En el mundo de los negocios hay muchas herramientas que se pueden utilizar para organizar ideas y procesos y encontrar soluciones a los desafíos que enfrentan cotidianamente las empresas. Uno de esos recursos es el diagrama de Venn.
Aprender sobre el diagrama de Venn y cómo se organiza la información con esta herramienta puede servir para resolver problemáticas en las organizaciones, desarrollar nuevas iniciativas y seguir nuevos procedimientos para innovar.
En este artículo conocerás qué es un diagrama de Venn, para qué sirve, ejemplos de diagrama de Venn para inspirarte, cómo hacer uno y de qué forma aplicar esta herramienta en el mundo de los negocios.
Tabla de contenidos
¿Qué es un diagrama de Venn?
Un diagrama de Venn es una forma sencilla pero eficaz de organizar visualmente la información. Concretamente, se enfoca en las relaciones entre conjuntos y, gracias a ello, facilita la identificación de similitudes y diferencias entre dos o más elementos.
Este organizador visual está compuesto por círculos superpuestos, lo que permite explorar precisamente la relación entre conjuntos de elementos diferentes. Posiblemente, el mayor valor del diagrama de Venn se da en la comparación de ideas, ya que permite hallar mucho más rápido similitudes, diferencias y, con base a esto, facilita la toma de decisiones.
El diagrama de Venn se ha convertido en uno de los diagramas más conocidos por su aplicación en múltiples campos como la lógica, matemáticas, enseñanza, ciencias de la computación, estadísticas y, por supuesto, los negocios.
La teoría debe su nombre al matemático lógico británico, John Venn, quien en 1880 escribió sobre estos en un trabajo titulado “De la representación mecánica y diagramática de proposiciones y razonamientos”. Sin embargo, también hay antecedentes anteriores, siendo el más importante el del matemático suizo Leonhard Euler, quien inventó el diagrama de Euler.
Muchas personas suelen confundir ambos organizadores visuales, pero aunque los dos sirven para ilustrar la relación entre conjuntos de datos, su diferencia radica en que el Diagrama de Venn permite ver todas las relaciones lógicas posibles, mientras el de Euler omite los conjuntos si estos no contienen elementos.
¿Para qué sirve el diagrama de Venn?
Ahora que tienes en claro qué es el diagrama de Venn, cuál es su objetivo y de dónde proviene su origen, es momento de conocer sus principales funciones: ¿para qué sirve el diagrama de Venn?
Organización visual
La principal función o utilidad de un diagrama de Venn es su capacidad para organizar la información de forma visual, llevando los datos a un formato simple y fácil de comprender para cualquier persona.
La posibilidad de organizar la información en una estructura visual clara es una gran ventaja en el ámbito de los negocios. En tanto, permite encontrar conexiones e ideas afines de forma más rápida y presentar esta información a otros también con mayor velocidad.
Piensa, por ejemplo, en una presentación de empresa donde se intenta transmitir una nueva oportunidad presente en el mercado. Con el diagrama de Venn puedes organizar esta información de manera tal que incluyas lo que está haciendo la competencia, lo que no está haciendo y cómo puede tu compañía cubrir esa brecha. Todo ello puede quedar presentado de forma simple gracias al diagrama.
Así, tu equipo tendrá la oportunidad de visualizar los datos con claridad, identificar las conexiones posibles y sugerir ideas. De hecho, este puede funcionar como un gran impulso para que los empleados comprendan el tema en cuestión y se involucren mucho más en ello.
Comparar elementos
Está claro que cuando se deben analizar diferentes elementos u opciones, el desafío está en poder identificar con claridad dónde estos temas se superponen y se cruzan. Muchas veces, la mejor manera de entender esto es creando una intersección física. Precisamente, el principal propósito de un diagrama de Venn.
Como dijimos antes, este diagrama está compuesto por círculos que representan conjuntos de elementos y, en el caso del diagrama de Venn, estos círculos están superpuestos. Los elementos que se superponen en los conjuntos quedan dentro de la famosa intersección.
Así, al comparar elementos en un diagrama de Venn, es muy fácil ver qué tienen en común —aquello que queda dentro de la intersección— y también qué características son únicas en cada conjunto. En este sentido, las aplicaciones del diagrama de Venn en los negocios pueden ser múltiples, por ejemplo:
- Para elegir entre diferentes proveedores de servicios o software.
- Al momento de tomar una decisión sobre uno u otro candidato dentro de un proceso de reclutamiento y selección.
- En el caso de tener que decidir a qué idea darle curso dentro de un proyecto en una sesión de lluvia de ideas.
- O al elegir qué camino seguir frente a dos planteamientos de renovación en algún área de la empresa.
Esta capacidad de comparación también se usa con frecuencia para contrastar datos y predecir futuras intersecciones entre los elementos analizados. Es decir, como una medida de probabilidad.
Formación
Gracias a que el diagrama de Venn es eficaz al momento de presentar información de forma visual, lo que facilita la comprensión, es una herramienta muy valiosa en las instancias de capacitación dentro de las empresas.
Ten en cuenta que las personas somos aprendices visuales, por ello, cuando la información se presenta de forma gráfica se vuelve mucho más fácil captar el mensaje, entender los datos y avanzar con ese nuevo conocimiento. Así, es frecuente que dentro de los programas formativos de las organizaciones se utilicen estos diagramas.
De la misma forma, muchos equipos usan diagramas de Venn durante las presentaciones de negocio para transmitir su punto de vista de manera eficiente y, sobre todo, digerible. Al dividir las ideas en sus relaciones más simples, se puede obtener una mejor comprensión de lo que significan y cómo se relacionan entre sí.
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Ejemplos de diagrama de Venn
Antes de explicarte cómo hacer un diagrama de Venn es importante que quede claro el concepto. Para ello, hemos traído dos ejemplos sobre su aplicación en los negocios.
Comparación de funciones en equipos diferentes
Supongamos que necesitas comparar las funciones o responsabilidades de diferentes equipos dentro de tu empresa. El objetivo de esta iniciativa es conseguir un flujo de trabajo más ágil y eficiente. Para poder hacer este análisis decides representar la relación entre dos equipos concretos: servicio al cliente (Círculo A) y marketing (Círculo B).
El equipo de servicio al cliente se encarga de:
- Responder consultas de los usuarios.
- Seguimiento de consultas.
- Resolver problemas o quejas de clientes.
- Procesar pedidos y transacciones.
Pero también se ocupa de la gestión de la reputación del negocio, el seguimiento de comentarios de los usuarios que interactúan con la marca y el análisis de datos de los consumidores.
Por su parte, el equipo de marketing es responsable de:
- Comunicar la propuesta de valor.
- Investigación de mercado.
- Promoción de productos y servicios.
- Planificación y desarrollo de estrategias comerciales.
A su vez, también forma parte de su labor gestionar la reputación del negocio, darle seguimiento a los comentarios en distintas plataformas donde los usuarios interactúan con el negocio y analizar datos de los consumidores.
En este ejemplo de diagrama de Venn, la intersección incluye todas las áreas de responsabilidad que se superponen. Precisamente, es en esas funciones que ambos equipos pueden colaborar entre sí para agilizar sus tareas, intercambiar información y brindar una mejor experiencia a los clientes.
El candidato ideal en un proceso de selección
El segundo de los ejemplos de diagrama de Venn que vamos a trabajar se relaciona de forma directa con el área de gestión humana. Precisamente, se enfoca en el proceso de selección y detalla los diferentes criterios que deben darse para conseguir al candidato ideal en una convocatoria.
Está claro que la mayoría de las personas que trabajan en Recursos Humanos conoce el paso a paso o al menos están familiarizados con las labores a realizar al momento de contratar un nuevo empleado. Sin embargo, crear un diagrama de Venn puede ayudar a trazar un recorrido visual para los candidatos y definir cuál de ellos reúne todos los atributos para cubrir la vacante.
Así, por ejemplo, puedes tener un círculo etiquetado como formación. Otro puede ser Experiencia. Un tercer círculo puede relacionarse al fit cultural o algo similar. Y, finalmente, un cuarto círculo destinado a las referencias positivas del candidato.
Una vez que hayas configurado tu diagrama de Vann puedes colocar a cada uno de los candidatos que participan del proceso de selección, en el sitio en el que encajan en el en el gráfico y ver quién se alinea a lo que la empresa busca.
¿Cómo hacer un diagrama de Venn?
Lo primero que debes saber sobre cómo hacer un diagrama de Venn es que existen muchas formas de crearlo. En internet encontrarás numerosas plantillas y modelos que puedes usar, porque si hay algo que caracteriza a esta clase de diagrama es su versatilidad.
Ten en cuenta que existen diagramas de Venn de 1, 2, 3 o 4 conjuntos como en el ejemplo que vimos antes e incluso muchos más. Todo depende de los datos que quieras visualizar y las variables que quieras comparar. Con esto en mente, a continuación te compartimos el paso a paso para hacer tu propio diagrama de Venn:
Paso 1: Determina el objetivo del diagrama
¿Qué quieres comparar? ¿Para qué quieres hacerlo? ¿Qué resultados esperas hallar? Hacerte estas preguntas puede ser de gran ayuda para comenzar a definir qué información incluir en tu gráfico. Pero además, esto te permitirá enfocar mejor tu análisis a lo largo de todo el proceso.
Paso 2: Define los datos que vas a utilizar
La segunda parte del trabajo consiste en escribir todos los elementos, ideas, conceptos o temas que quieres representar en tu diagrama. Esta colección de datos es el conjunto universal de esta representación gráfica.
En esta instancia un recurso que puede resultar muy útil es hacer una lluvia de ideas con tu equipo. Así, podrás enlistar todos los elementos que van a formar parte de los conjuntos del diagrama.
Paso 3: Decide qué tipo de diagrama es el ideal
En esta etapa debes decidir qué tipo de diagrama de Venn es el más adecuado para el análisis que quieras llevar a cabo. Por ejemplo, si vas a buscar similitudes y diferencias entre tres conceptos, lo mejor sería crear tres conjuntos y, por lo tanto, crear un diagrama que incluya como mínimo tres círculos.
Paso 4: Dibuja un círculo para cada conjunto de datos
Una vez que hayas definido los elementos que vas a comparar, es momento de pasar a la acción, es decir, empezar a dibujar los círculos para representar cada conjunto. Si estás dando tus primeros pasos con esta clase de esquema te recomendamos ir de a poco, quizás al inicio hacer un diagrama de Venn con dos, tres o cuatro variables como máximo. Luego podrás ir aumentando la complejidad del diseño y del análisis.
Paso 5: Organiza los elementos en el diagrama
A continuación, comenzarás a añadir cada elemento a tu diagrama de Venn, dependiendo de si tienen similitudes o diferencias con los otros conjuntos.
Supongamos que has creado un diagrama de tres círculos: A, B y C. Los elementos sin similitudes irán en cada uno de los círculos. Cuando haya una similitud entre un elemento de A y B, A y C o B y C este irá en la sección superpuesta de estos círculos. Es decir, en la unión que corresponda.
Ahora bien, si la característica de un elemento es compartida por los tres conjuntos, entonces este debe ubicarse en el centro del diagrama, es decir, donde todos los círculos se cruzan. Lo que se denomina intersección.
Así, en el área de la intersección del diagrama de Venn escribirás las semejanzas que tienen los elementos que estás comparando. Lo que esté por fuera de esa área y de las uniones o superposiciones serán las particularidades que tiene cada elemento o sus diferencias.
Paso 6: Personaliza tu diagrama
Como señalamos antes, una de las características del diagrama de Venn es que sirve para representar la información de forma visual y organizar también de manera gráfica los datos. De un simple vistazo las personas deben ser capaces de comprender las similitudes y diferencias entre elementos para poder hacer correlaciones. Por ello, lo visual tiene un gran impacto en esta herramienta.
Tal es así que el último paso de cómo hacer un diagrama de Venn se relaciona con la personalización de este gráfico. Básicamente, es el momento de ponerse creativos y añadir al diseño diferentes colores, tipografías, notas, etiquetas y otros elementos que ayuden a visualizar con maoyor claridad toda la información reunida en el diagrama.
Aplicaciones del diagrama de Venn en los negocios
Aunque a lo largo del artículo hemos visto algunos ejemplos de aplicaciones del diagrama de Venn en los negocios, es importante revisarlos con más detalle. Otras formas de aplicar este diagrama en las empresas son:
- Mejora o desarrollo de nuevos productos y servicios. Este puede ser un gran recurso para la comparación de productos o servicios. Cuando en un negocio se está buscando la forma de mejorar los productos existentes o cuando se busca desarrollar uno nuevo, el diagrama de Venn puede ser muy útil para poner estos elementos en revisión y analizar sus debilidades y fortalezas.
- Herramienta de comunicación. Otra forma de darle uso a estos diagramas en las empresas es como herramienta de comunicación. Es que son un gran recurso para facilitar la comprensión de conceptos e ideas. Por ello, se pueden usar en presentaciones, formaciones o para transmitir información.
- Comprensión de los procesos. Otra de las aplicaciones del diagrama de Venn en los negocios es para poder comprender de forma ágil y eficiente los procesos de una empresa y cómo interactúan entre sí. Esto sirve para compartirlo de manera interna, para que el equipo tenga una dimensión más clara de cómo funciona la compañía y cuál es el impacto de su rol dentro de ella. Pero también de forma externa, cuando se busca inversionistas o socios estratégicos.
- Toma de decisión. Por todo lo que hemos visto hasta aquí, el diagrama de Venn es un recurso muy valioso en los negocios para la toma de decisiones. Ya sea porque facilita la comparación de variables o la comprensión de un determinado tema, es una herramienta a tener en cuenta al momento de decidir un camino a seguir dentro de la compañía.
Conoce otra herramienta clave para tu negocio: El software de Recursos Humanos
El diagrama de Venn es una herramienta más de tantas que hoy puedes utilizar para mejorar la eficiencia y agilidad de tu empresa. Ya hemos visto sus funciones, la forma de implementarlo y cómo crear uno, es decir que tienes toda la información para comenzar explorar este recurso.
Ahora bien, si buscas una herramienta que sea un antes y un después para tu negocio, entonces debemos hablar del software de RR.HH. Este fue diseñado para mejorar la forma en que se trabaja en los departamentos de gestión humana.
Su objetivo es hacer más ágiles y eficientes los procesos del área para reducir cuellos de botella y darle más tiempo a los profesionales de este sector. Tiempo que luego podrán utilizar para mejorar las condiciones laborales de los trabajadores y aumentar así la productividad de las empresas.
Al final, las herramientas que elijas para tu negocio deben estar alineadas con dos de las principales metas de toda empresa: la rentabilidad, por supuesto, pero también las personas, que son la pieza clave para alcanzarla.
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