Pedir una pausa en el trabajo sin renunciar es una situación cada vez más común. Motivos personales, estudios o viajes largos suelen estar detrás de esa solicitud. En Colombia, esta figura se conoce como licencia no remunerada y tiene un respaldo legal puntual. Sin embargo, no funciona como muchos empleados y empleadores creen. Antes de aceptar, negar o negociar una licencia no remunerada, conviene entender qué dice realmente la ley. También es clave saber qué queda fuera de ese marco normativo y qué riesgos implica para la empresa.
En este artículo revisamos el sustento jurídico en Colombia. Además, repasamos los puntos que cualquier área de gestión humana debería tener claros antes de formalizar este tipo de acuerdo.
Qué dice el Código Sustantivo del Trabajo sobre la licencia no remunerada?
En Colombia, el Código Sustantivo del Trabajo (CST) sí regula esta figura, aunque de forma acotada. A diferencia de otros permisos, la licencia no remunerada no nace como un derecho automático del trabajador. Por el contrario, depende de la voluntad del empleador para concederla.
Qué establece el artículo 51 del CST sobre la licencia no remunerada?
El artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo enumera las causales de suspensión del contrato laboral. Entre ellas incluye “la licencia o permiso temporal concedido por el empleador al trabajador”. En consecuencia, cuando la empresa aprueba una licencia no remunerada, el contrato de trabajo no termina. Simplemente queda suspendido durante ese periodo.
Esta suspensión trae efectos concretos, definidos en el artículo 53 del mismo Código. Durante ese lapso, el trabajador deja de estar obligado a prestar el servicio. Por su parte, el empleador deja de estar obligado a pagar el salario correspondiente. Así mismo, ese tiempo puede descontarse al liquidar vacaciones, cesantías y otras prestaciones ligadas a la antigüedad.
Es importante subrayar un punto clave: el Ministerio del Trabajo ha señalado que la solicitud debe surgir de forma libre y voluntaria del trabajador. Por lo tanto, ninguna empresa puede presionar ni obligar a un colaborador a tomar una licencia sin sueldo. Hacerlo contraviene los derechos laborales reconocidos en Colombia.
Qué otras ausencias regula la ley laboral colombiana?
Fuera de la licencia no remunerada, el CST reconoce otras figuras con reglas más definidas. Entre ellas están las vacaciones anuales, los descansos obligatorios y las incapacidades médicas. También contempla la licencia de maternidad y la licencia de paternidad, ambas remuneradas. Estas ausencias, a diferencia de la licencia sin sueldo, sí son un derecho garantizado por ley.
En cambio, el permiso no remunerado depende de un acuerdo entre las partes. Por eso, la empresa puede negarlo sin incurrir en una falta legal. Sin embargo, si decide otorgarlo, debe hacerlo bajo condiciones claras y documentadas.
Qué puede negociar la empresa al conceder una licencia no remunerada?
Aunque no es un derecho exigible, muchas empresas reciben solicitudes de este tipo con frecuencia. Cuando esto ocurre, lo importante no es decir sí o no de inmediato. Conviene, en cambio, definir con claridad qué está dispuesta a conceder la organización.
Cómo debe definirse el tipo de licencia no remunerada desde el inicio?
Nombrar correctamente el acuerdo evita interpretaciones erróneas más adelante. No se trata de un derecho automático, sino de un permiso sin sueldo pactado libremente. Esta distinción deja claro que no existen beneficios implícitos más allá de lo acordado por escrito.
Qué condiciones deben quedar por escrito?
Uno de los mayores riesgos para la empresa es dejar el acuerdo en lo verbal. Por consiguiente, toda licencia no remunerada debería documentarse con estos elementos:
- Fecha exacta de inicio y de finalización.
- Condiciones de reincorporación al puesto de trabajo.
- Aclaración expresa sobre si existe reserva del cargo.
- Escenarios alternativos ante una posible no reincorporación.
Formalizar estos puntos reduce conflictos futuros. Además, protege tanto al trabajador como al empleador ante cualquier malentendido.
Qué pasa con el salario, las prestaciones y la seguridad social?
Durante la suspensión del contrato, el trabajador no recibe salario. Tampoco hay cotización del empleado a salud y pensión sobre ese periodo. No obstante, según el artículo 53 del CST, algunas obligaciones del empleador continúan vigentes. Por ejemplo, las relacionadas con enfermedad o muerte del trabajador durante la suspensión.
En consecuencia, es clave que RR. HH. explique este panorama antes de aprobar la licencia. De lo contrario, pueden surgir reclamos sobre derechos que la norma no garantiza en estos casos.
Cómo anticipar un escenario de no retorno?
Un aspecto que suele omitirse es qué ocurre si la persona decide no regresar. Conviene dejar por escrito si la relación laboral se considera terminada al final del periodo. También conviene aclarar cómo se documenta la salida si no hay reincorporación.
Cuáles son los riesgos de una licencia no remunerada mal gestionada?
Conceder una licencia no remunerada puede parecer una decisión flexible y bien intencionada. Sin embargo, cuando el acuerdo no se gestiona de forma ordenada, suele derivar en conflictos legales y operativos.
Qué pasa cuando el acuerdo existe, pero nadie lo documentó?
Todo quedó “hablado” entre el jefe directo y el colaborador. No hubo mala intención, pero tampoco un documento formal de por medio. Meses después, cada parte recuerda algo distinto sobre fechas y condiciones pactadas.
Qué problemas genera una licencia no remunerada sin fechas claras?
Cuando no se define un inicio y un cierre, la operación queda en pausa también. La posición puede quedar sin cubrir por falta de claridad. Igualmente, el regreso puede asumirse automático, aunque nunca se pactó realmente.
¿Por qué es riesgoso tener documentos dispersos?
La información suele fragmentarse en correos, PDFs y llamadas telefónicas. Cuando llega una auditoría o cambia el equipo de RR. HH., reconstruir el acuerdo es difícil. Por eso, centralizar la gestión de asistencia resulta clave para evitar este tipo de vacíos.
Qué reclamos suelen aparecer tras una licencia no remunerada mal explicada?
Este es el riesgo más sensible de todos. Cuando no se explica desde el inicio qué implica la pausa, aparecen expectativas que la empresa no puede cumplir. La ausencia de límites claros suele interpretarse, con el tiempo, como un derecho adquirido.
Cómo gestionar la licencia no remunerada sin perder el control?
Las licencias no remuneradas ponen a prueba la forma en que una empresa gestiona acuerdos fuera de lo habitual. No son vacaciones, tampoco incapacidades, ni están reguladas como un derecho exigible en Colombia. Por eso, el verdadero reto no está en decidir si se aceptan. Está en cómo se documentan, se comunican y se sostienen en el tiempo.
Con Factorial, estos acuerdos no dependen de correos sueltos ni archivos dispersos meses después. Además, la plataforma respeta la normativa vigente sobre desconexión laboral durante todo el proceso de ausencias. Todo queda registrado en un solo lugar, con información clara y trazable:
- Centraliza las solicitudes de permisos y licencias sin procesos manuales.
- Deja constancia de los acuerdos con firma digital e historial accesible.
- Mantiene el control sobre políticas internas mediante trazabilidad completa.
- Ordena la comunicación con aprobaciones, notificaciones y seguimiento.
- Conserva la información clave del colaborador, como antigüedad y beneficios.
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Preguntas Frecuentes
No. El artículo 51 del CST la contempla como causal de suspensión del contrato. Sin embargo, la ley no obliga al empleador a otorgarla. La decisión depende de un acuerdo libre entre las partes, sin presiones de ningún lado.
Generalmente, pierde el salario y la cotización a seguridad social durante ese periodo. También puede verse afectado el cálculo de prestaciones como cesantías y vacaciones. No obstante, algunas empresas pactan condiciones más favorables por escrito.
El CST no fija una duración mínima ni máxima para trabajadores privados. Por lo tanto, el plazo depende del acuerdo entre empleado y empleador. En el sector público, en cambio, existen topes definidos, como 60 días hábiles al año.
La licencia remunerada mantiene el pago del salario durante la ausencia, como ocurre en maternidad o luto. La licencia no remunerada, en cambio, suspende esa obligación. Ambas suspenden temporalmente la prestación del servicio, pero con efectos económicos distintos.
Sí, es muy recomendable. Aunque la ley no exige un formato específico, documentar fechas, condiciones y reincorporación evita conflictos posteriores. Herramientas como Factorial permiten dejar todo ese historial centralizado y disponible en cualquier momento
