidades específicas de cada organización. Pero, lo cierto es que todo apunta a la automatización de estas tareas más bien operativas y administrativas.
Ten presente que las empresas toman cada vez más conciencia de que RR.HH. debe asumir un rol estratégico dentro de los equipos. Para ello, se necesita que los profesionales de esta área tengan tiempo para dedicarle a actividades que aporten mayor valor. Precisamente, esa es una de las ventajas de contabilizar las horas con un software online.
Sin embargo, antes de adentrarnos en los beneficios de implementar esta clase de solución, es importante conocer cómo funcionan los sistemas manuales, para que puedas sacar tus propias conclusiones al respecto.
En este sentido, debemos decir que un contador de horas de trabajo manual es un sistema de seguimiento de la jornada laboral que consiste en contabilizar el tiempo que pasa entre las horas de entrada y de salida de los empleados.
Por lo general, con estos sistemas son los propios trabajadores quienes realizan el conteo de sus horas de trabajo. Esto lo hacen con ayuda de hojas de cálculo en Excel. Es decir que el personal crea o recibe un formato en Excel con los distintos campos a completar y fórmulas aplicadas para hacer el cálculo. En estas plantillas se suelen incluir los días de la semana, entradas y salidas y un apartado donde se contabiliza el total de horas diarias.
Luego, los equipos de RR.HH., gerentes o empleadores revisan los datos vinculados a las entradas de tiempo manuales y los aprueban para realizar el cálculo de la nómina y su contabilización.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un contador de horas manual?
El contador de horas en Excel es un sistema simple y fácil de utilizar. De hecho, una de sus principales ventajas es que los equipos suelen estar familiarizados con la herramienta. Debido a que solo se requiere acceso a Excel o Google Sheets, las empresas no necesitan invertir en infraestructura tecnológica específica o dedicar tiempo a aprender a utilizar nuevas herramientas.
Sin embargo, con el sistema manual, una persona debe dedicarse a crear estos formatos en Excel, asegurándose de incorporar todos los campos a completar por parte de los trabajadores, así como incluir fórmulas para realizar los conteos.
Sumado a ello, el sistema manual puede ser propenso a errores humanos. Es natural que al depender de la entrada manual de datos por parte de los trabajadores o el personal de Recursos Humanos, exista una alta probabilidad de que se cometan equivocaciones al ingresar las horas trabajadas. Estos errores suelen ocurrir por equivocaciones al transcribir los datos, olvidos, información duplicada o incluso debido a la manipulación intencional.
Asimismo, cuando este proceso se realiza de forma manual el equipo de RR.HH. necesita más tiempo para recopilar y consolidar los datos. Lo que puede retrasar el procesamiento de la nómina y aumentar las posibilidades de cometer errores al realizar los cálculos para el pago del personal. Esto último también puede ocurrir porque el sistema manual dificulta la identificación de discrepancias en los registros de horas trabajadas.
De este modo, si se registran de forma incorrecta las horas trabajadas, los empleados pueden recibir pagos erróneos que se traducen en costos adicionales para la empresa o conflictos legales. Pero, sobre todo, estos errores repetitivos generan la pérdida de confianza del personal, lo que afecta el compromiso, la motivación y el clima laboral.
¿Cómo calcular las horas de trabajo con un contador online?
El contador de horas de trabajo online es un software digital que reúne en una única herramienta distintas funcionalidades para hacer el seguimiento completo de la jornada laboral de los empleados.
Este tipo de sistema cuenta con un reloj checador digital que se encarga de registrar las horas trabajadas por el personal. Además, permite almacenar y centralizar los datos para poder acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
RR.HH. puede hacer un seguimiento detallado del tiempo que le dedicaron los colaboradores a la empresa, así como planificar mejor las jornadas de trabajo, gracias a la información precisa sobre la cantidad de horas que labora cada empleado, sus turnos e incluso los proyectos que realizan durante ese tiempo.
Asimismo, los empleados pueden acceder fácilmente a estos sistemas, ya que solo necesitan contar con un usuario y contraseña para ingresar y fichar sus entradas y salidas.
Dependiendo del proveedor que elijas encontrarás herramientas más completas que otras. En el caso del software de control horario de Factorial, este combina simpleza y sofisticación. Precisamente, así es cómo funciona:
- Fichaje. El trabajador ingresa a la plataforma y ficha su entrada. El reloj checador comienza a correr.
- Pausas. El trabajador también puede fichar sus descansos, de manera que el reloj checador se detiene hasta que el colaborador regrese a trabajar.
- Registro completo. Así, se realiza un registro completo del fichaje del equipo, registrando la cantidad de horas trabajadas en el día, los descansos, el lugar desde donde fichó e incluso las ausencias que se generaron en el periodo analizado.
- Aprobación de horas. Toda esta información queda almacenada en el sistema para que los managers puedan aprobar o rechazar las horas registradas por el talento y extraer los datos necesarios para el proceso de nómina.
Ventajas de contabilizar las horas con un software online
Cada vez son más las empresas que recurren a soluciones digitales para gestionar las horas trabajadas por sus trabajadores. De esta forma, el contador de horas de trabajo online se está convirtiendo en la principal herramienta para el control horario.
Esta clase de sistema suele incluir diversas funcionalidades tales como:
- Reloj checador electrónico.
- Registros de tiempo online.
- Aplicaciones móviles.
- Almacenamiento en la nube.
Gracias a todas estas características, los sistemas online ayudan a capturar de manera más precisa las horas trabajadas y esto les permite a las empresas acceder a numerosas ventajas. Las principales son:
Agilizar el control horario
Ningún equipo de Recursos Humanos quiere destinar más tiempo del necesario a tareas rutinarias o de control. Mientras que al utilizar un contador de horas de trabajo manual los profesionales del área deben dedicar gran parte de su labor a calcular el tiempo destinado por el personal a la empresa, una de las ventajas de contabilizar las horas con un software online es que ese registro es automático y gracias a ello RR.HH. solo debe validar que los datos sean correctos para aprobarlos. De lo demás se encarga la herramienta.
Sin embargo, debemos decir que esta no es la única forma de agilizar el proceso de control horario. Sumado a ello, el área de gestión humana ya no tendrá que rastrear el tiempo trabajado por los empleados en múltiples hojas de cálculo. La tarea consistirá solo en ingresar a una única plataforma para conocer las horas realizadas por cada colaborador en un determinado periodo.
De esta forma, los profesionales de RR.HH. podrán encontrar mucho más rápido la información y aprobar o rechazar horas en menos tiempo.
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Realizar cálculos más precisos
Otra de las ventajas de contabilizar las horas con un software online es que puedes realizar un registro detallado del tiempo laborado por cada empleado. Es decir que tienes la posibilidad de hacer un cálculo más preciso de la jornada laboral cumplida por cada trabajador a lo largo del periodo asignado para los pagos.
Así, podrás saber con certeza qué cantidad de horas utilizar como base para el cálculo de la nómina, lo que permite retribuir al personal de manera más justa. Recuerda que en la legislación colombiana se establece que el tiempo de trabajo es uno de los parámetros a considerar para calcular el sueldo de los colaboradores. Por lo tanto, es muy importante que el contador de horas de trabajo que utilices garantice la mayor precisión posible.
Planificar mejor los flujos de trabajo
Sin dudas, automatizar la contabilización de las horas de trabajo en las empresas puede ser muy beneficioso para agilizar tiempos y eficiencia, como ya hemos visto. Pero, también puede ser clave para organizar mejor el trabajo del equipo. Así, puedes planificar mejor los flujos de trabajo de acuerdo al personal disponible en cada momento.
Esto puede ser de gran ayuda para reducir los cuellos de botella en determinadas horas del día. De hecho, las compañías suelen utilizar estas herramientas digitales para hacer una previsión más precisa de los empleados disponibles en los momentos de mayor demanda.
Al mismo tiempo, un contador de horas de trabajo online es una herramienta de planificación fundamental para cuadrar las diferentes jornadas de los empleados teniendo en cuenta el panorama global. Así, para asignar turnos es necesario tener en cuenta la cantidad de horas que debe hacer cada empleado y en qué franja horaria. De este modo, te aseguras de que siempre haya colaboradores suficientes para el adecuado funcionamiento de la empresa.
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Aumentar la productividad
Un contador de horas de trabajo online es también un gran aliado de la productividad en los equipos de trabajo. Básicamente, estas herramientas facilitan el seguimiento del tiempo que laboran los empleados, lo que ayuda a determinar cuántas horas está disponible el personal para la compañía y a qué dedica ese tiempo.
Hacer este tipo de seguimiento brinda información muy valiosa para entender qué resultados produce el trabajador durante su jornada laboral y, con ello, conocer su productividad.
Además, el hecho de que sea una herramienta digital permite que esta se integre con otros recursos tecnológicos de la empresa, lo que ayuda a que se pueda optimizar todavía más este análisis y conocer a fondo el desempeño de los empleados.
Entre otras cosas, el contador de horas de trabajo online puede servir en estos casos para conocer el nivel de absentismo en la empresa y los motivos por los que se producen esas ausencias en el equipo. Algo que resulta clave para descifrar si existen riesgos de trabajo físicos o de salud mental recurrentes en la compañía.
Aumentar la transparencia y la confianza
Automatizar el control horario también puede servir para aumentar la transparencia y la confianza dentro de una organización. Antes vimos que un contador de horas de trabajo online puede brindar facilidades en relación a la nómina. Además del cálculo preciso, esta herramienta puede ser de ayuda para garantizar el pago correcto a los empleados, lo que se traduce en una mayor transparencia en el sistema de retribución de la empresa.
Ten en cuenta que uno de los asuntos más delicados de abordar en las organizaciones es sobre la compensación adecuada de la fuerza laboral. Si quieres que esta se transforme en una medida para retener talento necesitas garantizar un salario justo a tus trabajadores. Este debe ser acorde a sus tareas, pero también al tiempo destinado a la empresa.
Por lo tanto, necesitas una herramienta que le brinde garantías a los trabajadores de que su tiempo está siendo reconocido adecuadamente en la nómina. Esto implica que ellos mismos puedan corroborar cuántas horas trabajaron y cómo se recompensa ese tiempo que le dedicaron a la organización. Así, aumenta la confianza del talento en la compañía.
Prueba el contador de horas de trabajo de Factorial
Ya conoces todo lo necesario sobre el contador de horas de trabajo y su automatización, Nos queda una última recomendación antes de terminar: ¿ya conoces el software de control horario de Factorial?
Esta herramienta te brinda la posibilidad de realizar el registro de las horas trabajadas por tu equipo en un sistema todo en uno. ¿Qué quiere decir esto? Que podrás contrastar fácilmente la información del tiempo laborado y los salarios de tus colaboradores.
Además, Factorial es una herramienta flexible, que se adapta a las necesidades de tu organización, ya sea que quieras realizar el fichaje mediante un ordenador, app móvil o incluso con tecnologías como el reconocimiento facial.
