Las horas extra son el tiempo adicional que un trabajador destina a la realización de sus labores en el trabajo.
En Colombia, estas horas están reguladas por la legislación laboral, es decir, el Código Sustantivo del Trabajo (CST). En esta normativa se fija la cantidad máxima que puede realizar por jornada un colaborador. Además, se establece la remuneración específica de este tiempo extra, conocida como recargo.
Las horas suplementarias son uno de los cambios que afectan a la nómina de tus empleados. Por ello es importante entender cómo gestionarlas desde RR.HH.
Esto implica:
- Conocer qué son horas extra según el CST.
- Qué tipos hay.
- Entender cuáles son los máximos de acuerdo a cada jornada.
- Aprender a calcular su pago.
- Comprender la importancia de utilizar una nómina con horas extra.
En este artículo vamos a explicarte cada uno de estos puntos de forma detallada. ¡Descubre cómo liquidar horas extra en Colombia!
Tabla de contenidos
¿Qué son las horas extra según el Código Sustantivo de Trabajo?
Las horas extra son la cantidad de tiempo adicional que un trabajador dedica a su labor por encima de su jornada de trabajo. También se suele usar el término para hacer referencia al pago que se recibe por trabajar ese tiempo extra.
En el Código Sustantivo de Trabajo las horas suplementarias encuentran su definición en el artículo 159. Allí se establece:
Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada ordinaria, y en todo caso el que excede de la máxima legal.
Para entender aún mejor qué son horas extras, el Código también define qué es la jornada ordinaria de trabajo. Esta es la que acuerda el empleador y el colaborador en el contrato. Sin embargo, a falta de convenio, se aplica la máxima legal.
Esto quiere decir que todo colaborador vinculado mediante un contrato laboral con una empresa debe cumplir con una jornada ordinaria de trabajo. En caso de que esta no se establezca de común acuerdo entre las partes, se aplica lo que se conoce como jornada máxima legal regulada en el CST.
Entonces ¿cuál es la jornada máxima legal? Para poder aclarar esto debemos dirigirnos al artículo 161 del Código. Este fue modificado recientemente a través de una reforma a la duración de la jornada y, por tanto, a las horas extra 2021 en Colombia
Este cambio vino de la mano de la Ley 2101 y representa la reducción de la jornada laboral semanal de 48 a 42 horas y la eliminación del máximo legal diario.
Con esta norma los trabajadores podrán distribuir sus horas de manera flexible, de común acuerdo con los empleadores. La única limitación es que las horas semanales deben distribuirse en un mínimo de 5 y un máximo de 6 días. Respetando siempre la jornada de descanso.
¿Cuáles son los diferentes tipos de horas extra en Colombia?
En Colombia la jornada laboral puede ser diurna, nocturna, dominical o festiva. Con base en ello las horas se clasifican de distintas maneras.
- Diurnas. Estas son las horas de trabajo pertenecientes a la jornada diurna, que tiene lugar entre las 6:00 y las 21:00.
- Nocturnas. Son aquellas que se realizan en el trabajo nocturno que comprende el período entre las 21:00 y las 6:00.
- Extra. Ya hemos definido que las horas extra son el tiempo que se trabaja adicional a la cantidad pactada en el contrato de trabajo.
- Dominicales y/o festivas. Son las horas de trabajo que se llevan a cabo el domingo o en los días festivos.
De esta clasificación se generan los distintos tipos de horas extra: horas extra diurnas; horas extra nocturnas; horas extra diurnas dominicales o festivas; y horas extra nocturnas dominicales o festivas.
Horas extra diurnas
Estas corresponden a la jornada de trabajo diurna y por lo tanto son las que se desarrollan entre las 6:00 y las 21:00.
Por ejemplo, un trabajador cuya jornada ordinaria de trabajo va desde las 9:00 hasta las 17:00, trabaja un total de 7 horas diarias, ya que una de esas horas corresponde al descanso. Si ese colaborador un día tiene que laborar hasta las 18:00, entonces estaría haciendo una hora extra diurna.
Para poder incorporar el cálculo de horas extra en la nómina, es necesario saber qué recargo corresponde en cada caso. De acuerdo con el CST, la hora extra diurna se paga con un recargo del 25% sobre el valor ordinario de la hora.
Por ejemplo, si utilizamos el cálculo de horas extra 2021 Colombia, debemos partir de un valor hora de $3.785 pesos. Para calcular el recargo por hora extra, tendremos que sumar el 25% adicional que indica la ley.
Entonces deberíamos hacer el siguiente cálculo:
- $3.785 x 1.25 = $4.731.
- La hora extra diaria del trabajador implicaría un recargo de $4.731 pesos.
Horas extra nocturnas
Las horas extra nocturnas, también denominadas trabajo suplementario nocturno, son las que ocurren entre las 21:00 y las 6:00 del día siguiente.
Para que sea considerada hora extra nocturna, el trabajador debe haber laborado luego de que la jornada ordinaria se haya cumplido y en el horario que antes mencionamos.
Por ejemplo, un trabajador cuya jornada ordinaria es hasta las 22:00 pero un día trabaja hasta las 23:00, debe recibir el pago por una hora extra nocturna.
El recargo estipulado por la ley es del 75%.
Para hacer el cálculo utilizaremos nuevamente el valor de la hora vigente en 2021, es decir, $3.785 pesos. Por ello, deberíamos hacer la siguiente cuenta:
- $3.785 x 1.75 = $6624.
- La hora extra diaria del trabajador implicaría un recargo de $6624 pesos.
Horas extra diurnas dominicales o festivas
Otra de las circunstancias que suele presentarse en algunas empresas es la necesidad de trabajar los días sábado, domingo o festivos.
Por norma general, el sábado o domingo es el día de descanso obligatorio y por tanto, tiene un tratamiento especial en el Código Sustantivo de Trabajo.
De acuerdo con el primer parágrafo del artículo 179 “el trabajador podrá convenir con el empleador su día de descanso obligatorio el día sábado o domingo, que será reconocido en todos sus aspectos como descanso dominical obligatorio institucionalizado”.
Además, también se especifica que el trabajo dominical es ocasional cuando el colaborador labora hasta dos domingos durante el mes calendario. En cambio, si lo hace tres o más domingos al mes, pasa a ser trabajo habitual.
Entonces, cuando el personal labora un domingo o un festivo y debe trabajar más allá de la jornada ordinaria, se producen horas extras dominicales o festivas diurnas. Siempre y cuando se trabaje entre las 6:00 y las 21:00.
En lo que respecta al trabajo dominical o en días festivos también aplica la jornada laboral ordinaria. Es decir que si se supera el máximo estipulado, se debe reconocer las horas suplementarias.
¿Cómo calcular horas extra dominicales o festivas diurnas? El CST establece un recargo del 100% sobre el valor ordinario de la hora. En otras palabras, se paga el doble.
Este monto extra está compuesto por:
- El recargo por trabajo extra diurno del 25%.
- Recargo por trabajo dominical o festivo del 75%.
De esta forma, si partimos nuevamente del valor de la hora vigente en 2021, es decir, $3.785 pesos, el cálculo sería el siguiente:
- $3.785 x 2= $7.570.
- La hora extra diaria del trabajador implicaría un recargo de $7.570 pesos.
Horas extra nocturnas dominicales o festivas
¿Qué ocurre cuando además de trabajar un domingo o festivo, el trabajador debe laborar más allá de su jornada ordinaria y de noche? Se da lugar a lo que se conoce como horas extra nocturnas dominicales o festivas.
¿Qué condiciones deben darse para que se produzca este tipo de horas extra?
- Deben trabajarse en un domingo o día festivo.
- Se extienden más allá de la jornada ordinaria.
- El trabajo suplementario se desarrolla en horario nocturno, entre las 21:00 y las 6:00 del día siguiente.
Si se dan todas estas circunstancias, la empresa tendrá que asumir el recargo por hora extra nocturna dominical o festiva. Para lo cual, tendrá que hacer el cálculo correspondiente.
¿Cómo se hace? Contemplando el recargo del 150% estipulado en el Código Sustantivo de Trabajo. Esta suma extra a abonar al empleado se compone de la siguiente forma:
- Un recargo extra nocturno del 75%.
- El recargo dominical o festivo del 75%.
Para poder liquidar estas horas extra al trabajador, basándonos en el costo de $3.785 pesos para la hora ordinaria, el cálculo sería el siguiente:
- $3.785 x 2.5= $9.463.
- La hora extra diaria del trabajador implicaría un recargo de $9.463 pesos.
¿Cuál es el límite de horas extra que puede realizar un trabajador en Colombia?
Como vimos antes, la última reforma al Código Sustantivo de Trabajo contempla la reducción de la jornada laboral semanal y la eliminación del máximo legal diario para las horas que puede trabajar el personal.
Claro que también establece la obligación de distribuir esas 42 horas en 5 o 6 días. Con lo cual, de alguna manera se determina un número máximo de horas que puede laborar un trabajador.
¿Cómo influye esto en las horas extra 2021 Colombia? La Ley 2101 no modifica en absoluto el artículo 167 del CST que habla de la distribución de horas a lo largo de la jornada y del límite impuesto al trabajo suplementario.
Por un lado, se establece que las horas de trabajo durante cada jornada deben distribuirse al menos en dos secciones. El descanso intermedio debe adaptarse a la naturaleza del trabajo y a las necesidades de los colaboradores. Este tiempo de descanso no se computa en la jornada.
Por otro lado, el artículo 167 indica que en ningún caso las horas extras de trabajo, ya sea diurnas o nocturnas, podrán exceder de 2 horas diarias y 12 semanales. Es decir que el tiempo suplementario sí tiene un límite legal que todo empleador debe respetar.
Incluso, se contemplan casos en los que las horas extra están prohibidas. Por ejemplo, cuando mediante un acuerdo entre el trabajador y la empresa, se determina que la jornada laboral aumenta 10 horas diarias.
👉 ¿Sabías que las horas extra deben figurar en el Reglamento Interno de Trabajo? Descubre aquí todos los detalles.
¿Cómo se pagan las horas extra?
Esta es una de las dudas frecuentes en la gestión de nómina con horas extra. Lo primero que debemos decir al respecto es que el tiempo suplementario se contempla dentro del salario.
El Código establece que el salario es la remuneración ordinaria, fija o variable y todo lo que recibe el trabajador, en dinero o en especie, como contraprestación directa del servicio. Esto incluye:
- Primas.
- Sobresueldos.
- Valor del trabajo suplementario o de las horas extras.
- Pago por días de descanso obligatorio.
- Bonificaciones habituales.
- Porcentajes sobre ventas y comisiones.
En cuanto a los periodos de pago, las horas extras deben saldarse junto con el salario ordinario del período en que se han realizado. Aunque también se contempla la posibilidad de pagar el trabajo suplementario con el salario del período siguiente como límite máximo.
Todo sobre la disminución de la jornada laboral en Colombia
El 15 de julio de 2021 el gobierno colombiano sancionó la Ley 2101, con el objetivo de reducir la jornada laboral semanal, sin disminuir el salario de los trabajadores.
Así, con la reforma, los trabajadores colombianos pasarán de tener una jornada laboral de 48 horas semanales a una de 42.
Antes de que se sancionara esta ley, la jornada máxima legal era de 48 horas semanales y 8 horas al día. Con esta modificación al artículo 161 del Código Sustantivo de Trabajo, la jornada laboral semanal se reduce en 6 horas, pero desaparece el máximo legal de trabajo diario.
¿Esto quiere decir que no habrá una jornada máxima legal por día? No del todo. La nueva ley plantea que la empresa y el trabajador pueden acordar realizar jornadas diarias flexibles de trabajo, para cubrir la semana laboral de 42 horas. Pero la distribución de esas horas tiene sus limitaciones.
El número de horas de trabajo diario podrá ser variable durante la semana, teniendo como mínimo 4 horas continuas y un máximo de hasta 9 horas diarias. Esto no generará ningún tipo de recargo por horas extra. Siempre y cuando, el número de horas de trabajo no exceda el promedio de 42 horas semanales en la jornada ordinaria.
Sin dudas, uno de los puntos destacados de esta ley es aquel que establece el artículo 4. Allí se indica que la disminución de la jornada de trabajo no implica la reducción de la remuneración salarial ni prestacional. Tampoco representa un menor valor de la hora ordinaria de trabajo.
¿Cómo será la implementación de la Ley 2101?
Lo primero que establece la Ley 2101 es que la disminución de la jornada laboral ordinaria podrá ser implementada de manera gradual por las empresas. Para hacerlo, toma en cuenta lo siguiente:
- Luego de dos años a partir de la entrada en vigencia de la ley, se reducirá una hora de la jornada laboral semanal. Así, esta quedará en 47 horas semanales.
- Pasados tres años de la sanción de la norma, se reducirá una hora más de la jornada laboral semanal, quedando así en un total de 46 horas semanales.
- El cuarto año de la entrada en vigencia de la ley, se reducirán dos horas cada año hasta llegar a las 42 horas semanales
Sin embargo, con la entrada en vigencia de la ley, el empleador puede implementar de forma inmediata la jornada laboral de 42 horas semanales. Claro que esto dependerá de la realidad de cada organización. Sin embargo, es importante prepararse para acogerse a la legislación y adecuar los procesos de la organización a este cambio.
La importancia de la nómina con horas extra
Saber cómo liquidar horas extra es una de las responsabilidades de todo empleador en relación al trabajo suplementario. Pero también es importante llevar un adecuado control de las horas extra que se ejecutan en su empresa.
El CST establece que el empleador debe llevar el respectivo registro de las horas suplementarias de cada trabajador. Asimismo, está obligado a entregar al colaborador una relación de horas extra laboradas.
Por lo general, los equipos de RRHH son los encargados de instrumentar la forma de llevar a cabo este control. Sin embargo, algunos departamentos siguen utilizando libros en papel o se valen de simples planillas en Excel. Estos pueden demorar mucho más en la tarea.
Al tener que gestionar un gran volumen de información, cargar las horas extra de cada trabajador y hacer el cálculo, todo de forma manual, pueden perder mucho tiempo en el día a día.
Para estos equipos, fin de mes se torna una verdadera pesadilla.
El problema es que si no hay un adecuado control y seguimiento, se corre el riesgo de pasar por alto el pago de las horas extras trabajadas por el personal. Esto produciría el malestar y reclamo por parte de los trabajadores. Lo que afectaría el clima laboral y, por consiguiente, la productividad.
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