Ante los rápidos cambios de nuestra era, que han llevado a las personas a acostumbrarse a un entorno “VUCA”, la gestión de proyectos requiere estrategias metódicas que resuelvan las complejidades en cualquier entorno empresarial, en especial cuando se trata de proyectos de gran escala.
Para facilitar esta complejidad, han nacido modelos como Cynefin, una herramienta que guía las tomas de decisiones, analizando el contexto en el que estas son tomadas, ayudando a los líderes a comprender y clasificar los problemas que se presentan en su entorno empresarial, de manera que puedan tomar decisiones informadas y efectivas.
Hoy en Factorial exploraremos cómo el modelo Cynefin puede ser aplicado en la gestión de proyectos complejos, especialmente en el área de recursos humanos (HR).
Tabla de contenidos
¿Qué es el modelo Cynefin?
El modelo Cynefin es un marco conceptual que ayuda a los líderes a entender y abordar los problemas que se presentan en su entorno empresarial y fue desarrollado por el investigador de sistemas de origen galés Dave Snowden.
El término “Cynefin” proviene del idioma galés y significa “lugar de nacimiento”, lo que hace referencia a la importancia de conocer el entorno en el que se desarrolla un proyecto para poder gestionarlo de manera efectiva.
El modelo consta de cinco dominios principales: Simple, Complicado, Complejo, Caótico y Desordenado. Cada dominio representa un tipo de problema que se puede encontrar en un entorno empresarial, y requiere un enfoque diferente para ser gestionado de manera efectiva.
Los cinco dominios del modelo Cynefin
Simple (Conocido):
En este dominio, los problemas son claros y sencillos de entender. Las soluciones son evidentes y fáciles de aplicar, y no requieren una gran cantidad de experiencia o conocimientos especializados. Por ejemplo, la gestión de una nómina es un problema simple que puede ser resuelto fácilmente con la aplicación de procedimientos estándar, o la implementación de un programa de entrenamiento estándar para nuevos empleados.
En general, en el tipo de problemas conocidos a menudo ya hay pasos explícitos que dictan la siguiente etapa del proceso. Por ejemplo, los problemas que se encuentran en las mesas de ayuda o los centros de llamadas a menudo son predecibles, y existen procesos para manejar la mayoría de ellos.
Snowden argumenta que es necesario “Sentir – Categorizar – Responder” a las decisiones obvias. En pocas palabras, se debe evaluar la situación, categorizar su tipo y luego basar su respuesta en las mejores prácticas. A menudo ya hay una respuesta “correcta” establecida, basada en un proceso o procedimiento existente.
Sin embargo, existe el peligro de que los contextos obvios se simplifiquen en exceso. Esto sucede a menudo cuando los líderes, o toda una organización, experimentan el éxito y luego se vuelven complacientes. Para evitar esto, te sugerimos asegurarte de que existan canales de comunicación claros, de modo que los miembros del equipo puedan informar cualquier situación que no se ajuste a ninguna categoría establecida.
Otro desafío es que los líderes puedan no ser receptivos a nuevas ideas debido a experiencias y éxitos pasados. Por ejemplo, algunas personas pueden asumir automáticamente que las soluciones anteriores funcionarán nuevamente. Para superar esto, es importante estar abiertos a nuevas ideas y estar dispuestos a buscar sugerencias innovadoras. Este tipo de problemáticas puede ser aún más fácilmente resueltas a través de un software como Factorial HR, que te ayuda a automatizar procesos de comunicación y tener la participación de todos los miembros de un equipo.
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Complicado (Conocido-desconocido):
En este dominio, los problemas son más complicados y requieren una mayor cantidad de conocimientos y experiencia para ser resueltos, es decir de un experto. Las soluciones no son evidentes y deben ser desarrolladas por conocedores en el tema. Por ejemplo, el diseño de una nueva política de recursos humanos puede ser un problema complicado que requiere la intervención de expertos en el tema.
El enfoque de toma de decisiones aquí es “Sentir – Analizar – Responder”. En otras palabras, se debe evaluar la situación, analizar lo que se sabe (a menudo con la ayuda de tu consultor) y decidir la mejor respuesta, utilizando buenas prácticas.
Los líderes pueden confiar demasiado en los expertos en situaciones complicadas, mientras descartan o pasan por alto las soluciones creativas de otras personas. Para superar esto, Factorial te sugiere implicar a un equipo de personas de una amplia variedad de orígenes (incluidos rebeldes y disidentes) y usar herramientas como nuestro software para, de nuevo, asegurarte de que se escuchen los puntos de vista de todos.
Complejo (Desconocido):
En este dominio, los problemas son más complejos y no tienen una solución única. Los líderes deben experimentar y adaptarse a las situaciones para encontrar soluciones efectivas. Por ejemplo, la gestión de un equipo de trabajo diverso y multicultural puede ser un problema complejo que requiere una adaptación constante y una estrategia de gestión flexible, además de sistemas que faciliten procesos de comunicación como Factorial. Otro ejemplo de problema complejo en HR puede ser el desarrollo de una nueva política de beneficios para empleados.
Los contextos complejos a menudo son impredecibles, y el mejor enfoque aquí es “Sondar – Sentir – Responder”. En lugar de tratar de controlar la situación o insistir en un plan de acción, a menudo es mejor ser pacientes, buscar patrones y alentar a que surja una solución.
Puede ser útil realizar experimentos comerciales en estas situaciones y aceptar el fracaso como parte del proceso de aprendizaje. Asegúrate de tener procesos implementados para guiar el pensamiento de tu equipo; incluso un simple conjunto de reglas puede conducir a mejores soluciones que ninguna guía.
Caótico (Sin orden aparente):
En este dominio, los problemas son impredecibles y caóticos. Los líderes deben tomar decisiones rápidas para contener la situación y restaurar el orden. Por ejemplo, una crisis empresarial o un desastre natural pueden ser un problema caótico que requiere de una acción inmediata y decisiva. Otro ejemplo de problema caótico podría ser una crisis de relaciones públicas que afecte la imagen de la empresa, debido a la cual los líderes deban tomar decisiones rápidas para contener la situación y restaurar el orden.
El enfoque de toma de decisiones aquí es “Actuar – Sentir – Responder”. Debes actuar con decisión para abordar los problemas más apremiantes, detectar dónde hay estabilidad y dónde no, y luego responder para hacer que la situación pase del caos a la complejidad.
Para navegar con éxito en situaciones caóticas, Factorial te invita a hacer un análisis de riesgos para identificar posibles riesgos, priorizarlo con un gráfico de impacto/probabilidad de riesgos y asegurarte de tener un plan de crisis integral. Es imposible prepararse para cada situación, pero la planificación para riesgos identificables suele ser útil.
Desordenado (Sin categoría):
En este dominio, los líderes no tienen información suficiente para determinar el tipo de problema que enfrentan. La prioridad en este dominio es obtener información y desarrollar una comprensión clara del problema para poder tomar decisiones informadas. Por ejemplo, una empresa puede enfrentar un problema que inicialmente parece simple, pero luego se descubre que es mucho más complejo de lo que se pensaba, lo que lleva a una situación de desorden. En HR, un problema desordenado podría ser la disminución repentina de la satisfacción de los empleados sin una razón aparente.
En este caso, los líderes de HR deben recopilar más información y analizarla cuidadosamente para determinar la naturaleza del problema y desarrollar una estrategia efectiva para abordarlo.
Errores típicos al aplicar el modelo Cynefin
El marco Cynefin es un modelo pragmático de toma de decisiones, que se enfoca en resolver la situación actual y no en el éxito futuro de un proyecto. Si no tienes esto en cuenta, pueden surgir problemas con respecto a la gestión del proyecto o el proyecto podría fallar por completo. Veamos algunos ejemplos:
- Aplicar la estrategia simple para una situación compleja o complicada: Las situaciones simples son más fáciles de manejar. Por lo tanto, muchos gerentes tienden a distorsionar y simplificar la situación en juego, a pesar de saber que es más compleja. Esto puede dar lugar a que se tomen decisiones fatales, poniendo en peligro el éxito del proyecto. Lo fácil puede ser enemigo de lo bueno en este caso.
- Abordar una situación compleja utilizando las estrategias para una situación complicada: Un sistema complicado se gestiona con conocimiento experto y análisis exhaustivos. Sin embargo, si utilizas este enfoque en un sistema complejo, existe un gran riesgo de quedar atrapado en bucles de análisis y procesos ineficaces. En el caso de una situación complicada lo más importante, más allá del análisis, es estrategias flexibles, adaptables que le permitan al equipo avanzar a través del aprendizaje propio en su quehacer interno, del pivotaje.
- No reconocer una situación caótica: si el sistema se vuelve caótico, una respuesta rápida y la técnica de gestión adecuada son vitales para superar la situación caótica lo más rápido posible. Si, como gerente, actúas con demasiada vacilación o promulgas reglas que no son ideales para la empresa, puedes provocar daños a largo plazo.
Los directores de RRHH pueden tomar decisiones informadas y desarrollar estrategias efectivas para resolver problemas en su entorno empresarial gracias al modelo Cynefin, apoyándose además de herramientas para asegurar lo más clave en estas problemáticas: la comunicación.
Te invitamos a usar el marco Cynefin facilitando la comunicación empresarial con Factorial HR la próxima vez que tengas que tomar una decisión importante en el trabajo. Trata de identificar correctamente el dominio en el que se encuentra tu problema y utiliza el enfoque de toma de decisiones adecuado para procesar la información y avanzar.
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