Después de la Ley 2466 de 2025, el cálculo de vacaciones en Colombia volvió a ser un tema prioritario para Recursos Humanos. Esta reforma laboral modificó varios artículos del Código Sustantivo del Trabajo (CST) y ajustó garantías para contratos a término fijo. Además, el nuevo SMMLV 2026 obliga a actualizar todas las fórmulas de nómina.
La reforma también trajo cambios en recargos nocturnos y dominicales, lo que indirectamente afecta la depuración del salario base para vacaciones. Por eso, cada vez más empresas colombianas están revisando sus procesos de nómina de forma integral, no solo el cálculo aislado del descanso anual.
Comprender bien estos cambios no es opcional. Un error en la liquidación de vacaciones puede generar sanciones, reclamos ante el Ministerio del Trabajo o pérdida de confianza del equipo. Además, con la reducción gradual de la jornada laboral a 42 horas semanales, muchas empresas están revisando también sus políticas internas de descanso.
Por eso, en esta guía te explicamos paso a paso cómo hacer el cálculo de vacaciones en Colombia, con fórmulas, ejemplos y la normativa vigente. Encontrarás también las diferencias frente a otros países de la región, los errores más comunes en nómina y recomendaciones prácticas para tu equipo de Recursos Humanos.
Qué dice el Código Sustantivo del Trabajo sobre el derecho a vacaciones?
El artículo 186 del CST establece que todo trabajador con un año de servicio tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. Este es el punto de partida de cualquier cálculo de vacaciones laborales en Colombia.
Por su parte, el artículo 187 señala que el empleador debe fijar la época de vacaciones dentro del año siguiente a su causación. Asimismo, debe avisar con al menos 15 días de anticipación. Todo empleador, además, está obligado a llevar un registro especial de vacaciones por cada trabajador.
Con la Ley 2466 de 2025, el panorama se amplió. El artículo 6 de esta ley modificó el régimen de contratos a término fijo y de obra o labor. En consecuencia, ahora se garantiza expresamente que el trabajador tendrá derecho al pago de vacaciones y prestaciones sociales en proporción al tiempo laborado, sin importar la duración del contrato. Esto refuerza lo que ya contemplaba el artículo 189 del CST sobre compensación proporcional.
Vale la pena aclarar un punto importante para quienes comparan normativas de otros países. En Colombia no existe la figura de la “prima vacacional” como complemento del 25 %. En su lugar, el trabajador recibe su salario ordinario durante el descanso, y de forma independiente puede tener derecho a la prima de servicios, una prestación social distinta regulada en otros artículos del CST.
Para consultar el texto oficial completo de la reforma, puedes revisar la Ley 2466 de 2025 publicada por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
Qué elementos debe tener en cuenta RR. HH. antes de programar las vacaciones?
Antes de fijar la fecha de descanso, conviene revisar algunos puntos clave. Estos son los que suelen marcar la diferencia entre un proceso correcto y uno con reclamos posteriores:
| Elemento | Referencia legal | Detalle |
| Días mínimos | Artículo 186 CST | 15 días hábiles consecutivos por año cumplido |
| Aviso previo | Artículo 187 CST | Mínimo 15 días de anticipación |
| Compensación en dinero | Artículo 189 CST | Hasta la mitad, por acuerdo escrito |
| Contratos cortos | Ley 2466 de 2025, art. 6 | Pago proporcional garantizado |
Con esta base legal clara, ya tienes los elementos necesarios para estructurar la política interna de vacaciones de tu empresa.
Cómo se calcula el pago de vacaciones paso a paso?
Cuando llega el momento de liquidar el descanso, Recursos Humanos debe traducir los días en un monto justo y verificable. No se trata solo de un trámite administrativo. Por el contrario, un buen cálculo de vacaciones garantiza que el trabajador reciba lo que le corresponde y que la nómina quede en regla.
Cuál es la fórmula oficial para calcular las vacaciones en Colombia?
La fórmula más usada por contadores y áreas de nómina en el país es la siguiente:
Vacaciones = (Salario mensual × Días trabajados) ÷ 720
El divisor 720 representa dos veces 360 días, ya que los 15 días de vacaciones equivalen a la mitad de un mes de 30 días. Esta lógica está alineada con el artículo 192 del CST sobre la remuneración de las vacaciones.
Por ejemplo, si un trabajador gana el SMMLV 2026, fijado en $1.750.905, y ha cumplido 360 días trabajados, el cálculo sería así:
- $1.750.905 × 360 = $630.325.800
- $630.325.800 ÷ 720 = $875.452,50
Ese monto corresponde al pago íntegro por los 15 días hábiles de descanso. Ahora bien, si el trabajador devenga un salario distinto al mínimo, simplemente reemplaza esa cifra en la fórmula.
| Concepto | Cálculo | Resultado |
| Salario mensual | ———- | $1.750.905 |
| Días trabajados | ———- | 360 días |
| Vacaciones | $1.750.905 × 360 ÷ 720 | $875.452,50 |
Este mismo esquema aplica sin importar el sector, ya que la fórmula de 720 es un estándar reconocido tanto por contadores como por el Ministerio del Trabajo para el cálculo de vacaciones en Colombia.
Cómo se aplica la fórmula cuando el salario es variable o integral?
Cuando el trabajador tiene salario variable, primero debes promediar los ingresos del último año o del periodo trabajado. Luego, aplicas ese promedio en la misma fórmula de 720.
Si el contrato contempla salario integral, la base cambia. En ese caso, las vacaciones se liquidan sobre el 70 % del salario integral, pues el 30 % restante corresponde al factor prestacional. Por lo tanto, la fórmula queda: (Salario integral × 70 % × días trabajados) ÷ 720.
Este tipo de contrato aplica solo a trabajadores que devengan más de 13 salarios mínimos mensuales. Por consiguiente, es poco común en pymes, pero frecuente en cargos directivos o gerenciales dentro de empresas medianas y grandes.
Antes de cerrar cualquier liquidación laboral, verifica que el salario base excluya horas extras y recargos ocasionales, pero incluya los conceptos que sí son constitutivos de salario según el contrato.
Qué son las vacaciones proporcionales y cómo se calculan?
Hasta aquí vimos el cálculo completo por año cumplido. Pero, ¿qué ocurre cuando un trabajador no completa el año o su contrato termina antes de tiempo?
Cuándo aplican las vacaciones proporcionales en Colombia?
Existen varios escenarios donde aplica la proporcionalidad:
- Una renuncia antes de cumplir el año de servicio.
- La terminación de un contrato a término fijo.
- Una liquidación por finalización de la relación laboral.
En todos estos casos, el trabajador no pierde su derecho a vacaciones. Simplemente lo recibe en proporción al tiempo efectivamente trabajado, tal como lo confirma el artículo 189 del CST y lo refuerza la Ley 2466 de 2025.
Cómo hacer el cálculo de vacaciones proporcional paso a paso?
La misma fórmula de 720 aplica aquí, solo que usando los días efectivamente trabajados en lugar del año completo:
Vacaciones proporcionales = (Salario mensual × Días trabajados) ÷ 720
Por ejemplo, si un trabajador con salario de $2.000.000 laboró 180 días, el cálculo sería:
- $2.000.000 × 180 = $360.000.000
- $360.000.000 ÷ 720 = $500.000
Ese valor debe reflejarse en la liquidación final, junto con las cesantías y sus intereses. Ten en cuenta que este concepto es distinto de la prima de servicios en Colombia, que se calcula y paga de forma independiente.
Según el Ministerio del Trabajo, cuando el contrato sigue vigente, la compensación en dinero de las vacaciones solo procede por acuerdo escrito y hasta la mitad del periodo acumulado. Puedes consultar el concepto oficial de compensación de vacaciones publicado por Mintrabajo para ampliar este punto.
Cómo asegurar que el cálculo de vacaciones proporcional sea correcto?
Un día de diferencia en las fechas o un salario mal depurado puede generar errores costosos con el tiempo. Para evitarlo, ten en cuenta estas recomendaciones:
- Usa las fechas exactas de ingreso y salida. Cualquier diferencia, aunque parezca mínima, modifica el resultado final.
- Verifica si hay salario variable o integral. En esos casos, aplica el promedio o el 70 % correspondiente antes de dividir entre 720.
- Documenta cada liquidación. Registra el cálculo en el comprobante de nómina o en el expediente digital del trabajador, para dar transparencia al proceso.
Contar con una plantilla o un software que aplique automáticamente la fórmula te ahorrará tiempo y reducirá el margen de error humano.
Qué errores comunes se deben evitar al calcular las vacaciones?
En la nómina colombiana, las vacaciones son uno de los conceptos que más genera inconsistencias. Por eso, antes de cerrar cualquier periodo, conviene revisar estos puntos con atención.
Por qué es un error confundir días hábiles con días calendario?
El artículo 186 del CST habla de días hábiles, es decir, de lunes a sábado. Sin embargo, algunos equipos de nómina calculan erróneamente sobre días calendario, lo que altera el resultado final. Verifica siempre la jornada pactada en el contrato antes de definir cuáles días cuentan.
Qué pasa si no se actualiza el SMMLV vigente?
Usar el salario mínimo del año anterior es uno de los errores más frecuentes. Con el SMMLV 2026 en $1.750.905, cualquier liquidación calculada sobre el valor de 2025 quedará por debajo de lo legal. Del mismo modo, olvidar actualizar el auxilio de transporte puede afectar la base salarial de trabajadores que ganan hasta dos salarios mínimos.
Cómo prevenir errores en la proporcionalidad?
En contratos que terminan antes del año, es común omitir el cálculo proporcional o pagar el periodo completo sin corresponder. Ambas situaciones son errores. Documentar cada cálculo en el comprobante de liquidación evita reclamos posteriores y facilita la contabilización de la nómina.
Qué otros descuidos afectan la liquidación de vacaciones?
Además de lo anterior, revisa estos puntos:
- No llevar un registro actualizado de días disfrutados y pendientes.
- Omitir la interrupción justificada de las vacaciones por incapacidad.
- No dejar constancia escrita cuando hay compensación parcial en dinero.
- Ignorar el impacto de la jornada de 42 horas semanales en la distribución de días hábiles.
- No excluir correctamente las horas extra y los recargos nocturnos del salario base.
Una revisión final, antes de generar la nómina electrónica exigida por la DIAN, suele bastar para detectar estas inconsistencias a tiempo.
Cómo afecta la Ley 2466 de 2025 a las empresas con contratos temporales?
Las compañías que contratan bajo la modalidad de obra o labor deben ajustar sus procesos internos. Ahora están obligadas a reconocer el pago proporcional de vacaciones desde el primer día, sin condicionarlo a un tiempo mínimo de permanencia. Esto exige mayor precisión en el registro de fechas de ingreso y salida de cada colaborador.
Cómo optimizar la gestión de vacaciones en tu empresa?
Cumplir con la ley es solo una parte del trabajo. La otra es hacerlo con claridad y empatía hacia el equipo. Cuando Recursos Humanos calcula bien las vacaciones, ya sean completas o proporcionales, está reforzando la confianza entre la empresa y su gente.
Un proceso ordenado y automatizado reduce el margen de error y libera tiempo para tareas más estratégicas. En lugar de perseguir fechas en una hoja de cálculo, tu equipo puede enfocarse en el bienestar real de las personas.
Por otro lado, un sistema centralizado también facilita las auditorías internas y externas. Cuando cada cálculo de vacaciones queda documentado automáticamente, tu empresa reduce el riesgo de sanciones y fortalece su cumplimiento normativo frente al Ministerio del Trabajo.
En definitiva, invertir en un proceso claro de gestión de vacaciones no es solo un tema de cumplimiento. También es una forma concreta de cuidar el bienestar de tu equipo y de proyectar una cultura organizacional sólida.
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Preguntas frecuentes sobre el cálculo de vacaciones en Colombia
Por cada año trabajado, el trabajador tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de descanso remunerado, según el artículo 186 del CST. Este derecho aplica a todos los trabajadores dependientes, sin importar el tipo de contrato.
Se aplica la fórmula (Salario mensual × Días trabajados) ÷ 720. El resultado corresponde al monto que debe recibir el trabajador durante su descanso. Esta misma fórmula sirve tanto para vacaciones completas como para el cálculo de vacaciones proporcional.
No. En Colombia el trabajador recibe su salario ordinario durante las vacaciones, sin un porcentaje adicional obligatorio como la prima vacacional mexicana. Lo que sí existe, de forma independiente, es la prima de servicios
Solo hasta la mitad del periodo acumulado, mediante acuerdo escrito y a solicitud del trabajador, según el artículo 189 del CST. El empleador no puede imponer esta compensación de forma unilateral
El trabajador conserva su derecho de forma proporcional al tiempo laborado. Ese valor debe incluirse en la liquidación final del contrato, junto con las cesantías y sus intereses correspondientes.
