Gestionar personas no es una tarea sencilla. Sin embargo, desde RRHH hay muchos instrumentos que se pueden usar para mejorar la relación empleador-trabajador. Uno de los más destacados es el reglamento interno de trabajo.
En principio, esta herramienta es de aplicación obligatoria para muchas empresas. Pero más allá de eso, puede ser un recurso muy útil para dejar lineamientos claros sobre las reglas a cumplir dentro de la organización.
Esto es especialmente importante en las grandes corporaciones, donde conviven diversos roles y realidades. En estas se torna difícil hacer un seguimiento personalizado de cada trabajador.
Aunque en la teoría esto debería ser a lo que toda compañía debería aspirar, lo cierto es que no siempre puede llevarse a la práctica. Por ello, instrumentos como el reglamento interno de trabajo en Colombia permiten coordinar de manera global las normas a cumplir dentro de las empresas.
En el artículo de hoy vamos a ver en detalle qué es reglamento interno de trabajo. También conoceremos qué empresas tienen la obligación de crearlo y qué debe incluir, entre otras cuestiones.
¡Descubre todo sobre el reglamento interno de trabajo a continuación!
Tabla de contenidos
¿Qué es el reglamento interno de trabajo?
En el Título IV del Código Sustantivo del Trabajo se regula todo lo referente al reglamento interno de trabajo. Así, en el artículo 104 se establece qué es reglamento interno de trabajo. Su definición hace referencia al “conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio”.
De este modo, el reglamento establece las condiciones que rigen el desarrollo de las labores realizadas en el centro del trabajo. Dicho documento debe contener las obligaciones tanto de los trabajadores como del empleador dentro de la relación laboral.
De alguna manera, el reglamento interno de trabajo persigue el objetivo de ordenar y dirigir la convivencia y la disciplina en la organización. Por ello es, básicamente, un conjunto de reglas a seguir por cada miembro de la empresa.
En este se incluyen las normas a seguir, pero también las sanciones que le caben a cada persona en caso de incumplimiento. Aquí queda comprendido el comportamiento de los patronos también. Ya que en caso de transgredir alguna de sus obligaciones, tendrán sanciones que deben estar detalladas en el reglamento.
Esto es fundamental para asegurar la transparencia de este documento. También ayuda a fomentar relaciones laborales más justas, donde cada miembro conoce lo que tiene permitido hacer, lo que está obligado a ejecutar y las consecuencia de incumplir alguna de estas cláusulas.
Finalmente, debemos aclarar que el reglamento interno de trabajo Colombia no incluye las reglas de orden meramente técnico o administrativo que formule el empleador para la ejecución de los trabajos. Es decir que no estarán detalladas aquí las funciones de cada puesto, sino las reglas a cumplir en la organización.
¿Qué empresas deben contar con un reglamento interno de trabajo?
¿Todas las organizaciones están obligadas a elaborar un reglamento interno de trabajo en Colombia? La verdad es que no. Atendiendo a lo que determina el Código Sustantivo del Trabajo, es decir, la ley máxima en materia laboral en el país, solo ciertas empresas están alcanzadas por esta obligación.
En el artículo 105 del mencionado Código se establece que el reglamento debe ser creado en los siguientes casos:
- Empresas comerciales que ocupen más de 5 trabajadores de carácter permanente.
- Compañías industriales que ocupen más de 10 trabajadores también de forma permanente.
- Organizaciones agrícolas, ganaderas o forestales que ocupen de forma permanente más de 20 trabajadores.
- Empresas mixtas que cuenten con más de 10 trabajadores.
Si tu organización se encuentra en alguno de los supuestos anteriores, tienes la obligación de crear un reglamento de trabajo. En caso de que ninguno de los puntos anteriores se aplique a tu empresa, no es un requisito a cumplir.
Sin embargo, sería importante considerar la elaboración de este documento como una forma de establecer reglas claras para el desarrollo de las labores de tu equipo.
Recuerda que aquí puedes incluir las normas a seguir por todo el personal. Asimismo, puedes agregar las sanciones que se aplicarán en caso de incumplimiento.
Sin dudas, es una excelente forma de guiar la convivencia de todas las personas dentro de tu organización.
Si te preguntas qué aspectos deberías incluir, a continuación te contamos qué dice la ley al respecto.
¿Qué debe incluir el reglamento interno de trabajo en Colombia?
Cada organización creará su reglamento interno de trabajo en función de sus características específicas. Pero hay una serie de lineamientos que están determinados por la ley. Las pautas que deben figurar son:
- Identificación del empleador y del establecimiento o lugar donde se realice el trabajo.
- Jerarquía de los representantes del empleador, jefes de sección, capataces y vigilantes.
- Condiciones de admisión en la empresa para cada nuevo aspirante, período de aprendizaje y período de prueba.
- Definición y tratamiento de los trabajadores accidentales o transitorios.
- Horas de entrada y salida de los trabajadores y horas en que inicia y termina cada jornada. Tiempo destinado a las comidas y períodos de descanso.
- Tiempo de trabajo extraordinario y trabajo nocturno.
- Días de descanso legalmente obligatorio. En este punto se incluyen las horas o días de descanso convencional o adicional, así como las vacaciones remuneradas y permisos especiales.
- Salario mínimo legal.
- Lugar, día, hora de pagos y períodos que los regulan.
- Tiempo y forma en que los colaboradores se deben atener a los servicios médicos que brinda el empleador.
- Prescripciones de orden y seguridad en la empresa.
- Indicaciones para evitar que ocurran los riesgos profesionales.
- Instrucciones para prestar primeros auxilios en caso de accidente.
- Especificaciones de las labores que están prohibidas para los menores de 16 años.
- Normas especiales a seguir en las distintas clases de labores. Esto de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores. El objetivo es conseguir la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.
- Obligaciones y prohibiciones para el empleador y los trabajadores.
- Escala de faltas y procedimientos para su comprobación. Sumado a la escala de sanciones disciplinarias y su aplicación.
- Responsables ante quienes el personal debe presentar sus reclamos.
- Prestaciones adicionales a las obligatorias por ley, si existieran.
- Publicación y vigencia del reglamento.
¿Quiénes son los encargados de crear el reglamento interno de trabajo en Colombia?
Como podemos inferir hasta aquí, el reglamento interno de trabajo es una potestad de las empresas. Es decir que es el empleador quien debe elaborarlo.
De acuerdo con el artículo 106 del código laboral, el reglamento se puede crear sin intervención ajena. Salvo lo que se disponga en pacto, convención colectiva o mediante fallo arbitral.
Claro que el hecho de que las empresas sean las responsables de crear el reglamento interno de trabajo no quiere decir que los colaboradores no tengan injerencia en este.
Una vez que el empleador tenga listo el reglamento debe publicarlo en la cartelera de la empresa. Así, mediante circular interna, tendrá que informar al personal sobre el contenido del mismo. Además, debe incluirse la fecha a partir de la cual entrará en vigencia. Esto es fundamental porque los colaboradores deben conocer las normas que contiene antes de que comience a aplicarse.
Los trabajadores o la organización sindical, si la hubiere, podrán solicitar a la empresa los ajustes que crean necesarios. Esto cuando consideren que las cláusulas establecidas van en contra de lo establecido en el Código Sustantivo Del Trabajo. Podrán hacer sus objeciones dentro de los 15 días hábiles siguientes a la publicación del reglamento.
En caso de que no se produzca el acuerdo entre la empresa y el talento, el inspector del trabajo puede iniciar la investigación correspondiente. Este será el encargado de formular las objeciones que hayan presentado sindicatos o colaboradores y ordenará al empleador realizar las adiciones o modificaciones necesarias. La organización tendrá un plazo máximo de 15 días hábiles para hacerlo.
Es importante tener en cuenta ese límite de días, dado que, tras este periodo, el empleador podría incurrir en una multa equivalente a cinco veces el salario mínimo legal mensual vigente.
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¿Cómo debe dar a conocer el empleador el reglamento interno de trabajo?
La comunicación interna es un requisito imprescindible para el buen funcionamiento de las organizaciones. Para RRHH este es un enorme desafío, porque implica mantener informado a cada miembro de la organización, en lo concerniente a su rol, sus funciones y también las normas a cumplir.
En el caso del reglamento interno de trabajo, la propia ley establece de qué forma debe darse a conocer a todo el equipo. De acuerdo con el Código, el empleador debe publicar el reglamento fijando dos copias en caracteres legibles, en dos sitios distintos. Si la organización tuviera más de un centro de trabajo, en cada uno de ellos debería establecerse el mismo mecanismo.
Esta es la forma que exige la ley, pero dependiendo el tamaño y las instalaciones de la empresa, el reglamento no estará a la misma distancia de todos los trabajadores. Para algunos será más accesible que para otros. Por ello, la recomendación es hacer uso de las nuevas tecnologías para digitalizar el reglamento interno de trabajo y mantenerlo disponible para su consulta a través de la plataforma de comunicación interna que utilice la empresa.
Si todavía no cuentas con una herramienta de esta clase, es importante optar por una que ofrezca, entre sus funcionalidades, un portal del empleado. O, al menos, que se pueda integrar con herramientas de comunicación interna.
Además, este software debería facilitar un espacio donde reunir la información y poder mantenerla actualizada. Así, estará siempre disponible para que los trabajadores puedan consultarla.
Esto puede ser particularmente útil si tienes miembros de tu equipo que realizan su trabajo en casa. Dado que siempre podrán tener acceso a la información de la empresa que influye directamente en su labor, como es, en este caso, el reglamento interno de trabajo.
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¿Cómo crear el reglamento interno de trabajo en tu empresa?
Ya sabes qué es lo que debes incluir sí o sí, ahora queremos que aprendas a crear uno. No se trata de copiar cualquier reglamento interno de trabajo ejemplo. Ten en cuenta que para que realmente funcione, este documento debe ser creado exclusivamente para tu compañía. Es decir, contemplando sus características particulares, las personas que la conforman y sus necesidades.
En función de ello, hay algunas recomendaciones que puedes seguir para crear el reglamento interno de trabajo en tu empresa:
Haz un diagnóstico de tu organización
Conocer la situación de tu organización es el punto de partida. Se trata, sobre todo, de hacer un análisis que permita diagnosticar los problemas o malentendidos más frecuentes en la empresa. Ya sea entre colaboradores o entre éstos y la gerencia o jefes de equipo. Una vez hecho este diagnóstico podrás incluir estos puntos en el reglamento.
Conoce la legislación laboral
Como hemos visto, el reglamento dentro de las empresas está sujeto a la ley, por ello, es importante conocer la legislación laboral que lo regula. En este caso sería el Código Sustantivo de Trabajo. Además, al dominar esta información podrás incluir condiciones y normas que no vulneren en ningún caso los derechos de tus trabajadores.
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Reúnete con líderes y colaboradores
Aunque está claro que puedes crear el reglamento sin la intervención de otros miembros de la empresa, lo cierto es que sus opiniones pueden ser de vital importancia. Sobre todo, para evitar la instancia de objeciones, con la pérdida de tiempo y productividad que puede suponer para la organización.
Por ello, la recomendación es aceptar sugerencias de los líderes de cada área y de los propios colaboradores. Además, esto puede ayudar a fomentar un clima laboral de mayor colaboración.
Escucha las sugerencias
Cuando las personas no se sienten escuchadas pueden desmotivarse y, con ello, su rendimiento baja. Es importante saber escuchar las sugerencias y opiniones de todos.
Sumado a esto, también es fundamental dejar en claro cuál es el objetivo y alcance del reglamento y transmitir con claridad que parte de la función de este documento es proteger a todos los miembros de la empresa. Por ello, en caso de ser necesario, se aplicarán las sanciones correspondientes atendiendo a ese objetivo.
Publica tu reglamento
Con las opiniones de todo el equipo, el borrador listo y los últimos ajustes realizados, llegó el momento de dar a conocer el reglamento. Recuerda que debe estar visible en dos lugares distintos del centro de trabajo. Pero también, puedes compartirlo a través de la herramienta de comunicación interna que utilices en tu empresa. Así, quedará disponible en todo momento, sin importar desde dónde se encuentre trabajando cada colaborador.
¿Por qué es importante contar con un reglamento interno de trabajo?
Está claro que el reglamento interno de trabajo es un recurso muy valioso para cualquier tipo de compañía. Su principal ventaja es que permite regular la relación entre empleador y trabajadores, estableciendo con claridad las normas a cumplir de cada parte.
Al determinar las reglas a seguir en un espacio de trabajo, todos los miembros del equipo pueden conocer sus obligaciones y sanciones en las que pueden incurrir en caso de no cumplimiento. Esto, a su vez, permite crear y mantener relaciones laborales más sanas, donde cada persona sabe lo que debe y puede hacer dentro de la organización.
Por otro lado, es también una herramienta para fomentar centros de trabajo más ordenados, estables y seguros. Porque el reglamento interno de trabajo debe incluir disposiciones que ayuden a evitar los riesgos profesionales.
Asimismo, este documento funciona como un complemento del contrato de trabajo. Es decir que permite delimitar cuestiones que no necesariamente están incluidas al celebrar la relación contractual individual con cada empleado.
A su vez, como el reglamento promueve ciertas conductas laborales y prohíbe otras, sirve para ejemplificar de forma clara cuáles son los valores de la compañía. Qué comportamientos son aceptados y cuáles pueden recibir alguna especie de sanción. Esto ayuda a crear un sentido de pertenencia en el equipo.
Y, para terminar, podemos decir que lo que caracteriza al reglamento interno de trabajo es que incluye a todos. Es decir que se establecen tanto las reglas a seguir por parte de trabajadores, como por el empleador.
Esto dota de de mayor transparencia a las empresas y permite construir relaciones recíprocas donde todos tienen derechos y también obligaciones.
Gestiona la información de tu empresa con la tecnología adecuada
El reglamento interno de trabajo es una herramienta que puede ayudarte a optimizar la gestión de tu equipo. Pero no es el único recurso a tu disposición.
Para llevar una mejor comunicación, centralizar la información en un mismo lugar y optimizar los procesos que rigen las relaciones entre trabajadores y empresas, el software de RRHH es fundamental.
Con esta solución podrás encontrar funcionalidades completas para mejorar el vínculo con tus colaboradores y tener un mayor control sobre la información a la que estos tienen acceso.
Después de todo, tener un reglamento interno de trabajo que ningún miembro de tu equipo conoce no tiene mucho sentido. Para llegar a cada uno de tus trabajadores, necesitas la tecnología adecuada.
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