Las cesantías son una de las prestaciones sociales a las que tiene derecho toda persona trabajadora en Colombia. Este beneficio para la fuerza laboral es, a su vez, una obligación para los empleadores. Por ello es importante conocer desde el área de Recursos Humanos todo el procedimiento a realizar para cumplir con esta responsabilidad.
En esta guía vamos a contarte qué son y cómo se liquidan las cesantías, cuándo se pagan, cuál es la fórmula para calcular los intereses de cesantías y cuándo abonarlos, entre otros aspectos.
¡Conoce todo sobre las cesantías en Colombia!
Tabla de contenidos
¿Qué son las cesantías?
Las cesantías son una prestación social que deben pagar los empleadores al talento vinculado a la empresa mediante contrato laboral. Este derecho está regulado por el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) donde se detalla: “Todo empleador está obligado a pagar a sus trabajadores al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año”.
De allí se desprende que las cesantías son en realidad un auxilio que se le otorga a la fuerza laboral al momento de perder su empleo. Ya sea por despido o por renuncia. El objetivo principal de esta prestación entonces es otorgarle al talento recursos en períodos en los que no generen ingresos, como puede ser en momentos de desempleo.
Claro que una de las dudas frecuentes que aparecen sobre este punto es ¿cómo se liquidan las cesantías? Ya que si nos guíamos por lo que establece el artículo 249 del CST pareciera ser que el empleador debe disponer de la suma de dinero correspondiente siempre que finalice el vínculo laboral con un trabajador.
En la práctica, la mecánica de las cesantías es la misma que la de un ahorro a largo plazo. Así, el empleador debe asegurarse de ahorrar en nombre de sus empleados las sumas correspondientes y liquidarlas todos los años en los períodos que indica la ley.
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¿Cómo se liquidan las cesantías?
Como explicamos antes, las cesantías funcionan como un ahorro obligatorio para cuando el trabajador queda cesante o desempleado. Pero esta prestación corre por cuenta de las empresas y, para ello, hay un procedimiento específico.
Periodo de pago de liquidación de las cesantías
En principio, es clave conocer las fechas en que se deben liquidar las cesantías. La Ley 50 en su artículo 99 establece: “El 31 de diciembre de cada año se hará la liquidación definitiva de cesantía, por la anualidad o por la fracción correspondiente”.
Es decir que las cesantías se liquidan de forma anual y la fecha de corte para hacerlo es el 31 de diciembre. Sumado a ello, la legislación también detalla que una vez se haya realizado esta liquidación, los empleadores deben consignar el valor resultante en el fondo de cesantías escogido por el trabajador, a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
En este sentido en la Ley 50 se determina que “el valor liquidado por concepto de cesantía se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que él mismo elija”.
Provisión de las cesantías en la nómina
Ahora bien, para poder liquidar esta prestación al finalizar diciembre, cada mes o quincena, dependiendo el periodo de pago utilizado por la organización, se debe hacer la provisión de las cesantías en la nómina.
¿Qué quiere decir esto? Que se reserva en cada nómina el valor correspondiente a las cesantías, lo que facilita el desembolso y pago de esta prestación social al finalizar el año.
Así, en cada periodo de pago de la nómina se debe aprovisionar un 8,33% de los conceptos laborales que se liquiden. Este porcentaje se obtiene al dividir 1 (salario mensual) entre 12 (meses del año). Recordemos que las cesantías corresponden a un salario mensual por cada año trabajado.
Por lo tanto, cada mes se aprovisiona la doceava parte del salario en la nómina. Así, para cuando termine el año se ha completado el salario mensual correspondiente a las cesantías. Esto también es un alivio para los empleadores porque no tienen que desembolsar todo este dinero de una sola vez, sino que lo van acumulando de forma progresiva.
En este punto puede ser muy útil contar con una herramienta que te ayude a automatizar buena parte de la tarea. Un software para la gestión de nóminas es un excelente ejemplo.
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Salario base para la liquidación de cesantías
Otro criterio a tener en cuenta para saber cómo se liquidan las cesantías es el salario base. De acuerdo con el artículo 253 del CST, para liquidar esta prestación se debe tomar como base el último salario mensual devengado por el trabajador. Siempre que no haya tenido variación en los 3 últimos meses.
En el caso que se presenten salarios variables, se tomará como base el promedio de las remuneraciones del último año o todo el tiempo de servicio si es menor de un año.
Por otro lado, los conceptos que se incluyen como base del cálculo son:
- Salario.
- Auxilio de transporte.
- Horas extras.
- Recargos nocturnos, por trabajo dominical y festivo.
- Comisiones.
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Fórmula para calcular la liquidación de cesantías
Como prometimos al inicio de esta guía hoy veremos cuál es la fórmula para calcularlos y también cuándo se pagan los intereses de cesantías. Pero antes de ello vamos a compartir la fórmula para calcular la liquidación de las cesantías.
Básicamente, hay que tomar el salario base y multiplicarlo por los días trabajados. Luego, ese resultado se divide entre 360, que son los días del año.
- Salario base x días laborados / 360.
Así, por ejemplo, para un salario base de $2.000.000 y un trabajador que laboró el año completo el cálculo sería:
- $2.000.000 x 360 / 360 = $2.000.000
¿Cómo se liquidan los intereses de cesantías?
Otro de los aspectos vinculados al tema que nos ocupa son los intereses de las cesantías. Este concepto se establece en el artículo 1 de la Ley 52. Allí se indica que todo empleador obligado a pagar cesantías a sus colaboradores les reconocerá y pagará intereses del 12% anual sobre los saldos que al 31 de diciembre de cada año tengan estos a su favor por concepto de cesantía.
En este punto es importante aclarar que, a diferencia de la prestación que se debe consignar en un fondo de cesantías, los intereses sobre estas se pagan directamente al trabajador.
¿Cuándo se pagan los intereses de cesantías?
Debido a que este es un pago directo que recibe el trabajador mientras perdure el vínculo laboral, suele ser una prestación muy esperada por el personal. Por ello es clave saber cuándo se pagan los intereses de cesantías.
En concreto, la ley determina que el empleador debe pagar este concepto en el mes de enero del año siguiente en que se liquidan las cesantías. Es decir que al hacer la liquidación de esta prestación el 31 de diciembre de 2022, deberías pagar los intereses de cesantías antes del 31 de enero de 2023 cuando le entregues al trabajador la nómina correspondiente a ese mes.
¿Cuál es la fórmula para calcular los intereses de cesantías?
Para calcular los intereses sobre las cesantías se debe aplicar el 12% sobre el valor acumulado por este concepto al momento de hacer el cálculo. Por ello, lo primero que debe hacerse es identificar cuál es la base total o el saldo acumulado de las cesantías del trabajador.
¿Cómo se realiza esto? Muy simple, lo vimos cuando aprendimos a calcular la liquidación de cesantías y consiste en multiplicar el salario mensual por la cantidad de días trabajados y dividirlo entre los 360 días laborales.
Ahora bien, una vez que tienes la base total es momento de aplicar la fórmula para calcular los intereses de cesantías.
- (Cesantías acumuladas x días trabajados x 0.12 ) / 360.
Así, supongamos que un colaborador tiene cesantías acumuladas por $2.000.000 y ha laborado 360 días el cálculo sería:
- ($2.000.000 x 360 x 0.12) / 360 = $240.000. Este es el monto a abonar al trabajador por concepto de intereses de cesantías.
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¿Cómo elegir el mejor fondo de cesantías para tus colaboradores?
Una pregunta frecuente en torno a este tema es ¿cómo elegir el mejor fondo de cesantías para tus colaboradores? Lo cierto es que como indica la ley, son ellos quienes deben elegirlo.
Sin embargo, el rol de empleadores y RR.HH. consiste en acompañar y educar al talento para que entienda la importancia de este ahorro y cómo administrarlo. Lo que de alguna manera involucra el asesoramiento sobre las distintas opciones de fondos.
El dinero correspondiente a la liquidación de cesantías debe ser consignado en las Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantías (AFP). Esto debe elegirlo el trabajador al momento de firmar su contrato laboral.
Es en ese momento que desde el área de talento puedes asesorar a tus colaboradores sobre las alternativas que hay para que puedan tomar una decisión informada que les brinde tranquilidad.
Recuerda que cuando un empleado empieza a trabajar debe elegir:
- Entidad Promotora de Salud.
- Fondo de Pensiones Obligatorias.
- Sumado al fondo de cesantías
En líneas generales, el Fondo de Pensiones Obligatorias es el mismo fondo de cesantías. Sin embargo, el colaborador también puede pedir que estos aportes vayan a fondos diferentes.
En la actualidad, hay 5 fondos en los que tus empleados pueden ahorrar sus cesantías:
- Fondo Nacional del Ahorro.
- Colfondos.
- Porvenir.
- Protección.
- Skandia.
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¿En qué casos los colaboradores pueden retirar sus cesantías?
Ya que hablamos de brindar asesoramiento a los trabajadores, un momento clave en el que es importante apoyar al talento es cuando quieren retirar sus cesantías. Para ello, primero debes saber en qué casos pueden hacerlo y luego sí compartir un modelo de carta de retiro de cesantías para facilitarles la gestión.
Retiro de cesantías por terminación del contrato de trabajo
En principio, el personal puede retirar sus cesantías una vez que finalice el vínculo laboral. Es decir que cuando se rescinde el contrato, ya sea por renuncia voluntaria o despido, el trabajador puede disponer de su auxilio de cesantías para afrontar ese momento.
En este caso, el empleado debe presentar un modelo de carta de retiro de cesantías ante el fondo correspondiente, solicitando la prestación. Para ello, debe adjuntar además una constancia que acredite el fin de la relación laboral. Sumado a esto, el colaborador tendrá que presentar la autorización del empleador para retirar las cesantías.
El rol de RR.HH. es clave en todo este proceso, dado que tiene que facilitar estos documentos para que el trabajador pueda realizar este trámite sin problemas.
Retiro parcial o anticipado de cesantías
Cuando el contrato laboral está vigente el empleado también puede optar por el retiro parcial de las cesantías. Para ello, se deben dar las siguientes circunstancias:
- Querer usar ese dinero para financiar vivienda.
- Destinar la prestación para financiar la educación.
- Utilizar el auxilio de cesantías para comprar acciones en las empresas del Estado.
Modelo carta de retiro de cesantías
Ahora sí, te compartimos un modelo de carta de retiro de cesantías para que puedas facilitar este documento a tus trabajadores.
Señores:
(Nombre del fondo de cesantías)
Ciudad:
Fecha:
ASUNTO: Autorización de retiro total de cesantías por terminación de contrato de trabajo
Mediante el presente documento y según lo dispuesto en el artículo 102 de la Ley 50 de 1990, autorizo el retiro total de cesantías del trabajador/a _________________.
Nombre del empleado: ___________________________
Cédula de ciudadanía: ______________________
Valor autorizado: Retiro total
Concepto del Retiro: Terminación del contrato de trabajo
Cordialmente,
Firma del Empleador
Firma del Trabajador(a)
¿Qué sucede si no se pagan las cesantías?
Está claro que cumplir con las leyes es fundamental para el correcto funcionamiento de una empresa. En lo que concierne a la legislación laboral el Código Sustantivo del Trabajo es la principal norma. Allí precisamente se establece la obligatoriedad del pago de cesantías. Ahora bien, ¿qué sucede si no se cumple con este requisito?
En principio, en el artículo 254 del CST se establece que está prohibido efectuar el pago parcial de las cesantías al trabajador antes de la terminación del contrato de trabajo. Excepto en los casos señalados por la ley, como los que vimos antes.
Si no se cumple con esta norma y se hacen pagos parciales directos al empleado, la empresa corre el riesgo de perder esas sumas. Sobre todo si existe un reclamo por parte del trabajador. Lo que implicaría pagar dos veces las cesantías.
Por otro lado, en el artículo 99 de la Ley 50 se especifica que si el empleador no consigna las cesantías en el fondo en el plazo que determina la norma, debe afrontar una sanción que consiste en el pago al trabajador de un día de salario por cada día de mora en la consignación.
Ahora bien, cuando se produce la terminación del contrato laboral y el trabajador deba recibir el pago de cesantías, pero esto no fuera posible por incumplimientos del empleador, la empresa deberá afrontar la moratoria por no pagar la liquidación en tiempo y forma al finalizar el vínculo laboral.
Esto se encuentra regulado por el artículo 65 del CST e implica abonar al colaborador como indemnización, una suma igual al último salario diario por cada día de retardo.
Finalmente, cuando el empleador no pague a tiempo los intereses de cesantías tiene que pagar el doble del valor total de esos intereses como indemnización.
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A lo largo de esta guía hemos visto que gestionar las cesantías implica tener en cuenta múltiples tareas. En principio, conocer a fondo la ley para poder cumplir en tiempo y forma con las liquidaciones y consignaciones correspondientes. Así, se pueden evitar las sanciones que vimos en el punto anterior.
Sumado a ello, hay distintos cálculos que hacer, mucha documentación que administrar y demasiadas horas del equipo de Recursos Humanos destinadas a una única actividad.
Sin embargo, como es sabido, la gestión de talento abarca mucho más que liquidar cesantías. Lo que nos lleva a preguntarnos ¿cómo hacen los departamentos de RR.HH. para ocuparse de todas estas tareas repetitivas y, al mismo tiempo, aportar valor al talento?
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