En 2007 en Colombia se creó la UGPP con el objetivo de promover una cultura de cumplimiento en el pago de los aportes al Sistema de Protección Social. Se trata de una entidad que pertenece al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y que todo empleador debe conocer.
Lo que ocurre es que las empresas colombianas tienen la obligación de afiliar a sus trabajadores a la Seguridad Social. De este modo, en caso de no hacerlo, se exponen a sanciones y multas ante la UGPP.
Por ello, entre otras cosas, es importante conocer:
- Qué es la UGPP.
- Cuáles son sus funciones principales.
- Qué sanciones aplica.
Precisamente, en este artículo vamos a desarrollar cada uno de estos puntos, comenzando por el significado de UGPP.
Tabla de contenidos
¿Qué es la UGPP y de qué se encarga?
UGPP significado es: Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social. La entidad verifica que las empresas realicen la liquidación y el pago de las contribuciones a la Seguridad Social de su personal. Esto claro, de manera correcta y en los plazos previstos.
La entidad fue creada en el Plan Nacional de Desarrollo, a través de la Ley 1151 de 2007. Sin embargo, sus facultades para imponer sanciones entraron en vigencia a partir del año 2013.
Desde entonces, la UGPP puede iniciar procesos de fiscalización para determinar el estado de cumplimiento de las organizaciones. Esto representa la tarea de revisar que las empresas estén al día con los aportes a la Seguridad Social de sus trabajadores.
Para ello, la entidad investiga, entre otros aspectos:
- Contabilidad de la compañía.
- Estados financieros.
- Sistemas de remuneración.
- Existencia de pactos de exclusión salarial (si los hubiera).
Precisamente, algunas de las tareas administrativas de recursos humanos se relacionan a la gestión de nóminas y seguros sociales. Por ello, es importante conocer desde RRHH qué hace esta entidad, cómo trabaja y cuáles son las sanciones UGPP.
Sin embargo, las funciones de esta entidad no se limitan solo a fiscalizar y sancionar. Además, UGPP empleo es otra de las áreas de trabajo de la entidad. La misma está centrada en la gestión de programas de apoyo al empleo formal. Durante el año se lanzan convocatorias para incentivar a las empresas a crear oportunidades laborales en el mercado formal.
Debido a que esto se actualiza constantemente, la mejor forma de estar al tanto de estas convocatorias es mediante los canales oficiales de la entidad:
- Teléfono: 01 8000 423 423.
- Sede electrónica: https://www.ugpp.gov.co/
- Citas: puedes agendarlas aquí.
¿Cómo trabaja la UGPP?
La UGPP trabaja en dos ejes principales: la gestión pensional y las contribuciones parafiscales de la Protección Social.
Así, por un lado, esta entidad se encarga del reconocimiento de derechos pensionales para los ciudadanos. Desde las pensiones y bonos pensionales, así como los auxilios funerarios. Este organismo debe gestionar el pago de manera adecuada, por lo que tiene acceso a distintas bases de datos, nóminas y archivos.
Por otro lado, la Unidad también colabora con las empresas al hacer tareas de seguimiento. Es así como la UGPP puede determinar la adecuada y oportuna liquidación y pago de las contribuciones de la Protección Social y parafiscales de sus trabajadores.
Para poder hacer este trabajo, la entidad recibe los datos que envían los organismos encargados de administrar sistemas de información de contribuciones parafiscales de la Protección Social.
Además, está facultada para solicitar a los empleadores, afiliados y beneficiarios de estos recursos, toda la información que estime conveniente para determinar el grado de cumplimiento de las obligaciones en este ramo.
Así, los dos principales ejes del trabajo de la UGPP son:
- El reconocimiento de pensiones.
- La fiscalización del pago correcto de las cotizaciones a la seguridad social.
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¿Cuáles son los aportes a la Seguridad Social que deben realizar los empleadores?
Para entender mejor qué fiscaliza la UGPP, tenemos que conocer en detalle qué son los aportes a la Seguridad Social.
Todo trabajador asalariado en Colombia debe estar afiliado al sistema de Seguridad Social. Es responsabilidad de la empresa que cada uno de sus empleados estén dentro de dicho sistema. También es su tarea pagar las cotizaciones correspondientes. ¿Cuáles son estas?
- Pensiones. Este régimen es un seguro que garantiza la estabilidad económica de los trabajadores al perder su capacidad de trabajo. Ya sea por la edad, por invalidez o muerte. El pago le corresponde tanto al empleador como al empleado y se realiza a las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP). El monto de esta cotización es del 16%: el empleador debe aportar el 12% y el trabajador el 4%.
- Salud. En este caso se trata del pago que realizan empresas y trabajadores a la entidades promotoras de la salud (EPS). El pago de esta cotización es del 12.5%: 8.5% corresponde a la compañía y el 4% es aporte del colaborador.
- Riesgos laborales. Es obligación del empleador afiliar a su talento a una Administradora de Riesgos Laborales (ARL). La cotización a este sistema es responsabilidad absoluta de la empresa. Aunque el monto está determinado por la ARL en función de la actividad de la empresa.
¿Cuáles son los aportes parafiscales?
Ahora que ya vimos los aportes a la Seguridad Social, debemos definir los aportes parafiscales que también fiscaliza la UGPP. En concreto, se trata de pagos obligatorios para las empresas. Los mismos están destinados a contribuir al financiamiento y operatividad de organismos públicos o mixtos. Entre ellos, las cajas de compensación familiar, el ICBF y el SENA.
El pago de estos aportes representa un beneficio tanto para los trabajadores como para dichas entidades. Si nos enfocamos en el talento implica la posibilidad de recibir subsidios y otros servicios gracias a su afiliación a las cajas de compensación familiar.
Todo empleador que cuente con al menos un empleado debe realizar los aportes parafiscales que correspondan. Estos son:
- Cajas de compensación familiar. Es obligación de las empresas afiliar a cada empleado a una de las diferentes cajas de compensación familiar del país. Se trata de entidades privadas sin ánimo de lucro, que ofrecen distintos servicios. Algunos de ellos son: educación, deporte, cultura, turismo e incluso subsidios para invertir en vivienda. El aporte a realizar es del 4%.
- ICBF. Estos aportes se destinan al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. La institución brinda diferentes programas de atención integral para niños y adolescentes. El aporte a realizar por el empleador es del 3%.
- SENA. El Servicio Nacional de Aprendizaje es otra de las entidades a las que van destinados los aportes parafiscales. Este brinda educación técnica y tecnológica gratuita a miles de personas en Colombia. El aporte que realizan las empresas en este caso es del 2%.
El pago de los aportes parafiscales correspondientes al ICBF y el SENA son obligatorios para empresas cuyos trabajadores tengan un sueldo igual o superior a 10 salarios mínimos.
¿Cómo fiscaliza a las empresas la UGPP?
Como hemos visto hasta aquí, una de las funciones más importantes de la Unidad es la fiscalización. Pero ¿cómo lo hace? Hay 3 situaciones que pueden desencadenar este trabajo:
- El cruce de información. El intercambio de información con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), le otorga una amplia capacidad de fiscalización. Además, las liquidaciones de aportes que se realizan mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (Pila) también se cruzan de manera automática con la UGPP. Así, esta entidad puede acceder a información actualizada sobre el accionar de cada empresa con respecto a sus obligaciones.
- La denuncia de terceros. Una situación que puede desencadenar el proceso de investigación por parte de la Unidad es la denuncia. Por ejemplo, los trabajadores podrían denunciar a su empleador de forma anónima y esto originar la fiscalización.
- Cualquier otro evento que dé indicios a la entidad de incumplimientos en el pago de seguridad social y aportes parafiscales.
A partir de allí, la UGPP puede iniciar la fiscalización correspondiente para verificar el cumplimiento de las obligaciones patronales. Es importante decir que para iniciar este proceso, la entidad cuenta con 5 años. Esto se calcula del siguiente modo:
- A partir de la fecha en que el contribuyente debió declarar y no declaró los aportes.
- Cuando los declaró por valores inferiores a los legalmente establecidos.
- O en caso de incumplir de algún modo con su obligación en este segmento.
Ahora veamos cuáles son las etapas posibles del proceso de fiscalización de la Unidad.
Acciones persuasivas
Lo primero que podría enfrentar una empresa que esté bajo investigación de la UGPP son las acciones persuasivas. Se trata de un aviso que reciben algunas organizaciones cuando la entidad ha realizado un chequeo preliminar. Este se centra en las liquidaciones de aportes que la empresa haya realizado, las afiliaciones al Subsistema de Salud, las declaraciones de renta de la compañía, entre otros datos.
Lo importante de los avisos persuasivos es que no forman parte del proceso de fiscalización como tal. Más bien, funcionan a modo de sugerencia o advertencia. Su intención entonces es informar a las compañías que podrían ser objeto de una investigación por parte de la UGPP. Esto en caso de no corregir las irregularidades que la entidad ya detectó, por ejemplo.
Aunque esta acción no necesariamente implica que la empresa haya incumplido sus obligaciones. Sin embargo, es un recordatorio de que, si en algún momento la compañía es fiscalizada, tendría que proveer la información necesaria para determinar cómo gestionó los pagos de los aportes.
¿Qué puede hacer un empleador en caso de recibir esta clase de aviso? Lo ideal sería revisar el nivel de cumplimiento de la empresa en el pago de los aportes de los trabajadores. Con base en la información que se obtenga de esta investigación interna se podrán tomar los recaudos necesarios.
Para ello, es importante contar con herramientas de seguimiento. Estas te permiten conocer el estado general de la gestión de tus empleados de forma ágil y práctica.
Soluciones como el administrador de documentos o el sistema de nóminas digital ayudan a tener un mayor control de estos procesos. Gracias a la información a la que puedes acceder en tiempo real, sabrás qué tan bien se administran los aportes a la Seguridad Social en tu organización.
Requerimientos de la UGPP
El proceso de fiscalización inicia formalmente con el requerimiento por parte de la UGPP. En líneas generales, hay tres tipos de requerimientos que puede hacer la entidad: de información, para declarar o corregir.
Con respecto al requerimiento de información, este obliga a la empresa a suministrar todos los datos que sean requeridos por la entidad. Es importante tener en cuenta que se debe entregar los datos en la forma indicada expresamente por la Unidad. La recomendación es dejar constancia escrita de toda la información provista y comunicarse siempre por los medios oficiales. Preferentemente UGPP sede electrónica.
Cuando la UGPP solicita el requerimiento para declarar o corregir, está pidiendo al empleador que presente o modifique el monto de los aportes correspondientes a la Seguridad Social de sus trabajadores.
Una vez recibido el requerimiento, la empresa cuenta con 3 meses para corregir y declarar lo que se le exige. También durante ese tiempo puede objetar el requerimiento. Para esto último, tendrá que adjuntar pruebas que respalden las objeciones.
Si el empleador demuestra que ha cumplido con sus obligaciones y que no adeuda nada, la UGPP archiva el proceso. Sin embargo, cuando las objeciones no prosperan, la entidad avanza a la siguiente etapa.
Liquidación oficial de aportes por la UGPP
Las empresas que no responden los requerimientos que vimos antes, avanzan hacia la etapa de la liquidación oficial. Aquí se determina el monto de los aportes que adeuda el empleador y se suman las sanciones correspondientes. De esta manera, si una empresa recibe esta clase de notificación, significa que ya tiene una deuda con el Estado. Por lo tanto, existe la obligación de realizar el pago en los términos que indique la UGPP.
¿Cómo es el sistema de sanciones de la UGPP?
El sistema de sanciones de la UGPP comienza a regir a partir del envío de los requerimientos. Las sanciones pueden darse en los siguientes casos:
- Cuando el empleador no entrega información que ha sido solicitada por la UGPP.
- En caso de que el empleador omita o se retrase con sus obligaciones de pago.
- O si incurre en inexactitudes al hacerlos.
De acuerdo con ello, las sanciones que puede imponer la entidad a las empresas son:
Sanciones por no brindar información
Como vimos algunos párrafos atrás, uno de los requerimientos que puede enviar la UGPP es de información. Si la empresa no responde a este requerimiento, la Unidad puede imponer sanciones. Lo mismo si la compañía envía la información con errores o fuera del plazo previsto.
¿En qué consiste esta sanción? La misma impone el pago de multas que se fijan en función de los meses de mora y en relación a la Unidad de Valor Tributario (UVT) vigente. Esto puede ir desde 30 hasta 15.000 UVT.
Por ejemplo, por un mes de mora la empresa tendría que asumir 30 UVT. En 2022 el monto por cada Unidad de Valor Tributario es de $38.004. Es decir que un mes de retraso en responder al requerimiento de información ante la UGPP representaría una sanción de $1.140.120.
Sanciones por omisión y mora
Otra de las sanciones que puede imponer la UGPP es por omisión o mora. De acuerdo con la Ley 1819, cuando la Unidad envía un requerimiento para declarar y/o corregir esta clase de conductas, le impone al empleador una sanción equivalente al 5% del valor que dejó de liquidar y pagar por cada mes de retraso.
En caso de no responder a este requerimiento y una vez librada la notificación de liquidación oficial, la sanción asciende al 10%.
Es decir que las empresas que omitan afiliar a sus trabajadores al sistema de seguridad social o no realicen los aportes correspondientes dentro de los términos establecidos deberán asumir estas sanciones.
Sanciones por inexactitud
Las compañías que incurran en inexactitudes al determinar las contribuciones, tienen que asumir una sanción según la etapa del proceso.
- Cuando se notifica el requerimiento. Una vez recibido el requerimiento para declarar o corregir, el empleador tiene una sanción equivalente al 35% de la diferencia entre el valor que por ley debe pagar y el inicialmente declarado.
- Con la declaración oficial. Si el empleador no corrige la declaración dentro del plazo establecido, respondiendo con ello al requerimiento, la UGPP impone una sanción equivalente al 60% de esa diferencia en la liquidación oficial.
Cumple con los aportes a la Seguridad Social y parafiscales con un software de RRHH
Está más que claro que mantenerse al día con las obligaciones vinculadas a los trabajadores es fundamental para las empresas. En caso de no hacerlo, hay sanciones económicas considerables a asumir. Además, implica gestiones engorrosas que pueden quitarle mucho tiempo al equipo de talento.
Por otro lado, hay otros beneficios asociados a cumplir con las aportaciones a la seguridad social y parafiscales:
- Garantizar el bienestar y la seguridad de los trabajadores y sus familias.
- Crear ambientes laborales más seguros.
- Obtener cobertura ante los riesgos de trabajo.
- Cumplir las normas y mantener en regla la compañía.
Pero lograrlo no es fácil. Asumir cada mes los cálculos y sus correspondientes aportes, sobre todo en grupos de trabajo numerosos, puede ser complejo. Tratar de hacerlo sin las herramientas adecuadas puede llevar a errores frecuentes que terminen desencadenando procesos de fiscalización por parte de la UGPP.
Si quieres evitarlo, necesitas integrar un sistema que te permita automatizar buena parte de estas tareas. El software de RRHH de Factorial ofrece un todo en uno para que puedas gestionar cada una de las tareas vinculadas al talento de tu empresa. Ganando tiempo y eficiencia.
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