Con la crisis del coronavirus y la gradual vuelta a la normalidad, el trabajo en casa sigue siendo una opción para muchas empresas. Una realidad a la que se suma la necesidad de mantener y mejorar la productividad laboral.
Este concepto posee diferentes puntos susceptibles de análisis. La forma en que se distribuyen las tareas a lo largo de la jornada, cómo gestionar un equipo desde casa, la flexibilidad horaria que permite el estar fuera de la oficina, la motivación interna, entre otros.
¿Cómo trabajo en casa y soy productivo? Puede parecer simple y cómodo. Sin embargo, tendremos que tener en cuenta que pueden existir más distracciones que repercutan negativamente en el rendimiento laboral de los equipos.
Te compartimos 8 consejos para que puedas aplicar, con el objetivo de mejorar la productividad laboral en el teletrabajo. Te damos herramientas y acciones que se pueden poner en práctica y te ayudarán a disminuir la procrastinación y cumplir con todas las tareas que debes realizar.
Tabla de contenidos
Organiza tu espacio de trabajo y utiliza el equipamiento adecuado
Aquí encontramos el punto de partida. Por más que pueda parecer de poca importancia, es necesario diseñar y delimitar con atención el lugar que destinaremos como nuestra oficina para el trabajo en casa. Esto puede tener un gran impacto sobre la productividad laboral. Asimismo, nos permite separar el trabajo de la vida personal o familiar.
De acuerdo con la nueva ley de trabajo en casa, todos los empleados que accedan a esta modalidad, deberán acordar con su empleador quién será el responsable de aportar el equipamiento de trabajo. En el sector público o privado el trabajador podrá disponer de su propio equipo, siempre y cuando sea un acuerdo mutuo con el empleador.
Por otro lado, te recomendamos también, utilizar una silla ergonómica. Esto le dará soporte a toda tu espalda y proporcionará el apoyo que necesitas para tu jornada laboral. Destina una mesa o espacio sólo para tus elementos de trabajo de modo que cuando te muevas de allí, puedas hacer un “corte mental” y no llevar el trabajo a tu espacio personal.
Busca la luz natural y a ser posible agrega alguna planta. Esto influye directamente en la energía, la circulación del aire y ayuda a reducir la ansiedad o estrés.
Otro punto importante, será el cambiar de ubicación de vez en cuando. Esto será más fácil de aplicar si el tiempo, las condiciones sanitarias, la naturaleza de tu trabajo o la disposición de tu hogar, te lo permiten. Aún así, destina algún otro sitio para la desconexión y evita permanecer toda la jornada en el mismo lugar sin haberte movido.
Haz lugar para tener conversaciones humanas con tu equipo
Los últimos meses no han sido fáciles y la moral de tu equipo puede verse afectada. Preocupaciones, malestares, angustia, incertidumbre, son reacciones normales frente a los cambios que estamos experimentando.
Es necesario resaltar la importancia de la calidad de las reuniones, por sobre la cantidad. Al no tratarse de reuniones presenciales, la mediación de los encuentros debe contemplar un espacio de reflexión y preguntas humanas. Esto ayudará a que los trabajadores se sientan entendidos y acompañados durante el trabajo en casa.
Se debe tomar en cuenta que podrían existir situaciones donde un empleado tarda más de lo normal en responder. O tiene problemas de conectividad que hace que llegue tarde a alguna reunión, o no participe tan activamente de las múltiples plataformas de comunicación.
Aquí también los jefes de equipo deberán estar listos para tener conversaciones difíciles sobre la baja productividad laboral, sin descuidar el lado humano e indagar en cómo se siente ese trabajador. Algunas preguntas que se pueden plantear son: ¿Cómo te sientes con la situación actual?, ¿Podemos hacer algo para que te sientas más cómodo y motivado?, ¿Cómo estás organizando tu día?, ¿Qué podrías hacer mejor o diferente?
Considera la flexibilidad horaria para aumentar la productividad
Entre uno de los beneficios del trabajo en casa, encontramos la flexibilidad horaria que junto al ahorro de tiempo en traslados y desplazamientos a la oficina pueden convertirse en factores de mejora de la productividad laboral.
La flexibilidad es de gran importancia para poder balancear el equilibrio entre trabajo y vida personal, más cuando estas dos se desarrollen transitoriamente en el mismo ámbito.
Utilizar una herramienta de control horario permitirá conocer la cantidad de tiempo que pasa cada empleado realizando sus tareas, ayudando a establecer la flexibilidad y facilitando la conciliación.
No olvides los descansos y la desconexión
Respetar los momentos de descanso y de desconexión también ayudará a aumentar la productividad y el rendimiento. Si tenemos en cuenta que durante el trabajo en casa es menos frecuente que nos interrumpan, puede suceder que en estado de concentración estemos mucho más tiempo trabajando.
Lo aconsejable sería que cada 2 horas hagamos una pausa de entre 10 o 15 minutos. Estos recesos servirán para mover el cuerpo y alejarnos del ordenador. Por eso, la importancia de los espacios delimitados.
Está probado que nuestro cerebro puede mantener un cierto tiempo de concentración. Los momentos de descansos deberían estar incluso programados dentro de la agenda del día. Esto ayudará a despejar la mente y mantener los niveles de rendimiento a lo largo de la jornada.
Por otra parte, debemos tener presente que al finalizar la jornada, los trabajadores tienen derecho a la desconexión laboral. Por lo que todas las empresas deberían respetar y hacer cumplir el tiempo de descanso dentro de los límites legales.
Planifica tu jornada y evita las distracciones
Para que una jornada de trabajo en casa sea más efectiva, deberás planificar tu día. Revisa tu agenda, consulta tu bandeja de correo e identifica aquellos que son urgentes. Un buen ejercicio es el definir las dos o tres tareas de mayor importancia o que toman más tiempo. A medida que las finalicemos podremos agregar otras secundarias.
Tener una planificación de cómo será el día evitará la procrastinación y la pérdida de visión sobre lo que es importante y urgente, haciendo que la productividad laboral descienda.
Por otra parte, encontramos a las distracciones. Grandes ladrones de tiempo que pueden manifestarse de diversas formas si pensamos en la multiplicidad de estímulos que nos rodean en nuestro hogar.
Seguramente los móviles y otros dispositivos tecnológicos se llevan gran parte de nuestra concentración y capacidad de atención. Debemos aprender a gestionar su uso, incluso reservarlos para los momentos de ocio y descanso que hemos planificado.
De igual forma, las redes sociales que pueden interrumpir con constantes notificaciones. Las compras online o las plataformas de video como Youtube o Netflix también deberían reservarse para cuando hayamos acabado las tareas asignadas.
Prepárate para tu día laboral
Aunque no tengas que levantarte y prepararte para ir a la oficina, no significa que la nueva norma sea quedarse en pijama y desprogramar todos los hábitos que tenías.
Si, la tentación puede ser grande si además estamos en la comodidad de nuestro hogar. Pero esto, puede convertirse en un mal hábito rápidamente.
Vístete con ropa cómoda, siéntate en tu espacio de trabajo y organiza tu día. Continuar con los mismos rituales que tenías al momento de ir a la oficina evitará que la pereza le gane a la productividad. Te ayudará a sentirte activo y a evitar la creación de rutinas que terminan en malos hábitos y desmotivación.
Establece cuáles serán los horarios para comer y descansar, y sobre todo, evita realizar tareas que no serían las propias de tu lugar de trabajo como “escaparse” a hacer las compras, limpiar, ordenar la habitación o ponerse a lavar ropa.
Aplica técnicas de productividad laboral
¿Te has preguntado, cómo trabajo en casa y mejoro mi productividad? Hay una gran variedad de prácticas que se pueden aplicar durante las jornadas de teletrabajo y que tienen como objetivo el gestionar el tiempo fuera de la oficina, manteniendo la productividad y consiguiendo que realicemos un gran número de tareas.
Claro que no todas las técnicas de productividad funcionarán para todas las personas. Es importante probar y reconocer cuál se aplica mejor a la naturaleza del trabajo. Aquí compartimos 5 ejemplos de las más conocidas:
Smart Working
El Smart Working es una metodología de trabajo basada en la confianza en el trabajador. También, resulta de gran transcendencia que se conozca a la perfección cuáles son sus objetivos.
Lo que pretende el Smart Working, no es que el trabajador trabaje un número determinado de horas, sino que cumpla con ciertos objetivos y utilicen la tecnología para ello.
Comerse la Rana
Creada por Brian Tracy y basada en una famosa cita de Mark Twain. “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te ocurrirá a lo largo del día”. La técnica busca distribuir el tiempo de las tareas según su orden de importancia, realizando las más complicadas en primer lugar.
Generalmente tendemos a dejar para lo último aquellas tareas más complejas y menos agradables. Para este punto, con el cansancio del fin del día la productividad se ve afectada. Por eso, si utilizamos los momentos de mayor energía de la mañana para estas tareas, el resto nos parecerán más sencillas.
Pomodoro
Desarrollada por Francesco Cirillo, esta técnica ayuda a gestionar el tiempo a lo largo de la jornada. El objetivo es dividir tu tiempo en intervalos de 25 minutos o “pomodoros”. Estos intervalos van junto con una pausa de 5 minutos entre sí.
En esos fragmentos de tiempo se propone que el trabajador se dedique a una sola tarea. Con máxima concentración y sin distracciones. Cada cuatro bloques o intervalos, se realizará un descanso más largo (aproximadamente unos 15 a 20 minutos). De esta forma se puede llegar a mejorar el rendimiento y agilidad mental.
Kanban
Esta técnica reconoce la calidad por sobre la rapidez. Propone dividir o fragmentar cada proceso en fases o sub tareas definidas que deben terminarse antes de comenzar la próxima.
Creada en Toyota, se utiliza para controlar el avance del trabajo, visualizando todo el proceso, determinando el trabajo en curso y midiendo el tiempo que se tarda en completar una tarea.
Getting Things Done
Ideado por David Allen, este método propone dejar de pensar y apuntar las tareas. El objetivo es sencillamente realizarlas. Se basa en el principio de que “una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en su realización”.
No se centra en establecer prioridades. Propone la creación de listas contextuales que agrupan las tareas según su tipología. A la vez, sugiere que aquellas tareas que no lleven potencialmente más de 2 minutos deberían realizarse de inmediato.
Herramientas que te ayudan durante el trabajo en casa
Existen múltiples herramientas que ayudan a mejorar la productividad y efectividad durante el teletrabajo. Además de ser fáciles de utilizar, permiten una comunicación fluida entre los miembros de los equipos.
En el terreno de la mensajería, aplicaciones como Slack o Teams permiten una gran integración con grupos o chats personalizados. En lo que a videollamadas se refiere, encontramos al ya conocido Zoom y a Google Meet como gran alternativa.
El intercambio de documentos de todo tipo puede hacerse de forma segura y gratuita con plataformas como Google Drive o WeTransfer. Estas plataformas, te permitirán compartir archivos entre distintos usuarios y es fácil de integrar.
Un software de Recursos Humanos puede ser un gran aliado. Facilitará la gestión y organización de equipos a distancia. Entre alguna de las funcionalidades encontramos la asignación de tareas, control horario y las evaluaciones de desempeño.
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