¿Qué es el Sistema General de Pensiones? ¿Cómo funciona? ¿Qué deberías saber desde Recursos Humanos? Descubre todos los detalles en esta guía.
Lo primero que tienes que saber para llevar adelante la gestión de pensiones de tus colaboradores es que la pensión es un derecho de todas las personas colombianas. Esto garantiza que los trabajadores y sus familias cuenten con la protección necesaria a lo largo de toda su vida laboral. Asimismo, al llegar a la edad de jubilación, este talento podrá gozar de una vejez segura y tranquila.
Precisamente, para instrumentar este derecho, en Colombia se creó el Sistema general de pensiones. ¡Conoce todas sus características a continuación!
Tabla de contenidos
¿Qué es el sistema general de pensiones?
Comencemos por la definición del Sistema General de Pensiones. Este es un conjunto de normas que sirven para garantizar a la población el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones del sistema determinadas en la Ley.
El Sistema General de Pensiones se creó con el objetivo de mejorar las condiciones de vida de todas las personas que habitan el territorio nacional, desde su nacimiento hasta la muerte. Así como para ampliar de forma progresiva la cobertura a los segmentos de población que no están alcanzados por un sistema de pensiones.
¿Cómo se creó este sistema? A través de la Ley 100 de 1993, sancionada por el Congreso de la República de Colombia. Misma normativa que le dio origen al Sistema de Seguridad Social Integral. Desde entonces, la fuerza laboral colombiana tiene acceso a los dos regímenes solidarios que coexisten dentro del sistema.
Al elegir un fondo de pensiones para tus colaboradores, puedes optar por el fondo público o fondo privado que se reconocen de la siguiente manera:
- Público: Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida. Este es administrado por Colpensiones. La única entidad que opera el fondo público y se trata de una organización perteneciente al Estado. Los aportes o cotizaciones que hacen trabajadores y empleadores van a un fondo común, que pertenece a todos los afiliados del país.
- Privado: Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad. Este es responsabilidad de las sociedades administradoras de fondos de pensiones, también conocidas como AFP. Este fondo privado se basa en el ahorro que proviene de las cotizaciones y sus respectivos rendimientos financieros. Además, de los aportes al Fondo de Solidaridad Pensional que da lugar a las Garantías de Pensión Mínima.
¿Cuáles son las prestaciones del Sistema General de Pensiones?
El Sistema General de Pensiones, en cualquiera de los dos regímenes que lo componen, garantiza a sus afiliados y a sus beneficiarios las siguientes prestaciones: pensión de vejez, de invalidez, de sobrevivientes, indemnización sustitutiva o devolución de saldos y auxilio funerario.
Es importante aclarar que las 3 primeras prestaciones del sistema corresponden a lo que se conoce como Pensión Obligatoria. Este es el ahorro que realizan durante su vida laboral todos los trabajadores para asegurar su vejez y garantizar cobertura ante eventualidades que generen invalidez o fallecimiento.
Los afiliados obligatorios al Sistema General de Pensiones en Colombia son:
- Todas las personas vinculadas mediante contrato de trabajo.
- Los servidores públicos.
- Contratistas que presten directamente servicios al Estado o a empresas del sector privado bajo modalidad de prestación de servicio o similar.
- Trabajadores independientes.
- Personas que se benefician de los subsidios del fondo de solidaridad pensional.
¿Cómo se cotiza a la pensión? El aporte a pensión lo deben realizar tanto los empleadores como los trabajadores y corresponde al 16% sobre el salario. En el caso de los empleados dependientes el 12% de los aportes los asume el empleador y el 4% restante lo aporta el trabajador como afiliado.
Y es precisamente a las prestaciones del sistema donde se destinan estos aportes. Veamos en detalle de qué se trata cada una de ellas:
Pensión de vejez
Es una cobertura a la que pueden acceder los trabajadores colombianos una vez concluida su vida laboral. En caso de llegar a la edad de pensión y contar con el capital suficiente, se puede retirar el dinero del fondo y acceder así a una pensión vitalicia.
Para pensionarse por vejez hay que cumplir una serie de requisitos que varía de un régimen a otro.
En el caso del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida, es decir, el fondo administrado por Colpensiones, no importa cuánto dinero haya aportado el afiliado mediante las cotizaciones mensuales. Solo se deben cumplir dos criterios:
- Edad. Los hombres deben tener 62 años y las mujeres 57.
- Semanas cotizadas. Los afiliados tienen que alcanzar las 1.300 semanas cotizadas. Lo que equivale a 25 años de aportes.
Por su parte, en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad administrado por las AFP, el afiliado puede pensionarse una vez que reúna suficiente capital para pagar su propia pensión. No hay requisitos de edad que cumplir. Aunque se estima que debe alcanzar un mínimo de 1.150 semanas cotizadas. Lo que supone alrededor de 23 años.
Pensión de invalidez
Otras de las prestaciones del sistema es la pensión de invalidez. Esta se otorga cuando un trabajador tiene un accidente que le genera una incapacidad física. A su vez, esta incapacidad le impide seguir trabajando.
Bajo estas circunstancias se reemplaza el salario por el pago del subsidio por incapacidad. En este punto es importante decir que esta pensión se reconoce siempre y cuando la persona esté afiliada al sistema de seguridad social.
Además, la pérdida de la capacidad laboral debe ser igual o superior al 50% para que sea reconocida esta pensión. Si la pérdida de capacidad laboral es inferior a ese porcentaje no se reconoce esta prestación.
Otro aspecto importante sobre la pensión de invalidez es que su origen determina quién la paga. Según la Ley 100 de 1993 cuando la invalidez se origina en un accidente o una enfermedad de origen común, la cobertura queda a cargo del Sistema General de Pensiones, ya sea Colpensiones o los fondos privados de pensión, es decir, donde esté afiliada la persona.
En caso de que la invalidez sea producto de una enfermedad o un accidente de origen laboral o profesional, la pensión la paga la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la que está afiliado el trabajador.
👉Echa un vistazo a los aspectos clave de la legislación laboral en Colombia.
Pensión de sobrevivientes
La pensión de sobrevivientes es aquella a la que tienen derecho los beneficiarios de tus trabajadores en caso de que estos últimos fallezcan. Esto ocurre tanto cuando un pensionado o un cotizante que aún no se ha pensionado fallece.
El cónyuge u otros familiares tienen derecho a la pensión de sobrevivientes o a la sustitución pensional. Siempre que cumplan con los requisitos que establece la ley.
- Sustitución pensional. Esto ocurre cuando la persona ya está pensionada al momento de su deceso. Sus familiares pueden comenzar a recibir la sustitución pensional.
- Pensión de sobrevivientes. Esto se da en caso de que el fallecido no se haya pensionado, pero cumpla los requisitos para acceder a la pensión. Bajo la figura de pensión de sobrevivientes sus familiares pueden comenzar a cobrarla.
Indemnización sustitutiva o devolución de saldos
La indemnización sustitutiva es una prestación económica que se le entrega a un afiliado al fondo público que no alcanza a cumplir con las semanas de cotización para el reconocimiento de la pensión de vejez. Incluso aunque haya cumplido con el requisito de la edad.
Entonces, esta indemnización funciona de alguna manera como la devolución de los aportes que haya realizado el trabajador a lo largo de su vida laboral. Esta prestación se entrega en un solo pago.
Para que este se efectúe, se deben cumplir las siguientes condiciones:
- El solicitante tiene que haber cumplido la edad requerida para la pensión de vejez.
- No haber cotizado el mínimo de semanas exigidas para la pensión de vejez.
- Declarar que no se puede o no se desea seguir cotizando.
Claro que antes de solicitar la indemnización sustitutiva el trabajador también puede optar por seguir cotizando hasta completar las semanas restantes para obtener el derecho a la pensión.
En este punto se da otra de las diferencias entre el fondo privado o fondo público. Ya que en el caso de los fondos privados esta indemnización pasa a llamarse devolución de saldos. Se trata de una prestación económica destinada a aquellos que al llegar a la edad de pensión no alcancen las 1.150 semanas cotizadas.
Al mismo tiempo, estos afiliados no tienen que haber llegado a acumular el capital suficiente para obtener una pensión de al menos un salario mínimo. Así, serán acreedores de la devolución de saldos donde pueden obtener los aportes a pensión obligatorios y voluntarios y los rendimientos que generó su cuenta individual de ahorro.
Auxilio funerario
Finalmente, la última de las prestaciones del Sistema General de Pensiones es el auxilio funerario. Esta prestación económica se entrega a quien ha demostrado haber asumido los gastos fúnebres o de entierro de un afiliado o pensionado por vejez o invalidez.
El monto del auxilio funerario depende de la situación del fallecido.
- Por muerte de un pensionado, la prestación equivale al monto de mesada que este venía devengando.
- Si es por muerte de un afiliado, el auxilio funerario equivale al último salario cotizado por el trabajador.
Esta prestación no puede ser inferior a 5 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV), ni superior a 10 SMLMV.
En este punto es importante tener en cuenta que si el trabajador no estaba afiliado a un fondo de pensiones, es el empleador quien deberá pagar el auxilio funerario correspondiente. Esto en las mismas condiciones y montos que hubiera pagado el fondo de pensiones.
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Sistema General de pensiones: ¿Cuáles son las obligaciones del empleador?
En la Ley 100 de 1993 se establece con claridad cuáles son tus obligaciones como empleador en relación a la gestión de pensiones de tus colaboradores. Así, lo primero que determina la norma es que como jefe y responsable del personal debes encargarte del pago de tu aporte y el de los trabajadores a tu servicio.
Recordemos que antes, cuando vimos cómo se cotiza a la pensión, dijimos que corresponde el 16% del salario de cada empleado. Mientras que el 12% lo aporta el empleador y el 4% restante el talento.
Para este último caso, las empresas deben descontar el monto de las cotizaciones obligatorias del salario de cada afiliado. Y deben hacerlo al momento de entregar sus nóminas.
También se deben descontar las cotizaciones voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el trabajador afiliado. En caso de haber optado por un fondo de pensiones privado.
Además de los descuentos correspondientes, el empleador debe trasladar estas sumas
a la entidad elegida por el colaborador, junto con las correspondientes a su aporte. Y todo ello debe efectuarse dentro de los plazos determinados por la ley.
En el supuesto caso de que por alguna razón no se hayan realizado los descuentos correspondientes al trabajador, el empleador tendrá que responder por la totalidad del aporte.
Por lo general, esto ocurre por algún error humano en la gestión de nóminas. Debido a ello es importante contar con las herramientas adecuadas para reducir el margen de equivocación.
Un sistema de nóminas te ayuda a automatizar los cálculos salariales de todos los meses y los respectivos descuentos que tengas que hacer sobre el pago de tus trabajadores. Con ello, puedes evitar cometer errores que representan un gasto significativo para la empresa.
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¿Cómo afiliar a pensión a un empleado?
¿Quieres saber cómo afiliar a tus trabajadores al Sistema General de Pensiones? Compartimos el paso a paso:
- Primero, cada vez que un nuevo colaborador se una a tu equipo debes permitir que este elija el fondo de pensiones que prefiera.
- Luego tienes que diligenciar el formulario de vinculación del fondo de pensiones que haya elegido el trabajador.
- Tanto el colaborador o colaboradora como el empleador tienen que firmar este formulario.
- A continuación, debes anexar al formulario la fotocopia del documento de identidad del trabajador.
- Finalmente, tienes que radicar los documentos en el fondo de pensiones correspondiente.
¿Por qué es importante la gestión de pensiones de tus colaboradores?
Afiliar a los trabajadores al Sistema General de Pensiones es una de las obligaciones de todo empleador. Al hacerlo, se garantizan las pensiones para los trabajadores, entre otras prestaciones del sistema.
Como ya vimos, la pensión es un seguro que garantiza la estabilidad económica de la fuerza laboral al perder su capacidad de trabajo. Sin dudas, contribuye a la calidad de vida del talento y le da garantías frente al cese de su actividad.
Asesorar a tu personal sobre este tema también es una iniciativa de RR.HH. que puede sumar mucho valor. Porque básicamente es una forma de cuidar a tus colaboradores.
Al mismo tiempo, puedes verlo como una oportunidad para trabajar tu employer branding. Así tienes la oportunidad de mejorar la imagen que tienen tus trabajadores sobre ti como empleador y sobre la empresa como espacio de trabajo.
Por otro lado, para muchas organizaciones, garantizar un buen plan de pensiones para su equipo es una forma de salario emocional. Lo que puede servir para aumentar la retención del talento existente y atraer nuevos candidatos.
Asimismo, no debemos olvidar que en Colombia existe la UGPP. Esta es la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social. Dicha unidad se encarga de verificar que las empresas realicen la liquidación y el pago de las contribuciones a la Seguridad Social de su personal. Entre las que se encuentran las pensiones.
En caso de incumplir con esta obligación, el organismo puede imponer sanciones como el pago de multas.
Por todo ello, la gestión de pensiones de tus colaboradores es muy importante. Más allá de lo que exige la ley, es clave poder brindar el asesoramiento y acompañamiento correcto a los trabajadores. De esta forma, demostrar que te preocupas por las personas de tu empresa.
Mejora la gestión de pensiones de tus colaboradores con Factorial
Ya tienes la información necesaria para poder ayudar a tus colaboradores a elegir el plan de pensiones más conveniente. Aunque esta no es necesariamente una obligación de los empleadores, el pago de los aportes sí lo es. Como también lo es estar al tanto de las alternativas disponibles en este ramo para poder brindar a tu personal el acompañamiento adecuado.
Optar por un fondo de pensiones es una apuesta a futuro, para muchos trabajadores esta es una gran preocupación. Por ello es importante ayudarlos a entender cómo funciona el Sistema General de Pensiones en Colombia. Con base en ello, tus trabajadores podrán tomar la decisión que les dé mayor tranquilidad.
Pero claro, para poder brindar este acompañamiento necesitas tener resueltas muchas cuestiones vinculadas al capital humano. En este punto, contar con un software de RR.HH todo en uno es clave, ya que puedes agilizar las tareas repetitivas del día a día en el área de talento.
Esa es nuestra propuesta: optimizar el tiempo para poder estar presente y apoyar a tus colaboradores en lo que realmente importa.
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