Quizás alguna vez hayas oído hablar de los mapas de procesos, pero no sabes qué son o para qué sirven dentro del contexto organizacional. Básicamente, el mapa de procesos de una empresa es una herramienta para planificar visualmente los flujos de trabajo y procesos en la compañía.
Si analizamos para qué sirve el mapa de procesos de una empresa, veremos que es útil para detallar los pasos que da una organización para completar un proceso. Por ejemplo, si se tratara de la contratación de un nuevo empleado, esta herramienta ayudaría a definir qué se hace, quién lo hace, cuándo y dónde. Todo ello de manera visual, en un diagrama.
Sin embargo, lo más interesante del mapa de procesos de una empresa es que va más allá de lo meramente descriptivo. Su verdadera finalidad es ayudar a los líderes de las organizaciones a analizar por qué pasa lo que pasa en la compañía. Así, podríamos pensar a esta como una herramienta enfocada en la mejora continua en los negocios.
Debido a su relevancia en el contexto empresarial, hoy vamos a explicarte qué es, cómo se hace el mapa de procesos, para qué sirve y cuándo utilizarlo.
Tabla de contenidos
¿Qué es el mapa de procesos de una empresa?
El mapa de procesos de una empresa es la representación visual de los pasos que se deben dar al ejecutar las actividades de la compañía. Por lo tanto, es una forma de mostrar cómo se lleva a cabo cada proceso en la empresa de principio a fin.
Este tipo de mapeo proporciona una imagen concreta de las tareas necesarias a realizar por parte de las distintas áreas que intervienen en los procesos. Ya sea para crear un producto, entregar un servicio o cualquier otra actividad realizada por la organización. En tanto, el mapa describe con claridad la secuencia de pasos que deben ejecutarse para concretarlas.
Por ello, el mapa de procesos también se conoce como diagrama de proceso o diagrama de flujo de trabajo. Al igual que otro tipo de diagramas, en la confección de estos mapas se utilizan símbolos diversos tales como círculos, rectángulos y flechas para representar las actividades que realiza la compañía.
Asimismo, el mapa de procesos de una empresa se puede definir como una forma de documentar los procesos. En este sentido, puede transformarse en un documento guía para los distintos departamentos de la compañía y, sobre todo, para las nuevas incorporaciones. Ya que uno de los principales propósitos de este mapa es facilitar la comprensión de cada proceso, las personas que intervienen en ellos y la interacción entre cada una de estas actividades.
Esta comprensión es lo que luego va a permitir simplificar todo, hacerlo más eficiente e incluso mejorar los resultados de cada proceso.
Por ello, el mapa de procesos de una empresa se ha vuelto común en el mundo de los negocios, precisamente para estandarizar los procedimientos, facilitar su revisión y promover la mejora continua. En otras palabras, es una ventaja competitiva para toda organización.
¿Cómo se hace el mapa de procesos?
Aunque pueda parecer que crear esta clase de diagrama es complejo, en realidad, depende mucho del tipo de mapa que quieras realizar y la cantidad de información que incluyas.
Debes tener en cuenta que hay varios ejemplos de mapa de procesos de una empresa que se pueden utilizar: desde el diagrama de flujo o el diagrama de carriles, que son las formas más simples de organizar la información; hasta el mapa de procesos detallado, que brinda datos de cada paso y también incluye los subprocesos, con lo cual, puede ser un poco más complejo de crear.
Sin embargo, para saber cómo se hace el mapa de procesos, más allá del modelo que elijas, solo debes seguir unos simples pasos. Te los compartimos a continuación:
1. Identificar el proceso a mapear
Si bien es bueno trazar un mapa de todos los procesos de la compañía, en algún lugar debes comenzar. Por ello, el primer paso consiste en decidir exactamente sobre qué proceso empezarás a trabajar.
Lo más común es comenzar con el proceso crítico para el negocio, ya que suele ser el más documentado y sus actividades y resultados son más fáciles de rastrear. Sin embargo, también puede ocurrir que en este momento haya algún proceso ineficiente que deba mejorarse y decidas comenzar por ese. O tal vez tengas un nuevo proceso que comunicarle a tu equipo y buscas que el mapa te ayude a hacerlo más claro, conciso y digerible. La decisión depende mucho de las necesidades actuales de tu empresa.
2. Definir los límites del proceso
Ahora que tienes claro el proceso que vas a trabajar, lo siguiente es determinar el punto de inicio y el punto final o de salida del proceso. A esto se lo conoce como límites del proceso. Básicamente, implica responder dos preguntas clave:
- ¿Dónde o cuándo inicia el proceso?
- ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?
Por ejemplo, en la gestión de faltas, vacaciones y licencias el punto de partida puede ser cuando se recibe una solicitud de un empleado. Eso es lo que pone en marcha el proceso. Es muy probable que en este ejemplo el resultado final sea aprobar o desaprobar la solicitud.
Aquí es importante tener en cuenta que muchos procesos pueden tener más de un resultado o puntos finales y se los debe incluir a todos en el mapeo.
3. Crear una lista de todas las actividades y flujos de trabajo
Está claro que una de las más destacadas ventajas del mapa de procesos en la empresa es la claridad que brinda gracias a la información de valor que permite descubrir. Y este tercer paso lo refleja notablemente. Aquí debes documentar todas las tareas necesarias para llevar a cabo el proceso. En esta etapa no te preocupes por el orden de esas actividades, solo debes hacer una lista con todas las funciones relacionadas al proceso.
Muchas veces, en este punto se recomienda hacer el trabajo en equipo. De hecho, los líderes de área suelen pedirle a cada empleado que documente sus tareas para volcarlas luego al documento y, en los próximos pasos, ordenarlas en la secuencia correcta.
4. Establecer la secuencia de los pasos
Ahora que ya cuentas con una lista de todas las actividades, el próximo paso es ordenarlas en la secuencia adecuada. El objetivo es que el proceso completo quede representado de principio a fin. Por ello, este es el momento de conectar los puntos de partida del proceso y todos los resultados posibles que este puede desencadenar.
Volviendo al ejemplo que te dimos en el segundo paso, si el punto de partida es la solicitud de vacaciones del trabajador, podrías imaginar quién tiene que aprobarlo o qué pasos se deben dar para ir del punto A, es decir, la solicitud, al punto B, la respuesta.
5. Detallar todas las personas y sistemas que intervienen en el proceso
Además de identificar todos los pasos del proceso, es necesario agregar una capa adicional de detalles. Básicamente, esto incluye conocer a todas las personas involucradas en el proceso y todos los sistemas por los que debe atravesar la información.
Si volvemos al ejemplo, es importante definir qué personas de Recursos Humanos tienen acceso a las solicitudes de ausencias, incluso si no toman medidas al respecto y quiénes pueden decidir.
Lo mismo aplica para los sistemas, puede ocurrir que el trabajador tenga solo la posibilidad de enviar la solicitud mediante correo electrónico o puede ser que tenga acceso a varios canales, como el sistema de comunicación interna, un formulario de solicitud creado específicamente para ese fin, un email, etc. Entonces, se debe identificar cada una de estas vías en el mapa de procesos.
6. Dibujar el mapa e incluir los pasos del proceso
Mientras que los anteriores pasos implican preparar el terreno para plasmar toda la información en el mapa, en este caso, la tarea consiste en la creación del diagrama de procesos propiamente dicho. Esto quiere decir:
- Dibujar el diagrama de acuerdo al modelo que hayas elegido.
- Incorporar los pasos del proceso y todas las tareas, responsables y sistemas vinculados.
- Sumar los símbolos que creas conveniente, por ejemplo, cajas, óvalos, rectángulos, flechas, etcétera. Esto facilita la lectura y comprensión del mapa a simple vista.
¿Para qué sirve el mapa de procesos de una empresa?
Es importante dejar en claro para qué sirve esta herramienta y, en concreto, qué ventajas puede darle a las organizaciones que lo utilizan. El objetivo de este mapa es dar a conocer de manera detallada y profunda qué sucede en un proceso, en qué actividades está involucrada la compañía y así entender cómo funciona la organización. A partir de ahí, esta herramienta ofrece distintas posibilidades:
Mostrar el panorama general
Cuando las empresas comienzan a crecer y su estructura organizacional también evoluciona en complejidad, es inevitable que se desarrolle una mentalidad de silo. Es decir, el personal, en todos los niveles, comienza a perder de vista el panorama general de lo que la compañía está tratando de lograr.
En este sentido, una de las ventajas del mapa de procesos en la empresa es ayudar a las personas del equipo a tener una idea clara de lo que sucede dentro de la organización y comprender el panorama general para volver a comprometerse con la visión, los objetivos y los pasos que se deben dar para conseguirlo.
Realizar auditorías internas
Sin dudas, otro de los usos que se le puede dar al mapa de procesos de una empresa tiene que ver con el control. Esta herramienta es muy útil cuando se deben realizar auditorías internas con el fin de evaluar distintos aspectos tales como:
- Si en la compañía se están cumpliendo con los estándares que la actividad requiere.
- También si los procesos están alineados a la misión y objetivos.
- Si los procedimientos que se llevan a cabo han sido autorizados por los responsables competentes.
- O si todas las áreas involucradas en un proceso están al tanto de sus labores y de cómo impacta su trabajo en los demás eslabones de la cadena.
Estos son tan solo algunos ejemplos. Por supuesto que estas auditorías pueden servir para evaluar cualquiera de las variables que influyen sobre los procesos de una compañía.
Definir estructura organizacional, roles y responsabilidades de forma adecuada
El hecho de ofrecer una visión integral del funcionamiento de una empresa hace que el mapa de procesos sea un gran recurso para definir la estructura organizacional adecuada, es decir, establecer las jerarquías necesarias y asignar los roles para cada caso.
Así, también resulta más sencillo definir quién debe encargarse de cada cosa en la compañía, distribuir las funciones y responsabilidades y mantener una coherencia en torno a ello. Lo que facilita este mapa es el balance de la carga de trabajo, para que todos puedan sentirse involucrados en el funcionamiento de la empresa, pero de manera equilibrada. Algo que a su vez fomenta un mayor bienestar en el equipo.
Estandarizar procesos
La estandarización de procesos es la unificación de los procedimientos, metodologías y operaciones de una organización con el fin de crear un modelo de trabajo reproducible y mantener o mejorar los parámetros de calidad y eficiencia.
Debemos tener en cuenta que cada proceso consta de diversas etapas, desde su inicio y desarrollo, hasta la obtención de resultados. Debido a que son varias las personas que ejecutan estas actividades, es necesario que exista algún tipo de organización y un modelo para ejecutarlas que pueda ser seguido por todo el equipo.
Es en este punto donde el mapa de procesos puede ser de gran utilidad. Ya que se ocupa de documentar un proceso y, de esta forma, la empresa lo puede estandarizar para que todo el equipo entienda cómo ejecutarlo, respetando siempre los mismos pasos que se detallan en el mapa. Esto contribuye a la eficiencia y productividad de la compañía.
Mejorar el flujo de la información
El mapa de procesos de una empresa también puede servir para mejorar el flujo de información a nivel interno. Con esta clase de diagrama todos estarán al tanto de sus propias responsabilidades, pero también de las del resto del equipo. Gracias a ello, los datos se pueden distribuir con mayor rapidez.
Piénsalo de este modo: si el talento sabe quién interviene en cada proceso y cuál es su función dentro de este, puede recurrir directamente a esa persona en caso de tener alguna duda, necesitar ayuda o determinada información. Así, se puede ahorrar mucho tiempo.
Establecer mejores prácticas
Al mapear la secuencia de actividades que componen un proceso, así como sus responsables, puedes identificar la forma más eficiente de realizarlo, pero también los cuellos de botella que actualmente lo integran. Esta claridad es lo que te ayuda a tomar decisiones más informadas para establecer mejores prácticas. Las cuales, a su vez, se traducen en procesos más eficientes.
Por ejemplo, si el mapa de procesos de tu empresa te permite detectar un cuello de botella en el control horario para aprobar vacaciones y gestionar ausencias, entonces puedes buscar la manera de optimizar este procedimiento. En ese caso, una solución podría ser incorporar un software para gestionar las vacaciones y faltas de forma automática.
El caso es que para poder llegar a esa decisión, primero debes identificar dónde está el cuello de botella. Ahí es donde el mapa de procesos puede hacer una gran diferencia.
¿Cuándo mapear los procesos en tu empresa?
Ahora que sabes el cómo y el para qué del mapa de procesos de una empresa, solo resta definir cuándo utilizarlo. Es decir, en qué casos mapear los procesos en tu compañía puede ser necesario e incluso la mejor opción.
Cuando el proceso no está documentado
Lo ideal es que todos los procesos más relevantes de una empresa estén documentados. Ten en cuenta que la documentación de las actividades de una organización es un paso clave si quieres caminar hacia la estandarización de procesos. Recuerda que esto puede aumentar la eficiencia y productividad de tu compañía, pero también es una fuente de información muy valiosa para cada nuevo empleado que se suma al equipo.
Además, al documentar los procesos y estandarizarlos la experiencia de todas las personas de la empresa mejora. Esto incluye tanto al talento que ya lleva tiempo en la organización, como a los candidatos que son elegidos en un proceso de selección. Dado que estos últimos podrán entender mejor y más rápido cómo funciona todo en la compañía gracias a esta información.
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Cuando el equipo no entiende cómo funciona un proceso
¿Qué tan seguido mides la eficiencia de los procesos en tu empresa? ¿En qué medida te ocupas de evaluar la adecuación del personal a cada uno de ellos? Muchas veces, se da por sentado que los trabajadores entienden cómo funciona todo dentro de la empresa. Pero, al investigar, los líderes se dan cuenta que algunos colaboradores están ejecutando los procesos de manera distinta a lo deseado.
Para evitar la confusión y organizar con claridad cómo funciona cada proceso y actividad en la compañía, también es clave documentarlo. En este punto, el mapa de procesos puede ser un recurso esencial para transmitir claramente los pasos a seguir en cada caso e incluso se puede utilizar como herramienta de capacitación.
Cuando tu empresa está lista para la automatización
Muchas de las actividades y flujos de trabajo que integran los procesos en las empresas se pueden automatizar. La automatización de procesos ayuda a mejorar los tiempos de ejecución de tareas, elimina el trabajo manual y repetitivo, reduce errores y permite que las compañías sean más ágiles.
Pero claro, antes de dar este paso, es necesario contar con un plan que permita identificar las oportunidades de mejora que puede ofrecer la automatización. El mapa de procesos ayuda a encontrar esas oportunidades con mayor facilidad.
Sin duda, Recursos Humanos es una de las áreas que más tareas puede automatizar. Ya que muchas de ellas, sobre todo las administrativas, se pueden agilizar con un software de RR.HH.
Estos sistemas todo en uno ofrecen múltiples funcionalidades para gestionar el ciclo de vida de cada empleado, automatizando las tareas operativas y ahorrando tiempo muy valioso para dedicar a mejorar el día a día del talento dentro de la empresa.
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