Las reuniones de trabajo son fundamentales para la gestión de las empresas y el avance del trabajo en equipo, porque en ellas se presentan opiniones, puntos en común y se organiza la información. Funciona para compartir puntos de vista, establecer criterios y objetivos, en este sentido la comunicación se facilita.
Pero, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de ‘trabajo en equipo’? Hablamos del proceso donde dos o más personas trabajan para lograr el mismo objetivo, de manera organizada y colaborativa.
Es importante destacar que el trabajo colectivo significa mucho más que compartir cargos y responsabilidades. Es una forma productiva de juntar y aumentar el talento, con el fin de lograr un objetivo que no se conseguiría de manera individual, y esa es una de las ventajas más importantes.
Cuando hablamos de reuniones de trabajo o ‘team meeting’ nos referirnos a diferentes tipos de juntas, por ejemplo:
- Trabajadores que trabajan con su líder de equipo
- Compañeros trabajando juntos
- Colaboradores de distintos departamentos o niveles
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Reuniones de trabajo innecesarias
Para tocar este tema, es importante preguntarnos cuándo las reuniones de trabajo son verdaderamente necesarias, comprendiendo que son necesarias cuando la empresa trata algún asunto que necesita seguimiento, puesta en común o toma de decisiones.
Es ahí, cuando dos o más personas se reúnen y tocan dichos asuntos laborales, ya que hay acuerdos o decisiones que no dependen de una sola persona.
Aun así, las reuniones de trabajo requieren tiempo, y no es un simple detalle. Pueden durar media hora, una, dos, o quizá toda una mañana. Esto genera cierto agotamiento en los participantes si se realizan a menudo, de imprevisto, poco dirigidas y enfocadas, además, toma gran parte del tiempo de productividad.
Las juntas han incrementado la duración y frecuencia en los últimos cincuenta años, al punto en que los directivos dedican en ellas un promedio de casi 23 horas a la semana.
Un estudio presentó una encuesta a 76 empresas que disminuyeron las reuniones durante los últimos 14 meses, y demostró que el 92% de los empleados piensa que las reuniones son ‘caras e inútiles.’ Los trabajadores terminaban con ‘tecnoestrés’, según los neuropsicólogos, luego de numerosas interacciones onlines que finalizaban llevando a la ‘fatiga de Zoom’.
Por eso es importante recordar que no es la cantidad de reuniones, sino su planificación por eso estas deben:
- Tener un responsable
- Tener un objetivo, determinado y una duración máxima
- Llegar a conclusiones útiles
¿Cómo hacer mejores reuniones de trabajo?
El objetivo de toda reunión laboral es llegar a un acuerdo, encontrar aprobación, mostrar un proyecto o propuesta e intercambiar puntos de vista entre profesionales.
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Si queremos saber cuál es el éxito de las reuniones de trabajo, podemos basarnos en tres puntos claves: una buena metodología, planificación e implementación en un tiempo apropiado. Pero, ¿cuánto debe durar una reunión para que sea efectiva?
McGeorge plantea que el tiempo ideal es de 25 minutos, basado en el método Pomodoro de Francesco Cirillo, ya que es este el tiempo recomendable para que las personas se concentren. Además del factor tiempo, hay otros factores para tomar en cuenta al momento de organizar una reunión laboral que resulte de lo más productiva, entre ellos:
- Preparación: asegurar tener listo lo que se va a mostrar
- Ambiente adecuado: la sala debe tener espacio para todos los miembros y las herramientas para presentar lo necesario
- Agenda: crear un listado de temas a tratar con anticipación
- Duración: determinar la duración ideal e intentar cumplirla
- Resumen: tomar nota de lo acordado para redactar un acta y entregarlo a los participantes de la junta
- Respeto: debe dominar el respeto a los colaboradores porque así se analizan diferentes puntos de vista
¿Es buena idea eliminar las reuniones de trabajo?
Como ya vimos, las juntas laborales mal organizadas o que no respetan una duración adecuada para que los participantes puedan seguir con sus labores, terminan en una disminución de la productividad, que afecta directamente a la empresa.
El Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) ha publicado un estudio que afirma que si hubiera tres días sin reuniones semanales, la productividad de la empresa crecería un 73 %. Esto significa que las reuniones son efectivas en su justa medida.
El exceso de ellas es lo que las hace improductivas, y eliminarlas no es la mejor opción, ¿cuál es el justo equilibrio? Si pensamos en acotar días (3 veces a la semana), horarios, realizarlas en las mañanas y programarlas solo si es indispensable tratar algún tema colectivamente.
Empresas que lo han eliminado las reuniones
Mientras que las empresas tratan de regresar a la normalidad o crear un esquema mixto tras un largo tiempo de teletrabajo debido a la pandemia, varias deciden eliminar sus reuniones laborales, como es el caso de Bloomberg, Clorox o Twilio.
Intentando impulsar la productividad de los trabajadores, la empresa Shopify, eliminó las juntas laborales argumentando que eran ‘improductivas’ y pidió a sus empleados a no aceptar invitaciones para aprovechar su tiempo.
Por otro lado, la empresa Meta aprobó ‘días de reunión’, para que los trabajadores puedan mantener su ritmo sin sufrir el desgaste de las reuniones.
Con esto, existe la posibilidad de hacer las juntas laborales de manera virtual, que según especialistas son más prácticas, pero menos creativas. Ellos revelan que así se concreta más el objetivo, se escucha con más atención y se respetan los turnos de palabra.
En conclusión, si estás buscando el equilibrio justo para conservar o aumentar la productividad en tu empresa y hacer más positivas las reuniones laborales, prueba y perfecciona la comunicación con tus empleados con nuestra herramienta de comunicación interna de Factorial.
