Cómo contratar aprendices en Colombia: requisitos, obligaciones y gestión eficiente para empresas

Qué es un aprendiz en Colombia y qué lo diferencia de un empleado?

En el contexto colombiano, un aprendiz es una persona que se vincula a una empresa dentro de un proceso de formación técnica, tecnológica o profesional, normalmente a través del SENA o de programas que contemplan una fase práctica. Su presencia en la organización no responde únicamente a una necesidad operativa, sino a una finalidad pedagógica: aprender en un entorno real de trabajo mientras desarrolla competencias específicas.

Esta figura no debe confundirse con la de un empleado tradicional. El aprendiz no entra a cubrir una vacante ordinaria, sino a complementar su proceso de formación mediante actividades supervisadas y alineadas con su programa académico. Por eso, las empresas deben prestar atención a la naturaleza de la vinculación, al soporte documental y a las reglas aplicables según la etapa del proceso.

Desde el punto de vista legal, el artículo 21 de la Ley 2466 de 2025

Define el contrato de aprendizaje como un contrato laboral especial y a término fijo, con una duración máxima de tres años, mediante el cual el aprendiz desarrolla formación teórico-práctica en la empresa patrocinadora. Esta definición es relevante porque determina el régimen de derechos aplicable: a diferencia del esquema anterior, el aprendiz ahora accede a salario, prestaciones sociales y seguridad social según la etapa en que se encuentre.

Contratar aprendices en Colombia ya no es solo una medida de apoyo a la formación de talento joven. También es una decisión que impacta el cumplimiento normativo, la administración de personal y la capacidad de una empresa para operar con orden. Con la actualización del contrato de aprendizaje a partir de la Ley 2466 de 2025, las organizaciones deben revisar con más atención cómo vinculan, gestionan y documentan a sus aprendices y practicantes.

Para las áreas de Recursos Humanos, esto implica algo muy concreto: ya no alcanza con recibir al estudiante y asignarle funciones. Ahora hay que controlar etapas, revisar obligaciones, gestionar soportes, centralizar documentos y asegurar trazabilidad durante toda la relación. En ese escenario, un software de RR. HH. como Factorial puede ayudar a simplificar procesos, evitar errores y profesionalizar la experiencia tanto del equipo interno como del talento en formación.

Datos clave

• Contratar aprendices en Colombia implica suscribir un contrato laboral especial a término fijo, regulado por el artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 y reglamentado por el Decreto 0223 de 2026, con obligaciones de salario, prestaciones sociales y seguridad social según la etapa formativa.
• Con corte al 9 de junio de 2026, el SENA registró 260.351 contratos de aprendizaje activos, equivalentes al 70 % de la meta anual de 371.000 contratos proyectada para este año.
• Según datos del SENA, el número de empresas que optaron por monetizar la cuota en lugar de contratar aprendices creció un 39 % en 2025 frente a 2024, y el recaudo por ese concepto pasó de 263.430 millones a 440.737 millones de pesos.
• De acuerdo con la Asociación Colombiana de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi), el costo total mensual de un aprendiz en fase práctica ronda los $3,2 millones, al incluir salario, prestaciones, vacaciones y aportes a seguridad social.

Cuál es la diferencia entre aprendiz, practicante y pasante?

Uno de los errores más comunes en las empresas es usar como equivalentes términos que jurídicamente no lo son. Aprendiz, practicante y pasante pueden parecer figuras parecidas en la práctica, pero tienen diferencias relevantes en su tratamiento normativo, su vínculo con la empresa y sus obligaciones asociadas.

El aprendiz suele estar ligado al contrato de aprendizaje y a programas del SENA o equivalentes. El practicante universitario, en cambio, se relaciona con convenios de práctica profesional exigidos por instituciones de educación superior. El pasante puede responder a otras formas de colaboración académica o formativa, según el caso.

Para Recursos Humanos, esta distinción no es menor. Cambia la forma de contratación, el soporte legal, los pagos, la afiliación y el seguimiento. Si la empresa no identifica correctamente la figura, puede terminar aplicando reglas equivocadas y asumir riesgos innecesarios de cumplimiento.

Marco legal del contrato de aprendizaje en Colombia

Ley 2466 de 2025

El contrato de aprendizaje en Colombia fue modificado por la Ley 2466 de 2025, una norma que introdujo ajustes importantes en la relación entre empresa y aprendiz. Este cambio reforzó el carácter especial de esta vinculación y elevó el nivel de exigencia para las organizaciones que patrocinan aprendices.

Decreto 0223 de 2026

Este decreto recisó aspectos operativos relacionados con prácticas laborales y contrato de aprendizaje. En términos simples, el marco legal dejó de ser algo que la empresa pueda resolver sobre la marcha. Ahora exige control, criterio y orden administrativo.

Qué cambió con la Ley 2466 de 2025

La Ley 2466 de 2025 actualizó el tratamiento del contrato de aprendizaje y fortaleció los derechos asociados a esta figura. Eso obligó a muchas empresas a revisar sus procesos internos, especialmente en lo que respecta a apoyos económicos, afiliaciones, documentación y registro de novedades.

También cambió la forma en que muchas organizaciones entienden la relación con el aprendiz. Ya no se trata solo de una vinculación formativa de bajo impacto administrativo. Hoy es una figura que requiere gestión formal, seguimiento y capacidad de respuesta por parte del área de personas.

Entre los cambios más relevantes que introdujo la Ley 2466 de 2025 para las empresas que deciden contratar aprendices se encuentran los siguientes:

• El contrato de aprendizaje pasó de ser una “forma especial de contratación” a un contrato laboral especial a término fijo, regido por el Código Sustantivo del Trabajo.
• En la fase lectiva, el apoyo de sostenimiento equivale al 75 % del SMMLV ($1.313.179 en 2026). En la fase práctica, al 100 % del SMMLV ($1.750.905) más auxilio de transporte.
• En la fase práctica, la empresa debe afiliar al aprendiz a salud, pensión, ARL y caja de compensación, y liquidar prestaciones sociales (prima, cesantías, intereses de cesantías y vacaciones).
• Los contratos firmados a partir del 25 de junio de 2025 se rigen íntegramente por la nueva ley. Los anteriores requirieron un otrosí para reflejar los nuevos derechos desde esa fecha.
• La duración máxima del contrato es de tres años, incluyendo prórrogas.
• Adicionalmente, la Circular Externa 0083 del Ministerio del Trabajo, emitida el 18 de julio de 2025, precisó las directrices operativas para la implementación del artículo 21 de la Ley 2466 de 2025, incluyendo los límites al trabajo suplementario y los códigos de reporte en la PILA.

Etapa lectiva y etapa productiva

El contrato de aprendizaje suele dividirse en dos momentos: etapa lectiva y etapa productiva. La primera está asociada a la formación teórica o académica, la segunda, al desempeño práctico dentro de la empresa. Esta distinción es clave porque cada fase implica obligaciones diferentes para la organización.

En la etapa lectiva, la empresa debe entender cuál es su rol dentro del proceso formativo y cómo se articula con el programa del aprendiz. En la etapa productiva, en cambio, el foco se traslada al acompañamiento dentro del entorno real de trabajo, con mayores exigencias de seguimiento y administración.

Desde la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, la Ley exige que cada etapa quede documentada en un contrato separado: uno para la fase lectiva y otro para la fase práctica, con sus respectivas afiliaciones y aportes. Esta distinción tiene consecuencias directas en la nómina. En la fase lectiva, la empresa asume el 100 % de la cotización a salud y ARL sobre una base de 1 SMMLV. En la fase práctica, los aportes a salud, pensión y ARL se distribuyen entre empresa y aprendiz, como ocurre con cualquier trabajador dependiente.

Cuándo está obligada una empresa a contratar aprendices?

No todas las empresas tienen la misma obligación, pero sí existe una lógica de cuota de aprendizaje SENA que puede exigir la vinculación de aprendices o, en su defecto, la monetización de la obligación. Este punto es especialmente importante para organizaciones medianas y grandes, porque puede tener un impacto directo en costos y en cumplimiento.

La contratación de aprendices no debería verse como una tarea secundaria de RR. HH., sino como una obligación que debe integrarse al plan de talento y al presupuesto de la compañía. Si una empresa no sabe cuántos aprendices le corresponden o qué alternativa tiene frente a la cuota, corre el riesgo de improvisar decisiones que después son difíciles de corregir.

Cuota de aprendizaje y monetización

La monetización permite a la empresa cumplir económicamente cuando no vincula aprendices en los casos en que existe obligación. Distintas fuentes técnicas y divulgativas sobre la normativa actual señalan que el valor de referencia se ha situado en 1,5 SMMLV por aprendiz no contratado.Esto convierte esta decisión en una variable relevante para la planeación financiera.

En la práctica, esto significa que la empresa tiene dos caminos: vincular aprendices y administrar correctamente el proceso, o asumir la monetización como costo regulatorio. En ambos casos, el control debe ser riguroso. Un sistema centralizado ayuda a visualizar cuántas plazas están ocupadas, cuáles están pendientes y qué fechas requieren seguimiento.

Como debe calcularse la cuota obligatoria

Toda empresa privada con 15 o más trabajadores debe vincular un aprendiz por cada 20 trabajadores, y uno adicional por cada fracción de entre 10 y 19 trabajadores sobre los primeros 20, según el artículo 32 de la Ley 789 de 2002, vigente en este punto. Por ejemplo, una empresa con 30 empleados debe tener 2 aprendices. Una con 60 empleados, 3. Las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta están sujetas a la misma cuota.

Si la empresa opta por no contratar aprendices, debe pagar al SENA una monetización de la cuota equivalente a 1,5 SMMLV por cada cupo no cubierto, lo que en 2026 representa aproximadamente $2.626.357 mensuales por aprendiz no vinculado. Según datos del SENA, en 2025 el recaudo por monetización ascendió a 440.737 millones de pesos, un incremento del 67 % frente a los 263.430 millones recaudados en 2024.

Cuáles son las obligaciones de la empresa al contratar aprendices?

La reforma introducida por la Ley 2466 de 2025 elevó el nivel de responsabilidad de las empresas que contratan aprendices. Eso implica revisar no solo el vínculo inicial, sino toda la gestión posterior: apoyos, afiliaciones, registros, novedades y cierres. Para el área de RR. HH., el desafío ya no es únicamente contratar bien, sino administrar bien durante todo el ciclo de vida del aprendiz.

El SENA ha insistido en la importancia de cumplir con la ley y ajustar los procesos internos a la nueva realidad normativa. Eso es especialmente importante cuando la empresa maneja varios aprendices al mismo tiempo o cuando los vínculos se distribuyen entre distintas sedes, áreas o jefaturas.

Cabe destacar que la Ley 2466 de 2025 también reconoció a los aprendices el derecho a la libertad sindical, en línea con el artículo 39 de la Constitución Política de Colombia y los convenios 87 y 98 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT). Esto amplía el alcance de la gestión de personas: el aprendiz ya no es solamente un estudiante en práctica, sino un sujeto con derechos laborales colectivos que la empresa debe respetar.

Además, el Decreto 0223 de 2026 estableció que los derechos patrimoniales de autor sobre cualquier creación realizada por el aprendiz durante la práctica corresponden íntegramente a la empresa patrocinadora, mientras que el aprendiz conserva los derechos morales de autor.

Qué debe controlar RR. HH.

RR. HH. debería tener, como mínimo, estos datos bajo control:

1. Fecha de inicio y duración máxima del contrato (hasta 3 años),
2. Programa académico o ruta formativa y modalidad (dual o tradicional),
3. Etapa actual (lectiva o práctica) y contrato correspondiente,
4. Documentos firmados y otrosí para contratos anteriores al 25 de junio de 2025,
5. Afiliaciones a salud, ARL, pensión y caja de compensación según etapa,
6. Reporte en PILA con los códigos de cotizante específicos para aprendices,
7. Registro en el SGVA (Sistema de Gestión Virtual de Aprendices) del SENA,
8. Fecha de cierre o finalización y liquidación de prestaciones,
9. Estado de monetización y cuota regulada, si aplica.

Cuando esta información está dispersa entre correos, Excel y carpetas, aumentan los errores y se pierde visibilidad. Eso no solo complica la gestión interna, sino que también dificulta responder ante auditorías, inspecciones o revisiones de cumplimiento.

Costos y trazabilidad

Contratar aprendices puede ser una forma inteligente de desarrollar talento con potencial de crecimiento. Sin embargo, el beneficio solo se materializa si la empresa tiene trazabilidad sobre el proceso. De lo contrario, el ahorro esperado se convierte en una carga administrativa innecesaria.

Un software de RR. HH. permite centralizar la información, automatizar alertas y dejar evidencia clara de cada paso. Para Factorial, esta es una oportunidad natural de posicionamiento: el contenido no solo informa sobre la ley, sino que muestra cómo la tecnología facilita cumplirla.

Para dimensionar el impacto financiero, la Asociación Colombiana de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi) estima que el costo total mensual de un aprendiz en fase práctica ronda los $3,2 millones, al incluir salario ($1.750.905), auxilio de transporte ($249.095), aportes a seguridad social y prestaciones proporcionales. Frente a una monetización de $2.626.357 por cupo no cubierto en 2026, la decisión de contratar o monetizar requiere un análisis financiero riguroso que va más allá del costo nominal.

Prácticas laborales y practicantes universitarios

En Colombia, las prácticas laborales y los practicantes universitarios requieren una lectura separada del contrato de aprendizaje. El Decreto 0223 de 2026 reforzó este ecosistema normativo y obligó a las empresas a prestar más atención a la figura concreta que están usando.

Esto importa porque no todos los jóvenes en formación entran por la misma vía ni generan las mismas consecuencias operativas. Algunas empresas asumen que todo ingreso temporal de un estudiante puede documentarse igual, y ese supuesto suele generar errores en contratos, pagos o afiliaciones.

El Decreto 0223 de 2026 unificó en un solo cuerpo normativo:

Las disposiciones dispersas que regulaban las prácticas laborales y las distintas modalidades de contratación de estudiantes, tanto en el sector público como en el privado. Antes de esta norma, la dispersión regulatoria generaba dificultades para la correcta aplicación de las reglas vigentes, según señala el propio texto del decreto.

Un punto relevante para las empresas que reciben practicantes universitarios: el artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 permite que el contrato de aprendizaje se extienda a estudiantes universitarios, siempre que cumplan con actividades de al menos 24 horas semanales y estén cursando el semestre de práctica o desarrollando su pensum de forma simultánea. En ese caso, el apoyo de sostenimiento no puede ser inferior a 1 SMMLV, independientemente de la modalidad de formación.

Diferencia entre aprendiz y practicante en Colombia

El aprendiz se vincula mediante un marco de aprendizaje con reglas específicas y una finalidad formativa muy clara. El practicante universitario, en cambio, suele responder a un convenio con la institución educativa y a los requisitos curriculares del programa.

Esa diferencia cambia el modo en que RR. HH. debe registrar el ingreso, gestionar la documentación y hacer seguimiento al desempeño. Si la empresa tiene un proceso único para ambos casos, conviene separar el flujo desde el inicio para evitar confusiones y problemas de control.

Cómo gestionar aprendices con software de RR. HH.

Gestionar aprendices con hojas de cálculo o correos sueltos puede funcionar en organizaciones pequeñas, pero se vuelve poco sostenible a medida que crece el volumen. Las empresas que manejan varios aprendices necesitan orden, alertas, documentación centralizada y visibilidad del estado de cada vínculo.

Un software de RR. HH. como Factorial ayuda a gestionar contratos, almacenar soportes, automatizar recordatorios y mantener trazabilidad de cada etapa. Eso reduce la carga operativa del equipo de personas y mejora la calidad del proceso para el aprendiz.

Qué procesos se pueden automatizar?

Con una plataforma de RR. HH. es posible:

• Centralizar expedientes de aprendices
• Guardar contratos y soportes firmados
• Programar alertas de vencimiento
• Controlar cambios de etapa
• Documentar onboarding y offboarding
• Mantener historial de novedades

Eso no solo ahorra tiempo. También reduce el riesgo de que una renovación se pase por alto, un soporte se pierda o una obligación quede sin registrar. En un entorno regulatorio como el colombiano, ese nivel de organización marca la diferencia.

Con Factorial, el equipo de Recursos Humanos puede centralizar los expedientes de cada aprendiz, programar alertas automáticas para los cambios de etapa y los vencimientos de contrato, y mantener el historial de novedades en un solo sistema. Esto es especialmente útil cuando la empresa gestiona aprendices en distintas sedes o bajo diferentes modalidades (dual, tradicional, universitaria), donde la dispersión de información es el principal riesgo de incumplimiento.

Por qué automatizar la informacion  de los aprendices mejora el cumplimiento de las empresas:

Cuando la información está disponible en un solo sistema, Recursos Humanos puede reaccionar antes de que aparezcan problemas. Esto mejora el cumplimiento, fortalece la auditoría interna y da mayor tranquilidad a los equipos legales y operativos.

Además, profesionaliza la experiencia del aprendiz. Un proceso claro, ordenado y digital transmite seriedad y cultura de empresa. Para marcas como Factorial, este es el punto ideal para conectar eficiencia operativa con propuesta de valor tecnológica.

Errores frecuentes al contratar aprendices

Hay varios errores que se repiten con frecuencia. El primero es tratar al aprendiz como un trabajador más sin revisar el encuadre jurídico. El segundo es no distinguir entre aprendiz, practicante y pasante. El tercero es dejar toda la gestión en manos de procesos manuales, sin trazabilidad ni alertas.

También es común que la empresa no revise con tiempo la cuota de aprendizaje o no lleve registro de los vencimientos. En esos casos, el problema no suele aparecer el día de la contratación.  Meses después, cuando ya existen inconsistencias en el control interno o en el cumplimiento, el error emerge.

Otro error frecuente es no registrar el contrato en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA) del SENA, que es el canal oficial para reportes, control de cuota regulada y conexión entre la entidad y el sector productivo. La omisión de este registro puede derivar en sanciones durante las inspecciones del SENA o del Ministerio del Trabajo. Igualmente, algunas empresas olvidan que no pueden contratar como aprendiz a una persona que haya sido empleada de la misma organización, restricción que aplica tanto para contratos obligatorios como voluntarios.

Cómo simplificar la gestión de aprendices en tu empresa

Contratar aprendices en Colombia puede aportar valor real a la empresa, pero solo si el proceso se administra con orden  y criterio. La Ley 2466 de 2025 y  el Decreto 0223 de 2026 dejaron claro que esta figura requiere atención legal, control documental y seguimiento operativo en cada etapa. Las organizaciones que centralizan esta gestión en un sistema de RR. HH. reducen el riesgo de incumplimiento, mejoran la trazabilidad y profesionalizan la experiencia del aprendiz desde el primer día.

Desde 2016, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) trabaja junto al SENA en Colombia para alinear los programas de formación profesional con las necesidades del mercado laboral, habiendo alcanzado más de 387.000 beneficiarios directos. Este contexto institucional refuerza la importancia de que las empresas gestionen sus contratos de aprendizaje con rigor: el sistema de formación dual y por competencias que impulsa la OIT depende, en parte, de que las organizaciones cumplan su rol como patrocinadoras activas.