Ciertos contribuyentes deben realizar mensualmente determinados aportes obligatorios. Estos sirven para financiar el subsidio del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y las Cajas de Compensación Familiar (CCF). Se los conoce como aportes parafiscales y si tienes empleados a cargo debes saber todo al respecto.
En este artículo vamos a explicarte qué son y cómo se calculan los aportes parafiscales, cuál es su impacto en la nómina y en cuáles casos hay exoneración de parafiscales. Además de compartir algunos tips para la gestión de los aportes parafiscales desde RR.HH.
Tabla de contenidos
¿Qué son los parafiscales?
Para comenzar a responder qué son los parafiscales debemos decir que se trata de contribuciones obligatorias que deben realizar las empresas por cada empleado que tengan en su equipo.
El objetivo de los aportes parafiscales es financiar actividades sociales que presta el Estado mediante el ICBF, el SENA y las cajas de compensación familiar.
Estos son aportes aplicables al Sistema de Protección Social, el cual se constituye como el conjunto de políticas públicas orientadas a disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos.
De esta forma, estas contribuciones que por ley deben entregar las empresas al gobierno, funcionan como un medio para atender las necesidades de la población, confiando en la adecuada administración de dichos recursos por parte del Estado.
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¿Cuáles son los 3 aportes parafiscales y sus características?
Como ya vimos, las contribuciones de las empresas en calidad de parafiscales se destinan a 3 instituciones: ICBF, SENA y las Cajas de Compensación Familiar. A continuación, te explicamos las características de cada una.
ICBF – Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
El ICBF es una entidad pública que se encarga de atender y proteger a la niñez y a la familia en Colombia. Los aportes parafiscales que se dirigen a esta institución se utilizan para coordinar el sistema nacional de bienestar familiar y, como tal, implementar políticas relacionadas con la atención de la niñez.
Concretamente, con los recursos aportados por las empresas del país se busca financiar las ayudas que la entidad destina para proteger los derechos de los menores de edad que no cuentan con los recursos suficientes para acceder a los cuidados mínimos necesarios, como el suministro de alimentos, vestido, vivienda o educación.
Para tener en cuenta cómo se calculan los aportes parafiscales, debes saber que los empleadores deben destinar al ICBF el 3% de la nómina de cada trabajador.
SENA – Servicio Nacional de Aprendizaje
Con respecto al SENA debemos decir que se trata de una institución pública que proporciona educación técnica y tecnológica gratuita a la población colombiana. Los recursos destinados a esta institución se utilizan para brindar formación profesional a
trabajadores, jóvenes y adultos de diferentes industrias.
Asimismo, los aportes parafiscales dirigidos al SENA se destinan a organizar y mantener la enseñanza teórica y práctica relacionada con diferentes oficios. Para ello, se seleccionan candidatos, a los que se les da acceso a cursos complementarios de preparación, perfeccionamiento y adiestramiento para todo tipo de profesiones técnicas.
En este caso, ten en cuenta que las contribuciones que hagas como empleador a esta entidad deben ser del 2% de la nómina de cada empleado.
CCF – Cajas de Compensación Familiar
Las Cajas de Compensación Familiar son instituciones privadas, sin ánimo de lucro, ordenadas como corporaciones para el cumplimiento de funciones de seguridad social. Estas, si bien son privadas, también son vigiladas por el Estado, ya que su principal función es administrar el subsidio familiar.
Al respecto, la Ley 21 de 1982 que reglamenta el subsidio familiar establece: “los empleadores obligados al pago de aportes para el subsidio familiar, el SENA y los demás con destinación especial (ICBF) deberán hacerlo por conducto de una Caja de Compensación Familiar que funcione dentro de la ciudad o localidad donde se causen los salarios o de la caja más próxima”.
De esta forma, la empresa puede elegir la caja que considere dentro de la ciudad o región que corresponda y afiliar a los trabajadores a ella. Gracias a esto, los colaboradores tendrán acceso al subsidio familiar. Este consiste en un apoyo económico que la caja otorga al empleado por cada beneficiario que tiene, cónyuge, hijos e incluso padres, dependiendo las circunstancias.
Este apoyo consiste en la entrega de elementos como medicamentos, ropa, calzado o útiles escolares. Asimismo, a través de Ley 789 de 2002, se modificó el funcionamiento de las cajas de compensación y se dictaminó que los aportes del 4% que deben destinar las empresas a estas entidades también sirvieran para constituir otros subsidios, además del familiar:
- De vivienda. Se trata de un monto destinado a la compra de vivienda de interés social (VIS). El trabajador afiliado puede acceder solo por una vez en la vida.
- Al desempleo. Alivio económico para el trabajador afiliado o alguno de sus familiares beneficiarios, en caso de haber perdido el trabajo.
- Educativo. Entrega de un reconocimiento económico al empleado afiliado que demuestre tener hijos en edad escolar.
¿Cómo se calculan los aportes parafiscales?
Con lo comentado hasta aquí ya puedes inferir cuál es el impacto en la nómina de los parafiscales. En tanto, como anticipamos, los empleadores deben destinar un 3% del salario de los trabajadores al ICBF, un 2% al SENA y otro 4% a las cajas de compensación. Esto equivale a una contribución del 9% que debe realizar la empresa por cada trabajador.
La pregunta es: ¿cómo se calculan los aportes parafiscales? Para comenzar, debes calcular el Ingreso base de cotización (IBC). Este es el monto del salario de los trabajadores dependientes que debe utilizarse para determinar los aportes a seguridad social.
Lo que se hace es tomar el salario básico, más el resto de pagos que perciban los empleados de manera mensual y constituyen salario. Esto debe regirse por lo que establece el Código Sustantivo del Trabajo (CST).
En el artículo 127 del CST se establece: “Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones”.
Ejemplo práctico para el cálculo de parafiscales
Así, supongamos que tienes que calcular el ICB de un trabajador que cobra $2.000.000 de salario base y entre bonificaciones habituales y horas extra suma $700.000 más. El ICB sería de $2.700.000. Sobre esa base tendrás que calcular los aportes parafiscales.
Para ello, solo debes multiplicar ese valor por cada porcentaje:
- 3% (destinado al ICBF) x $2.700.000= $81.000
- 2% (destinado al SENA) x $2.700.000= $54.000
- 4% (destinado a las cajas de compensación) x $2.700.000= $108.000
Estos resultados, de todas maneras, no deben verse reflejados en la nómina, dado que en ella se incluyen solo los porcentajes. Sin embargo, es necesario hacer este cómputo para saber cuánto destinar en concepto de parafiscales al hacer la nómina de cada trabajador.
¿En cuáles casos hay exoneración de parafiscales?
Este es uno de los puntos que reviste mayor interés para las empresas, ya que una reforma reciente al Estatuto Tributario determina en cuáles casos hay exoneración de parafiscales. En principio, toda empresa que tenga por lo menos un empleado vinculado con contrato laboral debe realizar estas contribuciones.
Sin embargo, también hay excepciones a contemplar. En este sentido, el artículo 114-1 del Estatuto Tributario establece: “Estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del SENA, del ICBF y las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud, las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del Impuesto sobre la Renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes”.
De la misma forma, las personas naturales empleadoras estarán exoneradas de la obligación de pago de los aportes parafiscales al SENA, al ICBF y al Sistema de Seguridad Social en Salud por los empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos.
Aunque aquí también se imponen límites al beneficio, puesto que lo anterior no aplica para empleadores que tengan menos de 2 trabajadores. En tanto, estos seguirán obligados a efectuar los aportes parafiscales correspondientes.
Así, podemos afirmar que hay exoneración de parafiscales cuando el empleador tenga más de 2 colaboradores a cargo y estos ganen más de 10 salarios mínimos.
Claro que la exoneración es parcial, ya que no aplica al aporte correspondiente a las cajas de compensación. Este pago es obligatorio sin importar el monto del salario de los trabajadores.
Para poder determinar si tu empresa cumple con los requisitos para gozar de esta exoneración debes analizar los pagos de tus trabajadores que constituyen salario y corroborar que estos no superen los 10 salarios mínimos.
Salario mínimo 2023 y aportes parafiscales
El salario mínimo en Colombia para el 2023 es de $1.160.000. Si contemplamos además que el auxilio de transporte está situado en los $140.000, podríamos decir que el salario mínimo queda en $1.300.000. Ahora bien, ¿cuál sería el tope, en este caso, para poder acceder a la exoneración de los aportes parafiscales?
En el supuesto de querer acceder a este beneficio solo se debe contemplar el monto correspondiente al salario mínimo, sin añadir el auxilio de transporte. A partir de allí se debe multiplicar $1.160.000 por 10 para conocer el límite del salario que queda exento de hacer estas contribuciones. Eso equivale a $11.600.000.
Por lo tanto, si tu personal percibe en cada nómina sumas menores a ese importe no estás en la obligación de pagar aportes parafiscales al ICBF y al SENA. Solo tendrás que abonar el 4% correspondiente a la caja de compensación.
Gestión de los aportes parafiscales desde RR.HH.
Por lo general, la gestión de los aportes parafiscales desde RR.HH. implica ejecutar el proceso completo:
- Darle el tratamiento legal adecuado.
- Afiliar a los trabajadores a las cajas de compensación correspondientes.
- Ocuparse del pago de estos aportes.
Es decir, el área de gestión humana asiste a los empleadores en el tratamiento legal de todo lo vinculado a los trabajadores. Y precisamente, uno de esos aspectos se relaciona con estas contribuciones. Por lo tanto, lo primero es conocer en profundidad qué establece la normativa al respecto. Para ello, se puede contar con asesoría legal profesional.
Un aspecto importante de la legislación vinculada a los aportes parafiscales se relaciona a todo aquello que establece la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, mejor conocida como UGPP. Esta entidad se encarga de verificar que las empresas realicen la liquidación y el pago correspondiente de las contribuciones a la Seguridad Social de su personal.
Para ello, la unidad investiga:
- La contabilidad de la organización.
- Sus estados financieros.
- Los sistemas de remuneración utilizados en la compañía.
- La existencia de pactos de exclusión salarial (si los hubiera).
Precisamente, varias de las tareas administrativas en el área de gestión humana se relacionan al proceso de nóminas y seguros sociales. Por ello, es importante conocer a fondo desde RR.HH. qué hace esta entidad y cuáles son las posibles sanciones que podría imponer en caso de incumplimientos.
👉 Conoce todo sobre la UGPP aquí.
Afiliar a los trabajadores a la Caja de Compensación Familiar
Lo siguiente es afiliar a la empresa a la Caja de Compensación Familiar, para ello, el procedimiento es el siguiente.
- Elegir una de las cajas de compensación ubicadas en el mismo lugar donde se hagan los pagos de la compañía.
- Enviar la solicitud de afiliación, firmada por el representante legal de la empresa.
- Presentar documentos de identidad del representante legal.
- También presentar la Certificación de Existencia y Representación Legal de la empresa expedida ante la Cámara de Comercio.
En cuanto la empresa esté afiliada a la caja, se debe registrar a los trabajadores en ella. Para eso, debes realizar las siguientes gestiones:
- Solicitar a los empleados una copia de su cédula de identidad.
- Diligenciar el formulario de vinculación virtual, registrando allí la información del empleado y de la empresa.
- Preguntarle a los trabajadores si quieren vincular beneficiarios para que tengan acceso a los servicios que presta la caja. En caso de que digan que sí deben adjuntar la documentación de esas personas.
Ten en cuenta que el personal que haya contraído matrimonio puede afiliar a su pareja e hijos. Estos últimos tendrán acceso a los beneficios que brinda la caja hasta sus 25 años. En caso de que el trabajador no esté casado puede beneficiar a sus padres.
Hacer el pago de los aportes parafiscales
Desde Recursos Humanos también se suele liderar el procedimiento sistemático para efectuar el pago de los aportes parafiscales de los empleados. En ese caso, los pasos a seguir son:
- Diligenciar la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA ).
- Suministrar los datos básicos de la empresa y de cada uno de sus empleados. Dicha planilla debe contener la totalidad de los subsistemas que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensión, riesgos profesionales, ICBF, SENA, y CCF.
- El empleador debe verificar que la liquidación efectuada por el sistema coincida con los aportes de ley. Es decir, los porcentajes correspondientes a cada subsistema. Recordemos que en el caso de los parafiscales era 3% al ICBF, 2% al SENA y 4% al CCF.
- Una vez analizado el valor de los aportes, se puede proceder a autorizar el pago. El sistema debitará de la cuenta de la empresa el importe correspondiente o recibirá los aportes vía transferencia bancaria o algún otro medio electrónico. Luego, acreditará el pago en las cuentas de las administradoras a las que estén afiliados los trabajadores.
- Una vez que la administradora recibe la información y el pago, envía una certificación donde confirma que el procedimiento se completó adecuadamente.
Gestiona los aportes parafiscales de manera adecuada con un software de RR.HH.
La gestión de los aportes parafiscales desde RR.HH. resumida en unos pocos párrafos, como hicimos en el apartado anterior, puede darte la impresión de que es una tarea sencilla. Es cierto que una vez que te familiarizas con ello no encontrarás mayores inconvenientes. El único problema es que es una gestión que lleva tiempo. Y el tiempo suele ser precisamente el bien más escaso en Recursos Humanos.
En los últimos años, la productividad del área de talento es una de las grandes preocupaciones de las empresas. Por lo general, los empleadores suelen delegar todo lo relativo a los trabajadores en el equipo de gestión humana. La dificultad está en que se terminan produciendo cuellos de botella porque RR.HH. debe lidiar, tanto con las tareas que aportan verdadero valor al personal, como con aquellas que son más operativas, repetitivas y desgastantes.
¿Qué se puede hacer frente a ello? Sumar a la tecnología como aliada. El software de Recursos Humanos llegó para transformar el día a día de los equipos de gestión humana. Estos sistemas reúnen en una misma plataforma funcionalidades que se vinculan con:
- El aspecto legal y financiero de RR.HH.
- Administración de documentos.
- Gestión de nóminas.
- Comunicación interna.
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Así, puedes centralizar todo el trabajo de RR.HH. en un solo lugar, automatizar tareas, reducir cuellos de botella y darle más tiempo a aquello que hace crecer a una empresa: la motivación y el compromiso de los empleados.
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