La tecnología está presente en la vida cotidiana: en la salud, en el entretenimiento y también en el trabajo. Cada día, los recursos tecnológicos de una empresa mejoran su desempeño y especializan sus funciones, de ahí la importancia de conocerlas y aprender a usarlas para que optimicen el desarrollo de las actividades laborales.
La implementación de la tecnología representa una ventaja para las empresas pues, al optimizar los procesos, ahorran dinero en gastos operativos y les es posible concentrarse en mejorar la el bienestar de sus colaboradores y la calidad de sus productos o servicios.
De ahí la importancia de usar de las herramientas, tanto en los departamentos de producción, como en los de RRHH, a los que llega y en los que se procesa una gran cantidad de información sobre el activo más importante de una empresa: sus empleados.
Tabla de contenidos
¿Cuáles son los recursos tecnológicos de una empresa?
Existen recursos tecnológicos tangibles e intangibles que las empresas eligen según sus necesidades.
Entre los recursos tecnológicos tangibles se encuentran los computadores, los teléfonos fijos, los celulares, la maquinaria de producción y el equipo biométrico.
En cambio, los recursos tecnológicos intangibles son los que no tienen un componente físico, como las aplicaciones para celulares, Internet, Intranet u otras redes informáticas y software tanto de ofimática o especializados.
En las empresas se emplean herramientas tecnológicas, principalmente para sistematizar, recopilar y administrar información, o bien, para hacer seguimiento a procesos específicos. Algunas de estas herramientas son:
- Programas para controlar compras y medir ventas.
- Gestores de relaciones con los clientes (CRM) para monitorear campañas de marketing por correo electrónico, imprimir etiquetas de correo y hacer seguimiento de atención al cliente.
- Sistemas de gestión de contenido (CMS), para la página web de la empresa y otros medios de comunicación escritos que utilice la empresa.
- Redes informáticas o de comunicaciones, que albergan todos los programas y datos que utiliza la empresa, de modo que sea más fácil y rápido centralizar y redirigir la información.
- Servidores de archivos central, que cumplen la función de las redes informáticas en la nube u otros medios virtuales.
Se tiende a pensar que estas herramientas son de uso exclusivo de los departamentos operativos; sin embargo, los procesos de los diferentes departamentos de la empresa serían más eficientes si se estableciera la comunicación clara y precisa que ofrece el buen uso de la tecnología en todas las secciones de la compañía, así como recurrir a herramientas diseñadas específicamente para cada departamento.
¿Cómo usar la tecnología en Recursos Humanos?
Además de estas herramientas tecnológicas generales, existen unas especializadas en la gestión de Recursos Humanos, cuyo propósito es optimizar la recolección y análisis de datos de los empleados: su desempeño, sus necesidades especiales, su salud física y mental, sus condiciones contractuales, el pago de sus salarios e indemnizaciones, sus horarios de trabajo y calendario de vacaciones.
Con el software de recursos humanos de Factorial, los gestores de talento humano pueden sistematizar y unificar todos los procesos de los empleados, con el fin de reducir el tiempo de trabajo mecánico y dedicarse a conocer sus habilidades y ponerlas al servicio de la empresa.
Sin embargo, la existencia de estas herramientas no basta. También es necesario capacitar a los colaboradores para que aprendan cómo aprovecharla al máximo y, asimismo, hacerles ver que la tecnología no los reemplazará.
La clave está en cambiar esta predisposición y pensar en la tecnología como una aliada y considerar su implementación como la migración de las labores humanas de los procesos mecánicos a actividades más interesantes y específicas de cada cargo.
Es importante hacer este cambio de mentalidad desde el departamento de Recursos Humanos, pues su personal tiene las habilidades para apalancar este proceso. Para ello, sus trabajadores deben ser los primeros en conocer y usar herramientas tecnológicas como:
- Digital employer branding, una estrategia en la que mezcla recursos de marketing para fortalecer el nombre de la empresa como marca y métodos de retención de talento humano
- Big data o recopilación masiva de datos, en este caso, para obtener un panorama de los trabajadores y aspirantes, así como sus habilidades y debilidades para optimizar los procesos de selección y promoción y, por otro lado, detectar riesgos potenciales.
- Smart working, la reinterpretación del concepto de teletrabajo en la cual se empodera al empleado remoto brindándole condiciones laborales más flexibles mediante el uso de herramientas digitales para la gestión del tiempo, planeación de reuniones y cumplimiento de tareas.
Proceso de digitalización de los RRHH
La digitalización de recursos humanos consiste en automatizar procesos relacionados con los trabajadores y basarlos en datos. Esto permite crear estrategias integradas entre varios departamentos, teniendo en cuenta los datos de origen, de manera que los empleados trabajen de manera integrada.
Ordenar los datos de manera digital permite disponer de la información de una manera más eficaz para crear estrategias más funcionales para la empresa. Por eso es fundamental llevar a cabo un proceso de digitalización de los RRHH orientado al objetivo previsto siguiendo estos pasos:
- Identificar el propósito específico para hacer la digitalización, por ejemplo, hacer seguimiento de las actividades diarias de los empleados.
- Establecer las especificaciones necesarias para cumplir el propósito, por ejemplo, listado de empleados y listado de tareas.
- Involucrar al departamento de Tecnologías de la Información (TI) en el desarrollo de la estrategia y en el diseño o compra del software idóneo.
- Capacitar de manera participativa a todo el personal en el uso de la herramienta y en la importancia específica que tendrá para su trabajo.
Actualmente, solo una de cada dos empresas digitaliza sus procesos de recursos humanos.
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