La capacitación laboral es un proceso continuo. En él, las empresas entregan a su equipo conocimientos, habilidades y competencias necesarias para el cargo. Así, el talento se adapta mejor a cambios tecnológicos y organizacionales.
Esta formación para el trabajo puede orientarse a preparar personal nuevo. También puede enfocarse en el desarrollo profesional continuo de quienes ya ocupan un puesto. En ambos casos, exige planificación desde Recursos Humanos.
Una correcta gestión de la capacitación fortalece competencias y reduce errores operativos. Asimismo, facilita la adopción de nuevas tecnologías y procesos dentro de la organización. Por lo tanto, no es solo un requisito legal, sino una inversión estratégica.
Marco legal de la capacitación laboral en Colombia
El punto de partida es el Código Sustantivo del Trabajo (CST), reformado en varias ocasiones por la Ley 50 de 1990 y, más recientemente, por la Ley 2466 de 2025. Ambas normas regulan de forma directa la formación de las personas trabajadoras. Puedes revisar el detalle completo de la legislación laboral en Colombia para entender el marco general.
Artículo 21 de la Ley 50 de 1990: dos horas semanales de capacitación
La Ley 50 de 1990 adicionó un artículo clave al CST sobre dedicación exclusiva a la formación. Según el texto oficial de la norma, las empresas con más de cincuenta trabajadores que laboren 48 horas semanales deben destinar dos horas de esa jornada. Esas horas, pagadas por el empleador, se dedican exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación laboral.
Esta disposición sigue vigente y aplica a empresas de tamaño medio y grande. En consecuencia, el área de Talento Humano debe planificar estos espacios dentro del cronograma anual. De lo contrario, la empresa incumple una obligación expresa del CST.
El contrato de aprendizaje como puerta de entrada a la formación
El Código Sustantivo del Trabajo también regula el contrato de aprendizaje. Este vínculo permite que una persona reciba formación práctica a cambio de un apoyo económico. Con la reforma de 2025, esta figura cambió de manera sustancial. Revisa también cómo se clasifican los distintos tipos de contrato laboral en Colombia para dimensionar el impacto.
Ley 2466 de 2025: la reforma laboral y la capacitación de personal
La Ley 2466 de 2025 introdujo la reforma laboral más amplia de las últimas décadas en Colombia. Entre sus principios rectores, incluye expresamente la garantía a la seguridad social, la capacitación y el descanso necesario. Esto confirma que la formación para el trabajo es, hoy, un pilar del nuevo Código.
Contrato de aprendizaje y formación dual con el SENA
Bajo la nueva ley, el contrato de aprendizaje pasó a ser un contrato laboral especial a término fijo. Su duración no puede superar tres años. Además, los aprendices adquieren la calidad plena de trabajadores, con acceso a prestaciones sociales.
En la formación tradicional, la etapa lectiva paga el 75% del SMMLV.
Luego, en la etapa práctica, el apoyo sube al 100% del SMMLV. En la formación dual, en cambio, el SENA y la empresa articulan el plan formativo de manera conjunta.
Las empresas privadas con 15 o más trabajadores deben vincular aprendices en programas técnicos o tecnológicos. Si no lo hacen, deben pagar la monetización correspondiente.
Este valor, tras la reforma, subió a 1,5 SMMLV por cada aprendiz no contratado. Los aportes parafiscales destinados al SENA financian precisamente estos programas de formación; conoce el detalle completo sobre aportes parafiscales en Colombia y su cálculo mensual.
SMMLV 2026 y su impacto en los costos de formación
Para dimensionar estos montos, es clave conocer el valor vigente del salario mínimo. El SMMLV 2026 quedó fijado en $1.750.905, según el Decreto 1469 de diciembre de 2025. Representa un incremento del 23% frente a 2025.
Con esta cifra, la etapa lectiva de un aprendiz equivale a $1.313.179 mensuales. La etapa práctica, en cambio, corresponde al SMMLV completo, es decir, $1.750.905. Por su parte, la monetización por aprendiz no contratado asciende a $2.626.358 (1,5 SMMLV).
Estos valores impactan de forma directa el presupuesto de capacitación laboral de cualquier empresa. Por lo tanto, RR.HH. y Finanzas deben coordinar la planeación anual desde enero. Así se evitan sorpresas presupuestales a mitad de año.
Capacitación virtual: ¿es válida según la ley colombiana?
La normativa colombiana no exige que la formación sea exclusivamente presencial. La capacitación en línea es válida siempre que cumpla ciertos requisitos formales. Debe, además, quedar documentada dentro de los planes de formación de la empresa.
Para que la capacitación virtual tenga validez legal, debe cumplir lo siguiente:
- Estar alineada con las funciones del cargo o con el desarrollo de competencias.
- Formar parte de los planes de capacitación laboral definidos por la organización.
- Contar con registros, constancias o evaluaciones que acrediten la participación.
Esta modalidad permite reducir costos operativos y ampliar el acceso a la formación. Sin embargo, siempre debe mantenerse la trazabilidad documental exigida por la ley.
Obligaciones del empleador en materia de capacitación laboral en Colombia
El Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 50 de 1990 y la Ley 2466 de 2025 imponen deberes concretos al empleador. En primer lugar, debe garantizar formación efectiva a su equipo. También debe destinar las dos horas semanales de capacitación cuando aplique.
Además, el empleador debe afiliar a los aprendices a salud y riesgos laborales desde la etapa lectiva. En la etapa práctica, la afiliación se extiende a pensión de forma integral. De igual manera, debe reportar correctamente estos casos en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
Estas obligaciones suelen incorporarse también en el reglamento interno de trabajo de cada organización. Este documento delimita, entre otras cosas, los períodos de aprendizaje y de prueba. Por lo tanto, conviene revisarlo y actualizarlo tras la reforma laboral.
Riesgos de incumplimiento y sanciones
El incumplimiento de estas obligaciones puede generar sanciones económicas relevantes. El Ministerio del Trabajo, además, puede imponer multas por infracciones laborales. En consecuencia, documentar cada proceso formativo se vuelve indispensable para cualquier auditoría.
Obligaciones del trabajador en los procesos de formación
No solo el empleador tiene deberes frente a la capacitación laboral. El trabajador también debe cumplir ciertas condiciones dentro del proceso formativo. Entre ellas, destacan las siguientes:
- Asistir puntualmente a los cursos y actividades formativas programadas.
- Seguir las indicaciones de instructores o responsables de la capacitación.
- Cumplir con los programas de formación establecidos por la empresa.
- Presentar las evaluaciones de conocimientos o competencias que sean requeridas.
Estas obligaciones mutuas refuerzan el carácter bilateral de la capacitación laboral en Colombia. Así, tanto empresa como colaborador se comprometen con el desarrollo del talento.
Por qué la capacitación laboral fortalece la productividad en Colombia
Colombia enfrenta un reto estructural en formación para el trabajo. Sin capacitación continua, muchos trabajadores terminan en esquemas de informalidad. Allí, pierden acceso a seguridad social y a prestaciones básicas.
El talento sin formación actualizada pierde competitividad frente a un mercado cambiante. Las empresas, por su parte, demandan cada vez más habilidades técnicas y blandas. Quienes no las tienen quedan, poco a poco, fuera del mercado formal.
Con la reforma laboral de 2025, el país busca revertir parte de esta tendencia. Al dignificar el contrato de aprendizaje, fortalece el puente entre formación y empleo. Además, alinea la normativa nacional con estándares de la OIT en formación profesional.
El reto de gestionar la capacitación laboral en Colombia desde RR.HH.
Diseñar programas de formación, dar seguimiento al avance del personal y cumplir con la ley requiere tiempo y organización. Esto se complica aún más tras los cambios de la Ley 2466 de 2025. Por eso, muchas áreas de Talento Humano buscan apoyo tecnológico.
Contar con una plataforma que planifique, documente y dé seguimiento a la capacitación laboral facilita el cumplimiento normativo. Además, permite medir resultados y fortalecer el desarrollo del talento dentro de la empresa. Así, RR.HH. gana tiempo para enfocarse en decisiones estratégicas.
✅ Gestiona la capacitación de tu equipo de forma clara, ordenada y conforme a la ley colombiana. Prueba Factorial gratis y centraliza todo el proceso en un solo lugar.
Preguntas Frecuentes
Sí. El Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 2466 de 2025 establecen obligaciones concretas de formación para el empleador.
Las empresas con más de cincuenta trabajadores y jornada de 48 horas semanales, según el artículo 21 de la Ley 50 de 1990.
En etapa lectiva recibe el 75% del SMMLV ($1.313.179). En etapa práctica, el 100% del SMMLV ($1.750.905).
Sí, siempre que esté documentada, alineada al cargo y forme parte de los planes de formación de la empresa.
Debe pagar la monetización, fijada en 1,5 SMMLV por cada aprendiz no vinculado, según la Ley 2466 de 2025.
