El home office dejó de ser una excepción para convertirse en una realidad instalada en las empresas colombianas. Sin embargo, todavía genera dudas sobre su marco legal, sus herramientas y su correcta implementación. Por eso, en esta guía repasamos qué es el home office, qué establece la Ley 2088 de 2021 y cómo aplicarlo sin errores.
¿Tu empresa ya adoptó el home office o todavía evalúa hacerlo? Sin duda, el camino hacia la digitalización y los nuevos modelos de trabajo es la dirección que siguen la mayoría de las organizaciones colombianas. No obstante, el proceso de adaptación exige planificación, normativa clara y las herramientas adecuadas.
En este artículo veremos en profundidad todo lo que implica el home office para las empresas colombianas. Además, revisaremos la normativa vigente y las mejores herramientas para una implementación exitosa. ¡Toma nota!
Qué es el home office y en qué se diferencia del teletrabajo?
La definición más difundida de home office es la de flexibilidad laboral. En otras palabras, es el permiso para ejercer nuestro trabajo desde casa.
Sin embargo, esta modalidad va mucho más allá de montar un escritorio en el hogar. De hecho, ese es apenas uno de los principales retos que enfrentan las empresas.
Piénsalo así: cuando un colaborador nuevo se incorpora a tu oficina, sabes que cuenta con los mejores equipos. Entonces, tu mayor preocupación es que se integre cuanto antes al grupo y a la cultura organizacional. Por ende, extrapolando el ejemplo, la mayor preocupación durante el home office debe ser que todos se sientan parte del equipo.
Home office, teletrabajo y trabajo en casa: no son sinónimos
En Colombia, es fundamental distinguir estos tres conceptos, ya que cada uno responde a una regulación distinta. El teletrabajo está regulado por la Ley 1221 de 2008. Esta ley sienta las bases para una modalidad laboral permanente, sustentada en el uso de las tecnologías de la información.
En cambio, el trabajo en casa —regulado por la Ley 2088 de 2021— aplica a situaciones ocasionales, excepcionales o especiales. Es decir, no constituye una modalidad contractual permanente como el teletrabajo. Aun así, en el lenguaje cotidiano, el término home office suele usarse para referirse a ambas figuras.
Marco legal del home office en Colombia: Ley 2088 de 2021
El 12 de mayo de 2021, el Congreso de Colombia sancionó la Ley 2088, que regula el trabajo en casa. Esta norma surgió como respuesta a la necesidad de dar garantías jurídicas a millones de colombianos que trabajaban desde su hogar durante la pandemia.
Según el Ministerio del Trabajo, la norma busca dar respaldo jurídico al empleo durante circunstancias excepcionales como la pandemia. Además, aclara que esta normativa es distinta a la que regula el teletrabajo permanente.
La ley define el trabajo en casa como la habilitación para que un trabajador desempeñe sus funciones fuera del sitio habitual. Esto ocurre sin modificar la naturaleza del contrato ni las condiciones laborales pactadas. Asimismo, se privilegia el uso de tecnologías de la información y la comunicación, aunque no se limita a ellas.
Requisitos que debe cumplir el empleador
Para habilitar el home office bajo esta ley, el empleador colombiano debe cumplir ciertos requisitos:
- Notificar por escrito al trabajador, indicando la duración de la modalidad.
- Comunicar y actualizar ante la ARL los datos del colaborador y su dirección.
- Establecer un procedimiento de capacitación en tecnologías de la información.
- Definir los medios para el reporte, seguimiento y evaluación del trabajo.
- Garantizar el derecho a la desconexión laboral fuera de la jornada.
Por otro lado, el trabajador podrá usar sus propios equipos si existe acuerdo con el empleador. De lo contrario, la empresa deberá suministrar las herramientas necesarias para el desarrollo de las funciones.
Duración y condiciones del trabajo en casa
La habilitación del trabajo en casa se extiende por un plazo inicial de tres meses. No obstante, es prorrogable por un término igual si persisten las circunstancias que le dieron origen. Durante este período, se mantienen vigentes el horario, la jornada laboral y el derecho a horas extras.
Además, el empleador conserva la facultad unilateral de terminar la modalidad. Esto ocurre cuando desaparecen las circunstancias ocasionales que motivaron su implementación. Por último, según la Función Pública de Colombia, la norma no aplica a quienes desempeñan funciones incompatibles con el trabajo remoto.
Cualidades mínimas de un buen colaborador en home office
Todo trabajador que desee adoptar el home office debe entender que no basta con tener buena conexión a internet. Por eso, las cualidades básicas para desempeñarse correctamente son las siguientes:
- Ser muy estricto y disciplinado con el horario laboral.
- Mantener, como mínimo, el mismo nivel de concentración que en la oficina.
- Ser una persona responsable y autosuficiente.
Estas competencias resultan determinantes al momento de evaluar el ajuste cultural de un candidato. En consecuencia, muchas áreas de selección incorporan preguntas específicas sobre autogestión durante las entrevistas.
Herramientas esenciales para el home office
A veces, las mejores herramientas son aquellas que ya conocemos o tenemos más a mano. Por eso, antes de sumar soluciones nuevas, conviene repasar las que ya son familiares para el equipo.
Las herramientas más utilizadas
Quizás las plataformas que más recuerdas son las que llevan más tiempo en el mercado. En general, las más conocidas facilitan el trabajo desde casa y mantienen los canales de comunicación abiertos. Hablamos, por ejemplo, de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
Estas soluciones son vitales en el día a día de un equipo remoto exitoso. No obstante, no son las únicas disponibles. Existen decenas de aplicaciones que ayudan a estructurar un home office eficiente.
Herramientas poco aprovechadas
Ahora bien, ¿qué hay de las pequeñas herramientas con las que ya contamos? Los teléfonos celulares, por ejemplo, traen de fábrica un asistente de voz personal. Llámalo Siri, llámalo Google Assistant. Lo que realmente importa es la capacidad de aprovechar sus funciones.
- Sincroniza calendarios laborales.
- Crea, organiza o edita eventos y reuniones.
- Programa recordatorios de tareas pendientes.
- Configura temporizadores para medir el tiempo empleado.
Lamentablemente, muchos colaboradores no exprimen el potencial de estos asistentes. Por lo tanto, capacitar al equipo en su uso puede mejorar significativamente la productividad del home office.
Consejos prácticos para implementar el home office
La única certeza es que la adaptación al trabajo remoto exige método y disciplina. Todos, sin excepción, hemos visto cómo las rutinas cotidianas se transformaron con la digitalización.
Quizás por tratarse de un cambio abrupto, muchos colaboradores todavía desconfían del home office. No obstante, viendo los movimientos de grandes empresas del mercado, es evidente que el trabajo a distancia llegó para quedarse.
La mejor forma de organizar tu jornada de home office
Por eso, te compartimos una serie de recomendaciones prácticas:
- Bañarte y vestirte bien antes de comenzar la jornada.
- Beber agua y desayunar antes de encender el computador.
- Buscar un espacio cómodo, distinto de tu habitación o comedor.
- Disminuir al máximo cualquier tipo de distracción.
- Administrar bien el tiempo: trabaja 50 minutos y descansa 10.
Consulta también nuestra guía con 8 consejos para trabajar desde casa y ser más productivo. Allí profundizamos en técnicas como Kanban y Getting Things Done, ideales para el contexto colombiano.
Procesos de selección en remoto: cómo adaptarlos
Los procesos de selección en remoto ofrecen una perspectiva distinta frente a las entrevistas tradicionales. Claro está que esta modalidad tiene una limitante principal: la ausencia de contacto físico. Sin embargo, permite cambiar de dinámica y enfocarse de forma más eficiente.
Para esta modalidad, es fundamental priorizar las preguntas filtro. Estas ayudan a evaluar qué tanto conoce el candidato la empresa y cuál es su nivel de motivación. Asimismo, permiten medir su capacidad para asimilar, procesar y comunicar información a distancia.
Finalmente, no olvides trabajar el sentido de pertenencia desde el primer contacto. Descubre cómo lograr que tu equipo remoto se sienta parte de la empresa desde el proceso de onboarding.
Por qué implementar el home office en tu empresa colombiana?
Como ya mencionamos, no existe un consenso unánime sobre las ventajas del trabajo a distancia. Por eso, muchas organizaciones colombianas optan por un modelo híbrido.
Así, alternando los días de home office y de trabajo presencial, se logra un mejor equilibrio. Este balance favorece tanto la libertad del colaborador como su compromiso con la empresa. Si tu organización evalúa volver parcialmente a la oficina, revisa nuestra guía para ayudar a tu equipo en el regreso a la presencialidad.
Además, según cifras citadas por el Ministerio de Tecnologías de la Información, el trabajo remoto en Colombia creció de forma sostenida en los últimos años. Este crecimiento confirma que el home office consolidó su lugar en la cultura laboral del país.
Cómo Factorial ayuda a gestionar el home office
Sabemos que organizar los procesos de recursos humanos en remoto puede resultar abrumador. Por eso, desarrollamos soluciones que optimizan tus procesos y reducen las horas invertidas en tareas administrativas.
Comunicación interna
Al trabajar en remoto, uno de los principales retos es mantener una comunicación fluida entre todos los miembros del equipo. En consecuencia, desarrollamos una solución que permite crear eventos y comunicados internos. Puedes elegir destinatarios, añadir información específica y generar conversaciones para resolver dudas.
Control horario
Por otro lado, el cumplimiento de la jornada laboral también genera preocupación entre los equipos de RR. HH. El reloj checador te permite revisar y controlar el horario de tus colaboradores. Igualmente, facilita el análisis de productividad e identifica patrones relacionados con las ausencias.
Medición de objetivos
Con nuestra plataforma, todos los integrantes de tu equipo sabrán cuáles son los objetivos de la organización. Podrás medir metas tanto de la empresa como de cada colaborador con la metodología OKR. Además, esta herramienta es totalmente visible, lo que agiliza el seguimiento del desempeño en modalidad remota.
Conoce en detalle cómo un software de trabajo remoto puede ayudarte a gestionar el home office de tu empresa, con registro de asistencia geolocalizado y gestión documental centralizada.
¿Tu empresa está lista para adoptar el home office con respaldo legal y las herramientas correctas? Descubre cómo Factorial puede acompañarte en esta transición.
Preguntas frecuentes sobre el home office en Colombia
La Ley 2088 de 2021 regula el trabajo en casa como una forma de prestación del servicio en situaciones ocasionales o excepcionales. No modifica la naturaleza del contrato laboral ni las condiciones pactadas inicialmente
El teletrabajo, regulado por la Ley 1221 de 2008, es una modalidad permanente. En cambio, el home office o trabajo en casa aplica solo a situaciones ocasionales o especiales, según la Ley 2088
La habilitación se extiende inicialmente por tres meses. Este plazo es prorrogable por un término igual si persisten las circunstancias que lo originaron
En principio, el empleador debe suministrar los equipos necesarios. No obstante, puede acordarse con el trabajador que este utilice sus propios recursos.
Se recomiendan plataformas de comunicación, software de control horario y sistemas de gestión de objetivos. Un software de RR. HH. como Factorial centraliza estos procesos en un solo lugar.
