El contrato de aprendices en Colombia es una modalidad especial que permite a estudiantes de programas t\u00e9cnicos, tecnol\u00f3gicos o profesionales desarrollar su etapa pr\u00e1ctica dentro de una empresa. En la mayor\u00eda de los casos, esta vinculaci\u00f3n se realiza a trav\u00e9s del SENA o de instituciones autorizadas. Adem\u00e1s, combina la formaci\u00f3n acad\u00e9mica con la experiencia en un entorno real de trabajo.<\/p>\n
A diferencia de un empleado tradicional, el aprendiz no ocupa una vacante ordinaria. Por el contrario, su vinculaci\u00f3n tiene una finalidad formativa y busca desarrollar competencias relacionadas con su programa acad\u00e9mico. Por ello, las empresas deben respetar las reglas espec\u00edficas del contrato de aprendices en Colombia, as\u00ed como la documentaci\u00f3n y los requisitos aplicables en cada etapa.<\/p>\n
Desde el punto de vista legal, el art\u00edculo 21 de la Ley 2466 de 2025 define el contrato de aprendices en Colombia como un contrato laboral especial y a t\u00e9rmino fijo. Adem\u00e1s, establece una duraci\u00f3n m\u00e1xima de tres a\u00f1os. Durante ese tiempo, la persona aprendiz desarrolla una formaci\u00f3n te\u00f3rico-pr\u00e1ctica en la empresa patrocinadora.<\/p>\n
Asimismo, esta reforma modific\u00f3 el r\u00e9gimen aplicable a los aprendices. En consecuencia, ahora tienen derecho al salario, a las prestaciones sociales y a la afiliaci\u00f3n al sistema de seguridad social, seg\u00fan la etapa en la que se encuentren.<\/p>\n
Contratar aprendices en Colombia ya no es solo una forma de apoyar la formaci\u00f3n de nuevo talento. Adem\u00e1s, implica cumplir obligaciones legales, gestionar documentaci\u00f3n y mantener un adecuado control administrativo.<\/p>\n
Con la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025<\/strong>, las organizaciones deben revisar c\u00f3mo administran el contrato de aprendices en Colombia. Por ello, es necesario controlar cada etapa, conservar los soportes y garantizar la trazabilidad de toda la relaci\u00f3n laboral.<\/p>\n Para las \u00e1reas de Recursos Humanos, esto supone nuevos desaf\u00edos. En ese contexto, un software de RR. HH. como Factorial ayuda a centralizar documentos, controlar etapas, gestionar alertas y mantener actualizada toda la informaci\u00f3n relacionada con el contrato de aprendices en Colombia.<\/p>\n Datos clave<\/strong><\/p>\n Uno de los errores m\u00e1s comunes en las empresas es usar como equivalentes t\u00e9rminos que jur\u00eddicamente no lo son. Aprendiz, practicante y pasante pueden parecer figuras parecidas en la pr\u00e1ctica, pero tienen diferencias relevantes en su tratamiento normativo, su v\u00ednculo con la empresa y sus obligaciones asociadas.<\/p>\n Para Recursos Humanos, esta distinci\u00f3n no es menor.<\/strong> Cambia la forma de contrataci\u00f3n, el soporte legal, los pagos, la afiliaci\u00f3n y el seguimiento. Si la empresa no identifica correctamente la figura, puede terminar aplicando reglas equivocadas y asumir riesgos innecesarios de cumplimiento.<\/p>\n El contrato de aprendizaje en Colombia fue modificado por la Ley 2466 de 2025, una norma que introdujo ajustes importantes en la relaci\u00f3n entre empresa y aprendiz. Este cambio reforz\u00f3 el car\u00e1cter especial de esta vinculaci\u00f3n y elev\u00f3 el nivel de exigencia para las organizaciones que patrocinan aprendices.<\/p>\n Este decreto recis\u00f3 aspectos operativos relacionados con pr\u00e1cticas laborales y contrato de aprendizaje. En t\u00e9rminos simples, el marco legal dej\u00f3 de ser algo que la empresa pueda resolver sobre la marcha. Ahora exige control, criterio y orden administrativo.<\/p>\n La Ley 2466 de 2025 actualiz\u00f3 el tratamiento del contrato de aprendizaje y fortaleci\u00f3 los derechos asociados a esta figura. Eso oblig\u00f3 a muchas empresas a revisar sus procesos internos, especialmente en lo que respecta a apoyos econ\u00f3micos, afiliaciones, documentaci\u00f3n y registro de novedades.<\/p>\n Tambi\u00e9n cambi\u00f3 la forma en que muchas organizaciones entienden la relaci\u00f3n con el aprendiz. Ya no se trata solo de una vinculaci\u00f3n formativa de bajo impacto administrativo. Hoy es una figura que requiere gesti\u00f3n formal, seguimiento y capacidad de respuesta por parte del \u00e1rea de personas.<\/p>\n El contrato de aprendizaje suele dividirse en dos momentos: etapa lectiva y etapa productiva. La primera est\u00e1 asociada a la formaci\u00f3n te\u00f3rica o acad\u00e9mica, la segunda, al desempe\u00f1o pr\u00e1ctico dentro de la empresa. Esta distinci\u00f3n es clave porque cada fase implica obligaciones diferentes para la organizaci\u00f3n.<\/p>\n En el contrato de aprendices en Colombia, la correcta identificaci\u00f3n de cada etapa resulta esencial para cumplir las obligaciones legales y administrativas de la empresa.<\/p>\n La empresa debe entender cu\u00e1l es su rol dentro del proceso formativo y c\u00f3mo se articula con el programa del aprendiz. En la etapa productiva, en cambio, el foco se traslada al acompa\u00f1amiento dentro del entorno real de trabajo, con mayores exigencias de seguimiento y administraci\u00f3n.<\/p>\n Desde la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, la Ley exige que cada etapa quede documentada en un contrato separado: uno para la fase lectiva y otro para la fase pr\u00e1ctica, con sus respectivas afiliaciones y aportes. Esta distinci\u00f3n tiene consecuencias directas en la n\u00f3mina. En la fase lectiva, la empresa asume el 100 % de la cotizaci\u00f3n a salud y ARL sobre una base de 1 SMMLV. En la fase pr\u00e1ctica, los aportes a salud, pensi\u00f3n y ARL se distribuyen entre empresa y aprendiz, como ocurre con cualquier trabajador dependiente.<\/p>\n No todas las empresas tienen la misma obligaci\u00f3n, pero s\u00ed existe una l\u00f3gica de cuota de aprendizaje SENA que puede exigir la vinculaci\u00f3n de aprendices o, en su defecto, la monetizaci\u00f3n de la obligaci\u00f3n. Este punto es especialmente importante para organizaciones medianas y grandes, porque puede tener un impacto directo en costos y en cumplimiento.<\/p>\n El contrato de aprendices en Colombia tambi\u00e9n exige verificar la cuota de aprendizaje y las alternativas de monetizaci\u00f3n previstas por la normativa.<\/p>\n La monetizaci\u00f3n permite a la empresa cumplir econ\u00f3micamente cuando no vincula aprendices en los casos en que existe obligaci\u00f3n. Distintas fuentes t\u00e9cnicas y divulgativas sobre la normativa actual se\u00f1alan que el valor de referencia se ha situado en 1,5 SMMLV por aprendiz no contratado.Esto convierte esta decisi\u00f3n en una variable relevante para la planeaci\u00f3n financiera.<\/p>\n En la pr\u00e1ctica, esto significa que la empresa tiene dos caminos: vincular aprendices y administrar correctamente el proceso, o asumir la monetizaci\u00f3n como costo regulatorio. En ambos casos, el control debe ser riguroso. Un sistema centralizado ayuda a visualizar cu\u00e1ntas plazas est\u00e1n ocupadas, cu\u00e1les est\u00e1n pendientes y qu\u00e9 fechas requieren seguimiento.<\/p>\n oda empresa privada con 15 o m\u00e1s trabajadores debe vincular al menos un aprendiz. Adem\u00e1s, debe incorporar uno adicional por cada 20 trabajadores. Si existe una fracci\u00f3n de entre 10 y 19 trabajadores, tambi\u00e9n debe vincular otro aprendiz, seg\u00fan el art\u00edculo 32 de la Ley 789 de 2002. Esta regla contin\u00faa vigente.<\/p>\n Por ejemplo, una empresa con 30 trabajadores debe contar con dos aprendices. En cambio, una empresa con 60 trabajadores debe tener tres. Asimismo, esta obligaci\u00f3n aplica a las empresas industriales y comerciales del Estado y a las sociedades de econom\u00eda mixta.<\/p>\n Si la empresa decide no contratar aprendices, debe pagar al SENA la monetizaci\u00f3n de la cuota. Este valor equivale a 1,5 SMMLV por cada cupo no cubierto. En 2026, esto representa aproximadamente $2.626.357 mensuales por cada aprendiz no vinculado.<\/p>\n Seg\u00fan datos del SENA, en 2025 el recaudo por monetizaci\u00f3n alcanz\u00f3 los 440.737 millones de pesos. Esta cifra representa un incremento del 67 % frente a los 263.430 millones recaudados en 2024.<\/p>\n La reforma introducida por la Ley 2466 de 2025 elev\u00f3 el nivel de responsabilidad de las empresas que contratan aprendices. Eso implica revisar no solo el v\u00ednculo inicial, sino toda la gesti\u00f3n posterior: apoyos, afiliaciones, registros, novedades y cierres. Gestionar el contrato de aprendices en Colombia implica mantener informaci\u00f3n actualizada durante todo el ciclo de vinculaci\u00f3n..<\/strong><\/p>\n El SENA ha insistido en la importancia de cumplir con la ley y ajustar los procesos internos a la nueva realidad normativa. Eso es especialmente importante cuando la empresa maneja varios aprendices al mismo tiempo o cuando los v\u00ednculos se distribuyen entre distintas sedes, \u00e1reas o jefaturas.<\/p>\n Cabe destacar que la Ley 2466 de 2025 tambi\u00e9n reconoci\u00f3 a los aprendices el derecho a la libertad sindical, en l\u00ednea con el art\u00edculo 39 de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica de Colombia y los convenios 87 y 98 de la Organizaci\u00f3n Internacional del Trabajo (OIT). Esto ampl\u00eda el alcance de la gesti\u00f3n de personas: el aprendiz ya no es solamente un estudiante en pr\u00e1ctica, sino un sujeto con derechos laborales colectivos que la empresa debe respetar.<\/p>\n Adem\u00e1s, el Decreto 0223 de 2026 estableci\u00f3 que los derechos patrimoniales de autor sobre cualquier creaci\u00f3n realizada por el aprendiz durante la pr\u00e1ctica corresponden \u00edntegramente a la empresa patrocinadora, mientras que el aprendiz conserva los derechos morales de autor.<\/p>\n RR. HH. deber\u00eda tener, como m\u00ednimo, estos datos bajo control:<\/p>\n Cuando esta informaci\u00f3n est\u00e1 dispersa entre correos, Excel y carpetas, aumentan los errores y se pierde visibilidad. Eso no solo complica la gesti\u00f3n interna, sino que tambi\u00e9n dificulta responder ante auditor\u00edas, inspecciones o revisiones de cumplimiento.<\/em><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n Una adecuada gesti\u00f3n del contrato de aprendices en Colombia permite reducir errores administrativos. Adem\u00e1s, facilita el cumplimiento de las obligaciones legales.<\/p>\n Un software de RR. HH. ayuda a centralizar la informaci\u00f3n y automatizar alertas. Asimismo, deja evidencia de cada etapa del proceso. En el caso de Factorial, esto representa una oportunidad para apoyar el cumplimiento normativo. Adem\u00e1s, permite demostrar c\u00f3mo la tecnolog\u00eda simplifica la gesti\u00f3n del contrato de aprendices en Colombia.<\/p>\n Para dimensionar el impacto financiero, Acopi estima que el costo mensual de un aprendiz en etapa pr\u00e1ctica ronda los $3,2 millones. Este valor incluye el salario, el auxilio de transporte, los aportes a seguridad social y las prestaciones proporcionales. Por otra parte, la monetizaci\u00f3n por un cupo no cubierto asciende a $2.626.357 en 2026. Por ello, decidir entre contratar o monetizar requiere un an\u00e1lisis financiero que vaya m\u00e1s all\u00e1 del costo nominal.<\/p>\n En Colombia, las pr\u00e1cticas laborales y los practicantes universitarios requieren una lectura separada del contrato de aprendizaje. El Decreto 0223 de 2026 reforz\u00f3 este ecosistema normativo y oblig\u00f3 a las empresas a prestar m\u00e1s atenci\u00f3n a la figura concreta que est\u00e1n usando.<\/p>\n Esto importa porque no todos los j\u00f3venes en formaci\u00f3n entran por la misma v\u00eda ni generan las mismas consecuencias operativas. Algunas empresas asumen que todo ingreso temporal de un estudiante puede documentarse igual, y ese supuesto suele generar errores en contratos, pagos o afiliaciones.<\/p>\n El Decreto 0223 de 2026 unific\u00f3 las disposiciones que regulaban las pr\u00e1cticas laborales y las distintas modalidades de vinculaci\u00f3n de estudiantes en Colombia. Estas reglas aplican tanto al sector p\u00fablico como al privado. Antes de esta norma, la regulaci\u00f3n estaba dispersa. Como consecuencia, las empresas enfrentaban dificultades para aplicar correctamente las disposiciones vigentes, seg\u00fan el propio decreto.<\/p>\n Otro cambio importante beneficia a las empresas que reciben practicantes universitarios. El art\u00edculo 21 de la Ley 2466 de 2025 permite que el contrato de aprendices en Colombia se extienda a estudiantes universitarios. Para ello, deben desarrollar actividades de al menos 24 horas semanales. Adem\u00e1s, deben cursar el semestre de pr\u00e1ctica o avanzar de forma simult\u00e1nea en su plan de estudios. En estos casos, el apoyo de sostenimiento no puede ser inferior a 1 SMMLV, sin importar la modalidad de formaci\u00f3n.<\/p>\n El aprendiz se vincula mediante un marco de aprendizaje con reglas espec\u00edficas y una finalidad formativa muy clara. El practicante universitario, en cambio, suele responder a un convenio con la instituci\u00f3n educativa y a los requisitos curriculares del programa.<\/p>\n Esa diferencia cambia el modo en que RR. HH. debe registrar el ingreso, gestionar la documentaci\u00f3n y hacer seguimiento al desempe\u00f1o. Si la empresa tiene un proceso \u00fanico para ambos casos, conviene separar el flujo desde el inicio para evitar confusiones y problemas de control.<\/p>\n Gestionar aprendices con hojas de c\u00e1lculo o correos sueltos puede funcionar en organizaciones peque\u00f1as, pero se vuelve poco sostenible a medida que crece el volumen. Las empresas que manejan varios aprendices necesitan orden, alertas, documentaci\u00f3n centralizada y visibilidad del estado de cada v\u00ednculo.<\/p>\n Un software de RR. HH. como Factorial ayuda a gestionar contratos, almacenar soportes, automatizar recordatorios y mantener trazabilidad de cada etapa. Eso reduce la carga operativa del equipo de personas y mejora la calidad del proceso para el aprendiz.<\/p>\n En la gesti\u00f3n del contrato de aprendices en Colombia, estos procesos suelen ser los primeros en automatizarse<\/p>\n Eso no solo ahorra tiempo. Tambi\u00e9n reduce el riesgo de que una renovaci\u00f3n se pase por alto, un soporte se pierda o una obligaci\u00f3n quede sin registrar. En un entorno regulatorio como el colombiano, ese nivel de organizaci\u00f3n marca la diferencia.<\/strong><\/p>\n Con Factorial, el equipo de Recursos Humanos puede centralizar los expedientes de cada aprendiz. Adem\u00e1s, permite programar alertas autom\u00e1ticas para los cambios de etapa y los vencimientos del contrato. Asimismo, mantiene el historial de novedades en un \u00fanico sistema.<\/p>\n Esta soluci\u00f3n resulta especialmente \u00fatil cuando la empresa gestiona contratos de aprendices en Colombia en distintas sedes o modalidades. Por ejemplo, puede adaptarse a esquemas duales, tradicionales o universitarios. De esta manera, se reduce la dispersi\u00f3n de la informaci\u00f3n, uno de los principales riesgos de incumplimiento.<\/p>\n Por qu\u00e9 automatizar la informacion\u00a0 de los aprendices mejora el cumplimiento de las empresas:<\/p>\n Cuando la informaci\u00f3n est\u00e1 disponible en un solo sistema, Recursos Humanos puede reaccionar antes de que aparezcan problemas. Esto mejora el cumplimiento, fortalece la auditor\u00eda interna y da mayor tranquilidad a los equipos legales y operativos.<\/p>\n Adem\u00e1s, profesionaliza la experiencia del aprendiz. Un proceso claro, ordenado y digital transmite seriedad y cultura de empresa. Para marcas como Factorial, este es el punto ideal para conectar eficiencia operativa con propuesta de valor tecnol\u00f3gica.<\/p>\n Los errores en la gesti\u00f3n del contrato de aprendices en Colombia suelen repetirse.<\/p>\n El primer error consiste en tratar al aprendiz como un trabajador m\u00e1s sin revisar su encuadre jur\u00eddico.<\/p>\n Otro error frecuente es no distinguir entre aprendiz, practicante y pasante.<\/p>\n Adem\u00e1s, muchas empresas dejan toda la gesti\u00f3n en manos de procesos manuales, sin trazabilidad ni alertas.<\/p>\n ambi\u00e9n es com\u00fan que la empresa no revise a tiempo la cuota de aprendizaje. Asimismo, muchas organizaciones no llevan un registro de los vencimientos. En esos casos, el problema no suele aparecer durante la contrataci\u00f3n. Por el contrario, surge meses despu\u00e9s, cuando ya existen inconsistencias en el control interno o en el cumplimiento.<\/p>\n Otro error frecuente consiste en no registrar el contrato de aprendices en Colombia en el Sistema de Gesti\u00f3n Virtual de Aprendices (SGVA) del SENA. Este sistema es el canal oficial para reportar contratos, controlar la cuota regulada y conectar a la entidad con el sector productivo. Adem\u00e1s, omitir este registro puede dar lugar a sanciones durante las inspecciones del SENA o del Ministerio del Trabajo.<\/p>\n Por \u00faltimo, algunas empresas olvidan que no pueden vincular como aprendiz a una persona que ya fue empleada de la organizaci\u00f3n. Esta restricci\u00f3n aplica tanto para los contratos obligatorios como para los voluntarios.<\/p>\n Gestionar el contrato de aprendices en Colombia aporta un valor real a la empresa. Sin embargo, esto solo es posible cuando el proceso se administra con orden y criterio. Adem\u00e1s, la Ley 2466 de 2025 y el Decreto 0223 de 2026 dejaron claro que esta figura exige control documental, seguimiento operativo y cumplimiento legal en cada etapa. Por ello, las organizaciones que centralizan esta gesti\u00f3n en un sistema de RR. HH. reducen el riesgo de incumplimiento. Asimismo, mejoran la trazabilidad y profesionalizan la experiencia del aprendiz desde el primer d\u00eda.<\/p>\n Desde 2016, la Organizaci\u00f3n Internacional del Trabajo (OIT) trabaja junto al SENA para fortalecer la formaci\u00f3n profesional en Colombia. Como resultado, m\u00e1s de 387.000 personas se han beneficiado directamente de esta iniciativa. Este contexto demuestra la importancia de gestionar correctamente el contrato de aprendices en Colombia. Adem\u00e1s, el modelo de formaci\u00f3n dual impulsado por la OIT requiere que las empresas cumplan su papel como patrocinadoras activas.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"\n
Cu\u00e1l es la diferencia entre aprendiz, practicante y pasante?<\/h2>\n
\n\n
\n Figura<\/strong><\/td>\n Marco regulatorio principal<\/span><\/span><\/strong><\/td>\n Marco regulatorio principal<\/span><\/span><\/strong><\/td>\n Prestaciones sociales<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n \n Aprendiz de SENA<\/span><\/span><\/td>\n Ley 2466 de 2025, art. 21, Ley 789 de 2002<\/td>\n Contrato laboral especial a t\u00e9rmino fijo<\/td>\n S\u00ed (fase pr\u00e1ctica)<\/td>\n<\/tr>\n \n Practicante universitario<\/td>\n Decreto 0223 de 2026<\/td>\n Convenio con instituci\u00f3n educativa<\/td>\n Seg\u00fan modalidad<\/td>\n<\/tr>\n \n Pasante<\/td>\n Reglamento institucional \/ acuerdo acad\u00e9mico<\/td>\n Acuerdo de colaboraci\u00f3n formativa<\/td>\n No aplica generalmente<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n Marco legal del contrato de aprendizaje en Colombia<\/h2>\n
Ley 2466 de 2025<\/h3>\n
Decreto 0223 de 2026<\/h3>\n
Qu\u00e9 cambi\u00f3 en el contrato de aprendices en Colombia con la Ley 2466<\/h3>\n
Entre los cambios m\u00e1s relevantes que introdujo la Ley 2466 de 2025 para las empresas que deciden contratar aprendices se encuentran los siguientes:<\/h3>\n
\n
Etapa lectiva y etapa productiva<\/h3>\n
Cu\u00e1ndo est\u00e1 obligada una empresa a contratar aprendices?<\/h2>\n
Cuota obligatoria del contrato de aprendices en Colombia<\/h3>\n
Como debe calcularse la cuota obligatoria<\/h2>\n
Obligaciones de la empresa en el contrato de aprendices en Colombia<\/h2>\n
Qu\u00e9 debe controlar RR. HH.<\/h2>\n
\n
\n
Costos y trazabilidad<\/h3>\n
Pr\u00e1cticas laborales y practicantes universitarios<\/h3>\n
El Decreto 0223 de 2026 unific\u00f3 en un solo cuerpo normativo:<\/h3>\n
Diferencia entre aprendiz y practicante en Colombia<\/h2>\n
C\u00f3mo gestionar el contrato de aprendices en Colombia con software de RR. HH.<\/h2>\n
Qu\u00e9 procesos se pueden automatizar?<\/h3>\n
\n
Errores frecuentes al contratar aprendices<\/h2>\n
C\u00f3mo simplificar la gesti\u00f3n de aprendices en tu empresa<\/h3>\n