El desafío de ser productivas persigue hoy a todas las empresas. Pero esto no es fácil, porque está claro que para que los equipos sean productivos intervienen muchas variables. La motivación y el compromiso son algunos de ellos. Pero, además, la forma en la que se organiza el trabajo. Una herramienta que puede servir para fortalecer esto último es la metodología Kanban ¿sabes de qué se trata?
La metodología Kanban es una forma fácil de visualizar quién hace cada cosa dentro del equipo, en qué estado se encuentra cada tarea, cuánto trabajo está en progreso y, si existen retrasos, qué tan profundos son.
Básicamente, se trata de un método para la gestión de proyectos y actualmente muchos equipos lo utilizan para avanzar en sus tareas y generar un flujo de trabajo constante que les permita alcanzar objetivos y mejorar de forma continua. ¿Te interesa conocer más sobre esta herramienta?
En esta guía aprenderás en detalle qué es la metodología Kanban, cuáles son sus principales características y todo lo que necesitas saber sobre la aplicación de Kanban en Recursos Humanos. ¡Comencemos!
Tabla de contenidos
¿Qué es la metodología Kanban?
En palabras sencillas, la metodología Kanban es un sistema visual para gestionar y procesar el trabajo. El objetivo de este método es poder ver con claridad las tareas en progreso, limitar la acumulación de pendientes y maximizar la eficiencia de los equipos al agilizar el flujo de trabajo.
“Kanban” proviene del japonés y es una combinación de dos palabras japonesas: “Kàn”, que significa signo o señal visual, y “Bǎn”, que significa tablero o tarjeta. Y esto no es casual, ya que la metodología se implementa a través de los conocidos tableros Kanban. Este es un método visual que permite a los equipos ver fácilmente sus flujos de trabajo y la carga de tareas.
En este sentido, un ejemplo de tablero Kanban popular en la actualidad es Trello, una plataforma que te permite crear proyectos y mostrarlos en forma de tablero organizado por columnas. Cada una de estas últimas representa una etapa del trabajo.
Así, por ejemplo, se pueden crear las columnas Tareas a realizar, En proceso y Terminado. Las tareas individuales en Trello se representan mediante tarjetas visuales que avanzan a través de las diferentes columnas hasta que estén terminadas.
Como podemos ver, la metodología Kanban permite visualizar tanto el proceso, es decir el flujo de trabajo, como las tareas que atraviesan por ese proceso. Su objetivo es que los equipos puedan identificar posibles cuellos de botella a medida que se avanza y solucionarlos para que el trabajo fluya a una velocidad adecuada.
De esto último se desprende otra de las características que definen al sistema Kanban y es el hecho de que forma parte de las metodologías ágiles. Un enfoque de gestión de proyectos diseñado para poder realizar entregas rápidas y continuas en el transcurso del desarrollo de un proyecto.
Origen de la metodología Kanban
Para poder entender mejor cuál es el uso de la metodología Kanban en proyectos complejos debemos remitirnos a sus orígenes. El sistema fue creado por Taiichi Ohno, un ingeniero japonés de Toyota que a finales de la década de 1940 entendió que podía mejorar el sistema de producción de la empresa inspirándose en el utilizado por los supermercados y su forma de gestionar el inventario.
Los supermercados surten los establecimientos con productos de acuerdo a la demanda del consumidor. Así, en lugar de fabricar productos nuevos anticipándose a la demanda futura, la metodología Kanban creada por Ohno se ocupó de producir y reaprovisionar productos a partir de la demanda real del consumidor. Un método de producción conocido como JIT o Just in time, justo a tiempo.
Así funcionaba el sistema:
- Mediante el uso de una tarjeta, es decir, un Kanban, los trabajadores que estaban en la fábrica debían ir informando en tiempo real a los otros equipos sobre sus niveles de capacidad. Es decir el stock de materiales con el que contaban.
- Cuando los materiales se terminaban, los empleados de la fábrica enviaban un Kanban al equipo del almacén para informar sobre el faltante.
- El almacén avisaba al proveedor para reponer el inventario.
Dado que el desarrollo de software suele requerir cambios constantes, múltiples iteraciones y exige la capacidad de adaptarse rápido a estas transformaciones, en la década del 2000 las empresas y profesionales vinculados a esta industria comenzaron a utilizar la metodología Kanban.
A partir de allí, poco a poco este sistema cobró notoriedad y gracias a eso hoy está presente en muchas otras industrias, sectores y áreas, siendo Recursos Humanos una de las que también puede beneficiarse de su uso para agilizar gestiones, ahorrar tiempo y destinarlo a construir mejores estrategias para el talento.
¿Cómo funciona la metodología Kanban en el presente?
La metodología Kanban está atravesada por las nuevas necesidades en el mercado. Como ya dijimos al inicio, la productividad, pero también la capacidad de hacer cambios ágiles y adaptarse rápidamente al contexto. Y, por supuesto, la tecnología. Por ello se suelen utilizar tableros online que se pueden sincronizar e integrar fácilmente con otras herramientas.
A nivel funcionamiento, el Kanban moderno comienza con una lista de tareas pendientes. De allí se extrae el trabajo que debe hacer el equipo de acuerdo a su carga laboral y la capacidad que cada colaborador tenga.
Luego, todos los que participan del proyecto pueden hacer un seguimiento del trabajo que se está realizando, los avances que se van haciendo en el flujo de tareas y en las distintas etapas presentes en el tablero Kanban, hasta su finalización.
En este sentido, es una herramienta sumamente transparente, dado que todos los que estén dentro de cada tablero pueden ver los movimientos y progresos de los demás, lo que facilita la colaboración y el trabajo en equipo.
El ejemplo de tablero Kanban básico es aquel que cuenta con columnas que representan las etapas del trabajo y tarjetas que se incluyen dentro de las columnas y representan las tareas.
A medida que se avanza con cada tarea, las tarjetas van pasando de columna en columna o de etapa en etapa hasta que se finaliza con esa labor. Por lo general, los equipos que emplean esta metodología colaboran en un único tablero Kanban y, dentro de este, se asignan las tareas a cada persona del equipo.
Así, en el presente la metodología Kanban opera como un sistema visual para gestionar proyectos y permitir a las empresas equilibrar la demanda de trabajo y la disponibilidad de las personas del equipo.
Los 4 principios de la metodología Kanban
Kanban es mucho más que usar tarjetas para administrar la entrega de tareas justo a tiempo. La metodología está diseñada para que los equipos puedan reducir los cuellos de botella, mejoren la eficiencia, aumenten la calidad y la cantidad de lo que producen. Es decir, que sean más productivos. Para ello, este marco de gestión se basa en 4 principios básicos:
1- Comenzar ahora
Tu punto de partida es cualquier sitio en el que se encuentre tu empresa ahora. Es decir que según esta metodología puedes implementar el sistema Kanban a cualquier proceso o flujo de trabajo actual.
Para ello, debes comprender completamente los procesos que ya están en marcha en tu organización, incluyendo tanto lo que funciona, como lo que no. Lo que implica recopilar datos y analizarlos para entender cuál es el presente de tu compañía.
2- Adoptar un enfoque progresivo
La metodología Kanban no pretende que las empresas hagan cambios radicales en la forma en que trabajan, sino que adopten un enfoque progresivo que fomente la mejora continua. Además, debes tener en cuenta que los trabajadores suelen resistirse a las grandes transformaciones y esto desencadena un clima laboral conflictivo que solo conduce a un menor rendimiento.
Por ello, la recomendación es enfocarse en ir poco a poco para conseguir que los procesos dentro de tu empresa evolucionen con el tiempo.
3- Mantener roles y responsabilidades
A diferencia de otras metodologías que promueven cambios sustanciales dentro de la estructura de cada equipo, la metodología Kanban se centra en trabajar con los roles y procesos que tu equipo ya tiene. En otras palabras, aprovechar los recursos disponibles.
Se desaconseja hacer cambios organizacionales desde el principio. En lugar de ello, la metodología reconoce que los procesos, roles y responsabilidades existentes pueden tener valor y que preservarlos puede resultar provechoso para la empresa.
4- Fomentar el liderazgo
Sin dudas, este principio es un claro ejemplo de cómo puede darse la aplicación de Kanban en Recursos Humanos, porque con esta metodología se promueve el liderazgo y la toma de decisiones en todos los miembros del equipo. Este sistema busca el empoderamiento del talento, sin importar qué lugar ocupa dentro de la estructura organizacional.
Si un colaborador tiene una idea brillante, debe ser reconocido por ese aporte. Se debe fomentar la innovación en todos los niveles, manteniendo una mentalidad de mejora continua, para que los trabajadores alcancen un rendimiento óptimo.
¿Cómo se puede aplicar la metodología Kanban en Recursos Humanos?
En los equipos de Recursos Humanos las metodologías ágiles son cada vez más utilizadas y una de las más elegidas es Kanban. Esta clase de técnica se torna esencial para hacer más eficientes los procesos que habitualmente ejecutan los profesionales del área.
Debes tener en cuenta que RR.HH. es un departamento que realiza un arduo trabajo en las empresas. Por empezar, gestiona múltiples procesos que son clave para el éxito de las organizaciones, en tanto, garantiza que la compañía cuente con el capital humano necesario, que este se desarrolle, crezca y contribuya a los resultados de la compañía.
Para poder organizar todo ese trabajo, el área de talento también debe organizar sus tareas en base a un flujo o secuencia de actividades. Todas estas conforman el flujo de trabajo que realiza Recursos Humanos de principio a fin para garantizar que la empresa cuente con el personal adecuado.
Así, la aplicación de Kanban en Recursos Humanos permite mejorar el flujo de trabajo de esta área, así como sus procesos, ayudando a que todo el equipo cuente con la misma información y conocimiento sobre el estado de progreso en que se encuentran las tareas dentro de este departamento.
Gracias a ello, RR.HH. puede ser más productivo, agilizar sus gestiones y ahorrar tiempo para destinarlo al desarrollo del talento dentro de la empresa.
A continuación, te compartimos las prácticas imprescindibles para implementar la metodología Kanban en Recursos Humanos:
Documentar los procesos actuales
Antes que nada, debes entender qué procesos gestiona el área de Recursos Humanos y qué tareas se ejecutan en estos. Gracias a ello podrás comenzar a pensar cómo configurar tu tablero Kanban para RR.HH. identificando las etapas de trabajo que atraviesa este equipo en cada uno de los procesos. Por ejemplo, “Por hacer”, “Realizado”, “En revisión” o “Aprobado”.
Visualizar el trabajo
Ahora que ya sabes qué procesos se ejecutan cotidianamente en el área de talento puedes empezar a construir tu tablero Kanban. Aquí es posible crear uno para cada proceso o bien, incluirlos a todos en un mismo tablero.
En este punto, un ejemplo práctico en RR.HH. puede ser crear un tablero Kanban exclusivo para el proceso de reclutamiento y selección y las distintas tareas que conlleva esta gestión. Así, entre otras, las gestiones a realizar podrían ser:
- Crear la descripción del puesto de trabajo.
- Listar candidatos.
- Filtrar CVs.
- Contactar candidatos.
- Primera entrevista a candidatos.
- Segunda entrevista a candidatos.
- Anunciar a la persona elegida.
- Enviar propuesta laboral y contrato.
A medida que se vaya avanzando en el flujo de tareas, se irán moviendo las tarjetas a través de las columnas, hasta finalizar cada gestión.
Limitar el trabajo en progreso
Hacer menos para hacer más, de eso se trata limitar el trabajo en progreso (WIP – work in progress). Estos límites son un componente esencial de la metodología Kanban, en tanto, se encargan de restringir la cantidad de tareas que pueden estar “En progreso” en un momento dado.
Esto es especialmente útil para alinear la demanda de la gerencia con la capacidad del equipo de RR.HH. Así, los límites ayudan a evitar que el trabajo se acumule y garantizan que los profesionales del área se concentren en terminar las tareas pendientes, en lugar de avanzar con una nueva.
Concentrarse en una cosa a la vez evita retrasos en la ejecución de las tareas o incluso dejar un proceso a mitad de camino. Al tiempo que ayuda a que el equipo siempre tenga algo para hacer, pero sin estar sobrecargado.
Identificar cuellos de botella
El hecho de utilizar una herramienta visual para avanzar en los procesos y tareas dentro del departamento de talento te ayuda a observar y analizar la eficiencia del flujo de tareas e identificar más fácil dónde se producen cuellos de botella para resolverlos.
Volviendo al ejemplo práctico en RR.HH. vinculado al reclutamiento y selección, puede pasar que al visualizar el flujo de tareas veas que se producen dificultades en el filtrado de CVs. Si el equipo tarda más de lo previsto en revisar estos documentos es un síntoma de que hay algo que mejorar en el proceso.
Así, puedes hablar con los responsables de esta tarea para llegar al fondo del asunto y entender porqué ocurre este retraso. Tal vez esto te ayude a identificar una necesidad que no habías contemplado antes, como invertir en un software ATS para automatizar esta tarea y darle más tiempo al equipo para dedicarlo a otras gestiones de mayor impacto.
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Implementar ciclos cortos de retroalimentación
El siguiente paso consiste en implementar ciclos cortos de retroalimentación. Puedes dar feedback a través de reuniones diarias, evaluaciones de desempeño o mediante la creación y entrega de informes de resultados que reflejen las métricas clave de cada proceso y la labor del personal de RR.HH.
Además de ello, a medida que el equipo vaya adaptándose a la metodología Kanban, es importante incentivarlos a hablar sobre lo que funciona con respecto a este sistema y lo que se podría mejorar. Puedes pedirle sugerencias sobre cómo optimizar este método o qué prácticas sumar a las que ya se vienen implementando.
Hacer partícipe al resto del equipo de talento de la configuración del modelo utilizado para la gestión de los proyectos del área, es clave para involucrarlos y lograr un verdadero compromiso de su parte.
Medir el progreso
Como ya dijimos antes, el objetivo de la metodología Kanban es la mejora continua. Aplicarla es una muestra clara del interés que tiene el RR.HH. en mejorar cada vez más los procesos que involucran al talento de la empresa y garantizar así una experiencia óptima para el capital humano.
Por ello, es necesario medir el progreso y el rendimiento del equipo al aplicar esa metodología. En función de los resultados, hacer ajustes y cambios para implementar nuevas y mejores formas de hacer las cosas dentro del área.
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Implementar la metodología Kanban dentro de tu empresa y del flujo de trabajo del departamento de Recursos Humanos es sencillo, pero puede resultar abrumador al principio. Por eso, es necesario contar con las herramientas que te permitan llevar a cabo esta implementación en tu compañía.
Factorial es un software de recursos humanos todo en uno que te ayuda a centralizar todos los procesos y las tareas del área en un solo lugar, para tener una visión 360º de lo que ocurre con la gestión de personas en tu empresa.
Esto te permite organizar mejor el trabajo dentro de este departamento y, lo que es todavía más útil, ahorrar muchísimo tiempo que podrás destinar a la creación de una estrategia centrada 100% en el talento.
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