¿Sabías que en Colombia las principales denuncias de los trabajadores se relacionan al incumplimiento de las normas vinculadas a los riesgos laborales por parte del empleador? Frente a este panorama, las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo son fundamentales.
Según datos del Ministerio del Trabajo, en los últimos dos años se recibieron más de 32.700 quejas de trabajadores por la violación de normas laborales en relación a la seguridad y salud en el trabajo. Esto demuestra que contar con sistemas de inspección internos es clave para poder llegar bien preparados a las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo realizadas por las autoridades.
Por todo ello, en este artículo vamos a contarte qué tipos de inspecciones de seguridad y salud en el trabajo se realizan en Colombia, quién hace estas inspecciones, cuál es el procedimiento y cómo prepararse para la inspección. ¡Comencemos!
Tabla de contenidos
¿Qué son las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo?
Las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo son una herramienta fundamental para los trabajadores, las empresas, las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) y las autoridades gubernamentales. En tanto, permiten conocer el nivel de adecuación de las organizaciones a los estándares que fija la normativa en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
Así, estas inspecciones son un proceso de observación sistemática mediante el cual se evalúan y corrigen las condiciones laborales, maquinaria, entorno, elementos, instalaciones y puestos de trabajo, con el fin de evitar accidentes y enfermedades laborales.
De esta manera, las inspecciones buscan establecer unas medidas y condiciones de seguridad óptimas en cada uno de los aspectos evaluados. La existencia de un sistema eficaz de inspección es un elemento central para la promoción del trabajo decente y saludable. Ya que estas evaluaciones ayudan a garantizar el cumplimiento efectivo de la legislación, la efectividad de las políticas de seguridad y salud en el trabajo y la protección de todas las personas trabajadoras.
Por lo tanto, las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo son un elemento para promover espacios de trabajo seguros, donde se garantice el cumplimiento de los derechos elementales de la fuerza laboral, así como su bienestar.
Sumado a ello, debemos decir que las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo hacen parte del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) que es, básicamente, el programa de salud ocupacional obligatorio que todas las empresas colombianas deben implementar. Precisamente, las inspecciones en materia de seguridad y salud laboral buscan identificar cómo está funcionando el SG-SST en las empresas.
👉 Descubre el paso a paso para crear la política de seguridad y salud en el trabajo.
¿Qué tipos de inspecciones de seguridad y salud en el trabajo hay en Colombia?
En principio, los distintos tipos de inspecciones de seguridad y salud en el trabajo se pueden categorizar en función del planeamiento y la periodicidad con que se realizan.
Según su planeación pueden ser:
- Informales. Estas se realizan como parte de la rutina de trabajo de todas las personas de la organización o de ciertos empleados. Se caracterizan por no seguir un cronograma previo, sino que son improvisadas y, por lo general, sus resultados solo se reportan cuando hay alguna condición laboral particular que se debe señalar.
- Formales. En este caso sí se requiere de un cronograma y un proceso previo de planificación, enfocado en las necesidades específicas del SG-SST. Se caracterizan por seguir un proceso sistemático para cubrir todas las áreas críticas y los factores de riesgo de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Según su periodicidad pueden ser:
- Irregulares. Se realizan a intervalos irregulares de tiempo, sin un plan o cronograma específico a seguir. Por lo general, se llevan a cabo cuando se produce algún incidente o las autoridades de la empresa son alertadas de algún riesgo que necesita seguimiento.
- Regulares. Estas tienen una periodicidad determinada, por ejemplo, se realizan de forma mensual, trimestral o semestral. Se rigen en función de un cronograma y un plan de acción definido de acuerdo con las políticas de seguridad y salud de la empresa y los objetivos del SG-SST.
Además de esta clasificación, otros tipos de inspecciones de seguridad y salud en el trabajo son:
Inspección general
Esta se realiza para investigar todas las instalaciones de la empresa con el objetivo de identificar posibles causas de emergencias. Se evalúa el nivel de adecuación de la compañía a los Estándares Mínimos del SG-SST fijados en la Resolución 0312 de 2019. Básicamente, un conjunto de normas, requisitos y procedimientos obligatorios para los empleadores que definen las condiciones básicas para el funcionamiento del SG-SST.
Inspección a áreas críticas
Este tipo de inspección se enfoca en las áreas de la empresa y componentes de los equipos, máquinas, materiales o estructuras que tienen mayor probabilidad de ocasionar riesgos laborales para los trabajadores, en caso de deterioro, fallas o uso inadecuado.
Inspección del conocimiento de los trabajadores
Este tipo de inspección busca determinar cuál es el nivel de conocimiento que tiene el trabajador acerca de las prácticas de medio ambiente, salud y seguridad que son aplicables a las actividades que lleva a cabo en la empresa. En este punto, por ejemplo, se puede identificar que el colaborador necesita capacitación en estos temas para prevenir accidentes laborales.
Inspección de los equipos de atención de emergencias
Otro de los tipos de inspecciones de seguridad y salud en el trabajo son las que se realizan a los equipos para la atención de emergencias, estos son: extintores de incendio, botiquines, camillas o alarmas, entre otros. El objetivo aquí es garantizar su efectividad al momento de utilizarlos.
Inspección del uso de los elementos de protección personal
Esta debe realizarse en el centro de trabajo para garantizar la calidad, el buen funcionamiento y la implementación adecuada de estos equipos. Así como su reposición en caso de ser necesario.
Inspección de orden y aseo
En este caso, las inspecciones están dirigidas a evaluar el nivel de limpieza de las empresas, poniendo especial énfasis en los protocolos de bioseguridad. Estas son evaluaciones que también se dan a nivel general, en todas las instalaciones de la compañía.
👉 Quizás te puede interesar: Qué es la higiene industrial y su importancia para Recursos Humanos.
¿Quién hace las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo en Colombia?
Como ya dijimos, las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo forman parte del SG-SST y constituyen la última fase de la implementación de este sistema en las empresas. Precisamente, en esta etapa quien hace las inspecciones son las Direcciones Territoriales del Ministerio de Trabajo.
Este se encarga de vigilar la correcta implementación de los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo en las organizaciones, así como las medidas correctivas que se les imponga.
Sin embargo, no es el Ministerio de forma directa quien hace estas inspecciones, sino las ARL, una vez al año. Así lo dispone el Decreto 1072 de 2015: “Las Administradoras de Riesgos Laborales realizarán la vigilancia delegada del cumplimiento de lo dispuesto en el presente capítulo (referido al SG-SST) e informarán a las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo los casos en los cuales se evidencia el no cumplimiento del mismo por parte de sus empresas afiliadas”.
Queda claro que, en caso de que la ARL encuentre que el sistema no se está ejecutando según lo indicado en la legislación correspondiente, debe informar al Ministerio de Trabajo para que este haga la revisión del caso y, en función de los hallazgos, defina los pasos a seguir.
Es importante advertir que la falta de cumplimiento que revelen las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo puede dar lugar a sanciones. Estas van desde una multa de hasta 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes, graduales de acuerdo a la gravedad de la infracción.
En caso de reincidencia en estas conductas o incumplimiento de los correctivos que deban adoptarse según la ARL o el Ministerio de Trabajo, se corre el riesgo de suspensión de actividades o cierre definitivo de la empresa.
Procedimiento de inspecciones de seguridad y salud en el trabajo
No existe un procedimiento de inspecciones de seguridad y salud en el trabajo detallado en lo referente a cómo actúan las ARL o el Ministerio de Trabajo al inspeccionar a las empresas.
El Decreto 1072 de 2015 solo establece que las ARL son las encargadas de hacer esta tarea y que deben hacerlo mediante visitas y actividades de inspección en las instalaciones de las empresas.
Sin embargo, para saber cómo prepararse para la inspección es importante decir que no solo las ARL deben o pueden realizarla. En materia de seguridad y salud en el trabajo las empresas deben asumir un rol activo a nivel interno para inspeccionar y controlar el progreso de la implementación del SG-SST.
Para ello, muchas compañías se orientan con la Guía Técnica Colombiana NTC 4114. Allí, se detalla un procedimiento estándar para que los distintos miembros de la compañía encargados de vigilar la seguridad y salud en el trabajo lleven adelante su propia inspección, en pos de la mejora continua.
Conocer este procedimiento le permite a la empresa saber cómo prepararse para la inspección, en tanto, conocerá qué áreas se revisarán, cuáles fueron las acciones correctivas que se sugirieron en el pasado y en qué nivel se ha avanzado para adecuarse a ello. Te compartimos los puntos principales:
Planificación
Para empezar, es importante prestarle la debida atención a la etapa de planificación dentro del procedimiento de inspecciones de seguridad y salud en el trabajo. En este caso, algunos pasos a realizar son:
- Definir el área o equipo a inspeccionar.
- Establecer el objetivo de la inspección.
- Determinar el tipo de inspección a realizar.
- Verificar e investigar qué criterios y parámetros a inspeccionar conforman una condición de seguridad.
- Revisar y preparar el formato de inspección de seguridad y salud en el trabajo aplicable.
Formato de inspección de seguridad y salud en el trabajo
Los responsables de realizar la inspección a nivel interno en la empresa, ya sea el empleador, el jefe de Seguridad y Salud en el Trabajo, el Comité Paritario (COPASST) o el Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda, deben ejecutarla de acuerdo al plan establecido previamente.
Para ello, el elemento principal es la lista de verificación, que debe estar alineada al objetivo propuesto. Precisamente, ese es el formato de inspección de seguridad y salud en el trabajo. Un documento donde se establece la lista de chequeo de lo que se va a inspeccionar.
Podríamos pensarlo como una herramienta de las que dispone el equipo de trabajo para llevar a cabo la inspección de manera más ágil y eficiente, ya que ayuda a hacer foco en las áreas más críticas para la empresa.
Inspección
¿Qué tareas son las que se realizan en la fase inspección? En este paso del procedimiento de inspección de seguridad y salud en el trabajo se realizan las tareas de campo propias de esta evaluación. Es decir, la observación en el lugar para revisar las condiciones en las que laboran las personas en el centro de trabajo, así como las instalaciones, entorno y demás factores de riesgo que se hayan indicado en el formato.
Con la observación y las entrevistas a los trabajadores se consigue información muy valiosa para conocer el estado actual de la empresa en materia de seguridad y salud laboral. Así, se pueden registrar todos los actos y condiciones inseguras que se observen en el recorrido.
Reporte de resultados
Otro de los puntos clave del procedimiento es la realización del reporte donde se deben incluir los resultados de la inspección. Este debe entregarse al jefe del SST o al representante del COPASST y Vígia.
Dentro del reporte, además de los factores de riesgo o incumplimientos registrados, se deben incluir las acciones correctivas que debe aplicar la empresa para eliminar o minimizar esos riesgos e indicar un plazo para que la empresa realice los ajustes que sean necesarios.
Registros de inspecciones
Sumado a lo anterior, el supervisor o jefe del SST en la empresa debe encargarse del correcto almacenamiento del reporte, en tanto, se debe llevar un registro de las inspecciones. De hecho, esto también forma parte de lo que pueden llegar a evaluar las ARL en su revisión anual en la empresa.
Por ello, es importante mantener el registro actualizado de todas las inspecciones que se hayan hecho a lo largo del año en materia de seguridad y salud en el centro de trabajo. Así como de las acciones correctivas que se hayan indicado.
Para conseguirlo, una de las herramientas más útiles es un gestor documental en la nube. Esta es una solución digital que permite almacenar toda la documentación de la empresa en un solo lugar, garantizando tanto la disponibilidad continua de la información, como su seguridad. Además, facilita la actualización de estos documentos, así como compartirlos con los miembros indicados del equipo.
👉 Conoce todas las características del gestor documental.
Darle seguimiento
Por supuesto que con la entrega del reporte no termina el asunto. Si hay algo que distingue al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo es que se trata de un sistema de mejora continua.
No por nada la ley lo define como “el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo”.
El seguimiento es una instancia clave de este plan de mejora y, además, es algo inevitable. Porque si el reporte de la inspección arrojó nuevos riesgos o áreas críticas a resolver, es necesario corroborar que la empresa realice los cambios indicados, en el plazo determinado.
Esto habla del compromiso con el cumplimiento de las normas de seguridad laboral, pero también es una garantía para la compañía de que cuando sea el momento de afrontar la inspección por parte del Ministerio de Trabajo ya se habrá trabajado lo suficiente para corregir errores y evitar sanciones.
¿Cómo puede ayudar un software de RR.HH. a mejorar la gestión de la seguridad y salud en las empresas?
Como tantos otros procesos, la gestión de la seguridad y salud en las empresas requiere que éstas asuman un compromiso real con la calidad. Es mucho más que hacer el papeleo y rellenar algunos casilleros. Ya vimos que se trata de un proceso de mejora continua y que en el presente, de acuerdo a la legislación vigente, no se admiten errores u omisiones por parte de las organizaciones.
La normativa pretende fomentar entornos de trabajo seguros para la fuerza laboral y bajo esta premisa, las sanciones que se pueden imponer a los centros laborales pueden ser muy duras. Frente a ello, la tecnología y, más precisamente, el software de Recursos Humanos plantea varias soluciones.
Al reunir en una sola plataforma diversas funcionalidades permite gestionar el ciclo de vida completo del talento en un solo lugar. Eso incluye, por supuesto, un sinfín de datos que puedes utilizar para mejorar la experiencia de tus colaboradores.
A su vez, esta clase de herramienta ayuda a automatizar buena parte de las tareas de gestión humana, ya que reduce las actividades manuales y repetitivas y le brinda más tiempo al equipo de talento para ocuparse de entender cómo está funcionando la seguridad y salud en el trabajo, cómo se sienten los colaboradores al respecto y de qué forma garantizarles un mayor bienestar.
🚀 ¿Buscas algo como esto en un software de RR.HH.? Entonces, estás en el lugar correcto. Factorial te ofrece todo ello y mucho más. ¡Regístrate y pruébalo gratis!
