Se estima que en Colombia hay 4,5 millones de personas que se benefician de los fondos de empleados. Por otro lado, según la Asociación Nacional de Fondos de Empleados (Analfe) en la pandemia estos ayudaron a unas 800 mil familias del país a acceder al crédito social, lo que les permitió mitigar una de las crisis más duras de este siglo.
Además, estos son instrumentos cada vez más utilizados por las empresas como salario emocional para los empleados con el fin de evitar la rotación de personal. Por todo esto, hoy vamos a contarte ¿qué son los fondos de empleados? ¿Cuál es su legislación? ¿Qué requisitos hay que cumplir para constituirlos? y ¿cómo funcionan? ¡Sigue leyendo!
¿Qué son los fondos de empleados?
El Decreto 1481 de 1989, precisamente la ley que reglamenta los fondos de empleados, en su artículo 2 establece cuál es la naturaleza de estas asociaciones y las define del siguiente modo: “Los fondos de empleados son empresas asociativas, de derecho privado, sin ánimo de lucro, constituidas por trabajadores dependientes y subordinados”.
Esto quiere decir que se trata de asociaciones de trabajadores asalariados que se constituyen para beneficio de sus miembros, que son básicamente empleados dependientes. Lo que aplica tanto en el sector privado como en el público.
Además, a los fondos de empleados se los clasifica como entidades solidarias, es decir, que forman parte de lo que se denomina economía solidaria. Un sistema socioeconómico, cultural y ambiental, conformado por personas jurídicas, organizadas para realizar actividades sin ánimo de lucro, en las cuales los trabajadores o usuarios son tanto aportantes como administradores.
En esencia, los fondos de empleados son precisamente eso, asociaciones de trabajadores que persiguen el beneficio de sus asociados. Quienes a su vez aportan el capital para que estos funcionen y se ocupan de administrarlo.
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Características de los fondos de empleados
Otro de los puntos clave que establece la legislación de los fondos de empleados se relaciona a sus características. En concreto, estas asociaciones se caracterizan por:
- Integrarse únicamente por trabajadores asalariados.
- El hecho de que asociarse o retirarse de estas sea voluntario.
- Garantizar la igualdad de los derechos de participación y decisión de los asociados, sin tener en cuenta los aportes que realizan.
- Prestar servicios en beneficio de sus miembros.
- Establecer la irrepartibilidad de las reservas sociales y, en caso de liquidación, la del remanente patrimonial.
- Destinar sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social y el crecimiento de sus reservas y fondos.
- Que su patrimonio sea variable e ilimitado.
- Constituirse con duración indefinida.
- Fomentar la solidaridad y los lazos de compañerismo entre asociados.
¿Cuál es la legislación de los fondos de empleados?
Como anunciamos al inicio del artículo, es importante conocer la legislación de los fondos de empleados para entender cuáles son las normas que los rigen. En principio, debemos hablar del Decreto 1481 de 1989. Esta es la ley específica de los fondos de empleados y establece, como vimos antes, la naturaleza de estas asociaciones. Pero, además incluye:
- Características de los fondos.
- Requisitos y formas de constitución.
- Regímenes internos de responsabilidad.
- Sanciones que pueden aplicarse sobre estos fondos o sus asociados en caso de incumplimientos.
- Otras medidas para regularlos.
A su vez, debemos decir que este decreto fue actualizado por la Ley 1391 de 2010 que planteó una gran reforma al decreto al modificar muchas de sus normas, incluyendo aquellas referidas al régimen económico de estas organizaciones o su regulación interna.
Otra de las leyes que rige sobre estas asociaciones es la Ley 454 de 1998, donde se establece el marco legal de la economía solidaria. Recordemos que los fondos de empleados se consideran parte constitutiva de la economía solidaria del país. Por lo tanto, las regulaciones aplicables a las organizaciones de este sistema, por ejemplo a las cooperativas, también influyen sobre los fondos.
Todo lo que debes saber sobre la constitución de un fondo de empleados
Además de la definición y características de estas asociaciones, la legislación también determina cómo es la constitución de un fondo de empleados. En este sentido, la normativa indica que estas organizaciones pueden ser conformadas por trabajadores dependientes, trabajadores asociados o por servidores públicos.
Por otro lado, también se detalla en la ley que pueden ser asociados a estos fondos las personas que presten servicios a las empresas que generen el vínculo común de asociación. Esto es independiente de la forma de vinculación.
Asimismo, sobre la constitución de un fondo de empleados la normativa establece un mínimo de miembros. Actualmente se requiere una base de 10 trabajadores para que se puedan crear estas asociaciones.
El procedimiento para constituir un fondo de empleados se puede llevar a cabo mediante documento privado. Básicamente, un acta que debe ser firmada por todos los asociados fundadores, con anotación de sus nombres, documentos de identificación y domicilio. No es necesario crear una escritura pública ante notaría.
¿Qué debe incluir el acta?
- La voluntad de crear la entidad.
- Aprobación del estatuto que regirá al fondo y la voluntad de cumplirlo por parte de los asociados.
- Valores de los aportes iniciales de los fundadores.
- Nombramiento de los miembros de la junta directiva, del representante legal, de los miembros del comité de control social y del revisor fiscal.
¿Cuáles son y cómo se gestionan los aportes a los fondos de empleados?
En principio, la legislación determina que el patrimonio de los fondos de empleados se conforma por:
- Aportes sociales individuales.
- Reservas y fondos permanentes.
- Donaciones y auxilios recibidos para su incremento patrimonial.
- Excedentes del ejercicio sin destinación específica.
Los aportes corresponden a los montos destinados por los asociados de los fondos. Estos deben ser periódicos y su importe dependerá de lo que se establezca en los estatutos.
En el artículo 16 del Decreto 1481 se establece: “Los asociados de los fondos de empleados deberán comprometerse a hacer aportes sociales individuales periódicos y a ahorrar en forma permanente, en los montos que establezcan los estatutos o la asamblea”.
Además, se indica que de la suma periódica obligatoria que debe entregar cada asociado, se destinará como mínimo una décima parte para aportes sociales.
En cuanto al monto total de la cuota periódica obligatoria para los miembros del fondo, esta no debe exceder el 10% del ingreso salarial del asociado. Por otro lado, esas sumas que aporten los trabajadores son inembargables y no podrán ser gravadas ni transferidas a otros asociados o a terceros.
Sobre la devolución de aportes y de ahorros permanentes se establece que solo serán devueltos cuando el asociado se desvincule del fondo. Sin embargo, los estatutos pueden establecer reintegros parciales y periódicos de los ahorros permanentes.
¿Cómo funcionan los servicios en los fondos de empleados?
Esta es la parte que más suele interesar a los trabajadores. Por lo tanto, en caso de que decidas promover este tipo de asociaciones para beneficio de tus empleados, es importante que conozcas cómo funcionan los servicios que brindan estas entidades.
En principio, los fondos de empleados prestan los servicios de ahorro y crédito en forma directa a sus asociados. Para hacerlo se rigen por lo establecido en los reglamentos y estatutos. Además de los ahorros permanentes, los trabajadores que sean parte de estos fondos podrán hacer otros depósitos de ahorro. Ya sea a la vista, a plazo o a término.
Por otra parte, los depósitos de ahorro que se destinen al fondo deben ser invertidos en créditos a los asociados en las condiciones y con las garantías que señalen los estatutos y reglamentos.
Otros servicios que brindan los fondos de empleados son los de previsión, seguridad social y bienestar. En este caso, tales prestaciones podrán ser brindadas por intermedio de otras entidades y pueden extenderse a los padres, cónyuges, hijos y demás familiares de los asociados.
¿Cómo funciona la regulación interna de los fondos de empleados?
Para entender cómo funcionan estas asociaciones es clave conocer de qué forma se regulan a nivel interno. Esto es, cómo se administran y quién vigila los fondos de empleados en Colombia. Por eso, tenemos que enfocarnos en sus propios órganos de control: estatutos, asamblea general, junta directiva, revisor fiscal y comité de control social.
Estatutos
Los estatutos de los fondos de empleados son un conjunto de normas y políticas escritas que establecen los propios asociados en la asamblea constitutiva de cada entidad. Estas reglamentan su funcionamiento y el sistema de administración y vigilancia. De acuerdo con la legislación, los estatutos deberán contemplar los siguientes aspectos:
- Denominación, domicilio principal y ámbito de operaciones.
- Objeto y determinación clara de las actividades y servicios.
- Determinación del vínculo de asociación y requisitos de ingreso y retiro.
- Derechos y deberes de los asociados y el régimen disciplinario.
- Conformación del patrimonio.
- Incremento y uso de las reservas y fondos.
- Monto o porcentaje de los aportes sociales individuales y manera de cancelarlos.
- Destinación del excedente del ejercicio económico.
- Obligación de ahorro permanente que debe efectuar el asociado sobre la base de su ingreso salarial.
- Órganos de administración, inspección y vigilancia que posean. Sumado a sus condiciones, composición, procedimientos de elección y de remoción, funciones y períodos de vigencia.
- Procedimientos para la reforma de estatutos.
- Normas referidas a la disolución y liquidación del fondo de empleados.
- Mecanismos para resolver los conflictos.
Asamblea general
La asamblea general es el órgano máximo de administración de los fondos de empleados. En tanto, las decisiones que esta tome son obligatorias para todos los asociados. Para ello, estas deben regirse de conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias.
¿Cómo se constituye la asamblea general? Mediante una reunión, debidamente convocada, donde se concentren los asociados o los delegados elegidos directamente por estos.
En cuanto a sus funciones, las principales son:
- Establecer las directrices generales de la entidad.
- Analizar los informes elaborados por los órganos de administración y vigilancia.
- Aprobar los estados financieros de fin de ejercicio.
- Fijar los montos de los aportes y de los ahorros obligatorios.
- Establecer aportes extraordinarios.
- Destinar los excedentes.
- Elegir o declarar electos los miembros de la junta directiva, el revisor fiscal y la conformación del comité de control social.
- Modificar los estatutos.
- Tomar una decisión sobre la fusión, incorporación, transformación o liquidación del fondo.
Junta directiva
Por su parte, la junta directiva es el órgano de administración permanente del fondo de empleados. Este se encuentra sujeto a las decisiones de la asamblea general y es responsable de la dirección de los negocios y operaciones de la entidad.
Con respecto a sus funciones, estas deben quedar detalladas en el estatuto del fondo y dependerá de lo que acuerde la mayoría. Pero, en líneas generales, entre las responsabilidades implícitas de este órgano están las de dirección y administración que no hayan sido asignadas expresamente a la asamblea general o al gerente.
Precisamente, otra de sus funciones es designar al gerente, que es el representante legal de la entidad y principal ejecutor de las decisiones de la asamblea y de la junta directiva.
Revisor fiscal y comité de control social
Si debemos enfocarnos en quién vigila los fondos de empleados en Colombia, la respuesta nos lleva al revisor fiscal y el comité de control social, dado que son los órganos encargados de la inspección y vigilancia interna de estas asociaciones.
El revisor fiscal, también debe ser elegido por la asamblea general o por votación directa de los asociados dependiendo de lo establecido en los estatutos. En cualquier caso, es obligatorio que sea un contador público matriculado.
Si bien sus funciones y atribuciones están determinadas en los estatutos, estas deben ser acordes con las normas establecidas para el ejercicio de la profesión contable. Más allá de esto, es importante que el revisor fiscal no sea un asociado del fondo
Mientras que el comité de control social se ocupa de ejercer la vigilancia permanente del pleno cumplimiento de todas las normas legales, estatutarias y reglamentarias que rigen la administración y el funcionamiento de los fondos de empleados.
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¿Qué rol cumplen los empleadores en relación a los fondos de empleados?
Quizás has llegado hasta aquí queriendo saber qué debes hacer como empleador para facilitar la existencia de un fondo de empleados para tu personal. Teniendo en cuenta que son entidades administradas por los propios trabajadores ¿qué puedes aportar desde tu lugar?
Las alternativas de las empresas para contribuir a la creación o al desarrollo de los fondos de empleados son:
- Otorgar auxilios con destinaciones específicas.
- Estimular los ahorros permanentes o los aportes de sus trabajadores a un fondo de empleados mediante la donación de sumas fijas o porcentajes de lo aportado por el colaborador.
- Facilitar la disponibilidad de los trabajadores para las actividades vinculadas al fondo, por ejemplo, la participación en la asamblea general.
- Donar acciones o cuotas sociales de la empresa para que el fondo de empleados pueda participar de la gestión y utilidades de la compañía.
Estas sumas que el empleador done a los fondos de empleados y que beneficien directa o indirectamente a sus trabajadores, no constituyen salarios, ni se computarán para la liquidación de prestaciones sociales.
La empresa puede solicitar a estas asociaciones toda la información que requiera y ejercer la inspección y vigilancia necesarias para verificar la correcta aplicación de los recursos entregados.
Asimismo, los empleadores tienen la obligación de retener de los salarios que deban pagar a su personal y pensionados, las sumas que estos adeuden al fondo. Para ello, el talento debe dar su consentimiento previo.
Finalmente, los montos que se retengan a favor de los fondos de empleados deben ser entregados a estos en las mismas fechas en las que se efectúe el pago de las nóminas a los trabajadores. En caso de no hacerlo, el empleador será responsable solidario con el colaborador, por lo que deberá hacerse cargo de las sumas adeudadas y sus intereses.
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De toda la información que hemos compartido respecto de los fondos de empleados hay tres tareas clave que tiene por delante un empleador:
- Fomentar estas asociaciones mediante la entrega de información pertinente.
- Impulsar estos fondos con el apoyo económico necesario.
- Apoyar a los colaboradores para que puedan constituir y participar de estas entidades.
Para poder hacer todo esto necesitas contar con las herramientas adecuadas. En principio, aquellas que te permitan facilitar la entrega de información. Es decir, un sistema de comunicación interna que te ayude a crear conversaciones de calidad en torno a este tema.
Luego, es importante que puedas tener una dimensión clara de lo que está al alcance de la empresa en términos económicos. Por ejemplo, en algunos casos, de acuerdo al presupuesto, puede que sea viable otorgar auxilios para financiar determinados servicios. Mientras que, en otras circunstancias, las compañías quizá puedan aumentar la suma correspondiente a los aportes obligatorios que realicen los empleados.
En cualquier caso, necesitas una herramienta que te ayude a tener claridad sobre los gastos en la empresa y las posibilidades reales de invertir en estos fondos.
Para apoyar a tus colaboradores, de manera que puedan participar de las actividades de estas entidades, se requiere un sistema de control horario que permita gestionar los turnos, la disponibilidad de los trabajadores, así como las ausencias. Gracias a este tipo de herramienta puedes planificar mejor la jornada laboral de cada empleado.
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