En el contexto colombiano, un aprendiz es una persona que se vincula a una empresa dentro de un proceso de formaci\u00f3n t\u00e9cnica, tecnol\u00f3gica o profesional, normalmente a trav\u00e9s del SENA o de programas que contemplan una fase pr\u00e1ctica. Su presencia en la organizaci\u00f3n no responde \u00fanicamente a una necesidad operativa, sino a una finalidad pedag\u00f3gica: aprender en un entorno real de trabajo mientras desarrolla competencias espec\u00edficas.<\/p>\n
Esta figura no debe confundirse con la de un empleado tradicional. El aprendiz no entra a cubrir una vacante ordinaria, sino a complementar su proceso de formaci\u00f3n mediante actividades supervisadas y alineadas con su programa acad\u00e9mico. Por eso, las empresas deben prestar atenci\u00f3n a la naturaleza de la vinculaci\u00f3n, al soporte documental y a las reglas aplicables seg\u00fan la etapa del proceso.<\/p>\n
Define el contrato de aprendizaje como un contrato laboral especial y a t\u00e9rmino fijo, con una duraci\u00f3n m\u00e1xima de tres a\u00f1os, mediante el cual el aprendiz desarrolla formaci\u00f3n te\u00f3rico-pr\u00e1ctica en la empresa patrocinadora. Esta definici\u00f3n es relevante porque determina el r\u00e9gimen de derechos aplicable: a diferencia del esquema anterior, el aprendiz ahora accede a salario, prestaciones sociales y seguridad social seg\u00fan la etapa en que se encuentre.<\/p>\n
Contratar aprendices en Colombia<\/strong> ya no es solo una medida de apoyo a la formaci\u00f3n de talento joven. Tambi\u00e9n es una decisi\u00f3n que impacta el cumplimiento normativo, la administraci\u00f3n de personal y la capacidad de una empresa para operar con orden. Con la actualizaci\u00f3n del contrato de aprendizaje a partir de la Ley 2466 de 2025, las organizaciones deben revisar con m\u00e1s atenci\u00f3n c\u00f3mo vinculan, gestionan y documentan a sus aprendices y practicantes.<\/p>\n Para las \u00e1reas de Recursos Humanos, esto implica algo muy concreto<\/strong>: ya no alcanza con recibir al estudiante y asignarle funciones. Ahora hay que controlar etapas, revisar obligaciones, gestionar soportes, centralizar documentos y asegurar trazabilidad durante toda la relaci\u00f3n. En ese escenario, un software de RR. HH. como Factorial puede ayudar a simplificar procesos, evitar errores y profesionalizar la experiencia tanto del equipo interno como del talento en formaci\u00f3n.<\/p>\n Datos clave<\/strong><\/p>\n Uno de los errores m\u00e1s comunes en las empresas es usar como equivalentes t\u00e9rminos que jur\u00eddicamente no lo son. Aprendiz, practicante y pasante pueden parecer figuras parecidas en la pr\u00e1ctica, pero tienen diferencias relevantes en su tratamiento normativo, su v\u00ednculo con la empresa y sus obligaciones asociadas.<\/p>\n El aprendiz suele estar ligado al contrato de aprendizaje y a programas del SENA o equivalentes. El practicante universitario, en cambio, se relaciona con convenios de pr\u00e1ctica profesional exigidos por instituciones de educaci\u00f3n superior. El pasante puede responder a otras formas de colaboraci\u00f3n acad\u00e9mica o formativa, seg\u00fan el caso.<\/p>\n Para Recursos Humanos, esta distinci\u00f3n no es menor.<\/strong> Cambia la forma de contrataci\u00f3n, el soporte legal, los pagos, la afiliaci\u00f3n y el seguimiento. Si la empresa no identifica correctamente la figura, puede terminar aplicando reglas equivocadas y asumir riesgos innecesarios de cumplimiento.<\/p>\n El contrato de aprendizaje en Colombia fue modificado por la Ley 2466 de 2025, una norma que introdujo ajustes importantes en la relaci\u00f3n entre empresa y aprendiz. Este cambio reforz\u00f3 el car\u00e1cter especial de esta vinculaci\u00f3n y elev\u00f3 el nivel de exigencia para las organizaciones que patrocinan aprendices.<\/p>\n Este decreto recis\u00f3 aspectos operativos relacionados con pr\u00e1cticas laborales y contrato de aprendizaje. En t\u00e9rminos simples, el marco legal dej\u00f3 de ser algo que la empresa pueda resolver sobre la marcha. Ahora exige control, criterio y orden administrativo.<\/p>\n La Ley 2466 de 2025 actualiz\u00f3 el tratamiento del contrato de aprendizaje y fortaleci\u00f3 los derechos asociados a esta figura. Eso oblig\u00f3 a muchas empresas a revisar sus procesos internos, especialmente en lo que respecta a apoyos econ\u00f3micos, afiliaciones, documentaci\u00f3n y registro de novedades.<\/p>\n Tambi\u00e9n cambi\u00f3 la forma en que muchas organizaciones entienden la relaci\u00f3n con el aprendiz. Ya no se trata solo de una vinculaci\u00f3n formativa de bajo impacto administrativo. Hoy es una figura que requiere gesti\u00f3n formal, seguimiento y capacidad de respuesta por parte del \u00e1rea de personas.<\/p>\n El contrato de aprendizaje suele dividirse en dos momentos: etapa lectiva y etapa productiva. La primera est\u00e1 asociada a la formaci\u00f3n te\u00f3rica o acad\u00e9mica, la segunda, al desempe\u00f1o pr\u00e1ctico dentro de la empresa. Esta distinci\u00f3n es clave porque cada fase implica obligaciones diferentes para la organizaci\u00f3n.<\/p>\n En la etapa lectiva, la empresa debe entender cu\u00e1l es su rol dentro del proceso formativo y c\u00f3mo se articula con el programa del aprendiz. En la etapa productiva, en cambio, el foco se traslada al acompa\u00f1amiento dentro del entorno real de trabajo, con mayores exigencias de seguimiento y administraci\u00f3n.<\/p>\n Desde la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, la Ley exige que cada etapa quede documentada en un contrato separado: uno para la fase lectiva y otro para la fase pr\u00e1ctica, con sus respectivas afiliaciones y aportes. Esta distinci\u00f3n tiene consecuencias directas en la n\u00f3mina. En la fase lectiva, la empresa asume el 100 % de la cotizaci\u00f3n a salud y ARL sobre una base de 1 SMMLV. En la fase pr\u00e1ctica, los aportes a salud, pensi\u00f3n y ARL se distribuyen entre empresa y aprendiz, como ocurre con cualquier trabajador dependiente.<\/p>\n No todas las empresas tienen la misma obligaci\u00f3n, pero s\u00ed existe una l\u00f3gica de cuota de aprendizaje SENA que puede exigir la vinculaci\u00f3n de aprendices o, en su defecto, la monetizaci\u00f3n de la obligaci\u00f3n. Este punto es especialmente importante para organizaciones medianas y grandes, porque puede tener un impacto directo en costos y en cumplimiento.<\/p>\n La contrataci\u00f3n de aprendices no deber\u00eda verse como una tarea secundaria de RR. HH., sino como una obligaci\u00f3n que debe integrarse al plan de talento y al presupuesto de la compa\u00f1\u00eda. Si una empresa no sabe cu\u00e1ntos aprendices le corresponden o qu\u00e9 alternativa tiene frente a la cuota, corre el riesgo de improvisar decisiones que despu\u00e9s son dif\u00edciles de corregir.<\/p>\n La monetizaci\u00f3n permite a la empresa cumplir econ\u00f3micamente cuando no vincula aprendices en los casos en que existe obligaci\u00f3n. Distintas fuentes t\u00e9cnicas y divulgativas sobre la normativa actual se\u00f1alan que el valor de referencia se ha situado en 1,5 SMMLV por aprendiz no contratado.Esto convierte esta decisi\u00f3n en una variable relevante para la planeaci\u00f3n financiera.<\/p>\n En la pr\u00e1ctica, esto significa que la empresa tiene dos caminos: vincular aprendices y administrar correctamente el proceso, o asumir la monetizaci\u00f3n como costo regulatorio. En ambos casos, el control debe ser riguroso. Un sistema centralizado ayuda a visualizar cu\u00e1ntas plazas est\u00e1n ocupadas, cu\u00e1les est\u00e1n pendientes y qu\u00e9 fechas requieren seguimiento.<\/p>\n Toda empresa privada con 15 o m\u00e1s trabajadores debe vincular un aprendiz por cada 20 trabajadores,<\/strong> y uno adicional por cada fracci\u00f3n de entre 10 y 19 trabajadores sobre los primeros 20, seg\u00fan el art\u00edculo 32 de la Ley 789 de 2002, vigente en este punto. Por ejemplo, una empresa con 30 empleados debe tener 2 aprendices. Una con 60 empleados, 3. Las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de econom\u00eda mixta est\u00e1n sujetas a la misma cuota.<\/p>\n Si la empresa opta por no contratar aprendices, debe pagar al SENA una monetizaci\u00f3n de la cuota equivalente a 1,5 SMMLV por cada cupo no cubierto,<\/strong> lo que en 2026 representa aproximadamente $2.626.357 mensuales por aprendiz no vinculado. Seg\u00fan datos del SENA, en 2025 el recaudo por monetizaci\u00f3n ascendi\u00f3 a 440.737 millones de pesos, un incremento del 67 % frente a los 263.430 millones recaudados en 2024.<\/p>\n La reforma introducida por la Ley 2466 de 2025 elev\u00f3 el nivel de responsabilidad de las empresas que contratan aprendices. Eso implica revisar no solo el v\u00ednculo inicial, sino toda la gesti\u00f3n posterior: apoyos, afiliaciones, registros, novedades y cierres. Para el \u00e1rea de RR. HH., el desaf\u00edo ya no es \u00fanicamente contratar bien, sino administrar bien durante todo el ciclo de vida del aprendiz.<\/strong><\/p>\n El SENA ha insistido en la importancia de cumplir con la ley y ajustar los procesos internos a la nueva realidad normativa. Eso es especialmente importante cuando la empresa maneja varios aprendices al mismo tiempo o cuando los v\u00ednculos se distribuyen entre distintas sedes, \u00e1reas o jefaturas.<\/p>\n Cabe destacar que la Ley 2466 de 2025 tambi\u00e9n reconoci\u00f3 a los aprendices el derecho a la libertad sindical, en l\u00ednea con el art\u00edculo 39 de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica de Colombia y los convenios 87 y 98 de la Organizaci\u00f3n Internacional del Trabajo (OIT). Esto ampl\u00eda el alcance de la gesti\u00f3n de personas: el aprendiz ya no es solamente un estudiante en pr\u00e1ctica, sino un sujeto con derechos laborales colectivos que la empresa debe respetar.<\/p>\n Adem\u00e1s, el Decreto 0223 de 2026 estableci\u00f3 que los derechos patrimoniales de autor sobre cualquier creaci\u00f3n realizada por el aprendiz durante la pr\u00e1ctica corresponden \u00edntegramente a la empresa patrocinadora, mientras que el aprendiz conserva los derechos morales de autor.<\/p>\n RR. HH. deber\u00eda tener, como m\u00ednimo, estos datos bajo control:<\/p>\n Cuando esta informaci\u00f3n est\u00e1 dispersa entre correos, Excel y carpetas, aumentan los errores y se pierde visibilidad. Eso no solo complica la gesti\u00f3n interna, sino que tambi\u00e9n dificulta responder ante auditor\u00edas, inspecciones o revisiones de cumplimiento.<\/em><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n Contratar aprendices puede ser una forma inteligente de desarrollar talento con potencial de crecimiento. Sin embargo, el beneficio solo se materializa si la empresa tiene trazabilidad sobre el proceso. De lo contrario, el ahorro esperado se convierte en una carga administrativa innecesaria.<\/p>\n Un software de RR. HH. permite centralizar la informaci\u00f3n, automatizar alertas y dejar evidencia clara de cada paso. Para Factorial, esta es una oportunidad natural de posicionamiento: el contenido no solo informa sobre la ley, sino que muestra c\u00f3mo la tecnolog\u00eda facilita cumplirla.<\/p>\n Para dimensionar el impacto financiero, la Asociaci\u00f3n Colombiana de las Micro, Peque\u00f1as y Medianas Empresas (Acopi) estima que el costo total mensual de un aprendiz en fase pr\u00e1ctica ronda los $3,2 millones, al incluir salario ($1.750.905), auxilio de transporte ($249.095), aportes a seguridad social y prestaciones proporcionales. Frente a una monetizaci\u00f3n de $2.626.357 por cupo no cubierto en 2026, la decisi\u00f3n de contratar o monetizar requiere un an\u00e1lisis financiero riguroso que va m\u00e1s all\u00e1 del costo nominal.<\/p>\n En Colombia, las pr\u00e1cticas laborales y los practicantes universitarios requieren una lectura separada del contrato de aprendizaje. El Decreto 0223 de 2026 reforz\u00f3 este ecosistema normativo y oblig\u00f3 a las empresas a prestar m\u00e1s atenci\u00f3n a la figura concreta que est\u00e1n usando.<\/p>\n Esto importa porque no todos los j\u00f3venes en formaci\u00f3n entran por la misma v\u00eda ni generan las mismas consecuencias operativas. Algunas empresas asumen que todo ingreso temporal de un estudiante puede documentarse igual, y ese supuesto suele generar errores en contratos, pagos o afiliaciones.<\/p>\n Las disposiciones dispersas que regulaban las pr\u00e1cticas laborales y las distintas modalidades de contrataci\u00f3n de estudiantes, tanto en el sector p\u00fablico como en el privado. Antes de esta norma, la dispersi\u00f3n regulatoria generaba dificultades para la correcta aplicaci\u00f3n de las reglas vigentes, seg\u00fan se\u00f1ala el propio texto del decreto.<\/p>\n Un punto relevante para las empresas que reciben practicantes universitarios: el art\u00edculo 21 de la Ley 2466 de 2025 permite que el contrato de aprendizaje se extienda a estudiantes universitarios, siempre que cumplan con actividades de al menos 24 horas semanales y est\u00e9n cursando el semestre de pr\u00e1ctica o desarrollando su pensum de forma simult\u00e1nea. En ese caso, el apoyo de sostenimiento no puede ser inferior a 1 SMMLV, independientemente de la modalidad de formaci\u00f3n.<\/p>\n El aprendiz se vincula mediante un marco de aprendizaje con reglas espec\u00edficas y una finalidad formativa muy clara. El practicante universitario, en cambio, suele responder a un convenio con la instituci\u00f3n educativa y a los requisitos curriculares del programa.<\/p>\n Esa diferencia cambia el modo en que RR. HH. debe registrar el ingreso, gestionar la documentaci\u00f3n y hacer seguimiento al desempe\u00f1o. Si la empresa tiene un proceso \u00fanico para ambos casos, conviene separar el flujo desde el inicio para evitar confusiones y problemas de control.<\/p>\n Gestionar aprendices con hojas de c\u00e1lculo o correos sueltos puede funcionar en organizaciones peque\u00f1as, pero se vuelve poco sostenible a medida que crece el volumen. Las empresas que manejan varios aprendices necesitan orden, alertas, documentaci\u00f3n centralizada y visibilidad del estado de cada v\u00ednculo.<\/p>\n Un software de RR. HH. como Factorial ayuda a gestionar contratos, almacenar soportes, automatizar recordatorios y mantener trazabilidad de cada etapa. Eso reduce la carga operativa del equipo de personas y mejora la calidad del proceso para el aprendiz.<\/p>\n Con una plataforma de RR. HH. es posible:<\/strong><\/p>\n Eso no solo ahorra tiempo. Tambi\u00e9n reduce el riesgo de que una renovaci\u00f3n se pase por alto, un soporte se pierda o una obligaci\u00f3n quede sin registrar. En un entorno regulatorio como el colombiano, ese nivel de organizaci\u00f3n marca la diferencia.<\/strong><\/p>\n Con Factorial, el equipo de Recursos Humanos puede centralizar los expedientes de cada aprendiz, programar alertas autom\u00e1ticas para los cambios de etapa y los vencimientos de contrato, y mantener el historial de novedades en un solo sistema. Esto es especialmente \u00fatil cuando la empresa gestiona aprendices en distintas sedes o bajo diferentes modalidades (dual, tradicional, universitaria), donde la dispersi\u00f3n de informaci\u00f3n es el principal riesgo de incumplimiento.<\/p>\n Por qu\u00e9 automatizar la informacion\u00a0 de los aprendices mejora el cumplimiento de las empresas:<\/p>\n Cuando la informaci\u00f3n est\u00e1 disponible en un solo sistema, Recursos Humanos puede reaccionar antes de que aparezcan problemas. Esto mejora el cumplimiento, fortalece la auditor\u00eda interna y da mayor tranquilidad a los equipos legales y operativos.<\/p>\n Adem\u00e1s, profesionaliza la experiencia del aprendiz. Un proceso claro, ordenado y digital transmite seriedad y cultura de empresa. Para marcas como Factorial, este es el punto ideal para conectar eficiencia operativa con propuesta de valor tecnol\u00f3gica.<\/p>\n Hay varios errores que se repiten con frecuencia. El primero es tratar al aprendiz como un trabajador m\u00e1s sin revisar el encuadre jur\u00eddico. El segundo es no distinguir entre aprendiz, practicante y pasante. El tercero es dejar toda la gesti\u00f3n en manos de procesos manuales, sin trazabilidad ni alertas.<\/p>\n Tambi\u00e9n es com\u00fan que la empresa no revise con tiempo la cuota de aprendizaje o no lleve registro de los vencimientos. En esos casos, el problema no suele aparecer el d\u00eda de la contrataci\u00f3n. \u00a0Meses despu\u00e9s, cuando ya existen inconsistencias en el control interno o en el cumplimiento, el error emerge.<\/p>\n Otro error frecuente es no registrar el contrato en el Sistema de Gesti\u00f3n Virtual de Aprendices (SGVA) del SENA, que es el canal oficial para reportes, control de cuota regulada y conexi\u00f3n entre la entidad y el sector productivo. La omisi\u00f3n de este registro puede derivar en sanciones durante las inspecciones del SENA o del Ministerio del Trabajo. Igualmente, algunas empresas olvidan que no pueden contratar como aprendiz a una persona que haya sido empleada de la misma organizaci\u00f3n, restricci\u00f3n que aplica tanto para contratos obligatorios como voluntarios.<\/p>\n Contratar aprendices en Colombia puede aportar valor real a la empresa, pero solo si el proceso se administra con orden \u00a0y criterio. La Ley 2466 de 2025 y \u00a0el Decreto 0223 de 2026 dejaron claro que esta figura requiere atenci\u00f3n legal, control documental y seguimiento operativo en cada etapa. Las organizaciones que centralizan esta gesti\u00f3n en un sistema de RR. HH. reducen el riesgo de incumplimiento, mejoran la trazabilidad y profesionalizan la experiencia del aprendiz desde el primer d\u00eda.<\/p>\n Desde 2016, la Organizaci\u00f3n Internacional del Trabajo (OIT) trabaja junto al SENA en Colombia para alinear los programas de formaci\u00f3n profesional con las necesidades del mercado laboral, habiendo alcanzado m\u00e1s de 387.000 beneficiarios directos. Este contexto institucional refuerza la importancia de que las empresas gestionen sus contratos de aprendizaje con rigor: el sistema de formaci\u00f3n dual y por competencias que impulsa la OIT depende, en parte, de que las organizaciones cumplan su rol como patrocinadoras activas.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"\n
Cu\u00e1l es la diferencia entre aprendiz, practicante y pasante?<\/h2>\n
\n\n
\n Figura<\/strong><\/td>\n Marco normativo principal<\/strong><\/td>\n Marco normativo principal<\/strong><\/td>\n Prestaciones sociales<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n \n Aprendiz SENA<\/td>\n Ley 2466 de 2025, art. 21, Ley 789 de 2002<\/td>\n Contrato laboral especial a t\u00e9rmino fijo<\/td>\n S\u00ed (fase pr\u00e1ctica)<\/td>\n<\/tr>\n \n Practicante universitario<\/td>\n Decreto 0223 de 2026<\/td>\n Convenio con instituci\u00f3n educativa<\/td>\n Seg\u00fan modalidad<\/td>\n<\/tr>\n \n Pasante<\/td>\n Reglamento institucional \/ acuerdo acad\u00e9mico<\/td>\n Acuerdo de colaboraci\u00f3n formativa<\/td>\n No aplica generalmente<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n Marco legal del contrato de aprendizaje en Colombia<\/h2>\n
Ley 2466 de 2025<\/h3>\n
Decreto 0223 de 2026<\/h3>\n
Qu\u00e9 cambi\u00f3 con la Ley 2466 de 2025<\/h3>\n
Entre los cambios m\u00e1s relevantes que introdujo la Ley 2466 de 2025 para las empresas que deciden contratar aprendices se encuentran los siguientes:<\/h3>\n
\n
Etapa lectiva y etapa productiva<\/h3>\n
Cu\u00e1ndo est\u00e1 obligada una empresa a contratar aprendices?<\/h2>\n
Cuota de aprendizaje y monetizaci\u00f3n<\/h3>\n
Como debe calcularse la cuota obligatoria<\/h2>\n
Cu\u00e1les son las obligaciones de la empresa al contratar aprendices?<\/h2>\n
Qu\u00e9 debe controlar RR. HH.<\/h2>\n
\n
\n
Costos y trazabilidad<\/h3>\n
Pr\u00e1cticas laborales y practicantes universitarios<\/h3>\n
El Decreto 0223 de 2026 unific\u00f3 en un solo cuerpo normativo:<\/h3>\n
Diferencia entre aprendiz y practicante en Colombia<\/h2>\n
C\u00f3mo gestionar aprendices con software de RR. HH.<\/h2>\n
Qu\u00e9 procesos se pueden automatizar?<\/h3>\n
\n
Errores frecuentes al contratar aprendices<\/h2>\n
C\u00f3mo simplificar la gesti\u00f3n de aprendices en tu empresa<\/h3>\n