Conocer a fondo la licencia de maternidad en Colombia es indispensable para cualquier área de Recursos Humanos. Un manejo correcto evita sanciones del Ministerio del Trabajo. Además, protege a la trabajadora gestante y garantiza el cumplimiento del Código Sustantivo del Trabajo (CST). Por otra parte, esta prestación impacta la planeación de nómina y la continuidad operativa del equipo. En esta guía revisamos requisitos, plazos, cálculo del pago y trámites ante la EPS, actualizados a 2026. También abordamos el fuero de maternidad, las licencias parentales y las buenas prácticas para tu equipo.
Qué diferencia hay entre incapacidad laboral y licencia de maternidad?
En Colombia, la incapacidad laboral es un certificado médico por enfermedad o accidente. La expide la EPS o la ARL, según el origen del padecimiento. La maternidad, en cambio, no se tramita como una incapacidad general. Se gestiona como una licencia remunerada específica, regulada de forma independiente en el CST.
Esta distinción resulta clave para RR. HH., porque cada figura tiene plazos y porcentajes de pago diferentes. Mientras la incapacidad común puede pagarse de forma parcial, la licencia materna se reconoce al 100 % del salario. Por eso, confundir ambos conceptos suele generar errores costosos en nómina. Adicionalmente, cada figura activa procesos distintos de reporte ante las entidades del sistema de seguridad social. Capacitar al equipo de nómina en estas diferencias reduce reclamaciones posteriores de las trabajadoras.
Qué es la licencia de maternidad en Colombia?
La licencia de maternidad es un descanso remunerado que protege a la trabajadora antes y después del parto. En Colombia, este derecho se reconoce mediante un certificado médico expedido por la Entidad Promotora de Salud (EPS). Así, la trabajadora recibe el pago íntegro de su salario mientras cuida al recién nacido.
De acuerdo con la Organización Internacional del Trabajo, las mujeres representan cerca del 50 % de la fuerza laboral mundial. Por eso, gestionar bien esta prestación de maternidad se ha vuelto una prioridad estratégica para las empresas colombianas. Adicionalmente, forma parte de las políticas de bienestar que hoy exigen los equipos de talento humano. No se trata únicamente de cumplimiento legal, sino de una verdadera ventaja competitiva para atraer talento.
Qué dice el Código Sustantivo del Trabajo sobre la licencia de maternidad?
El fundamento jurídico de la licencia de maternidad en Colombia está en el artículo 236 del CST. Esta norma fue modificada por la Ley 1822 de 2017 y, posteriormente, por la Ley 2114 de 2021.
Gracias a estas reformas, el país amplió el descanso remunerado por maternidad. También creó nuevas figuras de corresponsabilidad familiar entre madres y padres.
Asimismo, el artículo 239 del CST prohíbe el despido por causa de embarazo o lactancia sin autorización previa. Si el empleador incumple esta prohibición, el despido resulta ineficaz. Por lo tanto, cualquier desvinculación que involucre a una trabajadora gestante requiere asesoría jurídica previa.
Cuántas semanas dura la licencia de maternidad en Colombia?
La trabajadora tiene derecho a dieciocho semanas de licencia remunerada por maternidad. Esto equivale a 126 días calendario de descanso. De ellas, al menos una semana debe tomarse antes de la fecha probable del parto. Por recomendación médica, ese periodo prenatal puede ampliarse hasta dos semanas.
En caso de parto múltiple o de hijo con discapacidad, la ley reconoce dos semanas adicionales. De igual forma, si el bebé nace prematuro, se suma la diferencia entre la edad gestacional y el nacimiento. En consecuencia, cada caso debe documentarse con el certificado médico correspondiente.
Qué cambió con la Ley 2466 de 2025 para la gestión de licencias?
La Ley 2466 de 2025 adoptó una reforma laboral integral que modifica varios artículos del CST. Aunque no altera directamente la duración de la licencia de maternidad, sí refuerza las obligaciones del empleador.
El artículo 15 de esta ley modifica el numeral 6 del artículo 57 del CST. Esta disposición trata sobre las licencias que debe conceder todo empleador.
Por otra parte, la norma incorpora principios de igualdad de género en el entorno laboral. También ajusta gradualmente la jornada máxima semanal y los recargos por descanso obligatorio. En consecuencia, RR. HH. debe revisar sus políticas internas de licencias a la luz de esta reforma.
Cuáles son los requisitos para acceder a la licencia de maternidad?
Para que la EPS reconozca la licencia de maternidad, la trabajadora debe cumplir requisitos puntuales. En primer lugar, debe estar afiliada al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Además, su afiliación debe estar activa y como cotizante.
También debe haber cotizado durante todo el periodo de gestación. Este requisito incluye el mes en que inicia la licencia. Finalmente, necesita el certificado médico expedido por la red de su EPS.
Este documento debe indicar el estado de embarazo y la fecha probable de parto. Cabe resaltar que la trabajadora independiente también accede a este beneficio de maternidad. Sin embargo, si la EPS detecta mora en los aportes, puede negar temporalmente el reconocimiento.
¿Cómo se tramita la licencia de maternidad ante la EPS?
El trámite de la licencia por maternidad inicia con la expedición del certificado médico. Luego, la trabajadora entrega este documento a su departamento de Recursos Humanos. El empleador registra la novedad y reporta la ausencia ante la EPS. Este reporte permite gestionar posteriormente el reembolso correspondiente.
Aquí resulta clave contar con un sistema digital que agilice el pago de incapacidades. Esta herramienta reduce el margen de error humano en cada liquidación.
Adicionalmente, la trabajadora puede solicitar la transferencia de semanas del periodo prenatal al posparto. Esta figura permite trasladar hasta dos semanas del descanso previo al parto. Por último, RR. HH. debe conservar copia de todos los soportes médicos.
¿Cómo se calcula el pago de la licencia de maternidad?
La ley colombiana establece que la EPS debe pagar el 100 % del salario. Este pago cubre la totalidad del tiempo que dura la licencia. Se toma como base el salario que la trabajadora devengaba al iniciar su descanso.
Cuando el salario es variable, se promedia lo recibido durante el último año. Para 2026, el salario mínimo legal mensual vigente (SMMLV) quedó fijado en $1.750.905 pesos. Por lo tanto, una trabajadora que devengue un SMMLV recibirá ese valor completo.
Vale aclarar que, si la EPS demora el pago, el empleador debe asumirlo primero. Luego, la empresa recobra esos recursos directamente ante la entidad de salud. Finalmente, este pago no incluye el auxilio de transporte, ya que no constituye salario.
El tiempo de licencia afecta prima, cesantías o vacaciones?
El periodo de licencia se cuenta como tiempo efectivamente trabajado para todos los efectos legales. Por consiguiente, no puede descontarse al calcular la antigüedad ni las cesantías.
Tampoco puede afectar el cálculo de la prima de servicios ni las vacaciones. Esta protección busca que la maternidad nunca represente un castigo económico. Además, el empleador debe seguir cotizando a pensión durante todo el descanso.
Qué son la licencia parental compartida y la licencia flexible?
La Ley 2114 de 2021 introdujo dos figuras novedosas dentro de la maternidad laboral. Por un lado, la licencia parental compartida permite distribuir las últimas seis semanas. Esas semanas se reparten entre la madre y el padre trabajador.
La madre debe disfrutar, como mínimo, las primeras doce semanas de forma intransferible. Por otro lado, existe la licencia parental flexible de tiempo parcial.
Esta modalidad permite cambiar un periodo de licencia por trabajo de medio tiempo. Con ello, se duplica la duración del beneficio disponible para la familia.
No obstante, existen restricciones para padres con antecedentes de violencia intrafamiliar. Si tu equipo necesita coordinar este tipo de permisos, revisa nuestra guía sobre la licencia de paternidad en Colombia. Allí encontrarás cómo se articulan ambos derechos dentro de la nómina.
Qué protección otorga el fuero de maternidad frente al despido?
El fuero de maternidad protege a la trabajadora desde que el empleador conoce el embarazo. Esta garantía se extiende hasta seis meses después del parto.
Aplica sin importar el tipo de contrato que tenga la trabajadora. Ninguna trabajadora puede ser despedida por motivo de embarazo o lactancia sin autorización. Esa autorización debe otorgarla previamente el Ministerio del Trabajo.
Si el despido ocurre sin ese aval, la ley lo considera ineficaz. Además, la trabajadora tiene derecho al pago de salarios dejados de percibir. También procede una indemnización adicional equivalente a sesenta días de salario.
Por ende, RR. HH. debe documentar muy bien cualquier terminación de contrato en este periodo. En procesos de reestructuración, conviene revisar caso por caso antes de tomar decisiones. La Corte Constitucional colombiana ha reiterado esta protección en numerosas sentencias de tutela.
Qué situaciones extraordinarias contempla la ley frente a la maternidad?
La normativa colombiana también regula escenarios especiales dentro de la licencia por maternidad. En adopción, los padres acceden al mismo beneficio desde la entrega oficial del menor.
Si el embarazo termina en aborto o parto no viable, la trabajadora recibe entre dos y cuatro semanas. Cuando el hijo nace vivo pero fallece poco después, la ley reconoce la totalidad de las dieciocho semanas.
Asimismo, si la madre fallece o enferma gravemente, el padre accede al tiempo restante.
Por último, la Ley 1823 de 2017 obliga a habilitar salas amigas de lactancia materna. Estas salas facilitan el cumplimiento de los descansos de lactancia del artículo 238 del CST. RR. HH. debe documentar cada situación extraordinaria con su respectivo soporte médico o legal. Esto evita objeciones futuras por parte de la EPS durante el proceso de reembolso.
Qué sanciones enfrenta el empleador que incumple la licencia de maternidad?
El incumplimiento de esta prestación puede generar consecuencias económicas y legales serias.El Ministerio del Trabajo puede imponer multas por no reportar oportunamente la novedad.
De igual manera, un despido sin autorización puede derivar en reintegro e indemnización. También puede generar una afectación reputacional considerable para la marca empleadora.
Por eso, contar con procesos claros de documentación reduce significativamente estos riesgos. Una auditoría interna periódica de las licencias ayuda a detectar brechas a tiempo.
Cómo impacta esta prestación en la planeación de la nómina?
El descanso remunerado por maternidad implica una salida temporal de personal clave dentro del equipo. Por eso, RR. HH. debe anticipar la cobertura del cargo durante las dieciocho semanas.
Además, debe coordinar con el área financiera el flujo de caja del reembolso pendiente. Mientras la EPS resuelve la solicitud, la empresa asume el costo salarial completo.
Este desfase puede tardar entre 48 y 72 horas hábiles una vez validado el certificado. Sin embargo, en algunos casos administrativos, el trámite puede extenderse varias semanas más.
Por lo tanto, conviene reservar un fondo de contingencia para este tipo de ausencias. También resulta útil proyectar, con anticipación, la carga de trabajo del equipo reducido. De esta manera, la organización evita cuellos de botella operativos durante el periodo de descanso. Finalmente, una buena comunicación con la trabajadora facilita su reincorporación progresiva al finalizar la licencia.
Qué buenas prácticas debe aplicar RR. HH. para esta gestión?
- Primero, define un procedimiento escrito para el reporte y seguimiento de cada licencia.
- Segundo, capacita a los líderes de equipo sobre el fuero de maternidad.
- Tercero, centraliza los certificados médicos y las fechas clave en un solo repositorio.
- Cuarto, revisa periódicamente el estado de los reembolsos ante la EPS.
- Quinto, comunica con claridad los derechos de licencia parental compartida al personal.
- Sexto, diseña un protocolo de reincorporación laboral para acompañar el regreso de la trabajadora.
Este protocolo puede incluir una entrevista de bienvenida y una revisión de metas actualizadas. Estas prácticas se apoyan bien en un sistema de gestión de asistencia y ausencias que centralice toda la información. Así, RR. HH. reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas y gana capacidad de análisis estratégico.
Cómo gestionar la licencia de maternidad con un software de RR. HH.?
Administrar manualmente cada licencia por maternidad multiplica el riesgo de errores en nómina. Por esta razón, cada vez más empresas colombianas digitalizan la gestión de ausencias.
Un software especializado permite centralizar certificados médicos, plazos y reembolsos en un solo lugar. También facilita el seguimiento de la licencia parental compartida y las salas de lactancia.
Con el gestor de vacaciones, faltas y ausencias de Factorial, tu equipo automatiza solicitudes y reportes. Esto libera tiempo del área de Recursos Humanos para el bienestar real del talento. Al final, una gestión ordenada de la licencia de maternidad fortalece tu marca empleadora. Las empresas que cuidan estos procesos suelen destacarse también en indicadores de retención de talento femenino.
Preguntas frecuentes sobre la licencia de maternidad en Colombia
Corresponden dieciocho semanas remuneradas al 100 % del salario, según el artículo 236 del CST. Se amplían dos semanas más en caso de parto múltiple.
El pago corresponde a la EPS de la trabajadora. Sin embargo, el empleador suele adelantar el salario y luego solicita el reembolso
Sí. Toda mujer afiliada como cotizante independiente accede al mismo derecho, siempre que cumpla con los aportes exigidos.
El despido se considera ineficaz. La trabajadora tiene derecho al reintegro y al pago de salarios dejados de percibir.
Sí, mediante la licencia parental compartida de la Ley 2114 de 2021. Los padres distribuyen las últimas seis semanas, si cumplen los requisitos.
