La cláusula de confidencialidad es la herramienta contractual más directa para blindar los activos intangibles de una organización frente a filtraciones, tanto durante la relación laboral como después de ella. En Colombia, la rotación laboral alcanza el 41 % anual según la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), lo que convierte la protección de la información empresarial en una prioridad estratégica.
Que es una Cláusula de Confidencialidad en Colombia
Una cláusula de confidencialidad es una estipulación contractual por la que el trabajador se obliga a no divulgar, usar ni compartir información reservada a la que acceda por razón de su cargo, y puede extenderse más allá de la terminación del contrato.
Colombia registra una tasa de rotación laboral del 41 % anual, según la OCDE, lo que incrementa el riesgo de fuga de información en cada desvinculación.
El SMMLV 2026 es de COP $1.750.905, fijado mediante los Decretos 1469 y 1470 del 29 de diciembre de 2025 del Gobierno Nacional. Es la cifra de referencia para calcular la cláusula penal por incumplimiento.
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ha reiterado que una Cláusula confidencialidad, por sí sola, no convierte información pública en secreta. Debe acompañarse de medidas efectivas de protección.
Por qué es importante incluir una Cláusula de confidencialidad en Colombia
En el mercado colombiano, la rotación de personal, el trabajo remoto y el uso intensivo de herramientas digitales hacen que el riesgo de fuga de información sea cada vez mayor. Por eso, las empresas necesitan reglas claras sobre reserva, acceso y tratamiento de información interna.
Según datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), Colombia registra una tasa de rotación laboral del 41 % anual, una de las más altas de América Latina. Cada desvinculación representa un momento de riesgo real para la información estratégica de la empresa, especialmente cuando no existe una cláusula de confidencialidad que establezca obligaciones clara.
Incluir una Cláusula de confidencialidad en Colombia permite:
- Proteger secretos empresariales, bases de datos y know-how.
- Reducir riesgos de competencia desleal.
- Fortalecer la cultura de seguridad de la información.
- Establecer consecuencias contractuales frente a filtraciones.
- Complementar políticas internas de protección de datos y ciberseguridad.
- Además, esta cláusula resulta especialmente relevante en cargos con acceso a información sensible como gerencias, áreas financieras, tecnología, recursos humanos, ventas, legal y operaciones
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Además, esta cláusula resulta especialmente relevante en cargos con acceso a información sensible como gerencias, áreas financieras, tecnología, recursos humanos, ventas, legal y operaciones.
Qué es una Cláusula de confidencialidad en el contrato laboral
Una cláusula de confidencialidad es una estipulación contractual por medio de la cual el trabajador se obliga a no divulgar, usar ni compartir información reservada a la que acceda por razón de su cargo. Esta obligación puede abarcar información técnica, comercial, operativa, financiera, estratégica y datos personales
Cuál es el marco legal de la Cláusula de confidencialidad en Colombia
La validez de la cláusula de confidencialidad debe analizarse a la luz del Código Sustantivo del Trabajo, el deber de buena fe y las reglas sobre reserva de información empresarial. En el plano supranacional, el artículo 265 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina establece que toda persona que, con motivo de su trabajo, tenga acceso a un secreto empresarial sobre cuya confidencialidad se le haya prevenido, debe abstenerse de usarlo o divulgarlo. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ha confirmado que la terminación del vínculo laboral no extingue esta obligación de reserva.
También debe considerarse que la divulgación de secretos o información reservada puede dar lugar a sanciones laborales, incluyendo terminación del contrato con justa causa, cuando la conducta del trabajador encaje en las causales previstas por la ley. En paralelo, si la información involucra datos personales, entra en juego la normativa de protección de datos y tratamiento seguro de la información.
Adicionalmente, el artículo 308 del Código Penal colombiano establece una pena de prisión de 32 a 90 meses y una multa de 26,66 a 3.000 SMMLV para quien emplee, revele o divulgue un secreto empresarial que deba permanecer en reserva. Esta dimensión penal refuerza la importancia de documentar adecuadamente qué información tiene carácter confidencial y de advertir expresamente al personal sobre esa condición.
Qué requisitos de validez debe cumplir la Cláusula de confidencialidad
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ha reiterado en su jurisprudencia que una Cláusula de confidencialidad, por sí sola, no convierte información pública en secreta.
Para que la protección sea exigible, la empresa debe demostrar que la información cumple tres requisitos concurrentes: (1) ser secreta, es decir, no conocida ni fácilmente accesible en el mercado, (2) tener valor comercial por su carácter reservado, y (3) haber sido objeto de medidas razonables de protección, conforme al artículo 260 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina.No es recomendable imponer restricciones genéricas, indefinidas o excesivas, porque podrían resultar discutibles desde el punto de vista laboral o constitucional.
Qué información puede protegerse
No toda la información de una empresa debe tratarse como confidencial. Para que la cláusula sea útil, conviene delimitar qué se considera información reservada.
Algunos ejemplos habituales son:
- Estrategias comerciales y de ventas.
- Listas de clientes y proveedores.
- Precios, márgenes y condiciones negociadas.
- Estados financieros no públicos.
- Información tecnológica, software, desarrollos y códigos.
- Documentos internos, manuales y políticas no divulgadas.
- Datos personales de empleados, clientes o candidatos.
- Procesos internos, fórmulas, metodologías y planes de negocio.
En cambio, no debería considerarse confidencial aquella información que ya sea pública, que el trabajador conozca legítimamente por fuera de la relación laboral o que deba divulgarse por mandato legal.
Qué debe incluir una Clausula confidencialidad en Colombia
Para que la cláusula sea efectiva, debe estar redactada con precisión y no dejar vacíos interpretativos. Estos son los elementos mínimos que debería contemplar:
- Definición clara de información confidencial
- Debe indicarse qué tipo de información queda protegida. Entre más precisa sea la definición, más fácil será exigir su cumplimiento.
- Obligación expresa de reserva
- El trabajador debe comprometerse a no divulgar, reproducir, compartir, publicar ni usar la información para fines distintos a los de su función.
- Finalidad limitada
- La información solo puede utilizarse para cumplir las tareas contratadas y nunca para beneficio personal o de terceros.
- Devolución o eliminación de información
- Al terminar el contrato, el trabajador debe devolver documentos, equipos, soportes y cualquier material que contenga información confidencial.
Duración de la obligación
La obligación puede regir durante toda la relación laboral y, en ciertos casos, extenderse por un tiempo posterior, siempre que esté justificada por la naturaleza de la información.
Consecuencias por incumplimiento
Debe señalarse qué ocurre si se viola la cláusula: sanción disciplinaria, terminación con justa causa, indemnización de perjuicios o cláusula penal.
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Puede aplicar después de terminar el contrato?
Sí, puede aplicarse después de finalizada la relación laboral, siempre que la obligación esté bien delimitada y sea proporcional. Esto es especialmente relevante cuando la información conserva valor competitivo aun después de la salida del trabajador.
Por ejemplo, una fórmula comercial, un modelo de precios o una estrategia de expansión pueden seguir teniendo valor semanas o meses después de la desvinculación. En esos casos, la empresa puede justificar una obligación postcontractual de reserva por un plazo razonable.
Lo importante es que la duración no sea automática ni exagerada. Mientras más sensible sea la información, más justificable será una extensión temporal. Pero si el plazo es excesivo o no tiene justificación, la cláusula puede perder fuerza.
Cláusula penal y SMMLV 2026 : cómo calcularla
En Colombia, suele recomendarse expresar esa penalidad en SMMLV para conservar proporcionalidad y facilidad de actualización. Para 2026, el SMMLV equivale a COP $1.750.905, fijado mediante los Decretos 1469 y 1470 del 29 de diciembre de 2025 del Gobierno Nacional. A modo de referencia orientativa:
- 1 SMMLV para infracciones leves.
- 2 a 3 SMMLV para filtraciones con impacto moderado.
- 4 SMMLV o más para daños graves o divulgación masiva.
La cifra exacta dependerá del cargo, del tipo de información y del daño potencial. También puede establecerse que la suma se actualice según el SMMLV vigente al momento del incumplimiento o conforme al IPC, según lo que se acuerde en el texto contractual.Es importante que la penalidad no resulte abusiva ni desproporcionada.Una suma excesiva puede ser discutida judicialmente. Por ello, conviene usar criterios objetivos y documentar la relevancia de la información protegida.
Además, la Ley 2466 de 2025 reforzó las garantías del debido proceso disciplinario laboral. Esta norma modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo.En consecuencia, cualquier sanción por incumplir la cláusula de confidencialidad laboral debe respetar la proporcionalidad, el derecho de defensa y la contradicción de pruebas. Esto también aplica cuando se busca hacer efectiva una cláusula penal.
Aquí tienes un ejemplo de Cláusula de confidencialidad adaptable:
Cláusula de confidencialidad:
El trabajador se obliga a guardar estricta reserva sobre toda información confidencial, reservada o estratégica a la que acceda con ocasión de sus funciones. Esta obligación comprende, entre otros, datos comerciales, financieros, técnicos, operativos y estratégicos. También incluye información sobre clientes, proveedores, personal, procesos internos y cualquier otro dato que no sea de dominio público.
Asimismo, el trabajador se compromete a no divulgar, reproducir, compartir, transferir, publicar, utilizar ni aprovechar esa información para fines distintos del cumplimiento de sus funciones. Esta obligación se mantiene durante la vigencia del contrato. Además, podrá extenderse por [X] meses después de su terminación, siempre que la naturaleza de la información lo justifique.
Al finalizar la relación laboral, el trabajador deberá devolver o eliminar, según corresponda, toda la documentación y los archivos que contengan información confidencial.
El incumplimiento de esta cláusula facultará al empleador para ejercer las acciones disciplinarias, contractuales y civiles que resulten procedentes. Asimismo, podrá exigir el pago de una cláusula penal equivalente a [X] SMMLV, sin perjuicio de reclamar los daños y perjuicios adicionales cuando corresponda.
Buenas prácticas para una Cláusula de confidencialidad exigible
No basta con incluir la cláusula en el contrato. Para que realmente funcione, la empresa debe respaldarla con una gestión interna adecuada.
Algunas recomendaciones clave son:
- Definir políticas internas de información y clasificación documental.
- Limitar accesos según cargo y necesidad operativa.
- Firmar acuerdos de confidencialidad en cargos críticos.
- Capacitar a los equipos sobre manejo de información reservada.
- Registrar de forma clara qué información es sensible.
- Aplicar controles de seguridad digital y física.
- Incluir cláusulas de confidencialidad también con proveedores y contratistas.
- Cuanto mejor documentada esté la protección de la información, más sólida será la defensa de la empresa ante una eventual controversia.
En la gestión de proveedores y contratistas, es recomendable firmar un acuerdo de no divulgación (NDA) independiente. Esto resulta especialmente útil cuando terceros acceden a información sensible o estratégica.
Asimismo, gestionar la información confidencial puede ser complejo. Esto ocurre cuando la empresa tiene mucho personal o trabaja con modalidades remotas o híbridas.
Con Factorial, el equipo de Recursos Humanos puede centralizar los contratos laborales y registrar las firmas digitales de cláusulas específicas. Además, la plataforma permite controlar el acceso a documentos sensibles desde un único panel.
De esta manera, la empresa puede demostrar que adoptó medidas razonables para proteger la información. Esto facilita la defensa ante una eventual controversia.
Relación con protección de datos personales
La confidencialidad no sustituye el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Si la información protegida incluye datos personales, la empresa debe definir finalidades claras para su tratamiento. Además, debe obtener autorización cuando la ley lo exija. También tiene que implementar medidas de seguridad y garantizar un tratamiento adecuado de la información.
Si la información protegida incluye datos personales, la empresa debe definir finalidades claras para su tratamiento. Además, debe obtener la autorización correspondiente cuando sea necesaria. También tiene que implementar medidas de seguridad y garantizar un tratamiento adecuado de la información.
En Colombia, la Ley 1581 de 2012 y la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) establecen las reglas para proteger los datos personales.
Por ello, la cláusula de confidencialidad laboral debe coexistir con políticas de tratamiento de datos, avisos de privacidad, controles de acceso y procedimientos internos de seguridad.
En la práctica, ambas herramientas se complementan. Por un lado, la protección del secreto empresarial resguarda la información estratégica de la empresa. Por otro, la normativa de protección de datos personales protege la información de las personas y regula su tratamiento.
Errores frecuentes al redactar una Cláusula de confidencialidad
Muchas empresas pierden eficacia jurídica por errores simples de redacción.
Los más comunes son:
- Usar definiciones demasiado amplias.
- No distinguir entre información pública y confidencial.
- Imponer plazos indefinidos sin justificación.
- Establecer multas excesivas.
- No prever la devolución o eliminación de archivos.
- Omitir la conexión con políticas internas y control de acceso.
Evitar estos errores mejora la claridad del contrato y reduce el riesgo de impugnaciones futuras.
Cuál es la diferencia entre secreto empresarial y Cláusula de confidencialidad?
El secreto empresarial está protegido por la ley, incluso sin acuerdos previos. Para ello, debe cumplir los tres requisitos previstos en la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina. Es decir, la información debe ser secreta, tener valor comercial y estar protegida mediante medidas razonables.
En cambio, la cláusula de confidencialidad laboral es un mecanismo contractual. Su objetivo es reforzar la protección de esa información dentro de una relación laboral específica.
En la práctica, ambas herramientas se complementan. Por un lado, el secreto empresarial constituye un derecho reconocido por la ley. Por otro, la cláusula de confidencialidad laboral define las obligaciones de la persona trabajadora y las consecuencias de un eventual incumplimiento.
Qué ocurre si la empresa no protege adecuadamente la información?
Sin embargo, una empresa que solo incorpora una cláusula de confidencialidad laboral puede ver debilitada su posición. Esto ocurre cuando no implementa medidas efectivas para proteger la información. En esos casos, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o los tribunales valorarán si la organización actuó con la diligencia necesaria.
Conclusión
La cláusula de confidencialidad laboral es una herramienta esencial para proteger la información estratégica de una empresa en Colombia. Además, ayuda a prevenir filtraciones, ordenar el manejo de datos y respaldar acciones contractuales ante posibles incumplimientos.
Su eficacia, no obstante, depende de varios factores.
En primer lugar, debe definir con precisión la información protegida.
Asimismo, conviene establecer una duración razonable y una penalidad proporcional.
Por último, cuando la cláusula de confidencialidad laboral se complementa con políticas internas, capacitación y controles de seguridad, se convierte en un recurso sólido para proteger el negocio y fortalecer la confianza organizacional.
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Preguntas frecuentes sobre cláusulas de confidencialidad
No siempre es obligatoria, pero sí altamente recomendable cuando el trabajador tendrá acceso a información sensible o estratégica.
Sí, si la conducta configura una falta grave o una causal legal de terminación con justa causa, y siempre que exista soporte probatorio suficiente.
Sí, porque facilita la actualización del monto y ayuda a mantener proporcionalidad en el tiempo.
Sí, aunque el nivel de detalle y la intensidad de la cláusula deben ajustarse al tipo de cargo y al nivel real de acceso a información sensible.
