Antes de la pandemia solo 2 de cada 10 compañías colombianas habían invertido en la transformación digital del área de talento. Hoy, más del 70% de las empresas colombianas apuesta por la digitalización en Recursos Humanos. Pero, ¿cuál es la base de esta estrategia?
Podríamos decir que la base de la digitalización en Recursos Humanos es el conocimiento. El departamento de RR.HH. debe ser capaz de manejar eficientemente la información de la empresa y de las personas que forman parte de ella. A partir de estos datos el área podrá tomar decisiones informadas que se traduzcan en mejores prácticas para gestionar al talento.
Básicamente, esto quiere decir que las organizaciones necesitan conocerse a sí mismas para decidir mejor. Y esto implica tener un conocimiento profundo de su fuerza laboral, para poder adoptar soluciones acordes a lo que necesitan y esperan los trabajadores. En este sentido, el papel de la data en la toma de decisiones es fundamental.
Los equipos de RR.HH. necesitan tener acceso a información veraz y precisa, para poder hacer el análisis correspondiente y tomar decisiones informadas que resulten más efectivas para los empleados y el éxito de la organización.
En este artículo vamos a conocer cómo la digitalización puede mejorar la visibilidad de la data y lo que es aún más importante cómo digitalizar el área de Recursos Humanos.
Tabla de contenidos
¿Qué es la digitalización en Recursos Humanos?
La digitalización en Recursos Humanos es un proceso que consiste en adoptar soluciones digitales que faciliten la automatización de procesos y tareas. Esto con el fin de reducir o reemplazar las gestiones manuales y repetitivas que se llevan a cabo en el departamento de RR.HH.
Es también una estrategia que apuesta por los datos. En tanto, una de las características principales de los recursos tecnológicos es que permiten recopilar mucha información. De hecho, cada proceso o tarea que se ejecuta mediante estas herramientas genera data sobre el comportamiento de las personas y los resultados obtenidos.
De esta forma, las empresas pueden conocer con mayor detalle cuál es el desempeño de toda su fuerza laboral. Incluyendo también a los profesionales del departamento de RR.HH.
Podemos ver que la digitalización en Recursos Humanos implica como primera medida la optimización de procesos aprovechando las nuevas tecnologías y la analítica que permite hacer que HR sea más eficiente. En otras palabras, es un cambio vital en la forma en que funciona la gestión de talento en las empresas.
Así, la digitalización en RR.HH. es transformar los procesos operativos del departamento de capital humano para automatizarlos y apoyarse en los datos para la toma de decisiones. Eso no es todo, también se trata de decirle adiós a los métodos anticuados y mantener la mente abierta a las posibilidades y beneficios que trae la tecnología.
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¿Qué beneficios trae la digitalización de los Recursos Humanos?
Una de las primeras preguntas que se hacen los líderes de HR antes de invertir en la digitalización es acerca de los beneficios que esto puede generar en el área y para la empresa en general. Veamos algunos de los principales:
Fácil acceso a los datos
¿Cómo la digitalización puede mejorar la visibilidad de la data? Si hay un beneficio claro en la adopción de la tecnología en el área de talento tiene que ver con la facilidad de acceso a la información.
Hasta hace algunos años buscar y encontrar datos específicos de los empleados requería mucho tiempo. Estos se respaldaban en papel y estaban distribuidos en cientos de carpetas y archivadores dentro de las empresas. Así, para dar con un documento específico, los profesionales de RR.HH. perdían horas de su día en la tarea. La digitalización en Recursos Humanos vino a cambiar esto.
Hoy, las empresas pueden crear bases de datos de empleados y centralizar toda la información del talento en un solo lugar. Gracias a ello, los datos están siempre accesibles y organizados, por lo que son fáciles de encontrar. Lo que agiliza el trabajo del área de Recursos Humanos. En unos pocos clics tendrás acceso a la información que necesitas sobre el personal.
Además, lo interesante de la digitalización de HR es que la data está siempre actualizada. Ya que se registra en tiempo real y también con la misma celeridad queda disponible para consultarla y analizarla.
Automatización de tareas
Aunque la automatización pueda parecer una palabra de moda o una simple tendencia, es en realidad una estrategia cada vez más instalada en las empresas. En tanto, ofrece ventajas muy valiosas. Como dijimos en un artículo reciente: te ayuda a ganar tiempo. Puedes ahorrar muchas horas de trabajo al eliminar ciertas tareas o procedimientos manuales y dejarlos en manos de la tecnología.
Actualmente, las empresas más exitosas utilizan diferentes tipos de software de Recursos Humanos para simplificar diversos procesos. Entre ellos: reclutamiento y selección, onboarding, control horario, evaluación de desempeño o la gestión documental.
Esto conduce a:
- Tareas más fluidas.
- Mayor eficiencia.
- Menores costos.
- Calidad mejorada en cada proceso.
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Mayor productividad en RR.HH.
Alineado a lo anterior, encontramos que la digitalización en Recursos Humanos también conduce a las empresas a una mayor productividad en la gestión de talento. Hay dos factores que mencionamos antes y que son clave para afirmar esto: el ahorro de tiempo y el aumento de la eficiencia.
Cuando ambas situaciones ocurren en el área de capital humano se produce un incremento de la productividad. Lo que también se traduce en menos costos operativos para la empresa.
Potenciar el factor humano
Hablamos de máquinas, tecnología y digitalización ¿por qué esto debería potenciar el factor humano dentro de RR.HH.? Muy simple, porque también mencionamos la ventaja de ahorrar tiempo y de ser más eficientes al adoptar estas soluciones digitales.
Esto significa que RR.HH. puede tener más tiempo para conocer el porqué y el cómo en relación al comportamiento del talento. Todo lo que se traduce en un área de capital humano enfocada en:
- Conocer al personal.
- Entender sus necesidades y los desafíos que enfrenta en el día a día para hacer su trabajo.
- Formar a los trabajadores para mejorar su rendimiento.
- Adoptar las mejores prácticas para ayudar a la fuerza laboral a desarrollarse y crecer en la empresa.
- Crear un recorrido a la medida de cada colaborador para garantizar una experiencia de empleado positiva y aumentar así la tasa de retención.
Colaboración más eficiente
¿Sabías que a través de la digitalización las empresas pueden mejorar la forma en que se colabora a nivel interno? Por ejemplo, mediante el uso de un gestor documental puedes tener toda la documentación de tu empresa en un solo lugar. Gracias a ello, los empleados compartirán este material fácilmente para trabajar de forma colaborativa. Dado que todos contarán con la información necesaria para resolver su parte.
Por supuesto, esto mejora el trabajo en equipo, haciendo que las tareas fluyan y todos los colaboradores avancen sin interrupciones para concretar su labor.
A esto debemos añadir las herramientas de comunicación interna que facilitan el intercambio de mensajes para que todos puedan interactuar, compartir los avances que van logrando y mantenerse al tanto de lo que cada uno necesita para completar su tarea.
El papel de la data en la toma de decisiones
Este es uno de los beneficios de la digitalización en Recursos Humanos que merece un capítulo aparte. Porque conseguir información de calidad a través de la recopilación de datos es una cosa, pero lo que haces con esta información es lo que de verdad importa.
La capacidad de filtrar, comparar y hacer un seguimiento de los datos para desglosar cualquier asunto y tomar mejores decisiones es una ventaja competitiva clave para cualquier empresa.
Cuando la información se digitaliza, el ritmo al que se intercambia y se entrega a las personas adecuadas es mucho más rápido. Así, brindar datos precisos de forma ágil al liderazgo de la organización permite que se tomen mejores decisiones.
Por otro lado, también debemos decir que la sofisticación de las herramientas digitales hace que los datos recopilados sean más precisos y, por lo tanto, haya menos errores y sesgos al momento de decidir.
Asimismo, la digitalización en Recursos Humanos permite utilizar herramientas integrales para generar informes que los gerentes pueden monitorear para conocer cómo está operando el equipo de trabajo en un momento dado y hacer ajustes según sea necesario. Lo que permite que la toma de decisiones sea mucho más rápida y las empresas puedan adaptarse mejor a los cambios.
Está claro que el papel de la data en la toma de decisiones es clave para conducir a RR.HH. a una mayor eficiencia y rendimiento.
Menos intuición, más data
Naturalmente el departamento de capital humano cuenta con una gran cantidad de información sobre sus empleados, por ejemplo:
- Datos personales. Ya sea data demográfica, detalles de las condiciones de contratación referidas al tipo de rol del personal o información sobre las habilidades y competencias de los trabajadores.
- Información sobre el desempeño. Esto puede ser tanto los resultados de las evaluaciones de desempeño, como las calificaciones obtenidas en los planes de formación de la empresa o los objetivos concretos alcanzados.
- Data cotidiana. En este punto debemos mencionar el cumplimiento del horario por parte del personal, las ausencias, vacaciones, incidencias, incapacidades, nóminas o la participación en planes de carrera o programas específicos de la empresa.
Cuando estos datos se obtienen mediante soluciones digitales se tornan accionables. Esto quiere decir que entregan información más fácil de digerir y procesar, por lo que conduce a las empresas a tomar acción, implementar cambios y optimizar procesos y tareas.
Por otro lado, la data también ayuda a eliminar los sesgos y una práctica cada vez más en desuso en las empresas que es decidir con base en la intuición de quien toma la decisión. Cuando esto pasa, puede que los errores sean más frecuentes, se caiga en ciertos prejuicios y se dejen por fuera cuestiones elementales que podrían influir en una mejor elección.
Con toda la información en la mesa es más fácil que los gerentes puedan tomar mejores decisiones para motivar, desarrollar, comprometer y retener a su personal.
¿Cómo digitalizar el área de Recursos Humanos?
Uno de los grandes desafíos de la digitalización en Recursos Humanos es llevarlo a la acción. Es decir, muchas empresas tienen una idea muy clara de lo que quieren obtener gracias a la transformación digital, pero no saben cómo llevarlo a la realidad de sus organizaciones.
Por ello, para entender cómo digitalizar el área de Recursos Humanos en tu compañía vamos a darte algunas pautas clave:
Determinar las necesidades de RR.HH.
Lo primero para saber cómo digitalizar el área de Recursos Humanos es hacer un relevamiento para determinar el alcance de lo que se desea implementar. Es decir, definir cuál es la necesidad particular del departamento de RR.HH. para poder entender qué tipo de solución o herramienta digital se requiere.
Puede ser que el área hoy esté experimentando dificultades con el proceso de reclutamiento y selección. De hecho, este es uno de los primeros que suelen digitalizar las empresas. En tanto, es de los más costosos y de los que más tiempo lleva. Entonces, gracias a la digitalización se automatizan ciertas tareas que ayudan a reducir el cuello de botella que se produce en este proceso.
Recuerda que el papel de la data en la toma de decisiones es fundamental. Para decidir qué procesos digitalizar es importante basarse en información precisa que refleje cuáles son realmente las necesidades del área de talento.
Elegir la solución digital adecuada
Otro de los pasos dentro de la digitalización en Recursos Humanos es la elección de la solución o herramienta adecuada. Esto va alineado a las necesidades del departamento de HR, como vimos antes.
En el mercado hay soluciones específicas para cada proceso del área, como el sistema de nómina o el software ATS para el reclutamiento y selección. También hay soluciones diseñadas a medida que implican una mayor inversión y más tiempo de implementación. O el software de Recursos Humanos en la nube como el de Factorial, que ofrece múltiples funcionalidades en una misma plataforma.
Lo importante en este punto también es la investigación que hagas para dar con la solución adecuada para tu empresa. 👉 ¡Descubre todas las funcionalidades de Factorial aquí!
Crear un plan de trabajo
Sabes qué quieres digitalizar en RR.HH. y qué solución vas a implementar. Ahora debes crear un plan de trabajo para pasar a la acción. En este plan tienes que definir las tareas a realizar para concretar la digitalización y los tiempos de ejecución de cada una de ellas.
De esta forma, podrás ir midiendo el grado de progreso y saber cuándo estará listo el departamento de HR para la implementación definitiva de la herramienta elegida. En este punto también es importante armar un equipo de trabajo o responsables designados que se encarguen de todas las tareas relacionadas al plan de digitalización en Recursos Humanos.
Este puede estar conformado por personal del departamento, pero también por algún representante de la gerencia. Incluso es recomendable sumar a alguien del equipo de IT para que haga el seguimiento de la correcta implementación.
Avanzar hacia la implementación
Cuando todo lo anterior esté en marcha puedes avanzar hacia la implementación de la herramienta que hayas elegido. Aquí no olvides que es importante tomar en consideración las tareas que el departamento de Recursos Humanos realiza en el día a día y el impacto que puede tener en ellas un nuevo sistema de trabajo.
Por eso, no olvides involucrar al equipo, mantener a las personas del área informadas acerca de los avances en la implementación y también pedirles feedback de forma regular acerca de cómo se sienten y qué mejoras ven a medida que se familiarizan con la herramienta.
Además, un componente clave de la implementación de cualquier nuevo software o sistema que modifique la ejecución de las tareas y procesos en la empresa requiere un adecuado seguimiento. Esto es, medir el rendimiento del equipo de RR.HH. a partir de este cambio para comprender el impacto que esta transformación tiene en el área y hacer las mejoras que hagan falta.
Recuerda que una de las ventajas de la digitalización en Recursos Humanos es poder usar los datos para tomar mejores decisiones. Esto aplica al propio proceso de transformación digital en el área.
Hacia la digitalización en Recursos Humanos con el software de Factorial
La digitalización en Recursos Humanos llegó para quedarse. Esto se debe a todas las ventajas que vimos que puede ofrecer y a otros tantos beneficios que quedaron fuera de este artículo, pero que son igual de relevantes. Entre ellos la reducción del papeleo, el compromiso con la sustentabilidad o la flexibilidad que supone para las empresas actuar más rápido para adaptarse al contexto.
Sin dudas, el desafío más grande de hacer una transformación así en el área de talento es acompañarlo con el cambio de mentalidad acorde. Es decir, que la adopción de la tecnología no quede solo en una simple innovación IT, sino que sirva para transformar la cultura organizacional.
Factorial puede ser tu principal aliado en este camino. Nuestro software de RR.HH. está 100% centrado en las personas, en tanto busca mejorar la gestión del talento para hacerla más humana.
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