Las empresas de servicios temporales (EST) se centran en suministrar personal a otras compañías. En Colombia esta figura está muy instalada, al punto tal que se constituye como la tercera opción dentro de la estructura de contratación en las organizaciones del país.
Partiendo del hecho de que el reclutamiento y selección de personal supone siempre un esfuerzo para cualquier negocio, los servicios de contratación temporal vienen a aliviar buena parte de esa carga de trabajo. Por ello, hoy vamos a conocer todas las características de las empresas de servicios temporales en Colombia.
Tabla de contenidos
¿Qué son las empresas de servicios temporales?
Las empresas de servicios temporales son aquellas que tienen como único fin poner a disposición de terceras personas (empresas usuarias) a trabajadores que cumplan ciertas tareas de forma temporaria. De este modo, las EST se ocupan de brindar mano de obra temporal.
En Colombia estas empresas cuentan con un marco normativo muy diverso. En líneas generales, las principales disposiciones que las regulan son:
- Ley 50 de 1990.
- Decreto 4369 de 2006.
- Artículo 2.2.6.5.6 del Decreto 1072 de 2015.
La Ley 50 sirvió para sentar las bases de las EST. Pero también fue de mucha ayuda para definir en concreto qué son las empresas de servicios temporales.
Así, en esta norma se establece lo siguiente: “Es empresa de servicios temporales aquella que contrata la prestación de servicios con terceros beneficiarios para colaborar temporalmente en el desarrollo de sus actividades, mediante la labor desarrollada por personas naturales, contratadas directamente por la empresa de servicios temporales, la cual tiene con respecto de éstas el carácter de empleador”.
Gracias a esta definición podemos ver con claridad que las empresas de servicios temporales en Colombia se ocupan de tercerizar la fuerza laboral. Para hacerlo, se constituyen como empleadoras de los trabajadores temporales de los que se benefician las empresas usuarias.
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¿Cuántas empresas de servicios temporales hay en Colombia?
Al ser una actividad legal y regulada, el listado de empresas de servicios temporales en Colombia es muy extenso. Para poder crear esta clase de firma en el país se necesita cumplir con los criterios que exige el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social.
De acuerdo con la Asociación Colombiana de Empresas de Servicios Temporales (ACOSET), hay 616 EST y 243 sucursales legalmente aprobadas en el país. Estas compañías están distribuidas en distintas ciudades, pero es en Bogotá, la capital, donde se concentra el número más alto.
Para conocer el listado de empresas de servicios temporales legales se debe recurrir al Ministerio del Trabajo.
¿Cómo funcionan las empresas de servicios temporales en Colombia?
Lo primero que podemos decir sobre el funcionamiento de las empresas de servicios temporales en Colombia es que deben constituirse como personas jurídicas. Al mismo tiempo, su único objeto tiene que ser proveer de mano de obra a otras empresas.
Como dijimos antes, el Ministerio del Trabajo es la entidad encargada de autorizar el funcionamiento de las EST. Es importante tener en cuenta esto porque en caso de contratar a una empresa de servicios temporales que no esté registrada, puedes incurrir en problemas legales diversos. Por ejemplo, los trabajadores temporales de estas empresas podrían demandar a tu compañía y tener que contratarlos de forma permanente.
De acuerdo con la Ley 50, las organizaciones que contraten personal a través de las empresas de servicios temporales se denominan usuarias. Por otro lado, los trabajadores que se vinculan a las EST se dividen en dos categorías:
- Los trabajadores de planta. Estos son aquellos que permiten que estas empresas funcionen y estén operativas. Es decir, el equipo estable y permanente de dichas compañías.
- Trabajadores en misión. Estos son los colaboradores que las empresas de servicios temporales envían a las usuarias para cumplir la tarea requerida.
Así tenemos, por un lado, las EST que ponen mano de obra a disposición de otras empresas. Por el otro, las organizaciones, que se denominan usuarias, que necesitan esa fuerza de trabajo. Finalmente, están los empleados de la EST que prestan servicio en misión para las empresas usuarias.
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¿Cuándo está permitido contratar con empresas de servicios temporales?
Al momento de recurrir a las empresas de servicios temporales en Colombia hay ciertas condiciones que cumplir. Ya te comentamos antes que estas firmas deben estar registradas ante el Ministerio del Trabajo. Pero eso no es lo único. Hay circunstancias que determinan la validez de las contrataciones mediante este sistema.
En concreto, está permitido contratar a través de empresas de servicios temporales en los siguientes casos:
- Cuando la contratación de personal se destina a realizar labores ocasionales, accidentales o transitorias. Este punto se sustenta en el artículo 6 del Código Sustantivo del Trabajo. Básicamente se trata de trabajo de corta duración, vinculada a tareas distintas a las actividades principales de la empresa usuaria.
- En caso de que se requiera reemplazar personal en ciertas eventualidades. Por ejemplo, para reemplazar empleados que están de licencia de maternidad o paternidad; personal que atraviesa incapacidad por enfermedad o accidente; cubrir vacaciones.
- Para atender incrementos en la producción, el aumento de la actividad y la demanda de las organizaciones. Por ejemplo, en el caso de empresas usuarias que tienen períodos estacionales de cosechas o de prestación de servicios.
¿Cuál es el tiempo límite por el que se puede contratar a través de las EST?
Como ya hemos establecido, las EST se caracterizan por brindar mano de obra temporal. Con lo cual, el tiempo es uno de los criterios fundamentales que debes contemplar.
Según lo que determinan las respectivas leyes que regulan a estas empresas, el límite de tiempo depende del tipo de la circunstancia que motive la contratación:
- En el trabajo ocasional, accidental o transitorio, se puede incorporar talento mediante la EST por un máximo de 30 días. Este plazo es prorrogable hasta por dos períodos adicionales de 30 días. Así, en total, el límite para este tipo de contratación temporal es 90 días.
- Si la usuaria suma personal a través de una empresa de servicio temporal para cubrir vacaciones u otra eventualidad, el tiempo límite lo determina la duración de dicho evento. Por ejemplo, los 15 días de descanso que se tome el trabajador de planta permanente en la compañía usuaria.
- En caso de incrementos de producción o aumento de la demanda, las usuarias pueden contratar trabajadores mediante las EST hasta por 6 meses. Una vez cumplido ese plazo, las compañías usuarias pueden acceder a una prórroga de 6 meses para extender la contratación temporal. Esto determina que el tiempo límite es de 12 meses.
La ley aclara que si la causa originaria de la contratación subsiste en la empresa usuaria, esta no puede prorrogar el contrato ni celebrar uno nuevo con la misma o con otra EST. En todo caso, debe incorporar talento de forma permanente para la prestación de dicho servicio.
Esto permite descartar la posibilidad de tener trabajadores por tiempo indeterminado por intermedio de una o varias empresas temporales. Algo que ayuda a proteger a los trabajadores de posibles irregularidades que vulneren alguno de sus derechos. Veamos en detalle de cuáles se trata.
¿Qué derechos tienen los trabajadores temporales que se contratan a través de EST?
En caso de recurrir a empresas de servicios temporales para sumar colaboradores de forma temporal a tu empresa, estos no serían empleados de tu compañía, sino de la EST. Sin embargo, eso no te exime de responsabilidades. En todo caso, es importante conocer cuáles son los derechos que tiene este personal.
- Salario. Los trabajadores en misión enviados por las empresas de servicios temporales tienen derecho a un salario ordinario equivalente al de los empleados de la empresa usuaria que desempeñen la misma actividad.
- Seguridad Social. Las EST tienen la obligación de afiliar y pagar los aportes a los Sistemas de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, y los aportes parafiscales de los trabajadores en misión.
- Prestaciones sociales. El talento vinculado a una empresa usuaria por medio de las empresas de servicios temporales tiene derecho al pago proporcional de las prestaciones sociales en función del tiempo trabajado.
- Beneficios. Los trabajadores en misión también tienen derecho a gozar de los beneficios que la empresa usuaria haya establecido para sus colaboradores permanentes en el lugar de trabajo. Esto es en materia de transporte, alimentación y recreación.
- Seguridad y Salud en el Trabajo. Las EST también son responsables por la seguridad y salud en el trabajo de los trabajadores en misión.
Tanto los aportes al sistema de seguridad social como el cálculo de las prestaciones se realizan aplicando los mismos principios para todo el personal. Dado que los colaboradores que se vinculan a una compañía usuaria mediante empresas de servicios temporales tienen derecho a los mismos beneficios que cualquier trabajador.
El contrato entre empresas de servicios temporales y empresas usuarias
Al optar por empresas de servicios temporales en Colombia para la contratación de trabajadores, se debe firmar un contrato. El vínculo entre ambas compañías se puede
regular por uno o varios contratos, de acuerdo con el servicio específico a contratar.
Este documento debe reunir las siguientes características:
- Los contratos que celebren la EST y la usuaria deben constar por escrito.
- En este se debe establecer que la empresa de servicios temporales de empleo se regirá por lo que dicta el Código Sustantivo de Trabajo. Esto en relación al pago de salarios, prestaciones sociales, horas extra y demás derechos de los trabajadores.
- Además, la EST debe especificar cuál es la compañía aseguradora, el número de la póliza, vigencia y monto con el cual se garantiza el cumplimiento de sus obligaciones laborales con los trabajadores en misión.
Obligaciones de las empresas usuarias al contratar trabajadores temporales
Como vimos hasta aquí, el talento de las empresas de servicios temporales tiene derechos contemplados por el Código Sustantivo del Trabajo. Puesto que debe ser contratado directamente por la empresa temporal. La diferencia radica en que el contrato laboral se firma con una organización y las tareas se desarrollan en otra.
Ahora que ya conocemos las obligaciones que recaen sobre las empresas de servicios temporales de empleo, solo resta conocer qué obligaciones tiene la empresa usuaria. Una de ellas es exigir a las EST la información sobre afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social de los trabajadores en misión.
De acuerdo con la normativa, “dentro de los 10 primeros días de cada mes, las empresas de servicios temporales deben informar a la correspondiente usuaria del servicio, sobre la afiliación y el pago de cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, del personal en misión que le ha prestado sus servicios durante el mes inmediatamente anterior”.
En caso de que la EST no brinde información o presente inconsistencias, la usuaria debe informar al Ministerio del Trabajo. Omitir esta obligación hace que la compañía usuaria sea responsable solidaria en el pago de los aportes correspondientes. Sumado a las consecuencias económicas y jurídicas que se deriven de este hecho.
Por otro lado, las empresas usuarias deben incluir a los trabajadores en misión dentro de su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Para ello deben suministrarles:
- Inducción completa e información permanente para la prevención de los riesgos a que están expuestos dentro de la empresa usuaria.
- Elementos de protección personal que requiera el talento en el puesto de trabajo.
Además, las empresas usuarias deben informar a las EST en caso de accidente o enfermedad laboral del trabajador en misión.
El concepto de intermediación laboral
Una de las normas más recientes vinculadas a las empresas de servicios temporales en Colombia es la Resolución 2021 de 2018. Esta determina la vigilancia que tiene el Ministerio del Trabajo frente a la tercerización laboral. Para ello, establece como punto de partida el concepto de intermediación laboral.
Esta consiste en el “envío de trabajadores en misión para colaborar temporalmente a empresas en el desarrollo de sus actividades”. Asimismo se destaca que la intermediación laboral solo puede ser realizada por las empresas de servicios temporales.
Por otro lado, se especifica que ninguna persona natural o jurídica diferente a las EST puede suministrar personal a un tercero de manera directa, indirecta o encubierta. En caso de hacerlo, esto se entendería como una intermediación laboral ilegal, con sus respectivas sanciones.
Enfocándonos en las destinadas a las empresas usuarias, estas consisten en multas diarias sucesivas hasta de 100 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV). ¿En qué casos estas compañías podrían ser sancionadas?
- Cuando contraten servicios para el suministro de trabajadores en misión con empresas no autorizadas para desarrollar la actividad. En ese caso, se impondrá una multa por cada uno de los contratos celebrados irregularmente.
- Si la empresa usuaria contrata servicios temporales para resolver necesidades distintas a las que contempla la ley. Recordemos que eran: labores ocasionales, accidentales o transitorias; reemplazo de personal en eventualidades; para atender incrementos en la producción o la demanda de servicios.
- A su vez, en caso de superar el tiempo máximo en cada categoría de contratación, también se corre el riesgo de sufrir sanciones.
Ventajas y desventajas de contratar trabajadores a través de una EST
Externalizar los Recursos Humanos en una organización puede traer numerosas ventajas, pero también desventajas que debes considerar. Veamos algunos ejemplos de cada caso:
Ventajas
- Flexibilidad laboral. La posibilidad de contar con recursos externos para poder ajustarse a los cambios en el mercado y el contexto de la empresa, es una de las principales ventajas de las empresas de servicios temporales.
- Dedicarse a lo que importa. En toda compañía hay labores más importantes que otras. Pero en el día a día, para que un negocio funcione hay que cubrirlas a todas. Poder delegar parte de las tareas de apoyo o menos significativas en personal temporal puede ser de gran ayuda para dedicar más tiempo al crecimiento de la empresa.
- Ahorro de tiempo y costos. El hecho de no tener que sumar a este nuevo talento a la nómina de la empresa ofrece distintas ventajas. No debes realizar el cálculo salarial, la liquidación de aportes o el resto de tareas administrativas que supone tanto el onboarding como la gestión de un trabajador permanente. Todo ello te permite ahorrar tiempo y dinero.
Desventajas
- Al tener a la EST como intermediaria, puede que se genere cierta distancia entre el trabajador y la empresa usuaria.
- Los trabajadores temporales contratados a través de una EST no necesariamente entienden y viven la cultura de la empresa. Por lo tanto, es difícil generar un sentido de pertenencia, sobre todo en contratos temporales de 30 días. De ahí que su compromiso con la organización quizás no sea el deseado.
- Tanto la seguridad como la confidencialidad de la información de la empresa puede quedar más expuesta.
Consejos finales para sumar talento temporal a tu empresa
Integrar talento en una empresa es una tarea compleja. En principio, es necesario conocer muy bien cuál es la necesidad de personal que tiene la organización. Por otro lado, hay que crear un proceso de reclutamiento y selección adecuado para atraer a los candidatos idóneos.
Y como si esto fuera poco, también se necesita tiempo y dedicación al proceso de entrevistas para conocer mejor a quienes participan del proceso. Eso es tan solo para iniciar, luego viene el onboarding y la incorporación del trabajador.
Sin embargo, hay circunstancias en las que puedes saltar gran parte de estos pasos. Ya hemos visto en qué casos puedes optar por las empresas de servicios temporales. Pero sin importar la cantidad de tiempo que un colaborador permanezca en tu organización, garantizar una buena experiencia debería ser prioridad.
Nuestro consejo final es incorporar herramientas que te permitan darle la bienvenida a ese trabajador y gestionar todo lo vinculado a ese nuevo talento de manera óptima.
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