Qué es el reglamento interno de trabajo
El reglamento interno de trabajo en Colombia es una pieza clave para ordenar la relación laboral, fijar reglas claras y reducir conflictos dentro de la empresa. Además, ayuda a cumplir la ley, fortalece la cultura organizacional y respalda las decisiones disciplinarias.
Con los cambios introducidos por la Ley 2466 de 2025, las empresas tuvieron hasta el 25 de junio de 2026 para revisar este documento. Por ello, debieron ajustarlo al Código Sustantivo del Trabajo y a las nuevas reglas sobre jornada, publicación y debido proceso disciplinario.
Para qué sirve el reglamento interno de trabajo?
El valor del reglamento interno de trabajo no es únicamente jurídico. También cumple una función preventiva, ya que permite estandarizar criterios y reducir decisiones arbitrarias. Asimismo, establece cómo se resolverán situaciones frecuentes dentro de la organización.
En empresas con equipos numerosos, varias sedes o turnos rotativos, este documento adquiere aún mayor relevancia. De esta manera, facilita una gestión más uniforme de las relaciones laborales.
Definición legal del reglamento interno de trabajo
El reglamento interno de trabajo es el conjunto de normas que regulan las condiciones a las que deben sujetarse el empleador y la persona trabajadora durante la prestación del servicio. Así lo establece el artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo.
En la práctica, este documento funciona como una guía interna. Por ejemplo, regula horarios, permisos, obligaciones, prohibiciones, procedimientos disciplinarios, mecanismos de reclamo y normas de convivencia dentro de la empresa.
Datos clave
- El reglamento interno de trabajo es el documento que fija las normas de convivencia, jornada, disciplina y permisos entre el empleador y el personal. Su base legal está en los artículos 104 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo.
- Según el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), el 55,3 % de la población ocupada en Colombia trabaja en condiciones de informalidad (trimestre enero–marzo de 2026). According to Dane, esto refuerza la importancia de que las empresas formales cuenten con un reglamento interno sólido y actualizado.
- La Ley 2466 de 2025 fijó el 25 de junio de 2026 como fecha límite para que los empleadores actualicen su reglamento interno de trabajo. No hacerlo expone a la empresa a multas de hasta 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes y a la nulidad de procesos disciplinarios.
- El Ministerio del Trabajo, mediante la Circular 0048 del 22 de mayo de 2026, precisó que la ausencia de un reglamento actualizado no exime al empleador de aplicar las garantías del debido proceso disciplinario establecidas por la reforma laboral.
Base legal del reglamento interno de trabajo
En Colombia, el reglamento interno de trabajo se regula principalmente por el Código Sustantivo del Trabajo. Los artículos 104 y siguientes definen su contenido mínimo.
Asimismo, la Ley 2466 de 2025 actualizó varios aspectos laborales. Por ejemplo, fortaleció las reglas sobre disciplina, publicación del reglamento y jornada de trabajo
Esto significa que el reglamento no puede redactarse como un documento genérico o copiado de otro país. Debe responder a la realidad de la empresa, pero también respetar el marco legal colombiano. Cualquier cláusula interna que contradiga la ley pierde fuerza frente a las normas imperativas del orden laboral.
Quiénes están obligados a tener reglamento interno de trabajo?
No todas las empresas están obligadas por igual a contar con este documento. En la práctica es altamente recomendable para casi cualquier empleador. La obligación legal depende del tamaño de la organización y del tipo de actividad que desarrolla, según los parámetros del Código Sustantivo del Trabajo.
Más allá de la obligación formal, el reglamento resulta útil para empresas pequeñas, medianas y grandes. Si hay turnos, control de asistencia, manejo de permisos, atención al público, trabajo presencial o remoto, o una estructura disciplinaria compleja, conviene tener reglas internas claras desde el inicio. Eso reduce fricciones y facilita la gestión de personas.
El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo establece umbrales precisos según el tipo de actividad económica:
- Agrícola, ganadera o forestal Más de 20 trabajadores
- Mixta Más de 10 trabajadores
- Las empresas que no superen estos umbrales no están obligadas, pero sí pueden adoptar el reglamento de forma voluntaria como herramienta de gestión interna.
Qué debe incluir el reglamento interno de trabajo
El contenido mínimo está regulado por la ley, pero una buena versión para la empresa debe ir más allá del checklist básico. El objetivo es que el documento sea útil, entendible y aplicable en la operación real.
Identificación de la empresa
El reglamento debe indicar el nombre del empleador, la actividad económica, la sede principal y los lugares de trabajo a los que aplica. Si la organización tiene varias sedes, también conviene aclarar si el reglamento rige para todas o si existen anexos específicos por centro de trabajo.
Cómo debe regular el reglamento interno la jornada laboral?
Uno de los apartes más importantes es el de la jornada. Allí deben definirse horas de ingreso y salida, turnos, pausas, descansos, trabajo suplementario y manejo de cambios de horario. En Colombia, este punto debe armonizarse con la jornada máxima legal y con las disposiciones vigentes sobre jornada diurna y nocturna.
Una redacción clara evita conflictos por horas extras, disponibilidad fuera de horario y cambios de turno no autorizados. También ayuda a que el trabajador sepa exactamente qué esperar y qué debe reportar en caso de novedades.
Con la Ley 2466 de 2025, el reglamento interno debe reflejar tres cambios concretos en materia de jornada:
- Jornada máxima diaria: 8 horas. Cualquier tiempo adicional se considera hora extra, salvo jornada flexible pactada.
- Jornada nocturna: de 7:00 p.m. a 6:00 a.m. (vigente desde el 25 de diciembre de 2025). El reglamento debe actualizar los horarios y el cálculo del recargo nocturno del 35 %.
- Recargos dominicales y festivos: 90 % sobre la hora ordinaria desde el 1 de julio de 2026, con incremento al 100 % a partir del 1 de julio de 2027.
- El reglamento debe igualmente referirse al nuevo límite semanal de jornada laboral de 42 horas continuas, según la evolución normativa en Colombia.
- Salario, pagos y forma de remuneración
El reglamento debe señalar el período de pago, el lugar o medio de pago, y las reglas generales aplicables a salarios fijos o variables. Si la empresa maneja comisiones, bonificaciones o auxilios, conviene definir su forma de cálculo para evitar malentendidos posteriores.
En este punto es recomendable que toda referencia económica se alinee con el salario mínimo legal vigente y con las reglas de liquidación aplicables. En vez de dejar montos cerrados que pronto quedan desactualizados, muchas empresas prefieren fórmulas basadas en el marco legal o en porcentajes.
Permisos, licencias y ausencias
También debe incluirse cómo se solicitan permisos, qué soportes se exigen, quién los aprueba y en qué casos son remunerados o no. Este bloque es especialmente útil para regular calamidades domésticas, citas médicas, trámites personales, citaciones judiciales y otras situaciones frecuentes.
Cuando estas reglas no están escritas, cada jefe termina resolviendo de forma distinta. Eso genera sensación de inequidad y aumenta el riesgo de conflicto interno.
Deberes, prohibiciones y conducta esperada
El reglamento debe establecer claramente cuáles son las obligaciones del trabajador y del empleador, así como las conductas prohibidas. Este apartado ayuda a fijar expectativas sobre puntualidad, trato respetuoso, uso de herramientas, confidencialidad, cuidado de activos y comportamiento frente a clientes y compañeros.
También es importante que las prohibiciones no sean excesivas ni ambiguas. Un buen reglamento no busca castigar más, sino dejar reglas claras para prevenir conductas indebidas y aplicar consecuencias proporcionales cuando sea necesario.
Régimen disciplinario
Este es uno de los apartados más sensibles. El reglamento debe contener una escala de faltas, el procedimiento para comprobarlas, las sanciones aplicables y la autoridad interna encargada de tomar decisiones. Con la Ley 2466 de 2025, el enfoque disciplinario debe respetar el debido proceso, la proporcionalidad y el derecho de defensa.
Para empresas con más de 10 trabajadores, el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo , modificado por la reforma, exige un procedimiento de siete etapas:
- comunicación formal de la falta,
- descripción escrita de los hechos,
- traslado de pruebas al trabajador,
- plazo mínimo de 5 días hábiles para descargos,
- audiencia de descargos (verbal o escrita),
- decisión motivada y proporcional,
- posibilidad de impugnar la decisión. Las microempresas con menos de 10 trabajadores y los empleadores de servicio doméstico solo están obligados a escuchar previamente al trabajador, respetando su derecho de defensa.
Eso implica que antes de imponer una sanción debe existir una comunicación clara, oportunidad de descargos y valoración objetiva de las pruebas. Ya no basta con redactar una lista de castigos, el procedimiento debe ser transparente y defendible.
Nuevas licencias remuneradas obligatorias
- El artículo 15 de la Ley 2466 de 2025 amplió el catálogo de permisos remunerados que el reglamento interno debe contemplar expresamente. Son obligatorios los permisos para:
- Citas médicas de urgencia o con especialistas (incluidos tratamientos de endometriosis).
- Compromisos escolares del trabajador como acudiente, cuando exista citación expresa del plantel.
- Citaciones judiciales, administrativas o legales.
- Un día de descanso remunerado semestral para quienes certifiquen el uso de la bicicleta como medio de transporte habitual.
- El reglamento debe incluir el procedimiento de solicitud y la documentación de respaldo exigida para cada permiso.
Teletrabajo y desconexión digital
La Ley 2466 de 2025
Reconoce cinco modalidades de teletrabajo: autónomo, móvil, híbrido, emergente y transnacional. Si la empresa tiene personal en alguna de estas modalidades, el reglamento interno debe regularlas expresamente, incluyendo las condiciones de desconexión digital y el acceso a herramientas de trabajo. Un reglamento que no contemple estas modalidades queda desactualizado frente a la realidad operativa de la organización.
Procedimiento de reclamos
El documento también debe indicar cómo puede el trabajador presentar reclamaciones y ante quién. Esto permite resolver desacuerdos por la vía interna antes de que escalen a conflictos mayores.
Cuando el reglamento incluye un canal de reclamo ordenado, la empresa gana trazabilidad y reduce improvisaciones. Además, demuestra que existe una ruta institucional para atender quejas relacionadas con la relación laboral.
Cambios introducidos por la Ley 2466 de 2025
La reforma laboral de 2025 obligó a las empresas a revisar sus reglamentos internos antes del 25 de junio de 2026. Esta fecha fue fijada por el parágrafo 4 del artículo correspondiente de la Ley 2466 de 2025. Además, uno de los principales cambios fue el fortalecimiento del debido proceso disciplinario. En consecuencia, hoy existen mayores garantías para la persona trabajadora durante las etapas de investigación y sanción.
Asimismo, la reforma reforzó la obligación de actualizar el reglamento dentro del plazo legal. También exige su publicación por medios físicos o digitales. Esta medida resulta especialmente importante para las empresas con trabajo híbrido o personal distribuido en varias sedes. En estos casos, el acceso al reglamento no puede depender únicamente de un tablero físico o de un aviso en la recepción
Otro punto importante es la armonización con la jornada laboral y las nuevas reglas sobre descansos y recargos. Si el reglamento sigue hablando con una lógica anterior a la reforma, queda desfasado y pierde utilidad operativa.
El Ministerio del Trabajo reforzó estas exigencias mediante la Circular 0048 del 22 de mayo de 2026, en la que precisó que la ausencia de un reglamento actualizado no justifica dejar de aplicar las garantías del debido proceso disciplinario. La circular también aclaró que los procesos disciplinarios pueden adelantarse por medios tecnológicos, siempre que el trabajador cuente con acceso a esas herramientas. De lo contrario, la audiencia de descargos debe realizarse de forma presencial.
Publicación y vigencia del reglamento interno
El artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 8 de la Ley 2466 de 2025, exige publicar el reglamento mediante la fijación de dos copias físicas legibles en dos sitios distintos y, de manera obligatoria, a través de un medio virtual al que el personal pueda acceder en cualquier momento. Cuando la publicación se realiza por medio virtual, no se requieren múltiples publicaciones físicas en cada sede. El empleador también puede cargar el reglamento en la página web de la empresa o enviarlo por correo electrónico, dejando constancia de esa actuación.
Además, el documento debe indicar su fecha de entrada en vigencia y las actualizaciones realizadas. Esto es importante porque, en una discusión disciplinaria o en una reclamación laboral, la empresa debe poder demostrar qué reglas estaban vigentes en el momento del hecho.
Proceso de aprobación y socialización
Actualizar el texto del reglamento interno no es suficiente.
La ley exige un proceso formal de socialización. Sin embargo, muchas empresas lo omiten. Esta omisión puede invalidar el reglamento, aunque su contenido sea correcto.
El proceso incluye informar al personal sobre los cambios y recolectar las firmas de asistencia. Además, la empresa debe conceder 15 días hábiles para que las personas trabajadoras presenten observaciones.
Una vez aprobado, el reglamento debe publicarse conforme al artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo. Asimismo, el empleador debe conservar evidencia de esa publicación. Por ejemplo, puede guardar capturas de pantalla, correos de notificación o actas de entrega
Errores comunes al redactarlo
Uno de los errores más frecuentes es usar una plantilla genérica sin adaptación al tipo de empresa. Eso hace que el documento suene formal, pero no sirva en la práctica. Otro error común es incluir sanciones sin describir el procedimiento para aplicarlas.
También es un problema redactar cláusulas demasiado rígidas o incompatibles con la ley. Por ejemplo, reglas sobre horarios, permisos o prohibiciones que desconozcan el marco laboral colombiano pueden terminar siendo inaplicables. Finalmente, muchas empresas olvidan actualizar el reglamento después de una reforma legal importante, lo que deja el documento desalineado con la realidad normativa.
Consecuencias concretas de no actualizar el reglamento interno
No tener un reglamento interno actualizado no es solo un incumplimiento formal.Las consecuencias prácticas pueden ser importantes. Por ejemplo, el Ministerio del Trabajo puede imponer multas de hasta 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Además, los procesos disciplinarios aplicados con un reglamento desactualizado pueden ser declarados nulos. Como resultado, la empresa podría enfrentar reintegros o indemnizaciones por despido injustificado. Asimismo, aumenta la vulnerabilidad frente a quejas por acoso, discriminación o incumplimiento de las nuevas licencias. Esto ocurre cuando la organización no cuenta con políticas internas actualizadas que respalden su actuación.
Cómo hacer un reglamento interno útil y efectivo
Un buen reglamento empieza con un diagnóstico interno. La empresa debe revisar su operación real: horarios, turnos, sedes, cargos, riesgos, canales de comunicación, modalidades de trabajo y necesidades disciplinarias. Con esa información, el texto se redacta de forma clara, concreta y jurídicamente sólida.
También conviene que el lenguaje sea sencillo. Un reglamento demasiado técnico puede cumplir formalmente, pero fracasar en su objetivo principal: que las personas lo entiendan y lo apliquen. El ideal es que funcione como una herramienta viva, alineada con la operación y con la cultura de la organización.
Cómo puede ayudar un software de RRHH en la gestión del reglamento interno
Mantener el reglamento interno de trabajo alineado con los cambios normativos exige una gestión precisa. Por ejemplo, es necesario controlar horarios, turnos, ausencias, permisos y registros disciplinarios.
Factorial centraliza el control de asistencia en una única plataforma. Asimismo, integra la gestión de ausencias y la documentación del personal.. Además, ayuda a los equipos de Recursos Humanos a detectar desviaciones frente a las reglas internas. Asimismo, mantiene la trazabilidad necesaria ante una inspección del Ministerio del Trabajo. Esta herramienta resulta especialmente útil cuando el reglamento regula turnos rotativos, trabajo híbrido o personal distribuido en varias sedes.
El reglamento interno de trabajo en Colombia es una herramienta clave para la gestión laboral, la prevención de conflictos y el cumplimiento normativo. Con la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, las empresas debieron actualizar este documento antes del 25 de junio de 2026. De lo contrario, se exponen a riesgos jurídicos relevantes. Entre ellos, se encuentran procesos disciplinarios anulables, multas y la falta de respaldo legal ante el Ministerio del Trabajo.
Preguntas Frecuentes
Es el conjunto de normas que regula las condiciones de la prestación del servicio para empleadores y trabajadores. Sirve para estandarizar criterios, evitar decisiones arbitrarias y definir reglas claras sobre horarios, permisos, obligaciones y medidas disciplinarias, mejorando la convivencia y reduciendo conflictos.
Se inicia con un diagnóstico de la operación de la empresa para identificar necesidades reales. Luego, se redacta un documento con lenguaje claro que incluya los puntos exigidos por la ley, como horarios, salarios, deberes y régimen disciplinario, asegurando que respete el Código Sustantivo del Trabajo.
No para todas, pero sí para aquellas que cumplen los requisitos legales según el tipo de actividad y el número de trabajadores. Aun cuando no sea obligatorio, muchas empresas lo implementan porque ayuda a ordenar horarios, permisos, faltas y procesos disciplinarios
Debe actualizarse cuando cambie la normatividad aplicable o cuando la empresa modifique sus condiciones internas de operación. Con la Ley 2466 de 2025, es especialmente importante revisarlo para ajustarlo a las nuevas reglas sobre debido proceso, jornada y publicación.
Si contiene reglas que contradicen el Código Sustantivo del Trabajo o la Ley 2466 de 2025, esas cláusulas pueden perder validez o ser cuestionadas. Por eso conviene revisarlo con frecuencia y mantenerlo actualizado para evitar conflictos laborales y problemas de cumplimiento
