Qué es el contrato de aprendices en Colombia?
El contrato de aprendices en Colombia es una modalidad especial que permite a estudiantes de programas técnicos, tecnológicos o profesionales desarrollar su etapa práctica dentro de una empresa. En la mayoría de los casos, esta vinculación se realiza a través del SENA o de instituciones autorizadas. Además, combina la formación académica con la experiencia en un entorno real de trabajo.
Qué diferencia al aprendiz de un empleado?
A diferencia de un empleado tradicional, el aprendiz no ocupa una vacante ordinaria. Por el contrario, su vinculación tiene una finalidad formativa y busca desarrollar competencias relacionadas con su programa académico. Por ello, las empresas deben respetar las reglas específicas del contrato de aprendices en Colombia, así como la documentación y los requisitos aplicables en cada etapa.
Marco legal del contrato de aprendices en Colombia
Desde el punto de vista legal, el artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 define el contrato de aprendices en Colombia como un contrato laboral especial y a término fijo. Además, establece una duración máxima de tres años. Durante ese tiempo, la persona aprendiz desarrolla una formación teórico-práctica en la empresa patrocinadora.
Asimismo, esta reforma modificó el régimen aplicable a los aprendices. En consecuencia, ahora tienen derecho al salario, a las prestaciones sociales y a la afiliación al sistema de seguridad social, según la etapa en la que se encuentren.
¿Por qué es importante gestionar correctamente el contrato de aprendices en Colombia?
Contratar aprendices en Colombia ya no es solo una forma de apoyar la formación de nuevo talento. Además, implica cumplir obligaciones legales, gestionar documentación y mantener un adecuado control administrativo.
Con la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, las organizaciones deben revisar cómo administran el contrato de aprendices en Colombia. Por ello, es necesario controlar cada etapa, conservar los soportes y garantizar la trazabilidad de toda la relación laboral.
Para las áreas de Recursos Humanos, esto supone nuevos desafíos. En ese contexto, un software de RR. HH. como Factorial ayuda a centralizar documentos, controlar etapas, gestionar alertas y mantener actualizada toda la información relacionada con el contrato de aprendices en Colombia.
Datos clave
- Contratar aprendices en Colombia implica suscribir un contrato laboral especial a término fijo, regulado por el artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 y reglamentado por el Decreto 0223 de 2026, con obligaciones de salario, prestaciones sociales y seguridad social según la etapa formativa.
- Con corte al 9 de junio de 2026, el SENA registró 260.351 contratos de aprendizaje activos, equivalentes al 70 % de la meta anual de 371.000 contratos proyectada para este año.
- Según datos del SENA, el número de empresas que optaron por monetizar la cuota en lugar de contratar aprendices creció un 39 % en 2025 frente a 2024, y el recaudo por ese concepto pasó de 263.430 millones a 440.737 millones de pesos.
- De acuerdo con la Asociación Colombiana de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi), el costo total mensual de un aprendiz en fase práctica ronda los $3,2 millones, al incluir salario, prestaciones, vacaciones y aportes a seguridad social.
Cuál es la diferencia entre aprendiz, practicante y pasante?
Uno de los errores más comunes en las empresas es usar como equivalentes términos que jurídicamente no lo son. Aprendiz, practicante y pasante pueden parecer figuras parecidas en la práctica, pero tienen diferencias relevantes en su tratamiento normativo, su vínculo con la empresa y sus obligaciones asociadas.
| Figura | Marco regulatorio principal | Marco regulatorio principal | Prestaciones sociales |
| Aprendiz de SENA | Ley 2466 de 2025, art. 21, Ley 789 de 2002 | Contrato laboral especial a término fijo | Sí (fase práctica) |
| Practicante universitario | Decreto 0223 de 2026 | Convenio con institución educativa | Según modalidad |
| Pasante | Reglamento institucional / acuerdo académico | Acuerdo de colaboración formativa | No aplica generalmente |
Para Recursos Humanos, esta distinción no es menor. Cambia la forma de contratación, el soporte legal, los pagos, la afiliación y el seguimiento. Si la empresa no identifica correctamente la figura, puede terminar aplicando reglas equivocadas y asumir riesgos innecesarios de cumplimiento.
Marco legal del contrato de aprendizaje en Colombia
Ley 2466 de 2025
El contrato de aprendizaje en Colombia fue modificado por la Ley 2466 de 2025, una norma que introdujo ajustes importantes en la relación entre empresa y aprendiz. Este cambio reforzó el carácter especial de esta vinculación y elevó el nivel de exigencia para las organizaciones que patrocinan aprendices.
Decreto 0223 de 2026
Este decreto recisó aspectos operativos relacionados con prácticas laborales y contrato de aprendizaje. En términos simples, el marco legal dejó de ser algo que la empresa pueda resolver sobre la marcha. Ahora exige control, criterio y orden administrativo.
Qué cambió en el contrato de aprendices en Colombia con la Ley 2466
La Ley 2466 de 2025 actualizó el tratamiento del contrato de aprendizaje y fortaleció los derechos asociados a esta figura. Eso obligó a muchas empresas a revisar sus procesos internos, especialmente en lo que respecta a apoyos económicos, afiliaciones, documentación y registro de novedades.
También cambió la forma en que muchas organizaciones entienden la relación con el aprendiz. Ya no se trata solo de una vinculación formativa de bajo impacto administrativo. Hoy es una figura que requiere gestión formal, seguimiento y capacidad de respuesta por parte del área de personas.
Entre los cambios más relevantes que introdujo la Ley 2466 de 2025 para las empresas que deciden contratar aprendices se encuentran los siguientes:
- El contrato de aprendizaje pasó de ser una “forma especial de contratación” a un contrato laboral especial a término fijo, regido por el Código Sustantivo del Trabajo.
- En la fase lectiva, el apoyo de sostenimiento equivale al 75 % del SMMLV ($1.313.179 en 2026). En la fase práctica, al 100 % del SMMLV ($1.750.905) más auxilio de transporte.
- En la fase práctica, la empresa debe afiliar al aprendiz a salud, pensión, ARL y caja de compensación, y liquidar prestaciones sociales (prima, cesantías, intereses de cesantías y vacaciones).
- Los contratos firmados a partir del 25 de junio de 2025 se rigen íntegramente por la nueva ley. Los anteriores requirieron un otrosí para reflejar los nuevos derechos desde esa fecha.
- La duración máxima del contrato es de tres años, incluyendo prórrogas.
- Adicionalmente, la Circular Externa 0083 del Ministerio del Trabajo, emitida el 18 de julio de 2025, precisó las directrices operativas para la implementación del artículo 21 de la Ley 2466 de 2025, incluyendo los límites al trabajo suplementario y los códigos de reporte en la PILA.
Etapa lectiva y etapa productiva
El contrato de aprendizaje suele dividirse en dos momentos: etapa lectiva y etapa productiva. La primera está asociada a la formación teórica o académica, la segunda, al desempeño práctico dentro de la empresa. Esta distinción es clave porque cada fase implica obligaciones diferentes para la organización.
En el contrato de aprendices en Colombia, la correcta identificación de cada etapa resulta esencial para cumplir las obligaciones legales y administrativas de la empresa.
La empresa debe entender cuál es su rol dentro del proceso formativo y cómo se articula con el programa del aprendiz. En la etapa productiva, en cambio, el foco se traslada al acompañamiento dentro del entorno real de trabajo, con mayores exigencias de seguimiento y administración.
Desde la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, la Ley exige que cada etapa quede documentada en un contrato separado: uno para la fase lectiva y otro para la fase práctica, con sus respectivas afiliaciones y aportes. Esta distinción tiene consecuencias directas en la nómina. En la fase lectiva, la empresa asume el 100 % de la cotización a salud y ARL sobre una base de 1 SMMLV. En la fase práctica, los aportes a salud, pensión y ARL se distribuyen entre empresa y aprendiz, como ocurre con cualquier trabajador dependiente.
Cuándo está obligada una empresa a contratar aprendices?
No todas las empresas tienen la misma obligación, pero sí existe una lógica de cuota de aprendizaje SENA que puede exigir la vinculación de aprendices o, en su defecto, la monetización de la obligación. Este punto es especialmente importante para organizaciones medianas y grandes, porque puede tener un impacto directo en costos y en cumplimiento.
El contrato de aprendices en Colombia también exige verificar la cuota de aprendizaje y las alternativas de monetización previstas por la normativa.
Cuota obligatoria del contrato de aprendices en Colombia
La monetización permite a la empresa cumplir económicamente cuando no vincula aprendices en los casos en que existe obligación. Distintas fuentes técnicas y divulgativas sobre la normativa actual señalan que el valor de referencia se ha situado en 1,5 SMMLV por aprendiz no contratado.Esto convierte esta decisión en una variable relevante para la planeación financiera.
En la práctica, esto significa que la empresa tiene dos caminos: vincular aprendices y administrar correctamente el proceso, o asumir la monetización como costo regulatorio. En ambos casos, el control debe ser riguroso. Un sistema centralizado ayuda a visualizar cuántas plazas están ocupadas, cuáles están pendientes y qué fechas requieren seguimiento.
Como debe calcularse la cuota obligatoria
oda empresa privada con 15 o más trabajadores debe vincular al menos un aprendiz. Además, debe incorporar uno adicional por cada 20 trabajadores. Si existe una fracción de entre 10 y 19 trabajadores, también debe vincular otro aprendiz, según el artículo 32 de la Ley 789 de 2002. Esta regla continúa vigente.
Por ejemplo, una empresa con 30 trabajadores debe contar con dos aprendices. En cambio, una empresa con 60 trabajadores debe tener tres. Asimismo, esta obligación aplica a las empresas industriales y comerciales del Estado y a las sociedades de economía mixta.
Si la empresa decide no contratar aprendices, debe pagar al SENA la monetización de la cuota. Este valor equivale a 1,5 SMMLV por cada cupo no cubierto. En 2026, esto representa aproximadamente $2.626.357 mensuales por cada aprendiz no vinculado.
Según datos del SENA, en 2025 el recaudo por monetización alcanzó los 440.737 millones de pesos. Esta cifra representa un incremento del 67 % frente a los 263.430 millones recaudados en 2024.
Obligaciones de la empresa en el contrato de aprendices en Colombia
La reforma introducida por la Ley 2466 de 2025 elevó el nivel de responsabilidad de las empresas que contratan aprendices. Eso implica revisar no solo el vínculo inicial, sino toda la gestión posterior: apoyos, afiliaciones, registros, novedades y cierres. Gestionar el contrato de aprendices en Colombia implica mantener información actualizada durante todo el ciclo de vinculación..
El SENA ha insistido en la importancia de cumplir con la ley y ajustar los procesos internos a la nueva realidad normativa. Eso es especialmente importante cuando la empresa maneja varios aprendices al mismo tiempo o cuando los vínculos se distribuyen entre distintas sedes, áreas o jefaturas.
Cabe destacar que la Ley 2466 de 2025 también reconoció a los aprendices el derecho a la libertad sindical, en línea con el artículo 39 de la Constitución Política de Colombia y los convenios 87 y 98 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT). Esto amplía el alcance de la gestión de personas: el aprendiz ya no es solamente un estudiante en práctica, sino un sujeto con derechos laborales colectivos que la empresa debe respetar.
Además, el Decreto 0223 de 2026 estableció que los derechos patrimoniales de autor sobre cualquier creación realizada por el aprendiz durante la práctica corresponden íntegramente a la empresa patrocinadora, mientras que el aprendiz conserva los derechos morales de autor.
Qué debe controlar RR. HH.
RR. HH. debería tener, como mínimo, estos datos bajo control:
- Fecha de inicio y duración máxima del contrato (hasta 3 años),
- Programa académico o ruta formativa y modalidad (dual o tradicional),
- Etapa actual (lectiva o práctica) y contrato correspondiente,
- Documentos firmados y otrosí para contratos anteriores al 25 de junio de 2025,
- Afiliaciones a salud, ARL, pensión y caja de compensación según etapa,
- Reporte en PILA con los códigos de cotizante específicos para aprendices,
- Registro en el SGVA (Sistema de Gestión Virtual de Aprendices) del SENA,
- Fecha de cierre o finalización y liquidación de prestaciones,
- Estado de monetización y cuota regulada, si aplica.
Cuando esta información está dispersa entre correos, Excel y carpetas, aumentan los errores y se pierde visibilidad. Eso no solo complica la gestión interna, sino que también dificulta responder ante auditorías, inspecciones o revisiones de cumplimiento.
Costos y trazabilidad
Una adecuada gestión del contrato de aprendices en Colombia permite reducir errores administrativos. Además, facilita el cumplimiento de las obligaciones legales.
Un software de RR. HH. ayuda a centralizar la información y automatizar alertas. Asimismo, deja evidencia de cada etapa del proceso. En el caso de Factorial, esto representa una oportunidad para apoyar el cumplimiento normativo. Además, permite demostrar cómo la tecnología simplifica la gestión del contrato de aprendices en Colombia.
Para dimensionar el impacto financiero, Acopi estima que el costo mensual de un aprendiz en etapa práctica ronda los $3,2 millones. Este valor incluye el salario, el auxilio de transporte, los aportes a seguridad social y las prestaciones proporcionales. Por otra parte, la monetización por un cupo no cubierto asciende a $2.626.357 en 2026. Por ello, decidir entre contratar o monetizar requiere un análisis financiero que vaya más allá del costo nominal.
Prácticas laborales y practicantes universitarios
En Colombia, las prácticas laborales y los practicantes universitarios requieren una lectura separada del contrato de aprendizaje. El Decreto 0223 de 2026 reforzó este ecosistema normativo y obligó a las empresas a prestar más atención a la figura concreta que están usando.
Esto importa porque no todos los jóvenes en formación entran por la misma vía ni generan las mismas consecuencias operativas. Algunas empresas asumen que todo ingreso temporal de un estudiante puede documentarse igual, y ese supuesto suele generar errores en contratos, pagos o afiliaciones.
El Decreto 0223 de 2026 unificó en un solo cuerpo normativo:
El Decreto 0223 de 2026 unificó las disposiciones que regulaban las prácticas laborales y las distintas modalidades de vinculación de estudiantes en Colombia. Estas reglas aplican tanto al sector público como al privado. Antes de esta norma, la regulación estaba dispersa. Como consecuencia, las empresas enfrentaban dificultades para aplicar correctamente las disposiciones vigentes, según el propio decreto.
Otro cambio importante beneficia a las empresas que reciben practicantes universitarios. El artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 permite que el contrato de aprendices en Colombia se extienda a estudiantes universitarios. Para ello, deben desarrollar actividades de al menos 24 horas semanales. Además, deben cursar el semestre de práctica o avanzar de forma simultánea en su plan de estudios. En estos casos, el apoyo de sostenimiento no puede ser inferior a 1 SMMLV, sin importar la modalidad de formación.
Diferencia entre aprendiz y practicante en Colombia
El aprendiz se vincula mediante un marco de aprendizaje con reglas específicas y una finalidad formativa muy clara. El practicante universitario, en cambio, suele responder a un convenio con la institución educativa y a los requisitos curriculares del programa.
Esa diferencia cambia el modo en que RR. HH. debe registrar el ingreso, gestionar la documentación y hacer seguimiento al desempeño. Si la empresa tiene un proceso único para ambos casos, conviene separar el flujo desde el inicio para evitar confusiones y problemas de control.
Cómo gestionar el contrato de aprendices en Colombia con software de RR. HH.
Gestionar aprendices con hojas de cálculo o correos sueltos puede funcionar en organizaciones pequeñas, pero se vuelve poco sostenible a medida que crece el volumen. Las empresas que manejan varios aprendices necesitan orden, alertas, documentación centralizada y visibilidad del estado de cada vínculo.
Un software de RR. HH. como Factorial ayuda a gestionar contratos, almacenar soportes, automatizar recordatorios y mantener trazabilidad de cada etapa. Eso reduce la carga operativa del equipo de personas y mejora la calidad del proceso para el aprendiz.
Qué procesos se pueden automatizar?
En la gestión del contrato de aprendices en Colombia, estos procesos suelen ser los primeros en automatizarse
- Centralizar expedientes de aprendices
- Guardar contratos y soportes firmados
- Programar alertas de vencimiento
- Controlar cambios de etapa
- Documental de incorporación y desvinculación
- Mantener historial de novedades
Eso no solo ahorra tiempo. También reduce el riesgo de que una renovación se pase por alto, un soporte se pierda o una obligación quede sin registrar. En un entorno regulatorio como el colombiano, ese nivel de organización marca la diferencia.
Con Factorial, el equipo de Recursos Humanos puede centralizar los expedientes de cada aprendiz. Además, permite programar alertas automáticas para los cambios de etapa y los vencimientos del contrato. Asimismo, mantiene el historial de novedades en un único sistema.
Esta solución resulta especialmente útil cuando la empresa gestiona contratos de aprendices en Colombia en distintas sedes o modalidades. Por ejemplo, puede adaptarse a esquemas duales, tradicionales o universitarios. De esta manera, se reduce la dispersión de la información, uno de los principales riesgos de incumplimiento.
Por qué automatizar la informacion de los aprendices mejora el cumplimiento de las empresas:
Cuando la información está disponible en un solo sistema, Recursos Humanos puede reaccionar antes de que aparezcan problemas. Esto mejora el cumplimiento, fortalece la auditoría interna y da mayor tranquilidad a los equipos legales y operativos.
Además, profesionaliza la experiencia del aprendiz. Un proceso claro, ordenado y digital transmite seriedad y cultura de empresa. Para marcas como Factorial, este es el punto ideal para conectar eficiencia operativa con propuesta de valor tecnológica.
Errores frecuentes al contratar aprendices
Los errores en la gestión del contrato de aprendices en Colombia suelen repetirse.
El primer error consiste en tratar al aprendiz como un trabajador más sin revisar su encuadre jurídico.
Otro error frecuente es no distinguir entre aprendiz, practicante y pasante.
Además, muchas empresas dejan toda la gestión en manos de procesos manuales, sin trazabilidad ni alertas.
ambién es común que la empresa no revise a tiempo la cuota de aprendizaje. Asimismo, muchas organizaciones no llevan un registro de los vencimientos. En esos casos, el problema no suele aparecer durante la contratación. Por el contrario, surge meses después, cuando ya existen inconsistencias en el control interno o en el cumplimiento.
Otro error frecuente consiste en no registrar el contrato de aprendices en Colombia en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA) del SENA. Este sistema es el canal oficial para reportar contratos, controlar la cuota regulada y conectar a la entidad con el sector productivo. Además, omitir este registro puede dar lugar a sanciones durante las inspecciones del SENA o del Ministerio del Trabajo.
Por último, algunas empresas olvidan que no pueden vincular como aprendiz a una persona que ya fue empleada de la organización. Esta restricción aplica tanto para los contratos obligatorios como para los voluntarios.
Cómo simplificar la gestión de aprendices en tu empresa
Gestionar el contrato de aprendices en Colombia aporta un valor real a la empresa. Sin embargo, esto solo es posible cuando el proceso se administra con orden y criterio. Además, la Ley 2466 de 2025 y el Decreto 0223 de 2026 dejaron claro que esta figura exige control documental, seguimiento operativo y cumplimiento legal en cada etapa. Por ello, las organizaciones que centralizan esta gestión en un sistema de RR. HH. reducen el riesgo de incumplimiento. Asimismo, mejoran la trazabilidad y profesionalizan la experiencia del aprendiz desde el primer día.
Desde 2016, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) trabaja junto al SENA para fortalecer la formación profesional en Colombia. Como resultado, más de 387.000 personas se han beneficiado directamente de esta iniciativa. Este contexto demuestra la importancia de gestionar correctamente el contrato de aprendices en Colombia. Además, el modelo de formación dual impulsado por la OIT requiere que las empresas cumplan su papel como patrocinadoras activas.
Preguntas Frecuentes
Las empresas privadas con 15 o más trabajadores, de cualquier sector económico excepto la construcción, están obligadas a cumplir con una cuota de aprendizaje. Esta obligación puede satisfacerse contratando aprendices o, como alternativa, a través de la monetización de la cuota.
El requisito principal es que la persona esté vinculada a un programa de formación técnica, tecnológica o profesional, como los del SENA. El contrato debe formalizar una relación de aprendizaje con fines pedagógicos, no una relación laboral ordinaria, y cumplir con las fases lectiva y productiva.
Las empresas deben registrarse en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA) del SENA. A través de esta plataforma, pueden publicar sus necesidades, seleccionar candidatos de los programas de formación y formalizar los contratos de aprendizaje para cumplir con su cuota regulatoria.
Las empresas contratan aprendices para cumplir con la cuota de aprendizaje obligatoria y como una estrategia para desarrollar talento joven. Esto les permite formar futuros profesionales alineados con la cultura y las necesidades de la organización, creando una cantera interna de personal calificado.
El vínculo se formaliza mediante un "contrato de aprendizaje". Este es un contrato especial con una finalidad formativa, regulado por una normativa específica y diferente de un contrato laboral tradicional, ya que su objetivo principal es el aprendizaje práctico del estudiante.
